Los 9 mejores software de gestión empresarial

Las herramientas de gestión empresarial han llegado para quedarse. 

Y con razón, ¿para qué perder el tiempo en procesos manuales cuando una herramienta lo puede hacer mejor?

Y sí, claro que lo hace mejor: un software nos ayuda a ahorrar tiempo, dinero y errores humanos.

Ahorrar el tiempo que tendremos para tomar mejores decisiones estratégicas en nuestro negocio.

Dinero que puedes destinar a invertir y hacerla crecer. 

Errores que nos hacen no solo volver a empezar si no que emborronan nuestros resultados.

Pero ¿cómo saber elegir cuál es el mejor software de gestión empresarial entre tantas opciones? 

¡En este artículo te explicamos cómo elegir el mejor software de gestión empresarial según cuales sean las necesidades de tu negocio!

1. Qué es un software de gestión empresarial 

Un software de gestión empresarial es, básicamente, una herramienta digital creada con el fin de ayudar a empresas a organizar, automatizar y optimizar diversas áreas como ventas, recursos humanos, inventarios, atención al cliente y, en algunos casos, finanzas.

Este tipo de software centraliza la información y permite que distintos departamentos de una empresa trabajen de manera coordinada y eficiente.

Esto te ayuda a operar de manera eficiente, organizada y en tiempo real.

2. Características de un software de gestión empresarial

• Centralización de datos: reúne en una sola plataforma los datos de diferentes áreas, facilitando el acceso a información relevante para una toma de decisiones informada.
• Automatización de procesos: permite automatizar tareas rutinarias, como generación de reportes, actualización de inventarios o seguimiento de pedidos, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
• Gestión de Recursos: facilita la planificación y seguimiento de los recursos empresariales (empleados, inventarios, proyectos, etc.) para mejorar la eficiencia operativa.
• Comunicación y colaboración: ofrece herramientas para la comunicación interna y la colaboración entre departamentos, mejorando la coordinación en la empresa.
• Adaptabilidad y escalabilidad: los mejores software de gestión empresarial son flexibles y se adaptan a las necesidades de la empresa, con opciones para agregar módulos o herramientas a medida que la empresa crece.

3. Ejemplos de áreas que un software de gestión empresarial puede optimizar

• Finanzas: control y seguimiento de presupuestos, contabilidad, generación de reportes financieros, y gestión de pagos y cobros.
• Recursos Humanos: gestión de empleados, fichaje de horarios, evaluación de desempeño
• Atención al Cliente: CRM para seguimiento de clientes y gestión de casos
• Inventario y Logística: gestión de inventarios, control de stock y envíos
• Proyectos y Tareas: organización de proyectos y seguimiento de tareas
• Ventas y Marketing: gestión de oportunidades de ventas, campañas y presupuestos de marketing.

4. Tipos de software de gestión empresarial

• ERP (Enterprise Resource Planning): sistemas integrales que abarcan múltiples áreas de la empresa.
• CRM (Customer Relationship Management): herramientas centradas en la relación y comunicación con los clientes.
• RRHH: software específico para la gestión de Recursos Humanos.
• Gestión de Proyectos: herramientas para organizar y hacer seguimiento de proyectos y tareas.

5. Cuales son los beneficios 

Implementar un software de gestión empresarial aporta múltiples beneficios para una empresa, ya que facilita la organización, optimiza los procesos y mejora la toma de decisiones. Aquí tienes los beneficios clave:

1. Centralización de la información

Todos los datos de diferentes áreas (Recursos Humanos, Finanzas, Ventas, etc.) están en una sola plataforma, lo que facilita el acceso, la consulta y el análisis de la información en tiempo real.

2. Automatización de procesos

El software permite automatizar tareas repetitivas, como el seguimiento de inventarios, la emisión de facturas o el envío de recordatorios de pagos, ahorrando tiempo y reduciendo errores humanos.

3. Mejora en la toma de decisiones

Al ofrecer reportes detallados y datos actualizados, el software permite una visión integral del estado de la empresa, facilitando una toma de decisiones más informada y basada en datos.

4. Mayor eficiencia y productividad

Al optimizar y automatizar tareas, el software permite que los empleados se concentren en actividades estratégicas y productivas, aumentando la eficiencia operativa de toda la empresa.

5. Reducción de costos

La automatización y centralización de datos ayuda a reducir los costos asociados con errores, duplicación de tareas y administración manual. También facilita la identificación de áreas de mejora para reducir gastos.

6. Mejora en la comunicación y colaboración

Al integrar todas las áreas en una plataforma común, los equipos pueden comunicarse y colaborar más fácilmente, compartiendo información y trabajando de forma sincronizada.

7. Cumplimiento y seguridad de datos

Muchos de estos software cumplen con normativas de privacidad y seguridad, como GDPR. La centralización y control de acceso reducen riesgos de pérdida o fuga de información sensible.

8. Escalabilidad y flexibilidad

Un software de gestión empresarial puede crecer con la empresa, adaptándose a nuevas necesidades. La mayoría ofrece módulos adicionales o funciones que se pueden añadir conforme el negocio se expanda.

9. Mejora en la experiencia del cliente

Los módulos de atención al cliente y CRM permiten ofrecer un servicio más rápido y personalizado, al contar con el historial y preferencias de cada cliente al alcance de la mano.

10. Control financiero preciso

Los módulos financieros permiten un control detallado del presupuesto, ingresos, gastos y generación de reportes financieros, facilitando una gestión eficiente de los recursos económico

Cuáles son los mejores software de gestión empresarial

1. Banktrack

 Control financiero 

• Agregación bancaria: con Banktrack olvídate de ir cuenta por cuenta, podrás conectar hasta 10 bancos para tener toda tu información financiera centralizada en un mismo sitio.
• Paneles financieros personalizados: podrás crear paneles personalizados por tí con los datos que tu elijas. 
• Categorización automática: clasifica todos tus movimientos por categorías para ver en qué gastas el dinero de tu empresa.
• Alertas e informes: puedes activar alertas e informes para que te llegue toda esta información financiera por whatsapp y mail, para que no pierdas el control.

Facturación 

• Archivo de facturas y tickets: envía tus facturas por mail o whatsapp, la herramienta la lee automáticamente convirtiéndola en una factura digital. 
• Conciliación bancaria con IA: automáticamente tus facturas se vinculan con las transacciones para que evites el caos en su gestión.

Proyección económica

• Calendario de cobros y pagos: cuenta con un calendario de cobros y pagos para que visualices tus entradas y salidas de dinero futuras.
• Previsiones financieras: puedes crear escenarios a corto, medio y largo plazo para ver cómo estaría tu empresa en el mejor y peor de los casos.

Organización 

• Usuarios: incluye a tu equipo y gestoría, asignando roles y permisos específicos para facilitar la colaboración y el acceso a la información relevante.
• Espacios de trabajo: organiza por departamentos, locales o líneas de negocio, creando áreas dedicadas para cada unidad y optimizando la gestión y colaboración de tareas.

Asistencia

• Soporte por email y chat: obtén ayuda rápida y directa a través de correo electrónico o chat en tiempo real para resolver cualquier duda o incidencia.
• Configuración asistida por videollamada: recibe asistencia personalizada para configurar la herramienta a través de videollamada, asegurando una correcta implementación.

2. Hireflix

Hireflix es una plataforma de entrevistas pregrabadas que permite a las empresas llevar a cabo procesos de selección de personal de manera más eficiente y flexible. 

Se trata de una herramienta que facilita la automatización de las entrevistas de trabajo, permitiendo a los reclutadores o responsables de recursos humanos revisar las respuestas de los candidatos en cualquier momento, sin necesidad de estar presentes durante la entrevista.

Creación de la entrevista

• Entrevista personalizada: el reclutador o empresa crea una entrevista personalizada en la plataforma. En esta etapa, se pueden definir las preguntas que se le van a hacer a los candidatos. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas y se pueden organizar en diferentes secciones.
• Tiempo limitado: se puede establecer el tiempo límite para cada pregunta, lo que asegura que los candidatos no se extiendan demasiado en sus respuestas.

Invitación a los candidatos

• Entrevistas asíncronas: una vez que la entrevista está configurada, el reclutador envía un enlace a los candidatos. Los candidatos no necesitan estar en vivo en ningún momento; simplemente graban sus respuestas en video de forma asíncrona.

Grabación de las respuestas

• Los candidatos responden las preguntas preestablecidas grabando videos. Dependiendo de la configuración, pueden tener un tiempo determinado para preparar sus respuestas antes de grabar.
• Algunas plataformas también permiten a los candidatos practicar antes de enviar su respuesta definitiva, lo que les da una oportunidad de mejorar su presentación.

Revisión de las entrevistas

• Los reclutadores revisan las respuestas grabadas de los candidatos cuando les convenga, sin la necesidad de coordinar horarios para entrevistas en vivo.
• En algunas plataformas como Hireflix, los reclutadores también pueden utilizar herramientas de puntuación, comentarios y filtros para evaluar las respuestas de manera más organizada.

Selección de candidatos

• Después de revisar las entrevistas grabadas, el equipo de selección puede decidir qué candidatos pasarán a la siguiente fase del proceso de selección, como entrevistas en vivo o pruebas adicionales.
• Hireflix también puede integrarse con otras herramientas de gestión de candidatos (ATS), lo que facilita la organización de los procesos de selección.

3. Factorial 

Factorial es un software de recursos humanos diseñado para simplificar la gestión de empleados en empresas. Permite automatizar tareas como la gestión de nóminas, el fichaje de horas y el seguimiento de vacaciones y ausencias.

Con Factorial, los empleados pueden consultar sus horarios, solicitar permisos y revisar sus recibos de sueldo, mientras que los administradores gestionan la información en un solo lugar. Además, incluye herramientas para evaluaciones de desempeño y la gestión de documentos de los empleados.

Es una plataforma fácil de usar que centraliza todos los procesos de recursos humanos, mejorando la eficiencia y reduciendo errores administrativos.

4. Slack

Slack es una plataforma de comunicación y colaboración diseñada para equipos de trabajo. Su funcionamiento se basa en canales donde se organizan conversaciones por temas, proyectos o departamentos, y en mensajes directos para conversaciones privadas.

Ofrece funciones como llamadas de voz y video, integraciones con otras herramientas (como Google Drive, Trello o Zoom), y una potente búsqueda para encontrar mensajes y archivos rápidamente. También permite automatizar tareas a través de bots y flujos de trabajo, y gestionar notificaciones personalizadas para reducir interrupciones.

Slack mejora la productividad, centraliza la comunicación, y permite colaborar en tiempo real desde cualquier dispositivo

5. Asana 

Asana es una plataforma de gestión de proyectos y tareas que ayuda a los equipos a organizar, planificar y ejecutar su trabajo de manera eficiente. Permite crear proyectos, asignar tareas, establecer fechas de vencimiento, y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real.

Las funciones clave de Asana incluyen:

• Gestión de tareas: crear y asignar tareas con plazos y prioridades.
• Proyectos: organizar el trabajo en proyectos y secciones, visualizando todo el flujo de trabajo.
• Colaboración: permite la comunicación entre los miembros del equipo mediante comentarios y archivos adjuntos en cada tarea.
• Seguimiento y reportes: ver el progreso de proyectos mediante informes personalizados, gráficos y cronogramas.
• Integraciones: se integra con herramientas como Slack, Google Drive, Microsoft Teams y otras.

Es una herramienta ideal para mejorar la organización, la comunicación y la eficiencia en equipos de trabajo, tanto pequeños como grandes.

6. Jira 

Jira es una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de incidencias, especialmente popular en equipos de desarrollo de software. Desarrollada por Atlassian, Jira ayuda a planificar, rastrear y gestionar el trabajo de manera eficiente.

Sus principales características incluyen:

• Gestión de tareas y proyectos: Permite crear, asignar y hacer seguimiento de tareas, historias de usuario y errores (bugs) dentro de proyectos.
• Flujos de trabajo personalizables: Puedes definir flujos de trabajo específicos según las necesidades del equipo, como metodologías ágiles (Scrum, Kanban).
• Informes y análisis: Ofrece informes detallados para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, identificar cuellos de botella y medir la productividad.
• Integraciones: Jira se integra con otras herramientas de Atlassian (como Confluence) y plataformas externas como Slack, GitHub y Trello.
• Colaboración: Los equipos pueden colaborar fácilmente en tiempo real, dejar comentarios y adjuntar archivos relacionados con las tareas.

Es ideal para equipos ágiles que necesitan organizar su trabajo, gestionar proyectos complejos y realizar un seguimiento detallado de incidencias y tareas.

7. Bixtrix 24

Bitrix24 es una plataforma de colaboración y gestión empresarial que combina herramientas para la comunicación, gestión de proyectos, CRM, y recursos humanos, todo en un solo lugar. Está diseñada para mejorar la productividad y la eficiencia de equipos de trabajo, tanto pequeños como grandes.

Sus principales características incluyen:

• Gestión de proyectos: Organiza tareas, asigna responsabilidades, y realiza un seguimiento del progreso con herramientas como Gantt, tableros Kanban y cronogramas.
• CRM: Gestiona la relación con los clientes, realiza seguimientos de ventas, automatiza marketing y centraliza la información de clientes en un solo sistema.
• Comunicación y colaboración: Ofrece chat en tiempo real, videollamadas, y un sistema de correos internos para mejorar la comunicación dentro del equipo.
• Gestión de documentos: Permite almacenar, compartir y colaborar en documentos en la nube de manera segura.
• Recursos humanos: Administra los horarios de trabajo, vacaciones, evaluaciones de desempeño y otros procesos relacionados con los empleados.
• Integraciones: Se integra con aplicaciones de terceros como Google Drive, Dropbox, y Zapier, facilitando la conexión con otras herramientas de trabajo.

Bitrix24 es una solución todo-en-uno ideal para empresas que buscan mejorar su comunicación, gestionar proyectos de manera efectiva y optimizar sus procesos empresariales.

8. Zendesk

Zendesk es una plataforma de soporte al cliente que ayuda a las empresas a gestionar y mejorar la atención al cliente mediante múltiples canales de comunicación.

Está diseñada para facilitar la interacción entre las empresas y sus clientes, proporcionando herramientas para resolver problemas de manera eficiente.

Las principales características de Zendesk incluyen:

• Soporte multicanal: Permite gestionar consultas de clientes a través de diversos canales como correo electrónico, chat en vivo, redes sociales, llamadas telefónicas y formularios web.
• Centro de ayuda y autoservicio: Ofrece un portal de autoservicio donde los clientes pueden acceder a artículos de soporte, tutoriales y preguntas frecuentes (FAQ) para resolver problemas por sí mismos.
• Gestión de tickets: Zendesk organiza las solicitudes de soporte en tickets, lo que permite hacer un seguimiento y resolución de cada caso de manera estructurada.
• Automatización y flujos de trabajo: Facilita la automatización de tareas repetitivas, como la asignación de tickets y las respuestas prediseñadas, lo que agiliza el proceso de atención.
• Informes y análisis: Proporciona herramientas de análisis para medir el rendimiento del equipo de soporte, identificar áreas de mejora y conocer la satisfacción del cliente.
• Integraciones: Se integra con diversas aplicaciones de terceros, como CRM, herramientas de marketing, y plataformas de comercio electrónico.

Zendesk es ideal para empresas que buscan ofrecer un excelente servicio al cliente, optimizar el proceso de atención y mejorar la satisfacción del cliente a través de una plataforma centralizada y fácil de usar.

9. Clockify

Clockify es una herramienta de seguimiento de tiempo que permite a empresas y profesionales medir y gestionar el tiempo que dedican a sus tareas y proyectos. Es ideal para equipos que necesitan hacer un seguimiento detallado del tiempo de trabajo, facturación por horas y análisis de productividad.

Sus principales características incluyen:

• Seguimiento de tiempo: Permite registrar el tiempo de trabajo de manera manual o mediante un temporizador, tanto a nivel de tareas individuales como de proyectos completos.
• Informes y análisis: Ofrece informes detallados sobre el tiempo invertido en proyectos, tareas o clientes, lo que ayuda a gestionar mejor los recursos y la productividad.
• Gestión de proyectos: Puedes crear proyectos, asignar tareas a miembros del equipo y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada una.
• Facturación: Genera reportes de tiempo que pueden utilizarse para la facturación a clientes, lo que facilita la creación de facturas basadas en el tiempo trabajado.
• Integraciones: Se integra con otras herramientas como Asana, Trello, y Google Calendar para una gestión más fluida de tareas y proyectos.
• Versión gratuita: Ofrece una versión gratuita con muchas funcionalidades, ideal para equipos pequeños o para quienes solo necesitan un seguimiento básico de tiempo.

Clockify es una opción ideal para freelancers, pequeñas empresas y equipos que buscan mejorar la gestión del tiempo, optimizar su productividad y hacer un seguimiento detallado de sus proyectos.