Como automatizar facturas: técnicas y herramientas

Hoy en día, gracias a la tecnología, tareas que podían llevarte horas se han automatizado hasta el punto que no tengas que invertir tiempo en ellas. 

La oportunidad de utilizar estas herramientas de automatización de facturas hace la vida de los empresarios y sus empleados cada vez más fácil, dándoles el tiempo que necesitan para centrarse en tareas más complejas.

La facturación es uno de los muchos procesos que han podido automatizarse, y queremos explicarte todo sobre cómo esto ha ocurrido.

Cómo se gestionaban las facturas antes de la tecnología

Gestionar una factura sin un proceso automatizado implica una serie de pasos manuales que tratan de asegurar que la factura sea procesada:

1. Recepción de la factura

Al recibir la factura, es importante registrarla en un libro de control de facturas o en una hoja de cálculo, anotando el número de factura, la fecha de recepción, el proveedor y el importe.

2. Verificación de la factura

Hay que comprobar que la factura incluya todos los datos necesarios, como el nombre, los datos fiscales del proveedor, la descripción de los bienes o servicios, las cantidades, el precio unitario o servicios.

Comparar la factura con el orden de compra y el albarán de entrega para asegurar que los bienes o servicios recibidos coincidan con los facturados.

Si corresponde, confirmar con el departamento relevante que los bienes o servicios fueron recibidos y están en condiciones adecuadas.

3. Aprobación de la factura

La factura debe ser revisada y aprobada por el responsable del presupuesto o el departamento correspondiente antes de proceder al pago.

Si el responsable firma o sella la factura para aprobarla, indica que está lista para ser procesada.

4. Registro contable

La factura aprobada se registra en el sistema contable de la empresa, asignando las cuentas correspondientes para gastos, impuestos etc.

Se archiva una copia de la factura junto con la documentación de respaldo (orden de compra, albaranes) para auditoría futura.

5. Preparación del pago 

Según las condiciones de pago acordadas con el proveedor, se programa la fecha de pago. Esto puede incluir pagos a través de cheque, transferencia bancaria, o efectivo.

En la fecha de vencimiento, se realiza el pago y se registra la transacción en el sistema contable.

6. Confirmación del pago 

Confirma que el pago se haya realizado correctamente y que haya sido recibido por el proveedor. 

Actualiza los registros contables para reflejar el estado del pago y cerrar la factura.

6 pasos para automatizar facturas en la actualidad

El proceso de la gestión de automatización de facturas puede mejorar significativamente la eficiencia, reducir errores y ahorrar tiempo:

1. Recepción de facturas

Configura una dirección de correo electrónico específica para recibir facturas. Las facturas se pueden recibir en formato electrónico (PDF, XML) y se envían directamente a un sistema de gestión de facturas.

Para las facturas que has recibido en papel, se utilizan escáneres junto con un OCR para convertir la información de la factura en datos digitales.

2. Automatización de la captura y verificación de datos

El OCR extrae automáticamente los datos relevantes de la factura, como el número de factura, fecha, proveedor, importe y descripciones de productos o servicios.

El sistema valida los datos extraídos comparándolos con la orden de compra y otros documentos relevantes, asegurando que la información coincida.

3. Aprobación electrónica de facturas

Las facturas se envían automáticamente a los responsables adecuados para su revisión y aprobación a través de un sistema de gestión de workflow. Los responsables pueden aprobar, rechazar o solicitar más información mediante una interfaz de usuario.

El sistema envía alertas y recordatorios automáticos para evitar retrasos en la aprobación.

4. Registro contable automatizado 

El software de gestión de facturas se integra con el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de la empresa para registrar automáticamente las facturas en las cuentas correspondientes.

El sistema puede asignar automáticamente códigos de cuentas contables basados en reglas predefinidas, categorizando los gastos adecuadamente.

5. Programación y ejecución de pagos 

Las facturas aprobadas se programan automáticamente para el pago según las condiciones acordadas con el proveedor.

El sistema puede ejecutar pagos automáticamente mediante transferencia bancaria, cheques electrónicos o plataformas de pago digital. Las confirmaciones de pago se registran automáticamente en el sistema.

6. Confirmación y conciliación de pagos

El sistema de automatización de facturas compara automáticamente los pagos realizados con los extractos bancarios para confirmar que todos los pagos se han realizado correctamente y resolver discrepancias.

Todos los registros se actualizan automáticamente incluyendo el estado de la factura y las entradas contables.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? 

La nueva ley de facturación electrónica en España, recalca aún más la idea de que las facturas en formato físico o por excel van siendo temas del pasado. 

Esta ley fue aprobada en 2022 y tendrán que empezar aquellos que facturen más de 8 millones de euros al año. Se prevé que esto sea necesario a finales de 2024 o inicios de 2025.

En un plazo de dos años el sector privado de España tendrá que hacer uso de la factura electrónica en las relaciones B2C. Esto no afectará aún a las relaciones con clientes finales (B2C). 

Tampoco será obligatorio cuando una de estas partes no tenga la sede de su actividad en España. 

De esta manera, se hace más tangible la  necesidad de automatizar todo el proceso de facturación.  

Concilia automáticamente tus facturas con Banktrack

Integración con sistemas financieros y bancarios

Conexión de cuentas bancarias y sistemas de contabilidad

• Integración directa: Banktrack se conecta directamente con las cuentas bancarias. Esto permite una sincronización continua de datos entre las facturas emitidas y los movimientos bancarios.
• Importación de datos: los datos de las facturas y las transacciones bancarias se importan automáticamente a la plataforma, eliminando la necesidad de entrada manual.

Importación y clasificación de datos

Recepción de facturas y movimientos bancarios

• Facturas electrónicas: se importan a la plataforma desde sistemas de facturación o correos electrónicos.
• Extractos bancarios: se importan en formatos estándar (como CSV o XML) desde las instituciones financieras.

Clasificación automática

• Segmentación: clasificamos y organizamos automáticamente las facturas y los movimientos bancarios en categorías relevantes, facilitando su conciliación.

Proceso de conciliación

Matching de facturas y transacciones

• Algoritmos de matching: Utilizamos algoritmos para hacer coincidir las facturas con los movimientos bancarios. Los criterios de conciliación incluyen montos, fechas y referencias.
• Conciliación exacta y parcial: puedes manejar conciliaciones exactas, donde todos los detalles coinciden, así como conciliaciones parciales, donde pueden haber discrepancias menores.

Detección de discrepancias:

• Alertas de inconsistencias: identificamos automáticamente discrepancias entre las facturas y las transacciones. Por ejemplo, si una factura no tiene un pago correspondiente o si hay un pago que no tiene una factura asociada.
• Gestión de excepciones: las discrepancias detectadas se presentan para revisión manual. Los usuarios pueden corregir errores, ajustar registros o agregar información adicional según sea necesario.

4. Generación de informes y auditoría

Informes detallados:

• Estado de la conciliación: generamos informes detallados sobre el estado de la conciliación, incluyendo transacciones reconciliadas y discrepancias encontradas.
• Informes de auditoría: se pueden generar informes de auditoría que muestran un registro claro de todas las actividades de conciliación, lo que facilita la revisión y la verificación.

Visualización y análisis:

• Dashboards: la plataforma puede ofrecer paneles de control visuales que muestran métricas clave y el estado general de la conciliación.
• Análisis de tendencias: puedes analizar tendencias en discrepancias y otros problemas recurrentes para mejorar los procesos financieros.

5. Automatización y optimización continua

Automatización de tareas repetitivas:

• Actualización continua: la conciliación se realiza automáticamente en intervalos regulares, como diario o semanalmente, según las configuraciones de la empresa.
• Ajustes basados en datos: la plataforma puede ajustarse y optimizarse basándose en datos históricos y patrones de conciliación.

1. ¿Qué rol juegan las técnicas de OCR en la automatización de facturas y cómo se puede mejorar su precisión?

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae texto de documentos escaneados. La precisión mejora usando modelos de ML entrenados con un conjunto amplio de datos y ajustando configuraciones de preprocesamiento.

La post-corrección manual o automatizada también ayuda a minimizar errores.

2. ¿Cómo se gestionan las facturas recurrentes y variables en un sistema automatizado?

Las facturas recurrentes se programan con plantillas predefinidas, simplificando la generación automática. Para facturas variables, los sistemas ajustan datos específicos como cantidades o precios, basándose en parámetros de negocio.

Los algoritmos pueden predecir cambios y ajustar automáticamente las configuraciones.

3. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementan para proteger los datos sensibles en la automatización de facturas?

Se utiliza cifrado de extremo a extremo para proteger los datos en tránsito y en reposo. Los controles de acceso basados en roles limitan quién puede ver o editar información. Además, se aplican auditorías regulares y monitoreo para detectar y prevenir accesos no autorizados.

4. ¿Cómo se puede integrar la automatización de facturas con blockchain para mejorar la transparencia y la seguridad?

La integración con blockchain permite registrar transacciones de manera inmutable y transparente. Esto asegura la autenticidad de las facturas y facilita auditorías, reduciendo el riesgo de fraude. Los contratos inteligentes pueden automatizar pagos y cumplimiento de términos contractuales.