Como automatizar facturas: técnicas y herramientas

Hoy en día, gracias a la tecnología, tareas que podían llevarte horas se han automatizado hasta el punto que no tengas que invertir tiempo en ellas. 

La oportunidad de utilizar estas herramientas de automatización de facturas hace la vida de los empresarios y sus empleados cada vez más fácil, dándoles el tiempo que necesitan para centrarse en tareas más complejas.

La facturación es uno de los muchos procesos que han podido automatizarse, y queremos explicarte todo sobre cómo esto ha ocurrido.

Cómo se gestionaban las facturas antes de la tecnología

Gestionar una factura sin un proceso automatizado implica una serie de pasos manuales que tratan de asegurar que la factura sea procesada:

1. Recepción de la factura

Al recibir la factura, es importante registrarla en un libro de control de facturas o en una hoja de cálculo, anotando el número de factura, la fecha de recepción, el proveedor y el importe.

2. Verificación de la factura

Hay que comprobar que la factura incluya todos los datos necesarios, como el nombre, los datos fiscales del proveedor, la descripción de los bienes o servicios, las cantidades, el precio unitario o servicios.

Comparar la factura con el orden de compra y el albarán de entrega para asegurar que los bienes o servicios recibidos coincidan con los facturados.

Si corresponde, confirmar con el departamento relevante que los bienes o servicios fueron recibidos y están en condiciones adecuadas.

3. Aprobación de la factura

La factura debe ser revisada y aprobada por el responsable del presupuesto o el departamento correspondiente antes de proceder al pago.

Si el responsable firma o sella la factura para aprobarla, indica que está lista para ser procesada.

4. Registro contable

La factura aprobada se registra en el sistema contable de la empresa, asignando las cuentas correspondientes para gastos, impuestos etc.

Se archiva una copia de la factura junto con la documentación de respaldo (orden de compra, albaranes) para auditoría futura.

5. Preparación del pago 

Según las condiciones de pago acordadas con el proveedor, se programa la fecha de pago. Esto puede incluir pagos a través de cheque, transferencia bancaria, o efectivo.

En la fecha de vencimiento, se realiza el pago y se registra la transacción en el sistema contable.

6. Confirmación del pago 

Confirma que el pago se haya realizado correctamente y que haya sido recibido por el proveedor. 

Actualiza los registros contables para reflejar el estado del pago y cerrar la factura.

6 pasos para automatizar facturas en la actualidad

El proceso de la gestión de automatización de facturas puede mejorar significativamente la eficiencia, reducir errores y ahorrar tiempo:

1. Recepción de facturas

Configura una dirección de correo electrónico específica para recibir facturas. Las facturas se pueden recibir en formato electrónico (PDF, XML) y se envían directamente a un sistema de gestión de facturas.

Para las facturas que has recibido en papel, se utilizan escáneres junto con un OCR para convertir la información de la factura en datos digitales.

2. Automatización de la captura y verificación de datos

El OCR extrae automáticamente los datos relevantes de la factura, como el número de factura, fecha, proveedor, importe y descripciones de productos o servicios.

El sistema valida los datos extraídos comparándolos con la orden de compra y otros documentos relevantes, asegurando que la información coincida.

3. Aprobación electrónica de facturas

Las facturas se envían automáticamente a los responsables adecuados para su revisión y aprobación a través de un sistema de gestión de workflow. Los responsables pueden aprobar, rechazar o solicitar más información mediante una interfaz de usuario.

El sistema envía alertas y recordatorios automáticos para evitar retrasos en la aprobación.

4. Registro contable automatizado 

El software de gestión de facturas se integra con el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de la empresa para registrar automáticamente las facturas en las cuentas correspondientes.

El sistema puede asignar automáticamente códigos de cuentas contables basados en reglas predefinidas, categorizando los gastos adecuadamente.

5. Programación y ejecución de pagos 

Las facturas aprobadas se programan automáticamente para el pago según las condiciones acordadas con el proveedor.

El sistema puede ejecutar pagos automáticamente mediante transferencia bancaria, cheques electrónicos o plataformas de pago digital. Las confirmaciones de pago se registran automáticamente en el sistema.

6. Confirmación y conciliación de pagos

El sistema de automatización de facturas compara automáticamente los pagos realizados con los extractos bancarios para confirmar que todos los pagos se han realizado correctamente y resolver discrepancias.

Todos los registros se actualizan automáticamente incluyendo el estado de la factura y las entradas contables.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? 

La nueva ley de facturación electrónica en España, recalca aún más la idea de que las facturas en formato físico o por excel van siendo temas del pasado. 

Esta ley fue aprobada en 2022 y tendrán que empezar aquellos que facturen más de 8 millones de euros al año. Se prevé que esto sea necesario a finales de 2024 o inicios de 2025.

En un plazo de dos años el sector privado de España tendrá que hacer uso de la factura electrónica en las relaciones B2C. Esto no afectará aún a las relaciones con clientes finales (B2C). 

Tampoco será obligatorio cuando una de estas partes no tenga la sede de su actividad en España. 

De esta manera, se hace más tangible la  necesidad de automatizar todo el proceso de facturación.  

Concilia automáticamente tus facturas con Banktrack

Integración con sistemas financieros y bancarios

Conexión de cuentas bancarias y sistemas de contabilidad

• Integración directa: Banktrack se conecta directamente con las cuentas bancarias. Esto permite una sincronización continua de datos entre las facturas emitidas y los movimientos bancarios.
• Importación de datos: los datos de las facturas y las transacciones bancarias se importan automáticamente a la plataforma, eliminando la necesidad de entrada manual.

Importación y clasificación de datos

Recepción de facturas y movimientos bancarios

• Facturas electrónicas: se importan a la plataforma desde sistemas de facturación o correos electrónicos.
• Extractos bancarios: se importan en formatos estándar (como CSV o XML) desde las instituciones financieras.

Clasificación automática

• Segmentación: clasificamos y organizamos automáticamente las facturas y los movimientos bancarios en categorías relevantes, facilitando su conciliación.

Proceso de conciliación

Matching de facturas y transacciones

• Algoritmos de matching: Utilizamos algoritmos para hacer coincidir las facturas con los movimientos bancarios. Los criterios de conciliación incluyen montos, fechas y referencias.
• Conciliación exacta y parcial: puedes manejar conciliaciones exactas, donde todos los detalles coinciden, así como conciliaciones parciales, donde pueden haber discrepancias menores.

Detección de discrepancias:

• Alertas de inconsistencias: identificamos automáticamente discrepancias entre las facturas y las transacciones. Por ejemplo, si una factura no tiene un pago correspondiente o si hay un pago que no tiene una factura asociada.
• Gestión de excepciones: las discrepancias detectadas se presentan para revisión manual. Los usuarios pueden corregir errores, ajustar registros o agregar información adicional según sea necesario.

4. Generación de informes y auditoría

Informes detallados:

• Estado de la conciliación: generamos informes detallados sobre el estado de la conciliación, incluyendo transacciones reconciliadas y discrepancias encontradas.
• Informes de auditoría: se pueden generar informes de auditoría que muestran un registro claro de todas las actividades de conciliación, lo que facilita la revisión y la verificación.

Visualización y análisis:

• Informes visuales: la plataforma puede ofrecer paneles de control visuales que muestran métricas clave y el estado general de la conciliación.
• Análisis de tendencias: puedes analizar tendencias en discrepancias y otros problemas recurrentes para mejorar los procesos financieros.

5. Automatización y optimización continua

Automatización de tareas repetitivas:

• Actualización continua: la conciliación se realiza automáticamente en intervalos regulares, como diario o semanalmente, según las configuraciones de la empresa.
• Ajustes basados en datos: la plataforma puede ajustarse y optimizarse basándose en datos históricos y patrones de conciliación.

Dos formas de automatizar facturas

1. Automatizar facturas antes del pago

Una factura proforma se emite antes de que se reciba el pago. No tiene valor legal como factura oficial, pero puede servir como un resumen detallado de lo que se va a pagar.

¿Como automatizar la factura proforma?

Una factura proforma se emite antes de que se reciba el pago. No tiene valor legal como factura oficial, pero puede servir como un resumen detallado de lo que se va a pagar.

¿Cómo automatizar la factura proforma?

Configuración del sistema de ventas:

En tu sistema de gestión (ERP, plataforma de ecommerce, o CRM), asegúrate de tener una opción para generar facturas proforma.

La factura debe incluir todos los detalles del producto o servicio, como cantidades, precios y posibles descuentos, pero sin indicar que el pago ha sido recibido.

Automatización basada en eventos:

Si tienes una tienda en línea, por ejemplo, podrías configurar que la factura proforma se emita automáticamente cuando un cliente haga un pedido, pero antes de que se complete el pago.

Si usas una plataforma como Shopify, WooCommerce o PrestaShop, puedes usar plugins que generen la factura de manera automática cuando el cliente realice la compra, pero sin marcar el pago como "completado" aún.

Opciones de pago anticipado:

Si se ofrece un pago anticipado (por ejemplo, un depósito), podrías generar la factura proforma justo después de que se genere el pedido, pero con un estado de "pendiente de pago".

Ejemplo de flujo:

1. El cliente selecciona productos en tu tienda online.
2. El sistema genera automáticamente una factura proforma.
3. El cliente paga un anticipo o el total a través del método de pago elegido. Después de recibir el pago, el sistema puede generar la factura definitiva.

2. Automatizar facturas después del pago

Supongamos que recibes facturas en papel de tus proveedores por productos o servicios que adquiriste, y luego las pagas.

El OCR puede ayudarte a digitalizar esas facturas físicas para que puedan ser registradas automáticamente en tu sistema de contabilidad o de facturación.

Flujo de trabajo:

• Escaneo de factura: recibes una factura en papel de un proveedor, la escaneas o tomas una foto.
• OCR: el software de OCR extrae los detalles clave de la factura (número de factura, monto total, fecha de emisión, fecha de vencimiento, nombre del proveedor, etc.).
• Integración con ERP o sistema de facturación: la información extraída se importa automáticamente a tu sistema de contabilidad o ERP. El sistema puede asociar el pago de esa factura con el registro en el sistema y marcar la factura como pagada.
• Generación automática de factura electrónica: si el proveedor emite una factura física y luego necesitas crear una factura para tu cliente, el OCR podría extraer la información de la factura original y ayudarte a emitir una factura electrónica.

2. Extracción de información de facturas electrónicas recibidas (PDFs o imágenes)

Muchas veces, los proveedores envían facturas en formato PDF o como imágenes adjuntas en correos electrónicos.

Utilizando OCR, puedes extraer los datos de estas facturas para registrarlas en tu sistema de manera automática.

Flujo de trabajo:

• Recibimiento de la factura digital: la factura llega en formato PDF o imagen adjunta a un correo.
• OCR: el software de OCR procesa el archivo y extrae la información relevante, como el número de factura, el monto, la fecha de emisión, etc.
• Integración con tu sistema contable: los datos extraídos se ingresan automáticamente en tu sistema de facturación o ERP, asociándolos con el pago correspondiente.
• Generación de registros: el sistema puede generar registros de pago o generar informes que indiquen que la factura ha sido pagada y está cerrada.

3. Validación de Pagos con OCR para Facturas en Papel o Recibos

Si, por ejemplo, un cliente te envía un recibo de pago en papel o un cheque, puedes usar OCR para extraer los detalles del pago (número de cheque, monto, fecha, etc.) y luego asociarlo con una factura previamente emitida en tu sistema.

Flujo de trabajo:

• Recibo de pago o cheque en papel: el cliente te envía el pago por correo o en persona.
• Escaneo de recibo/cheque: escaneas el recibo o cheque.
• OCR: el software extrae los datos del recibo (nombre del cliente, monto pagado, fecha, número de transacción, etc.).
• Asociación con la factura: el sistema de facturación busca la factura correspondiente en tu sistema (por número de factura, cliente, etc.) y marca el pago como completado.
• Generación de confirmación de pago: el sistema puede generar automáticamente una factura o recibo digital que se le envíe al cliente como confirmación.

4. Automatización de facturación de pagos parciales con OCR

Si un cliente realiza pagos parciales, puedes usar OCR para reconocer los pagos de facturas previas y, a medida que se realiza cada pago, actualizar la factura correspondiente y emitir una nueva factura con el saldo pendiente.

Flujo de trabajo:

• Factura emitida previamente (con saldo pendiente).
• Recibo de pago parcial (en papel o digital).
• Escaneo del recibo de pago: el cliente te envía el pago parcial.
• OCR: el sistema de OCR extrae la cantidad pagada, y se verifica con la factura original.
• Actualización automática de la factura pendiente: el sistema descuenta el pago realizado y genera una nueva versión de la factura con el saldo pendiente.

Preguntas y respuestas sobre automatizar facturas

1. ¿Qué rol juegan las técnicas de OCR en la automatización de facturas y cómo se puede mejorar su precisión?

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae texto de documentos escaneados.

La precisión mejora usando modelos de ML entrenados con un conjunto amplio de datos y ajustando configuraciones de preprocesamiento.

La post-corrección manual o automatizada también ayuda a minimizar errores.

2. ¿Cómo se gestionan las facturas recurrentes y variables en un sistema automatizado?

Las facturas recurrentes se programan con plantillas predefinidas, simplificando la generación automática.

Para facturas variables, los sistemas ajustan datos específicos como cantidades o precios, basándose en parámetros de negocio.

Los algoritmos pueden predecir cambios y ajustar automáticamente las configuraciones.

3. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementan para proteger los datos sensibles en la automatización de facturas?

Se utiliza cifrado de extremo a extremo para proteger los datos en tránsito y en reposo. Los controles de acceso basados en roles limitan quién puede ver o editar información.

Además, se aplican auditorías regulares y monitoreo para detectar y prevenir accesos no autorizados.

4. ¿Cómo se puede integrar la automatización de facturas con blockchain para mejorar la transparencia y la seguridad?

La integración con blockchain permite registrar transacciones de manera inmutable y transparente.

Esto asegura la autenticidad de las facturas y facilita auditorías, reduciendo el riesgo de fraude. Los contratos inteligentes pueden automatizar pagos y cumplimiento de términos contractuales.