Qué son y para qué sirven los estados financieros de una empresa

Puede que tu empresa facture, gaste, pague impuestos, genere beneficios… pero si no entiendes tus estados financieros, estás navegando sin brújula. 

Son la base de cualquier decisión inteligente: desde pedir financiación hasta saber si realmente estás ganando dinero o solo sobreviviendo.

En este post te explico qué son, qué información contienen, para qué sirven y cómo interpretarlos de forma práctica, sin tecnicismos ni fórmulas complejas. Porque entender tus números no es opcional: es clave.

¿Qué son los estados financieros?

Los estados financieros son informes contables que resumen la situación económica y financiera de tu empresa durante un período determinado. Son como una radiografía de tu negocio. 

Muestran qué tienes, qué debes, qué ingresas, qué gastas… y si todo eso tiene sentido o no.

Los cuatro principales son:

1. Balance de situación
2. Cuenta de pérdidas y ganancias (PyG)
3. Estado de flujos de efectivo
4. Estado de cambios en el patrimonio neto (menos habitual en pymes)

Cada uno te da una pieza distinta del puzzle. Veámoslos uno a uno.

1. Balance de situación

Es una foto fija del estado financiero de tu empresa en un momento concreto (normalmente, a final de mes, trimestre o año).

Se divide en tres bloques:

• Activos: lo que tienes (dinero en cuenta, maquinaria, facturas por cobrar, inventario…)
• Pasivos: lo que debes (deudas, préstamos, facturas pendientes de pagar…)
• Patrimonio neto: lo que es realmente tuyo (aportaciones + beneficios acumulados)

Fórmula clave:
Activo = Pasivo + Patrimonio neto

Un balance saludable es aquel donde tus activos superan claramente tus deudas. Si no es así, cuidado.

2. Cuenta de pérdidas y ganancias (PyG)

También conocida como cuenta de resultados, muestra la actividad económica de tu empresa durante un periodo (por ejemplo, de enero a diciembre).

Se organiza así:

• Ingresos de explotación (ventas, servicios)
• Costes de explotación (materia prima, salarios, alquiler, luz…)
• Resultado de explotación (ingresos - costes)
• Otros ingresos y gastos (intereses, impuestos…)
• Resultado neto (el beneficio o pérdida final)

Esta cuenta responde a la gran pregunta: ¿cuánto dinero has ganado (o perdido)?

3. Estado de flujos de efectivo

Aunque tengas beneficios contables, podrías estar en problemas si no tienes liquidez. Este estado muestra cómo entra y sale el dinero de tu empresa, dividido en tres áreas:

• Flujos operativos: cobros de clientes, pagos a proveedores, nóminas
• Flujos de inversión: compra o venta de maquinaria, inmuebles, etc.
• Flujos de financiación: préstamos recibidos o devueltos, aportaciones de socios

Es clave para entender por qué puedes tener caja negativa a pesar de estar “ganando” dinero.

4. Estado de cambios en el patrimonio neto

Menos utilizado en pequeñas empresas, muestra cómo han variado tus fondos propios: capital aportado, reservas, resultados del ejercicio, etc.

Es útil si tienes socios, inversores o cambios estructurales en la empresa.

¿Para qué sirven los estados financieros?

• Saber si estás ganando o perdiendo dinero
• Evaluar tu liquidez y solvencia
• Pedir financiación con datos sólidos
• Negociar con proveedores o socios desde una posición informada
• Detectar errores contables o desviaciones presupuestarias
• Preparar declaraciones fiscales con base real

Sin estados financieros, todo lo demás es intuición.

Cómo analizarlos sin ser contable

Si no eres experto, puedes usar estos indicadores básicos para empezar:

• Liquidez = Activo corriente / Pasivo corriente
• Rentabilidad = Beneficio neto / Ingresos
• Endeudamiento = Pasivo total / Patrimonio neto
• Flujo de caja libre = Cobros – Pagos operativos – Inversiones

Usa Banktrack para presentar los estados financieros de una empresa

Y si no quieres complicarte, hay softwares de gestión de gastos como Banktrack que te muestran esta información ya interpretada: gráficos de ingresos y gastos, previsiones automáticas, conciliación bancaria y más, todo en tiempo real.

En el ámbito sanitario, un software de historias clínicas cumple una función similar: centraliza la información clave para tomar decisiones rápidas y precisas.

Sincronización bancaria con +120 entidades

Banktrack permite conectar tus cuentas bancarias (tradicionales o neobancos) mediante Open Banking PSD2 o acceso directo, sin necesidad de compartir contraseñas. La sincronización es automática, y los movimientos se actualizan a diario.

Además, el acceso es solo de lectura. Banktrack no puede realizar operaciones bancarias, lo que refuerza la seguridad. Y todos los datos están encriptados y auditados por el Banco de España a través de sus proveedores certificados.

Dashboards personalizados

Una de las ventajas clave de Banktrack es la posibilidad de configurar vistas personalizadas para que tú o tu equipo visualicéis exactamente la información que necesitáis: saldos consolidados, ingresos, gastos, cobros pendientes o previsiones futuras.

Con apenas unos clics puedes filtrar por fechas, cuentas, categorías o etiquetas de proyecto. Esto convierte a Banktrack en una herramienta perfecta para presentar los estados financieros de cualquier empresa.

Reglas automáticas y categorización inteligente

Puedes crear reglas para que Banktrack clasifique automáticamente tus ingresos y gastos por tipo, origen, departamento o cliente. Esto permite tener una visión clara del flujo de caja asociado a cada unidad de negocio y presentar los estados financieros de tu empresa.

Informes y alertas por múltiples canales

Banktrack te permite programar informes personalizados que se envían por correo, WhatsApp, SMS, Slack o Telegram, con un diseño visual y editable por bloques.

Además, puedes configurar alertas automáticas cuando se detecten movimientos inusuales, cobros duplicados, saldos bajos o cualquier comportamiento que requiera tu atención.

Previsiones de tesorería por escenarios

Otra funcionalidad diferencial es la posibilidad de crear escenarios financieros: simulaciones de ingresos, gastos o inversiones para anticipar la liquidez futura y tomar decisiones más informadas.

Conciliación de facturas con IA

Puedes subir facturas manualmente, por email o incluso por WhatsApp, y Banktrack las digitaliza y vincula automáticamente con los movimientos bancarios, permitiendo una conciliación ágil y precisa.

Así, cuando generas una remesa de cobros o pagos, ya sabes qué facturas están pendientes, cuáles han sido abonadas y qué partidas se deben volver a reclamar o revisar.

Estados financieros y toma de decisiones: cómo usarlos de forma estratégica

Un error frecuente en pequeñas empresas es ver los estados financieros solo como una obligación contable o fiscal. 

Pero en realidad, bien utilizados, son herramientas estratégicas que pueden ayudarte a:

1. Ajustar precios

Si conoces bien tus costes fijos y variables, puedes calcular exactamente cuánto necesitas facturar para no trabajar a pérdidas. Esto es esencial cuando vendes servicios o productos con márgenes ajustados.

2. Reducir costes con criterio

En vez de hacer recortes a ciegas, puedes analizar tu cuenta de resultados para detectar gastos excesivos, partidas mal dimensionadas o inversiones que no están dando frutos.

3. Evaluar rentabilidad por línea de negocio

Si desglosas ingresos y costes por área (por ejemplo, por producto, canal de venta o tipo de cliente), puedes tomar decisiones como:

• Cerrar líneas que no aportan
• Potenciar los servicios con mejor margen
• Redirigir tu estrategia comercial

4. Planificar inversiones

El balance te dice si tienes músculo financiero para invertir, mientras que el estado de flujos te indica si dispones de liquidez para asumir el desembolso inicial.

¿Cómo presentan los estados financieros las empresas más pequeñas?

Aunque la estructura formal de estos documentos sigue ciertas normas contables, muchas pymes usan versiones más simples adaptadas a su realidad. Por ejemplo:

• Un balance con activos básicos (bancos, caja, clientes) y pasivos claros (proveedores, préstamos, impuestos pendientes)
• Una PyG con categorías prácticas: ingresos por ventas, costes de personal, alquiler, suministros, y beneficio neto
• Un flujo de caja que solo incluya cobros y pagos reales, sin ajustes contables complejos

La clave es que reflejen tu realidad, y que puedas entenderlos sin tener que llamar a tu asesor cada semana.

Cómo presentar tus estados financieros ante bancos o inversores

Cuando necesitas financiación o presentas un plan de negocio, tus estados financieros hablan por ti. Y deben hacerlo claro, ordenado y sin sorpresas.

Algunos consejos clave:

• Asegúrate de que cuadran entre sí. El balance debe reflejar el resultado final de la PyG.
• Prepara una breve explicación de los cambios. ¿Por qué ha bajado el margen? ¿Qué inversión hiciste en ese año?
• Incluye previsiones. Los números del pasado importan, pero lo que más valoran es tu capacidad de proyectar el futuro con lógica.
• Sé honesto. Es mejor reconocer debilidades y explicar cómo piensas corregirlas, que maquillar resultados.

Estados financieros y visión a largo plazo

Tus estados no son solo un resumen de lo que ha pasado. Son el punto de partida para construir:

• Un plan de crecimiento basado en datos reales
• Un modelo de costes sostenible
• Una estrategia de financiación saludable
• Una cultura de control y anticipación

Porque tener éxito no es solo vender más. Es construir un negocio que funcione, que crezca y que se sostenga en el tiempo. Y todo eso empieza por entender, revisar y utilizar bien tus estados financieros.

¿Cada cuánto debes revisar tus estados?

• Balance y PyG: mínimo cada trimestre. Lo ideal, una vez al mes.
• Flujo de caja: si tienes problemas de liquidez, cada semana.
• Cambios en patrimonio neto: anual, salvo que haya movimientos importantes.

Y no, no vale con revisarlos solo en época de impuestos o cuando lo pide el banco.

Conclusión

Los estados financieros no son solo para contables. Son para cualquier persona que quiera gestionar su negocio con cabeza. Si los ignoras, puedes estar tomando decisiones a ciegas. 

Pero si los entiendes, aunque sea a nivel básico, puedes anticiparte, controlar y crecer con estrategia.

No necesitas ser un experto. Solo necesitas la herramienta adecuada, buenos hábitos de revisión y una mentalidad clara: tus números deben trabajar para ti, no contra ti.