Mejores software de gestión para pymes

¿Sientes que tu vida pasa mientras gestionas tus facturas? ¿Te resulta difícil ordenar los números y, a pesar de tus esfuerzos, no logras tener una visión clara? ¿Te encuentras con errores recurrentes, ya sea tuyos o de tu equipo, sin saber cómo se han producido? ¿Te gustaría enfocarte en otras áreas de tu negocio, pero la tarea de cuadrar números te lo impide? 

¿Sabías que puedes terminar con todo esto automatizando sus procesos? 

Es difícil a día de hoy concebir un negocio sin tareas automatizadas, todos los sectores han vivido una transformación digital que les ha permitido transformar su negocio, ahorrar costes y vivir en paz. 

En este artículo te vamos a hablar de lo 7 mejores software de gestión para pymes:

1. Banktrack 
2. Flowdia
3. Gestpymes 
4. Odoo 
5. Anfix
6. Billin
7. Holded

¿Que es un software de gestión para pymes y en que puede ayudarte?

Un software de gestión para pymes es básicamente la herramienta tecnológica que te ayuda a gestionar procesos en tu empresa. 

Estas herramientas te ayudan en procesos como tesorería, contabilidad, facturación, relación con cliente y proveedores, gestión de recursos humanos.

El propósito es ahorrar tiempo en operaciones y reducir la carga de trabajo manual. 

Un software de gestión para PYMEs suele incluir una amplia gama de funcionalidades para cubrir diversas necesidades dentro de una empresa.

• Gestión de tesorería: permite controlar el flujo de caja, gestionar pagos y cobros, y realizar un seguimiento de la liquidez de la empresa. También facilita la conciliación bancaria y la planificación financiera.
• Contabilidad y gestión de impuestos: permite gestionar la facturación, realizar el cálculo de impuestos y generar informes financieros como balances y estados de resultados.
• Gestión de inventarios: permite llevar un control detallado de los productos disponibles, hacer seguimientos de las órdenes de compra y gestionar los niveles de stock.
• Gestión de clientes (CRM): almacena la información de los clientes y realiza un seguimiento de las interacciones comerciales, lo que facilita la gestión de las relaciones con los mismos.
• Gestión de recursos humanos: incluye herramientas para el cálculo de nóminas, el control de horas trabajadas, y la gestión de ausencias y vacaciones.
• Automatización de procesos repetitivos: permite la automatización de tareas y la generación de informes detallados y personalizables, lo que simplifica la toma de decisiones dentro de la empresa.

¿Qué funciones tiene que cumplir un buen programa de gestión para pymes?

Un buen programa de gestión para pymes debe cumplir con las siguientes funciones clave:

1. Simplicidad de uso: interfaz intuitiva y fácil de aprender, sin necesidad de una capacitación extensa.
2. Atención al cliente: soporte eficiente, disponible en múltiples canales y con tiempos de respuesta rápidos.
3. Solución efectiva de problemas: herramientas adaptadas a las verdaderas necesidades específicas de la pyme.
4. Integración: capacidad para conectarse con otras herramientas y sistemas que ya usa la empresa, como contabilidad, inventarios o CRM.
5. Escalabilidad: que se pueda adaptar a medida que el negocio crece, con opciones para añadir más funciones o usuarios.
6. Seguridad: protección de datos sensibles, cumplimiento con normativas y protocolos de seguridad actualizados.

Elige el mejor software de gestión para tu pymes con esta comparativa

1. Banktrack

La función principal de Banktrack es la gestión bancaria y conciliación financiera. Ideal si tienes una Pyme que necesita controlar de forma precisa el flujo de caja.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Banktrack?

Conexión con tus bancos

Banktrack se conecta con tus bancos y permite importar automáticamente los movimientos de todas tus cuentas bancarias.

La sincronización periódica asegura que siempre tengas los datos más actualizados y puedas hacer un seguimiento al detalle de tus operaciones financieras. 

Informes financieros claros

Genera informes ultra-personalizables  del estado de cuentas, balances y flujo de caja para mantener una visión clara y actualizada del estado de tu empresa.

Estos informes son fácilmente exportables en Excel o PDF.

Control de tesorería

Mantén un panorama de tus finanzas controlando fácilmente los pagos que debes hacer y los cobros pendientes, para saber en todo momento cuánto dinero tienes disponible.

Con las previsiones de tesorería puedes anticipar tus ingresos y gastos y planificar tus necesidades de efectivo para evitar sorpresas.

Conciliación bancaria automática 

Conecta tus cuentas bancarias e importa los movimientos automáticamente, Banktrack compara las transacciones bancarias con tus registros internos, ayudándote a detectar y corregir discrepancias rápidamente, manteniendo tus cuentas siempre al día.

2. Flowdia

Flowdia es una herramienta para pymes que tienen equipos de trabajo involucrados en múltiples proyectos y tareas al mismo tiempo, y necesitan mantener todo organizado, optimizado y bien coordinado.

Gestión de proyectos y tareas

Organiza todos los proyectos y tareas en un solo lugar, asignando fechas de entrega, prioridades y responsables. 

Puedes dividir los proyectos en tareas más pequeñas y fácilmente gestionables, lo que facilita el seguimiento y cumplimiento de los plazos.

Colaboración en equipo con un tablero visual

Usa tableros visuales (tipo Kanban o Gantt) para tener una vista clara del estado de todos los proyectos y tareas. 

Este tipo de vista facilita la asignación de tareas, la supervisión del progreso y la detección de posibles retrasos o cuellos de botella en el flujo de trabajo.

Automatización de tareas repetitivas

Automatiza tareas repetitivas como la asignación de tareas, recordatorios y actualizaciones de estado. 

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores y mejora la eficiencia en la ejecución de los proyectos.

Reportes sobre el progreso y rendimiento del equipo

Genera informes detallados sobre el progreso de cada proyecto y tarea, destacando lo que está hecho, lo que está en curso y lo que falta. 

Esto también incluye el rendimiento individual de los miembros del equipo, lo que facilita la toma de decisiones sobre la asignación de recursos y mejora la planificación futura.

Prioridad y gestión de plazos

Define la prioridad de cada tarea y proyecto, y establece fechas de vencimiento claras. Esto te ayuda a asegurar que los proyectos más importantes se gestionen de manera urgente y que se cumplan los plazos acordados.

3. Gestpymes

Gestpymes es ideal para negocios que necesitan una solución todo-en-uno para gestionar de manera sencilla todos los aspectos críticos de su negocio, desde la contabilidad hasta el inventario y las relaciones con clientes y proveedores.

Control total sobre la contabilidad y facturación

Gestiona de manera eficiente todos los aspectos contables de tu empresa, desde la facturación hasta el cálculo de impuestos.

Mantén todo al día sin complicaciones, garantizando que tu pyme cumpla con las normativas fiscales y puedas gestionar tus finanzas con precisión.

Gestión de inventarios y proveedores

Lleva un control exhaustivo de tu inventario, con seguimiento en tiempo real de las existencias, alertas de stock bajo y registros de compras. 

Gestiona las relaciones con proveedores de forma eficiente, optimizando tus compras y evitando quiebres de stock.

Informes financieros y operativos detallados

Accede a informes detallados sobre la situación financiera de tu pyme, con reportes sobre ingresos, egresos, balance de cuentas y flujo de caja. 

Además, tendrás una visión clara de los resultados operativos para tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos.

Centralización de la información

Todo lo que necesitas para gestionar tu pyme está en un solo lugar: desde la facturación y la gestión de inventarios hasta la relación con clientes y proveedores. 

Evita la confusión de usar múltiples herramientas y disfruta de un sistema unificado que facilita la administración diaria de tu negocio.

Automatización de tareas administrativas

Automatiza tareas administrativas como el envío de facturas, la actualización de inventarios y el cálculo de impuestos. 

Esto te permite reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas y minimizar errores humanos, enfocándose en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

4. Odoo

Este ERP está diseñado principalmente para pymes en crecimiento que buscan una solución flexible, eficiente y adaptable para gestionar las distintas áreas operativas de su empresa, como ventas, finanzas, inventarios, recursos humanos, compras, y más. 

Es ideal para empresas que no requieren una solución rígida, sino una herramienta que se ajuste a sus necesidades cambiantes a medida que evolucionan y se expanden.

Sistema modular

El ERP es altamente modular, lo que significa que puedes seleccionar e implementar solo los módulos que realmente necesitas en un momento dado. 

Esto permite que la implementación sea más sencilla, sin sobrecargar el sistema con funcionalidades innecesarias. 

Por ejemplo, puedes empezar con un módulo de gestión de inventarios y luego añadir módulos de contabilidad o gestión de recursos humanos a medida que tu empresa crece o cambia.

Integración entre módulos

Todos los módulos están diseñados para trabajar juntos de manera fluida, lo que significa que las diferentes áreas de tu negocio (ventas, compras, inventarios, contabilidad) se conectan automáticamente. 

Esto reduce el riesgo de errores por falta de comunicación entre departamentos y asegura que todos los procesos sean más eficientes.

Personalización

Aunque es un sistema modular, también permite personalizar cada módulo según las especificidades de tu negocio. 

Esto significa que puedes configurar el ERP para que se ajuste a los procesos únicos de tu empresa, maximizando su efectividad.

5. Anfix

Anfix está diseñado para Pymes que buscan simplificar la facturación, optimizar la contabilidad y garantizar el cumplimiento fiscal sin complicaciones ni procesos manuales. 

Es ideal para pequeñas y medianas empresas que necesitan una solución ágil, eficaz y conforme a la normativa vigente para gestionar sus aspectos fiscales y contables de manera sencilla y sin errores.

Facturación electrónica fácil y automatizada

Con Anfix, puedes generar facturas electrónicas en cuestión de minutos y enviarlas directamente a tus clientes.

La plataforma se encarga de la automatización de los procesos de facturación, lo que permite generar y enviar facturas de manera eficiente sin necesidad de realizar cálculos manuales ni preocuparte por errores en los datos. 

Además, la plataforma se integra con los sistemas de Hacienda, lo que te ahorra tiempo y reduce el riesgo de posibles errores.

Cumplimiento con la normativa fiscal

Anfix garantiza que todas tus facturas y operaciones se ajusten a la normativa fiscal española, permitiéndote generar de forma automática los modelos fiscales (como el modelo 303 de IVA, modelo 111 de retenciones, entre otros) y los reportes fiscales requeridos para tu actividad. 

Esto te asegura que estás al día con tus obligaciones tributarias y reduces el riesgo de sanciones o problemas con la Agencia Tributaria.

Control de tesorería y seguimiento de cobros/pagos

Anfix te permite tener un control total sobre el flujo de efectivo de tu empresa.

La plataforma facilita el seguimiento de cobros y pagos, lo que te permite saber en todo momento el estado de tus facturas pendientes, los pagos realizados y las posibles incidencias. 

Con esta funcionalidad, puedes optimizar la gestión de tu tesorería, evitando olvidos o confusión en los pagos a proveedores o en los cobros de clientes.

Reportes contables automáticos

Anfix genera reportes contables automáticos que permiten hacer un seguimiento detallado de la contabilidad de tu empresa. 

Desde el balance de situación, hasta la cuenta de pérdidas y ganancias, pasando por informes de liquidación de impuestos. 

Estos reportes se actualizan en tiempo real, lo que te permite tener una visión clara de la situación financiera de tu negocio sin necesidad de generar reportes manualmente o esperar largos procesos contables.

6. Billin

Esta herramienta está diseñada especialmente para Pymes que buscan optimizar la gestión de sus facturas, cobros y pagos.

Creación de facturas, presupuestos y albaranes

La herramienta permite crear facturas de manera rápida y sencilla, con opciones para personalizar el formato, incluir el logotipo de la empresa, y aplicar diferentes tipos de impuestos.

Además, puedes generar presupuestos detallados y convertirlos fácilmente en facturas cuando el cliente aprueba el servicio o producto. 

También puedes gestionar albaranes, un documento esencial para el control de entregas y ventas, lo que facilita el seguimiento de los productos o servicios enviados antes de que se realice la facturación.

Seguimiento de cobros y pagos pendientes

El sistema incluye una funcionalidad avanzada para el seguimiento de cobros y pagos.

Esto te permite ver en tiempo real cuáles son las facturas pendientes de pago, hacer un seguimiento detallado de los plazos de vencimiento y enviarte recordatorios automáticos para que no olvides realizar ningún cobro. 

También puedes ver el historial de pagos realizados, lo que te ayuda a tener una visión clara del estado de tus finanzas sin necesidad de buscar entre documentos o hacer cálculos manuales.

Integración con plataformas de pago como PayPal y Stripe

La herramienta se integra perfectamente con plataformas de pago populares como PayPal y Stripe, lo que facilita que tus clientes paguen sus facturas de manera rápida y segura. 

Puedes incluir botones de pago en las facturas, lo que permite que los clientes paguen online con un solo clic, mejorando la experiencia de usuario y acelerando el proceso de cobro. 

Además, las transacciones realizadas se registran automáticamente en tu sistema, lo que reduce la carga administrativa y asegura que tus registros financieros estén siempre actualizados.

Organización y gestión eficiente

La plataforma permite tener todas tus facturas, pagos, y cobros organizados en un solo lugar. 

Puedes clasificar las facturas por estado (pendiente, pagada, vencida), por cliente, por fecha de emisión o vencimiento, lo que facilita la búsqueda y el control. 

Además, con la función de exportación de datos puedes generar informes detallados de todas las transacciones, lo que facilita la toma de decisiones y el análisis de la salud financiera de tu empresa.

7. Holded

Holded está diseñado para Pymes que buscan un ERP completo y centralizado para gestionar diversas áreas de su negocio, como ventas, contabilidad, proyectos, inventarios y mucho más, todo desde una única plataforma.

Es ideal para empresas en crecimiento que necesitan un sistema flexible, escalable y sencillo de usar, que les permita tener un control total sobre las operaciones sin necesidad de integrar múltiples herramientas dispersas.

Gestión de inventarios y control de stock

Una de las funcionalidades clave de Holded es su capacidad para gestionar inventarios y llevar un control exhaustivo del stock. 

Puedes registrar productos, establecer niveles mínimos de inventario, y recibir alertas automáticas cuando los niveles de stock estén bajos. 

Además, permite realizar un seguimiento en tiempo real de las entradas y salidas de inventario, lo que optimiza la gestión de la cadena de suministro y ayuda a prevenir faltantes o excesos de stock.

Herramientas CRM integradas para gestionar relaciones con clientes

Holded incorpora herramientas de CRM (Customer Relationship Management) integradas en el sistema, lo que facilita la gestión de relaciones con los clientes. 

Puedes registrar toda la información relevante de tus clientes, como historial de compras, interacciones previas, preferencias y oportunidades de ventas, todo desde un solo lugar. 

Además, permite crear campañas de marketing, automatizar procesos de seguimiento y mejorar la comunicación con tus clientes, lo que optimiza las oportunidades de ventas y aumenta la fidelización.

Reportes financieros y de rendimiento de negocio

Holded ofrece una amplia gama de reportes financieros y de rendimiento que te permiten evaluar la situación de tu negocio en tiempo real.

Los informes incluyen análisis detallados de ventas, gastos, beneficios, balances contables, flujo de caja, entre otros. 

Estos reportes son personalizables y fáciles de interpretar, lo que te ayuda a tomar decisiones informadas y estratégicas basadas en datos actualizados.

Interfaz intuitiva y accesible

A pesar de ser un ERP completo, Holded cuenta con una interfaz amigable y fácil de usar que no requiere una larga curva de aprendizaje.

Esto facilita su implementación en empresas de cualquier tamaño, ya que no necesitas ser un experto en tecnología para utilizar el sistema de manera efectiva. 

Su diseño visual y la navegación simplificada permiten que los usuarios se adapten rápidamente y comiencen a gestionar su negocio de manera eficiente.