3 herramientas para el control de gastos de tu empresa

¿Tu empresa está creciendo y cada vez es más complicado tener un control de tus finanzas? 

Hoy en día, este debería ser el menor de tus problemas. 

Con la tecnología cada vez contamos con más y mejor ayuda y gestionar el dinero supone menos dolores de cabeza.

Muchas aplicaciones nos permiten ya llevar un registro detallado de nuestros gastos y nos ayudan a tomar decisiones financieras más inteligentes. 

Es hora de decir adiós a la incertidumbre de fin de mes y dar la bienvenida a una vida financiera organizada y sin sorpresas.

Suena bien, ¿Verdad?

¡En nuestro artículo te mostramos tres herramientas para controlar los gastos de tu negocio, y recuperar el tiempo perdido! 

Excel

Excel ha sido durante muchos años la herramienta estrella del control y la organización, y no solo hablamos de finanzas, si no de una gran variedad de procesos que puede afectar a cualquier ámbito de tu vida: educación, planificación, automatización de tareas repetitivas etc. 

Sin duda una de las herramientas más potentes que han facilitado nuestro día a día.

¿Cómo podemos controlar nuestros gastos e ingresos con excel? ¡Muy sencillo!

Una manera de hacerlo es descargando nuestro extracto bancario desde la cuenta del banco y hacer un excel a tu medida, donde puedas ver todos los movimientos.

¿Cómo crear una hoja de cálculo básica con Excel?

Controlar las cuentas con Excel es una manera eficaz y detallada de gestionar tus finanzas personales o empresariales. Aquí tienes una manera de hacerlo:

Paso 1: abrir excel en un nuevo libro de trabajo

Paso 2: configurar columnas: en la primera fila, define las siguientes columnas básicas: fecha, descripción, categoría, ingreso, gasto, saldo.

Paso 3. registra tus transacciones en 2 pasos:

1. Ingresa tus datos:

• Fecha: registra la fecha de cada transacción.
• Descripción: describe la transacción (ej., "sueldo", "compra supermercado").
• Categoría: asigna una categoría (ej. "alquiler", "comida", "transporte").
• Ingreso/Gasto: ingresa la cantidad correspondiente en la columna de Ingreso o Gasto.

2. Cálculo del saldo:

• En la primera fila de la columna de ‘’Saldo’’, ingresa tu saldo inicial.
• En la segunda fila y subsecuentes, usa la fórmula ‘=D2-E2+F1’ (asumiendo que D es Ingreso, E es Gasto y F es Saldo).

Paso 4. Categoriza tus gastos e ingresos:

1. Define categorías: decide y suma a tu excel las categorías que usarás para clasificar tus ingresos y gastos.

Consejo: usa listas desplegables para facilitar la entrada de datos, selecciona las celdas en la columna Categoría, ve a "Datos" > "Validación de datos" y crea una lista con tus categorías.

Paso 5. Análisis y seguimiento

Usa tablas dinámicas para resumir y analizar los datos. Puedes crear una tabla dinámica para ver el total de ingresos y gastos por categoría, por mes, etc.

Gráficos

Crear gráficos de barras, pasteles o líneas para visualizar tus gastos e ingresos a lo largo del tiempo.

Automatización y detalle

1. Macros:

Si realizas tareas repetitivas, considera usar macros para automatizarlos. Graba una macro para automatizar la entrada de datos recurrentes.

2. Fórmulas adicionales:

 Usa fórmulas como `SUMIF`, `AVERAGE`, `COUNTIF` para realizar cálculos adicionales y obtener más información detallada.

Otra opción: plantillas predefinidas

Existen plantillas gratuitas y de pago disponibles en línea que pueden ahorrarte tiempo. Puedes buscar plantillas de gestión de finanzas empresariales y adaptarlas a tus necesidades.

Limitaciones con Excel

Aunque es una herramienta poderosa para la gestión de tesorería, Excel presenta limitaciones significativas en términos de escalabilidad, precisión y seguridad. A medida que las necesidades financieras se vuelven más complejas, estas restricciones pueden afectar la eficiencia y la exactitud de la gestión de datos.

Curva de aprendizaje

Requiere tiempo aprender a usar las funciones más avanzadas para un control total de los gastos. Además, la posibilidad de cometer errores al ingresar datos o crear fórmulas es alta, especialmente si eres un novato.

Es por eso que si eliges excel, te recomendamos que busques una plantilla predefinida.

Mantenimiento manual

Requiere una actualización constante y manual de los datos, esto puede llegar a ser tedioso, ingresar y categorizar cada transacción puede consumir mucho tiempo.

Limitaciones de funcionalidad

Aunque Excel permite cierta automatización, no es tan eficiente como las aplicaciones diseñadas específicamente para el control financiero, que pueden automatizar la importación de datos desde bancos, categorización de gastos, etc.

Además, a medida que aumentan los datos, la hoja puede volverse más difícil de gestionar. Excel no está diseñado para manejar grandes bases de datos de forma eficiente.

Banktrack

Nuestro software supone una alternativa a excel para el control eficaz de las finanzas de tu empresa.

Si buscas gestionar y monitorear tu actividades financieras de forma automatizada, te enseñamos cómo nosotros podemos hacerlo:

Automatización y actualización automática

En lugar de depender de la entrada manual de datos como haría excel, con banktrack puedes conectar directamente tus cuentas.

Una vez conectadas, la plataforma recoge automáticamente la información de tus transacciones y saldos sin que tengas que preocuparte de nada.

Esto es fundamental en el ahorro de tiempo porque eliminas la carga de trabajo manual, reduces errores y garantizas que la información esté siempre actualizada en tiempo real. 

Categorización automática

La categorización automática simplifica la gestión financiera al asignar automáticamente etiquetas a las transacciones según patrones conocidos.

Con esto no solo ahorras tiempo si no que eliminas la necesidad de categorizar cada transacción manualmente como en Excel, también mejoras la precisión por utilizar algoritmos avanzados para interpretar datos financieros.

También puedes personalizar las reglas de categorización según sean tus necesidades empresariales.

Gracias a esto puedes identificar patrones, tu tendencia de gastos y oportunidades de ahorro y mejorar tu educación financiera.

Análisis y reportes

Banktrack se compone de funciones avanzadas con las que puedes interpretar y visualizar los datos financieros de manera clara y concisa. 

Esto  te permite generar informes detallados y personalizables sobre los aspectos financieros que más te interesen. 

Estos informes los puedes exportar en varios formatos (PDF o CSV) o si lo prefieres, nosotros te lo enviamos por la vía que quieras. 

¡Puedes probarla durante 14 días gratis y sin compromiso!

ERPs

Los ERP’s, (Enterprise Resource Planning - Sistema de planificación de Recursos Empresariales) son soluciones tecnológicas que te ayudan a simplificar las actividades diarias en una empresa

Con un ERP puedes integrar y automatizar procesos, gestionar datos, obtener informes, gestionar las relaciones con clientes, cadena de suministros etc.

Las ERP mejoran la precisión y eficiencia al automatizar tareas repetitivas, lo que te libera del tiempo para que puedas enfocarte en otros temas. 

Algunos ejemplos de ERP son:

• SAP ERP: SAP es uno de los proveedores líderes a nivel mundial en sistemas ERP. Su plataforma SAP ERP ofrece amplias funcionalidades para la gestión financiera, contabilidad, compras, gestión de inventarios y más.
• Oracle ERP Cloud: Oracle es otro proveedor prominente de sistemas ERP. Oracle ERP Cloud proporciona soluciones integradas para finanzas, gestión de proyectos, procurement, y más. 
• Microsoft Dynamics 365: Microsoft ofrece la suite Dynamics 365, que incluye módulos para finanzas, operaciones, ventas, servicio al cliente y más. 
• Sage X3: Sage es conocido por sus soluciones de gestión empresarial, y Sage X3 es su ERP más avanzado, adecuado para empresas de tamaño medio y grande. 
• Unit4 ERP: Unit4 ofrece soluciones ERP diseñadas específicamente para sectores como servicios profesionales, educación, sector público y organizaciones sin ánimo de lucro. 

Las ERP no se crearon específicamente para el control de gastos de una empresa, en muchos casos puede ofrecer más funcionalidades de las que necesitan. 

Esto puede resultar una sobrecarga de información y funciones que no se utilizan y complicar tu vida diaria. 

Las aplicaciones de gastos son también más económicas que una app, por una ERP puedes pagar por funciones que no necesitas.

Por otro lado, si quieres capacitar al personal, es mucho más complicado hacerlo con un sistema ERP que con una herramienta específica para el control de gastos e ingresos, la curva de aprendizaje es compleja.

¿Cual es la mejor opción para la gestión de gastos en una empresa?

Al considerar las diversas herramientas para la gestión de finanzas, optar por un software financiero específico es la mejor decisión.

Cualquiera de las tres herramientas te ayudará a a cumplir con el objetivo de mejorar tu gestión financiera.

Si bien es cierto que un software especializado permitirá que te centres en lo que realmente buscas, el control de tus finanzas y podrás evitar los errores humanos que conlleva optar por una plantilla de excel.

Puedes probar Banktrack durante 14 días gratis y ver si es lo que realmente buscas para tu empresa, o contactar con nuestro equipo para realizar una demo gratuita.