Domina la autofacturación con esta guía completa

Lídia está en su oficina, revisando los informes financieros del mes. Su empresa contrató a varios consultores freelance internacionales para un proyecto.

Sin embargo, uno de estos consultores no puede emitir una factura válida debido a diferencias en las normativas fiscales de su país.

Para resolver esto, decide emitir una autofactura. 

Investigando, descubre que es un documento que tú, como receptor del servicio, puedes crear cuando el proveedor no puede emitir una factura adecuada. 

Toma los detalles del consultor, una descripción del trabajo realizado y el importe acordado, y genera la autofactura, asegurándose de incluir todos los elementos que requiere la normativa fiscal.

Al finalizar, registra la autofactura en su contabilidad. 

Ahora Lídia sabe que, con la autofactura, puede mantener la transparencia y cumplir con sus obligaciones fiscales, sin importar las complicaciones de la facturación.

¿Quieres resolver como Lídia pero no sabes qué es una autofactura? No te preocupes, nosotros te ayudamos.

¿Que es una autofactura? 

Una autofactura es un documento que tú, como comprador, puedes crear cuando el proveedor no emite una factura válida. 

Es una solución práctica y legal para mantener transparencia en las transacciones y cumplir con las obligaciones contables y fiscales. 

Para entenderlo mejor, una de las diferencias entre factura y autofactura es que, con la factura solicitas el pago por los servicios que has prestado al receptor, mientras que con la autofactura la emites para informar del pago que realiza al prestador.

Esto está regulado por el Reglamento de Facturación español. El reglamento establece que estas facturas se pueden emitir siempre que haya un acuerdo previo, es decir, que serás penalizado sin la debida autorización. 

¿Quién puede emitir una autofactura?

No todos podemos emitir facturas, en España, por normativa fiscal se puede emitir sólo en ciertos casos:

1. Receptor de los bienes o servicios: es decir, la persona o empresa que compra. Si el vendedor no emite factura válida, el comprador puede emitir una autofactura para registrar la compra.
2. Situaciones especiales: cuando se compran productos a particulares que no son comerciantes, o cuando se importan bienes de proveedores extranjeros que no cumplen con las normativas fiscales españolas.

Por qué es es importante la autofactura

Tener la posibilidad de emitir una autofactura es importante, principalmente, porque te permite estar al día con tus obligaciones fiscales y contables.

Gracias a esto podrás documentar cada transacción y evitar problemas con Hacienda.

Es una herramienta muy útil en sectores donde los proveedores no emiten facturas estándar como agricultura o servicios profesionales pequeños.

Como se emite una autofactura

Una autofactura debe tener la misma información que una factura estándar: detalles de la transacción, importe total, desglose del IVA, fecha de emisión, datos del comprador y del vendedor.

Es importante que sigas las normativas para asegurar que la autofactura sea válida y legalmente aceptada.

Una vez la has emitido, archiva la autofactura junto con la documentación contable correspondiente. Debes conservarla al menos 5 años, que es el tiempo requerido por la legislación fiscal.

Cómo contabilizar una factura

Cuando recibes una autofactura de un proveedor tienes que verificar que todos los datos estén completos y correctos según las normativas fiscales vigentes. 

Esto incluye detalles como los nombres y números de identificación fiscal del emisor y receptor, la descripción precisa de los bienes o servicios adquiridos, el importe total de la operación y el desglose del IVA, si aplica. 

El siguiente paso es registrarla en el Libro de registro de facturas recibidas. Esto es importante para mantener el control de las obligaciones fiscales y asegurar la deducibilidad del IVA correspondiente. 

Para contabilizarla, se realiza un asiento contable donde se debita la cuenta correspondiente y se acredita la cuenta de proveedores o acreedores por el importe total de la autofactura. 

Como hemos mencionado anteriormente, conserva esto al menos cinco años para estar preparado en caso de un requerimiento fiscal o auditorías. 

Cómo se aplica el IVA en las autofacturas

En España el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en las autofacturas, se aplica de manera similar a las facturas emitidas por proveedores.

Cuando emites la autofactura, tienes que desglosar el importe total de la operación en dos componentes principales: el importe neto de la operación (sin IVA) y el importe del IVA aplicado. 

Los tipos impositivos del IVA varían según el tipo de bienes o servicios adquiridos, siendo los más comunes el 21%, el 10% y el 4%.

Tienes que incluir el desglose del IVA, la identificación precisa de los sujetos involucrados (emisor y receptor), y la fecha de emisión. 

Para las empresas receptoras de autofacturas, el IVA soportado puede ser deducible siempre que se cumplan con los requisitos legales para la deducción del IVA. 

Esto implica que el receptor puede recuperar el IVA pagado como crédito fiscal, lo cual es esencial para la gestión eficiente de la carga impositiva y el cumplimiento fiscal. 

Es recomendable contar con el asesoramiento de un profesional contable o fiscal para asegurar el cumplimiento de todas las normativas tributarias relacionadas con las autofacturas y el IVA en España.

Autofacturas en transacciones internacionales

Las autofacturas son una herramienta muy importante para las transacciones comerciales internacionales.

Estas permiten a una entidad generar facturas internamente por servicios o bienes proporcionados en el extranjero.

Esto es beneficioso en situaciones donde una empresa tiene operaciones intragrupo o realiza servicios para filiales en diferentes países, ya que facilita la consolidación y el registro preciso de estas transacciones complejas. 

El uso de autofacturas ayuda a las empresas a cumplir con las normativas fiscales locales variadas.

Cada país puede tener requisitos específicos sobre la documentación de transacciones y la aplicación de impuestos como el IVA. 

Emitir autofacturas asegura que las empresas puedan adaptarse fácilmente a estas normativas, garantizando el cumplimiento y evitando posibles penalizaciones por errores administrativos.

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