Cuenta de explotación: qué es y cómo hacerla

La cuenta de explotación es uno de los documentos financieros más importantes para cualquier empresa. 

Permite entender si un negocio está generando beneficios reales con su actividad diaria o si, por el contrario, sus gastos de operación están consumiendo los ingresos. Es una herramienta clave para evaluar la salud económica de un proyecto, tomar decisiones y anticiparse a problemas de rentabilidad.

A continuación te explicamos qué es, para qué sirve, cómo se estructura, cómo calcularla correctamente y cómo interpretarla. También veremos por qué herramientas como Banktrack facilitan enormemente este proceso.

¿Qué es la cuenta de explotación?

La cuenta de explotación es un informe financiero que muestra los ingresos y gastos derivados exclusivamente de la actividad principal de un negocio durante un periodo determinado. 

Su objetivo es revelar el resultado de explotación, es decir, el beneficio o pérdida generada únicamente por la actividad ordinaria de la empresa.

En otras palabras, responde a una pregunta fundamental: “¿Gana dinero mi negocio en su actividad diaria?”

No incluye elementos financieros como intereses, inversiones o resultados extraordinarios. Solo analiza lo que el negocio hace cada día para generar ingresos.

¿Para qué sirve la cuenta de explotación?

La cuenta de explotación tiene múltiples usos clave:

• Medir la rentabilidad real del negocio: Permite identificar si la actividad principal es rentable por sí misma, sin influencias externas.
• Tomar decisiones estratégicas: Sirve para saber qué líneas de negocio funcionan, cuáles consumen recursos y qué áreas deben ajustarse.
• Detectar desviaciones y sobrecostes: Comparar la cuenta de explotación con periodos anteriores ayuda a detectar gastos que han crecido demasiado o ventas que han caído.
• Planificación y control presupuestario: Es esencial para elaborar previsiones, marcar objetivos y controlar el cumplimiento del presupuesto.
• Relacionarse con bancos e inversores: Entidades externas suelen exigirla para evaluar la solvencia operativa de la empresa.
• Prevención de problemas de liquidez: Una cuenta de explotación débil suele anticipar problemas de tesorería a corto y medio plazo.

Diferencia entre la cuenta de explotación y el PyG

Aunque a menudo se confunden, la cuenta de explotación y la cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG) no son exactamente lo mismo.

Cuenta de explotación

• Se centra solo en la actividad principal del negocio.
• Analiza ingresos y gastos operativos.
• Calcula el resultado de explotación.

Cuenta de PyG

• Incluye ingresos y gastos operativos, financieros y extraordinarios.
• Es más amplia y completa.
• Calcula el resultado final después de impuestos.

La cuenta de explotación es, por tanto, un subconjunto especializado dentro del PyG.

Estructura de la cuenta de explotación

Una cuenta de explotación bien elaborada se divide principalmente en dos grandes bloques: ingresos y gastos de explotación. A continuación se detallan sus componentes.

Ingresos de explotación

Son los ingresos generados por la actividad principal del negocio. Dependiendo del tipo de empresa, pueden incluir:

• ventas de productos
• prestación de servicios
• ingresos por proyectos
• cuotas recurrentes
• comisiones
• tarifas profesionales
• ingresos por contratos o mantenimientos

Es fundamental registrar únicamente los ingresos derivados del funcionamiento principal del negocio, no ingresos financieros o extraordinarios.

Gastos de explotación

Son todos los gastos necesarios para que el negocio pueda operar, como:

• compras de materia prima o mercancía
• gastos de personal (sueldos y seguridad social)
• alquileres y suministros
• herramientas, software y maquinaria
• gastos de marketing y publicidad
• servicios profesionales externos
• logística y transporte
• amortizaciones operativas
• seguros
• mantenimiento y reparaciones

Cuando se restan los gastos de explotación a los ingresos de explotación, se obtiene el resultado de explotación.

¿Cómo calcular la cuenta de explotación de un negocio?

Calcular una cuenta de explotación no es complejo, pero requiere orden y exactitud en los datos. Los pasos son los siguientes:

1. Identificar todos los ingresos operativos del periodo: Sumar todas las ventas, servicios, proyectos, cuotas o ingresos derivados de la actividad principal del negocio.
2. Identificar todos los gastos de explotación: Incluye compras, personal, alquileres, suministros, herramientas, marketing, servicios externos, etc.
3. Clasificar cada gasto por categoría: Esto permite detectar desviaciones y analizar la estructura del coste.
4. Calcular el margen bruto: Ingresos de explotación – Coste directo de ventas.
5. Restar los gastos operativos: Gastos generales, sueldos, marketing, suministros, alquileres, etc.
6. Obtener el resultado de explotación (EBIT operativo): Si es positivo, la actividad es rentable. Si es negativo, el negocio está perdiendo dinero en su actividad diaria.

Interpretación de la cuenta de explotación

Una cuenta de explotación no solo debe calcularse, debe interpretarse para tomar decisiones. Algunos puntos clave son:

Ingresos crecientes vs gastos crecientes: Si ambos crecen al mismo ritmo, puede ser normal. Si los gastos crecen más que los ingresos, hay un problema de eficiencia.

Margen bruto insuficiente: Si la empresa vende mucho pero gana poco, puede haber:

• exceso de descuentos
• precios mal calculados
• costes directos demasiado altos

Gastos de personal desproporcionados: Indica baja productividad o una estructura sobredimensionada.

Rentabilidad por línea de negocio: La cuenta de explotación permite ver qué servicios aportan margen y cuáles destruyen valor.

Variaciones por temporada o ciclos: Comparar con meses anteriores ayuda a identificar estacionalidad.

Necesidad de ajustes operativos: Si el resultado de explotación es negativo, puede ser necesario:

• renegociar proveedores
• revisar precios
• automatizar procesos
• reducir costes no esenciales

¿Cómo ayuda Banktrack a elaborar y analizar la cuenta de explotación?

Banktrack es un software de tesorería especialmente útil para elaborar y controlar la cuenta de explotación porque:

Clasifica automáticamente ingresos y gastos: Sin esfuerzo manual, todo queda ordenado por categorías.

Unifica todas las cuentas bancarias y movimientos del negocio: Permite ver el impacto real de cada ingreso y gasto en la explotación.

Crea paneles de rentabilidad por categorías: Se puede visualizar fácilmente:

• margen operativo
• gastos por áreas
• evolución de ingresos
• desviaciones mensuales

Ayuda a detectar sobrecostes: Las alertas automáticas muestran cuando un gasto aumenta más de lo debido.

Facilita previsiones de tesorería basadas en la explotación: Un resultado de explotación débil suele anticipar problemas de liquidez. Banktrack permite preverlo con antelación.

Permite exportar informes claros y actualizados: Perfectos para reuniones internas, bancos, asesorías o inversores.

5 Errores comunes al elaborar la cuenta de explotación

Muchos negocios cometen fallos que distorsionan su resultado de explotación. Estos son los más habituales:

1. Incluir gastos o ingresos que no pertenecen a la actividad principal: Por ejemplo, sumar intereses bancarios o ingresos extraordinarios puede falsear el análisis.
2. No imputar correctamente los costes directos: En empresas de servicios, a menudo el coste directo de un proyecto se mezcla con gastos generales, dificultando calcular el margen real.
3. No separar meses con estacionalidad: Un mes con poca actividad no implica baja rentabilidad: puede formar parte del ciclo natural del negocio.
4. Agrupar gastos demasiado: Categorías mal diseñadas impiden ver dónde se fuga el dinero.
5. No actualizar los datos periódicamente: La cuenta de explotación debe revisarse, como mínimo, cada mes.

Cómo mejorar la cuenta de explotación de un negocio

Una cuenta de explotación sólida permite entender mejor dónde se gana dinero y dónde se pierde. Estos son los principales puntos de mejora:

• Aumentar el margen bruto: Esto puede lograrse revisando precios, reduciendo descuentos o controlando mejor los costes directos.
• Optimizar costes fijos: El alquiler, el personal, el software y los servicios externos suelen ser focos de gasto que deben revisarse periódicamente.
• Automatizar procesos administrativos: Reducir tareas manuales disminuye errores y libera tiempo para tareas productivas.
• Revisar la rentabilidad por cliente o proyecto: En algunas empresas, el 20 por ciento de los clientes genera el 80 por ciento de los beneficios.
• Controlar picos de gasto: Identificar meses con gastos inusuales permite prever tensiones de tesorería.

¿Qué empresas deben elaborar una cuenta de explotación?

La cuenta de explotación es útil para cualquier tipo de empresa, pero resulta especialmente importante en:

• negocios con márgenes ajustados
• empresas de servicios
• agencias
• clínicas y despachos
• comercios y pymes
• startups que buscan inversión
• empresas con alta rotación de gastos
• negocios con personal numeroso

Incluso autónomos y pequeños negocios deberían usarla para anticipar problemas financieros y mejorar la toma de decisiones.

Conclusión

La cuenta de explotación es una herramienta esencial para entender la rentabilidad real de un negocio. No solo permite analizar ingresos y gastos, sino detectar ineficiencias, optimizar márgenes y anticipar problemas de liquidez. Elaborarla correctamente garantiza un control financiero sólido y una toma de decisiones mucho más precisa.

Herramientas como Banktrack facilitan este proceso al automatizar el análisis financiero, clasificar ingresos y gastos, conciliar cuentas y generar previsiones fiables. Tener visión en tiempo real de la explotación permite dirigir el negocio con datos, no con intuición.