--- title: "Factura digital: qué es y en qué se diferencia de la factura electrónica" description: "En este artículo te contamos qué es la factura digital, sus beneficios y cuál es la diferencia con la factura electrónica obligatoria en 2026." date: "2024-11-25T09:36:00+0000" author: "Natalia Martín" canonical: "https://banktrack.com/blog/factura-digital" lang: "es" --- # Factura digital vs factura electrónica | Banktrack En este artículo te contamos qué es la factura digital, sus beneficios y cuál es la diferencia con la factura electrónica obligatoria en 2026. Más allá de un simple cambio tecnológico, la digitalización de facturas trae consigo beneficios como la **automatización de tareas repetitivas, la mejora en [la conciliación bancaria](https://banktrack.com/blog/conciliacion-bancaria) y un control más preciso sobre los flujos de caja.** En este artículo, exploraremos cómo funciona este proceso, las herramientas clave involucradas y el impacto que tiene en la eficiencia operativa de las **empresas modernas**. ### Que es una factura digital La factura digital es el modelo de factura predominante en la actualidad, destaca por ser más cómodo, más seguro y más fiable. Desde el año 2015, es obligatorio el uso de la factura digital si trabajas como proveedor en la administración pública tras la aplicación de la [**ley 25/2013**](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-13722). La factura digital, es lo mismo que una factura de papel, es decir, es la forma que tenemos de justificar la **entrega de bienes o prestación de servicios**. La unica diferencia entre estas es que se transmite por medios electrónicos. #### Partes de una factura * Número de factura * Fecha de expedición * Denominación social, nombre y apellidos o razón. Número de identificación fiscal atribuido por la administración. * Domicilio de la persona o entidad que emite la factura y del destinatario. * Descripción de las operaciones * Tipo impositivo (IVA) y porcentaje de retención del IRPF. * Cuota tributaria * Importe total que se debe pagar * Fecha en la que se hayan realizado las operaciones que aparecen en el documento #### Plus de factura digital * Que la factura sea **legible** * La **autenticidad del origen de la factura**. Garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona. * La **integridad del contenido de la factura**, es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado. ### Digitalización de facturas con Banktrack En Banktrack utilizamos tecnología como **reconocimiento óptico de caracteres (OCR)** e inteligencia artificial para **identificar, procesar y registrar automáticamente las facturas** en el sistema, eliminando la necesidad de manejo manual. ### Proceso de Digitalización: 1. **Subida de facturas**: Las facturas pueden ser enviadas de varias maneras: 2. Directamente al sistema mediante una función de **"arrastrar y soltar"**. Por correo electrónico a una dirección personalizada. A través de servicios de mensajería como **WhatsApp o Telegram**. Conectando una **cuenta de correo**, como Gmail, para sincronización automática​. ![función de arrastrar facturas Banktrack](https://images.prismic.io/banktrack-next/Z0REra8jQArT1Qzk_1e591478-8b55-4ffe-b6c9-211671568949_illu-cobros-pagos-hero%402x%2B-1-.png.avif?auto=format,compress) 1. **Procesamiento [automático](https://banktrack.com/blog/automatizar-facturas)**: Una vez subidas, el sistema identifica automáticamente los datos clave, como fechas, montos y conceptos, para integrarlos en la plataforma. Esto incluye **la asociación de facturas con transacciones bancarias registradas**, facilitando la **conciliación bancaria**. 2. **Gestión y consulta**: Los usuarios pueden visualizar todas las facturas digitalizadas en un solo panel, **organizarlas por categorías** y acceder a **reportes financieros personalizados**. Además, es posible compartir fácilmente estos documentos con **contadores o equipos de trabajo​** ### Beneficios: * **Ahorro de tiempo**: Reduce las tareas manuales y minimiza errores humanos. * **Control financiero**: Ofrece visibilidad en tiempo real del estado de pagos y cobros. * **Accesibilidad**: La digitalización centraliza la gestión de documentos, accesibles desde cualquier lugar y dispositivo. ### Ventajas de digitalizar facturas * **Reducción de costes y ahorro de recursos:** al digitalizar las facturas, se eliminan los gastos asociados a la impresión, el uso de papel, tinta y almacenamiento físico. También se reducen los costes de envío, ya que los documentos pueden ser compartidos electrónicamente a través de **correos o sistemas digitales**. * **Eficiencia en la gestión y el acceso:** las facturas digitalizadas son fáciles de localizar gracias a sistemas de búsqueda automatizados, lo que elimina la necesidad de revisar manualmente archivos físicos. Esto agiliza las tareas administrativas y mejora la productividad. * **Mejora en la organización y almacenamiento:** la digitalización permite almacenar grandes volúmenes de facturas en servidores o servicios en la nube, liberando espacio físico y facilitando una gestión centralizada de los documentos. * **Seguridad y respaldo:** las facturas digitalizadas pueden protegerse con copias de seguridad y medidas de seguridad como encriptación o accesos restringidos, reduciendo el riesgo de pérdida, deterioro o acceso no autorizado. * **Cumplimiento legal y fiscal:** en muchos países, las normativas fiscales aceptan o exigen facturas digitales, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones legales. Además, los sistemas electrónicos ayudan a evitar errores y duplicados. * **Sostenibilidad y cuidado del medio ambiente:** reducir el uso de papel y recursos asociados contribuye a prácticas más ecológicas, disminuyendo la huella ambiental de las empresas. * **Facilidad de integración con sistemas contables:** las facturas digitalizadas pueden integrarse con software de contabilidad, permitiendo una automatización de procesos como la conciliación de pagos, el registro de impuestos y el análisis financiero. * **Agilidad en auditorías y consultas:** durante auditorías o revisiones, las facturas digitalizadas se pueden compartir y verificar rápidamente, lo que acelera estos procesos y reduce complicaciones. ### Diferencia entre una factura digital y una factura electrónica La **factura electrónica** tiene un formato estructurado, mientras que la factura digital es una factura que ha sido creada y almacenada en formato digital. Es decir, una factura digital no siempre cumple con los requisitos legales que sí debe cumplir una factura electrónica. Por ejemplo, un **PDF o word** no cumple con los requisitos que se define en la [**Ley Crea y Crece**](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818) Una factura en PDF o excel no tiene un formato estructurado, no está emitido por un programa de **facturación certificado**. Es decir que entonces en la nueva ley Crea y Crece no es valida una factura digital si no que tiene que estar estructurado tal y como dice la factura electrónica. ## Preguntas y respuestas comunes sobre digitalización de facturas ### **1\. ¿Es posible integrar facturas digitalizadas con un ERP?** Sí, la mayoría de los sistemas ERP permiten importar datos desde soluciones de digitalización para automatizar contabilidad y reportes. ### **2\. ¿Qué tan seguras son las facturas digitalizadas?** Usando almacenamiento cifrado, autenticación y auditorías regulares, las plataformas aseguran la protección contra accesos no autorizados. ### **3\. ¿Qué normativas fiscales afectan la digitalización?** Depende del país; por ejemplo, en México se requiere CFDI, y en España, Facturae. Ambas demandan formatos específicos y firma electrónica. ### **4\. ¿Puede la digitalización detectar fraudes?** Sí, los sistemas avanzados identifican irregularidades como datos duplicados, facturas falsas o inconsistencias fiscales. ### **5\. ¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas digitalizadas?** Depende de las leyes locales; en muchos países, el período obligatorio es entre 5 y 10 años.