Mejores 8 apps para el control de gastos de bares

La mejor app para el control de gastos de bares:

1. Banktrack
2. Quipu
3. Payhawk
4. Factorial
5. Fuel
6. Bill
7. Expensify
8. Pleo

El control de gastos se ha vuelto más importante que nunca.

Y por supuesto, en un bar, aún más.

Con los pagos digitales y las transacciones online, cada vez es más necesario tener un sistema efectivo para gestionar tus finanzas con un control de gastos en tiempo real.

Es por esto que, las aplicaciones de control de gastos ofrecen una solución muy conveniente y eficiente para monitorear y administrar los consumos en estos establecimientos.

Top 8 Softwares de Gestión de Gastos para Bares

1. Banktrack - Tu Software de Gestión de Gastos - Control financiero en Hostelería

Te presentamos Banktrack. Tu aplicación de control de gastos.

Esta herramienta es una excelente opción para la gestión de gastos de un bar.

Te explicamos por qué.

Su capacidad para crear dashboards personalizados permite integrar diferentes cuentas bancarias, gastos operativos y métricas financieras específicas del negocio.

Una de las principales ventajas de Banktrack es su flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de un restaurante.

Puedes personalizar los paneles según los gastos prioritarios en un momento dado, lo que te permite visualizar rápidamente la información que necesitas y en el momento.

Además, una buena aplicación de control de gastos ofrece la posibilidad de categorizar los gastos de manera detallada. 

Esto es muy conveniente en la industria restaurantera, donde los costes pueden variar ampliamente entre ingredientes, personal, suministros y más. ¿No crees?

¿Sueñas con saber exactamente dónde se está gastando el dinero?

Esto también es posible. Y además, con la capacidad de crear reglas avanzadas, puedes organizar tus gastos en categorías ilimitadas.

Conecta todos tus bancos y recibe informes configurables y alertas inteligentes en tu canal favorito.

Otra característica muy ventajosa para los bares es la opción de recibir alertas personalizadas. Puedes configurar alertas para cargos duplicados, bajos saldos en cuentas bancarias, o cualquier otro aspecto financiero relevante.

Estas alertas te mantienen informado en tiempo real sobre los datos financieros de tu bar, lo que te permite tomar medidas rápidas para corregir cualquier problema.

De todas formas, ten en cuenta que esta herramienta es muy versátil y se adapta a todo tipo de negocios o incluso a individuos, parejas o familias que buscan tener un mayor control de sus finanzas.

2. Quipu

Quipu es una buena alternativa para propietarios de bares.

Desde facturación hasta impuestos y bancos, Quipu ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para simplificar y automatizar las tareas administrativas diarias.

Quipu es una buena opción gracias a su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la cual permite una digitalización precisa de tickets y gastos. 

Además, la integración total de Quipu con la facturación evita la necesidad de utilizar software paralelo y visualizar el flujo de caja en tiempo real la hacen una buena opción.

Sin embargo, a pesar de sus numerosas ventajas, Quipu también tiene muchas limitaciones:

• No permite la creación de tarjetas físicas o virtuales para empleados.
• Carece de un sistema de aprobación de gastos por parte de managers.
• El acceso limitado para empleados se centra más en el equipo de contabilidad.
• No ofrece una función específica para establecer límites de gasto por departamento.

Quipu ofrece cuatro planes con precios distintos, adaptados a las necesidades de cada usuario. El plan más básico comienza desde 13€ al mes con un pago anual, y ofrece una prueba gratuita de 15 días para que puedas probar la herramienta.

3. Payhawk

Payhawk es una aplicación global de gestión de gastos que combina tarjetas de empresa con un software de seguimiento avanzado.

La principal funcionalidad es la capacidad que tiene para reembolsar gastos anticipados en la moneda local y realizar intercambios de moneda sin comisiones.

Esta herramienta permite:

1. Reembolso de Gastos Anticipados: Payhawk ofrece la capacidad de reembolsar gastos anticipados en la moneda local, lo que proporciona flexibilidad y comodidad a los empleados.
2. Intercambios de Moneda Sin Comisiones: La herramienta permite realizar intercambios de moneda sin comisiones, lo que resulta beneficioso para empresas con operaciones internacionales.
3. Generación de Tarjetas de Crédito Físicas y Virtuales: Payhawk permite generar tarjetas de crédito físicas y virtuales de forma instantánea, facilitando la gestión de gastos corporativos.
4. Gestión Multientidad: La capacidad de gestionar múltiples entidades permite a las empresas controlar el flujo de gastos de manera centralizada, lo que simplifica la administración financiera.

No obstante, tiene una serie de limitaciones que los propietarios tienen que considerar:

1. Integración Limitada: Payhawk no integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que puede requerir el uso de software adicional para estas funciones.
2. Coste Elevado

4. Factorial

Factorial Expenses es el módulo de gestión de gastos de la suite de recursos humanos de Factorial.

Es más conocido por su tecnología OCR avanzada, que ayuda la digitalización de tickets de gastos a través de la aplicación móvil. 

Sus principales ventajas son:

• Tecnología OCR Avanzada: Factorial cuenta con tecnología OCR avanzada que ayuda en la digitalización de tickets de gastos, lo que facilita la gestión de documentos.
• Generación de Tarjetas de Gastos Asociadas a Proyectos o Empleados: La herramienta ofrece la posibilidad de generar tarjetas de gastos asociadas a proyectos o empleados, tanto físicas como virtuales, lo que permite un seguimiento preciso de los gastos.
• Capacidad de Establecer Límites de Gasto: Factorial permite establecer límites de gasto en tarjetas, empleados o equipos, lo que ayuda a controlar y gestionar los gastos de manera efectiva.

Sus limitaciones también son importantes de considerar antes de tomar una fecisión:

1. Integración Limitada: Factorial no integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que puede requerir el uso de software adicional para estas funciones.
2. No Genera Informes Personalizados

5. Fuell

Fuell es una aplicación de gestión de gastos que combina tarjetas corporativas con un software de control avanzado.

Sus funciones son:

1. Generación de Tarjetas Corporativas: Fuell ofrece la capacidad de generar tarjetas corporativas físicas y virtuales ilimitadas, lo que proporciona flexibilidad y comodidad a los usuarios.
2. Compatibilidad con Varias ERP: La herramienta es compatible con varias ERP, lo que facilita la integración con otros sistemas de gestión empresarial.
3. Tecnología OCR para Lectura Automática de Tickets: Fuell utiliza tecnología OCR para la lectura automática de tickets, certificada por la Agencia Tributaria, lo que garantiza la legalidad de los documentos.
4. Automatización de Recuperación del IVA y Generación de Informes Personalizados: Fuell ofrece la capacidad de automatizar la recuperación del IVA y generar informes de gastos personalizados, lo que ayuda a optimizar los procesos contables.

Sus limitaciones son:

1. Integración Limitada: Fuell no integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que puede requerir el uso de software adicional para estas funciones.
2. Tecnología OCR Puede Ser Lenta
3. Usabilidad del Software: Algunas partes del software pueden no ser tan intuitivas como se espera.

6. Bill (Antiguamente Divvy)

Bill es una solución completa para la gestión de gastos que se distingue en el mercado por ofrecer tarjetas de crédito físicas y virtuales ilimitadas.

¿Esto que permite a los bares?

Otorgar a sus empleados acceso a fondos corporativos de manera controlada y segura.

Una de sus principales ventajas es la capacidad de establecer y seguir presupuestos en tiempo real, lo que facilita una gestión financiera proactiva y mucho más detallada.

Además, Bill se integra con varios programas de contabilidad como QuickBooks y Xero, simplificando el proceso.

Sin embargo, su uso está condicionado a una revisión crediticia, lo que puede ser una barrera para algunos locales.

Además, su soporte está más enfocado en el mercado estadounidense, lo que limita su aplicabilidad internacional.

7. Expensify

Expensify es conocido por su capacidad de automatizar completamente los reportes de gastos, ahorrando tiempo y reduciendo errores humanos.

También ofrece tarjetas de empresa que se integran perfectamente con tu sistema, permitiendo un control eficiente de los gastos corporativos.

La compatibilidad con varios sistemas ERP, como NetSuite y Sage Intacct, facilita la integración con la infraestructura financiera existente de la empresa.

Y su tecnología OCR permite la digitalización rápida y precisa de recibos, mejorando la eficiencia del proceso contable.

No obstante, su modelo de precios por usuario puede resultar caro para bares relativamente grandes, y la complejidad inicial de su uso puede requerir una curva de aprendizaje significativa.

8. Pleo

Pleo es una herramienta que proporciona tarjetas de empresa tanto físicas como virtuales para empleados, permitiendo un control de gastos en tiempo real.

Esta capacidad de monitoreo instantáneo facilita una supervisión continua y precisa de las finanzas del bar.

Pleo también se integra con sistemas contables como QuickBooks y Xero, lo que simplifica la contabilidad y mejora la transparencia de los datos.

Además, es capaz de automatizar la categorización y el registro de gastos, reduciendo la carga administrativa y los errores manuales.

Sin embargo, su estructura de costes puede aumentar significativamente con el número de usuarios, y algunas funciones pueden no estar disponibles en todos los países, lo que podría limitar su utilidad para empresas con operaciones internacionales o franquicias.

4 Estrategias para Optimizar Costes que Complementan la App de Control de Gastos

Por supuesto, las aplicaciones de control de gastos hoy en día son muy poderosas. Pero toda herramienta necesita apoyo externo y poder complementarse con otras prácticas o estrategias para maximizar estos beneficios.

Te dejamos los 4 más importantes:

1. Control de Inventario

El control del inventario es clave para evitar desperdicios y pérdidas innecesarias, y lo es aún más cuando se trata de alimentos. 

Implementar un sistema de seguimiento de inventario automatizado puede ayudar a mantener un registro exacto de los productos en stock, identificar productos de baja rotación y minimizar el riesgo de mermas.

2. Negociación con Proveedores

Buscar constantemente mejores ofertas y negociar precios con los proveedores puede generar importantes ahorros a largo plazo.

Lo creas o no, establecer buenas relaciones sólidas con los proveedores y comprar en volumen pueden permitir no solo obtener descuentos exclusivos sino también condiciones mucho más favorables.

3. Optimización de Menú

Analizar el desempeño de cada plato en el menú puede darte ideas de oportunidades para optimizar costes.

Eliminar o modificar aquellos platos que tienen un bajo margen de beneficio o una baja demanda puede reducir los costes de ingredientes y mejorar la rentabilidad general del restaurante.

Sí, eso también incluye analizar tu plato favorito.

4. Gestión Eficiente de Personal

Por último, optimizar la programación del personal y controlar las horas extras pueden ayudar a reducir los costes laborales.

Capacitar al personal para mejorar la productividad y minimizar los errores también puede tener un impacto muy positivo en la rentabilidad del negocio.

Conclusión

Al buscar la mejor aplicación para el control de gastos en bares, es muy importante considerar ciertas características para garantizar que vaya a ser de utilidad y ser eficaz.

En primer lugar, la facilidad de uso es fundamental para que cualquier usuario pueda aprovechar al máximo la aplicación sin complicaciones innecesarias.

Además, la seguridad de los datos es una preocupación primordial, especialmente cuando se trata de información financiera sensible.

Otras características importantes incluyen funcionalidades específicas para bares, como la capacidad de dividir la cuenta entre amigos o llevar un registro detallado de los consumos.

Como hemos podido analizar, Banktrack se destaca como la mejor opción entre las aplicaciones analizadas para el control de gastos en bares.

¿Por qué? Recordemos:

Su capacidad para personalizar paneles, categorizar gastos de forma detallada y enviar alertas en tiempo real lo convierten en una herramienta integral y efectiva para monitorizar y gestionar las finanzas de manera eficiente.

Con Banktrack, los propietarios de bares pueden optimizar sus operaciones financieras de manera fácil y conveniente.