Mejor software de gestión de gastos en 2025

¿Conoces el mejor software de gestión de gastos en 2025 ya?

1. Banktrack - Tu app de control de gastos
2. Quipu
3. Factorial Expenses
4. Fuell
5. Payhawk

Este año te has propuesto tener un mayor control de gastos.

Pero, no es tan fácil como pensabas. ¿Te preguntas por dónde empezar?

En Banktrack, estamos aquí para ayudarte a simplificar el proceso y asegurarnos de que el control de tus gastos nunca vuelva a ser un problema.

A continuación, te enseñamos cuál es la mejor app de control de gastos para este 2025.

¿Qué es un software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos permite automatizar, simplificar y rastrear gastos de manera eficiente. Desde la captura de recibos hasta el procesamiento de reembolsos, estas plataformas ofrecen una variedad de funciones para simplificar el proceso de gestión de gastos.

Las funcionalidades clave incluyen:

• Seguimiento de gastos: registrar fácilmente los gastos y categorizarlos para tener una mejor organización.
• Escaneo de recibos: capturar recibos fácilmente utilizando tecnología OCR para una documentación precisa de gastos.
• Flujos de aprobación: implementar procesos de aprobación personalizables para garantizar el cumplimiento y el control.
• Capacidades de integración: integrarse con software de contabilidad y feeds bancarios para un flujo de datos sin problemas.
• Informes y análisis: generar informes y análisis para obtener información sobre los patrones de gasto.

Top 5 mejores apps de control de gastos

Banktrack

Descubre Banktrack en tres minutos con el siguiente vídeo:

Backtrack es, sin duda, la mejor app de control de gastos para este 2025. Te explicamos por qué.

Banktrack destaca por su capacidad para crear tableros personalizados que integran vistas de diferentes cuentas bancarias, empresas y productos financieros.

Esta flexibilidad te permite acceder rápidamente a la información para gestionar tus gastos de manera más eficiente posible.

Puedes configurar tus propios tableros según tus necesidades, lo que te da un control total sobre tus finanzas.

¿Qué funciones tiene Banktrack para el control de gastos empresarial?

Tecnología OCR: con Banktrack puedes digitalizar tu tickets, facturas y gastos en pocos minutos. Tan solo tendrás que hacer una foto de este y enviarlo vía mail o Whatsapp y la tecnología OCR se encargará de digitalizarlo y asociarlo a tus transacciones.

Conexión con todas tus cuentas bancarias: en Banktrack podrás conectar todas tus cuentas bancarias para tener una vista unificada de todos los gastos e ingresos de tu negocio.

Actualización de movimientos en tiempo real: podrás controlar todos los gastos de las cuentas bancarias de tu empresa a tiempo real, y así encontrar patrones para mejorar tu gestión de tesorería.

Digitalización de tickets y facturas por diferentes vías: tanto tú como tus empleados podréis enviar todos los tickets de gastos vía Whatsapp o mail que se asociarán directamente a la transacción que corresponde para simplificar el control de gastos.

Conciliación bancaria: Banktrack automatiza la comparación entre tus transacciones bancarias y facturas, asociando movimientos de forma precisa y sin errores. Además, te alerta ante cualquier discrepancia para que puedas corregirla rápidamente, manteniendo siempre tu contabilidad actualizada y precisa.

Conexión con ERP: Banktrack se integra con tu ERP, sincronizando automáticamente los datos financieros para una gestión centralizada y sin duplicados.

Categorización de transacciones por proyectos: puedes clasificar tus transacciones automáticamente según los proyectos en los que tu empresa esté involucrada, facilitando el seguimiento de gastos e ingresos por cada iniciativa y mejorando su gestión financiera.

Reglas automáticas: puedes crear reglas personalizadas para categorizar tus transacciones automáticamente, asignándolas a proyectos, departamentos o tipos de gastos específicos según criterios predefinidos, ahorrando tiempo y garantizando una clasificación precisa

Informes ultra-personalizables: puedes generar informes totalmente adaptados a tus necesidades, seleccionando categorías, fechas y detalles específicos. Esto te permite obtener una visión clara y precisa de tu negocio con solo unos clics.

Alertas: Banktrack te permite configurar alertas para recibir notificaciones en tiempo real sobre duplicidad de gastos, límites, fechas de vencimiento o cualquier evento relevante que consideres.

Precios: Podrás utilizar Banktrack desde tan solo 39€ al mes!

Te presentamos todos los planes con todas sus funcionalidades:

Nuestro objetivo es que siempre tengas el control total de tus gastos.

Quipu

Quipu es una herramienta de pre-contabilidad diseñada específicamente para autónomos y pequeñas y medianas empresas (PYMEs).

Ofrece distintas características desde la facturación hasta la gestión de impuestos y bancos. 

Su punto fuerte se centra en automatizar las tareas contables y administrativas diarias de un negocio. Lo que destaca de Quipu es su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de alta precisión, que permite la digitalización precisa de tickets y gastos.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• Tecnología OCR de precisión para digitalización de tickets y gastos.
• Tres opciones para digitalizar tickets y facturas: vía web, app o mail.
• Integración total con la facturación para evitar software paralelo.
• Funcionalidad de tesorería para visualizar flujo de caja en tiempo real.

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• No permite crear tarjetas físicas o virtuales para empleados.
• Carece de sistema de aprobación de gastos por parte de managers.
• Acceso limitado para empleados, más centrado en equipo de contabilidad.
• No tiene una función específica para establecer límites de gasto por departamento.
• Como ventaja-desventaja: una vez la tecnología OCR digitaliza los tickets y gastos esto pasa por revisión humana para reducir aún mas los errores que pueda haber, esto provoca que la conciliación tarde unas 24 horas aproximadamente, a diferencia de otros software que lo hacen en 5 minutos máximo.

Precios: Actualmente, Quipu tiene 4 planes con precios distintos según tus necesidades. El más básico empieza desde 14€ al mes con un pago anual, el cual podrás probar gratis durante 15 días.

Factorial Expenses

Factorial Expenses es el módulo de gestión de gastos de la suite de recursos humanos de Factorial.

Es más conocido por su tecnología OCR avanzada, que ayuda la digitalización de tickets de gastos a través de la aplicación móvil. Los tickets digitalizados están certificados por la Agencia Tributaria, lo que garantiza su legalidad.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• Tecnología OCR avanzada
• Ofrece la posibilidad de generar tarjetas de gastos asociadas a proyectos o empleados, tanto físicas como virtuales, de forma instantánea.
• Capacidad de establecer límites de gasto en tarjetas, empleados o equipos, y activar o desactivarlas según sea necesario.

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• No integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que requiere el uso de software adicional cuando quieras usar estas funciones.
• La conciliación bancaria automática de gastos no está disponible
• La generación de informes personalizados puede no ser tan completa como se espera.

Precios: Factorial cuenta con dos planes distintos, Business y Enterprise.

Fuell

Fuell es una aplicación de gestión de gastos que combina tarjetas corporativas con un software de control gastos avanzado.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• La capacidad de generar tarjetas de crédito físicas y virtuales ilimitadas
• Es compatible con varias ERP
• Tecnología OCR para la lectura automática de tickets, certificada por la Agencia Tributaria. 
• Capacidad para automatizar la recuperación del IVA y generar informes de gastos personalizados

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• No integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que puede requerir el uso de software adicional. 
• La tecnología OCR puede ser lenta en ocasiones
• Algunas partes del software pueden no ser tan intuitivas como se espera.

Fuell no proporciona información sobre sus precios y planes. Para conocer las tarifas, es necesario contactar directamente con el proveedor.

Payhawk

Payhawk es una aplicación global de gestión de gastos que combina tarjetas de empresa con un software de seguimiento avanzado.

La principal funcionalidad es la capacidad que tiene para reembolsar gastos anticipados en la moneda local y realizar intercambios de moneda sin comisiones.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• Reembolso de gastos anticipados
• Intercambios de moneda sin comisiones

• Generación de tarjetas de crédito físicas y virtuales, y permite establecer límites de gastos personalizados
• Gestión multientidad, que permite a las empresas controlar el flujo de gastos de manera centralizada

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• Payhawk no integra la facturación ni la gestión de tesorería
• Su precio puede ser elevado para algunas empresas o particulares

Precios: Factorial cuenta con tres planes distintos, Premium Cards, All–in-One Expense y Enterprise.

Podrás probar Payhawk durante 24 meses por $99 mensuales si eres una única empresa con menos de 50 empleados.

Factores a considerar al elegir un software de gestión de gastos

Seleccionar el software de control de gastos es muy importante para optimizar tus operaciones financieras.

Considera los siguientes puntos para tomar la mejor decisión:

1. Escalabilidad y flexibilidad

Elige un software que pueda crecer con tu negocio o tu actividad financiera personal y adaptarse a las necesidades.

Te recomendamos buscar una aplicación con unas características personalizables y planes de precios flexibles.

2. Experiencia del usuario y accesibilidad

Prioriza aplicaciones fáciles de usar y con accesibilidad móvil para garantizar una adopción generalizada entre los empleados.

El diseño intuitivo y la facilidad de uso son importantes para poder maximizar la productividad y minimizar los esfuerzos de capacitación.

3. Capacidades de integración

Opta por un software que se integre fácilmente con tus sistemas existentes, como software de contabilidad, sistemas ERP y feeds bancarios.

La integración elimina la entrada manual de datos y facilita la visibilidad en tiempo real de los datos financieros.

4. Cumplimiento y seguridad

Asegúrate de que el software de control de gastos cumpla con las regulaciones de la industria y cumpla con estándares de seguridad.

Funciones como encriptación de datos, permisos de usuario y registros de auditoría son importantes para proteger esta información.

Mejores prácticas para optimizar el software de gestión de gastos

Para aprovechar al máximo el potencial de tu software de gestión de gastos, te recomendamos implementar las siguientes cosas:

1. Establecer políticas y directrices claras

Define políticas de gastos completas que describan gastos permitidos, flujos de aprobación y requisitos de documentación. De esta manera, tendrás control total y conocimiento claro en todo momento.

Las directrices claras promueven la transparencia, evitan riesgos y garantizan el cumplimiento de las normas regulatorias.

2. Aprovechar las funciones de automatización

Aprovecha las funciones de automatización, como plantillas de gastos recurrentes, auto categorización y aprobaciones basadas en reglas.

La automatización reduce los errores manuales, acelera los tiempos de procesamiento y mejora la eficiencia.

3. Realizar auditorías y revisiones periódicas

Audita regularmente los informes de gastos para identificar discrepancias, anomalías y posibles casos de fraude.

Realizar revisiones periódicas te permite hacer cumplir el cumplimiento de políticas, identificar oportunidades de ahorro y optimizar los patrones de gasto.

4. Capacitación y soporte continuos

Si buscas una aplicación para tener un mayor control de gastos para tu empresa, te recomendamos invertir en programas de capacitación para educar a los empleados sobre el uso efectivo del software de control de gastos. Esto ayudará a que la implementación sea mucho más rápida.

Ofrece soporte y recursos continuos para ofrecer consultas, solucionar problemas y fomentar la adopción en toda la organización.

Preguntas y respuestas para elegir un software en gestión de gastos

1. ¿Cómo puedo integrar un software de gestión de gastos con mi sistema contable o ERP?

Muchos software de gestión de gastos modernos ofrecen integraciones con sistemas contables y ERP (Enterprise Resource Planning) populares, como QuickBooks, Xero, SAP o NetSuite.

Esto permite que los datos de tus transacciones y gastos se sincronicen automáticamente con tu contabilidad, evitando la entrada manual de datos y reduciendo el riesgo de errores.

Para integrar un software de gestión de gastos, debes revisar si ofrece APIs (Interfaz de Programación de Aplicaciones) o conectores directos con tu ERP.

También es recomendable verificar si el software proporciona soporte técnico para realizar una integración personalizada si es necesario.

2. ¿Cómo puedo automatizar el proceso de clasificación y categorización de gastos?

Muchos software avanzados de gestión de gastos utilizan inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (machine learning) para automatizar la clasificación de gastos.

Estas herramientas analizan los patrones de tus transacciones y aprenden a asignar automáticamente las categorías correctas según el tipo de gasto.

Además, puedes establecer reglas personalizadas para que ciertos tipos de transacciones se clasifiquen automáticamente.

Para obtener mejores resultados, es recomendable revisar periódicamente las categorías sugeridas por el sistema y ajustar las reglas si es necesario.

3. ¿Puedo generar reportes personalizados según mis necesidades específicas de análisis financiero?

Sí, la mayoría de los software de gestión de gastos permiten la creación de reportes personalizados.

Puedes diseñar reportes que analicen tus datos desde diferentes perspectivas: por categoría de gasto, por cliente o proyecto (en el caso de empresas), por centro de costo, por período, entre otros.

Muchos de estos software incluyen herramientas de arrastrar y soltar para crear visualizaciones como gráficos, tablas dinámicas y filtros avanzados, lo que te permite realizar un análisis más detallado y tomar decisiones más informadas.

4. ¿Qué nivel de personalización ofrece un software de gestión de gastos en cuanto a roles de usuario y permisos de acceso?

Los software de gestión de gastos permiten configurar roles de usuario con diferentes niveles de acceso y permisos.

Esto es crucial, especialmente en entornos empresariales, donde diferentes usuarios pueden necesitar distintos niveles de visibilidad y control.

Por ejemplo, un administrador puede tener acceso completo a todos los datos, mientras que los empleados o gerentes solo pueden ver o modificar ciertos tipos de gastos.

La personalización de roles puede incluir permisos para crear, editar, eliminar registros, o generar reportes, y puede restringir el acceso a áreas sensibles o a datos financieros críticos.

Bonus: ¿Cómo se manejan las monedas extranjeras y el cambio de divisas en un software de gestión de gastos?

Los software avanzados de gestión de gastos suelen incluir la funcionalidad de manejar múltiples divisas, lo cual es esencial si tu empresa o tus gastos personales implican transacciones internacionales.

Estos sistemas actualizan los tipos de cambio en tiempo real o permiten ingresar tasas de cambio manualmente.

Además, algunos programas permiten la conversión automática de transacciones extranjeras al tipo de cambio vigente en el momento de la transacción, y generan reportes consolidados en tu moneda principal para facilitar el análisis y la contabilidad.

Conclusión

Después de analizar todas las opciones, Banktrack destaca como la mejor aplicación de control de gastos para este año. ¿Por qué elegir Banktrack?

Tableros personalizados:

Banktrack te permite crear tableros personalizados para integrar y visualizar fácilmente tus cuentas bancarias, empresas y productos financieros, dándote un control total sobre tus finanzas.

Categorías adaptadas:

Con Banktrack, puedes personalizar tus categorías de gastos y tener un seguimiento detallado de tus ingresos y gastos, lo que te ayuda a entender mejor tus actividades financieras.

Informes y alertas personalizados:

Banktrack te ofrece la capacidad de generar informes personalizados y recibir alertas sobre tus gastos a través de diferentes canales, como WhatsApp, SMS, correo electrónico, Slack o Telegram, manteniéndote siempre informado.

Precio accesible y variedad de planes:

Con una variedad de planes a precios competitivos, Banktrack se adapta a las necesidades y presupuestos de autónomos, pequeñas y medianas empresas, ofreciendo una solución accesible y efectiva para el control de gastos.

En resumen, si buscas una aplicación que te ofrezca flexibilidad, personalización y un control total sobre tus gastos, Banktrack es la elección perfecta para el control de gastos en 2024.

¡Únete a la comunidad de usuarios satisfechos de Banktrack y simplifica tu gestión financiera hoy mismo!