Gastos de difícil justificación: 6 consejos para dominarlos

Los gastos de difícil justificación. Te contamos como gestionarlos.

Sabes que gestionar los gastos es importante para el éxito de cualquier empresa.

Sin embargo, muchas veces nos encontramos con gastos que son difíciles de justificar, lo que puede generar problemas en la contabilidad y en la toma de decisiones. 

Pero tranquilo, existen soluciones. Tenemos 6 consejos para ayudarte a optimizar tus gastos de manera que no solo permitan un uso mucho más eficiente de los recursos, sino también una justificación clara y precisa de cada gasto realizado.

Qué son los Gastos Complicados

Primero, necesitamos entender qué son estos gastos tan complicados.

Pues bien, estos gastos suelen ser aquellos que no tienen una relación directa con la generación de ingresos o que no se pueden vincular fácilmente con los objetivos estratégicos de la empresa.

Algunos ejemplos comunes incluyen:

Gastos en Marketing:

• Publicidad en eventos de alta categoría donde sólo parecen ir estrellas de Hollywood.
• Patrocinios de equipos deportivos que ni siquiera sabías que existían.
• Campañas publicitarias importantes.

Proyectos de Investigación y Desarrollo (I+D):

• Proyectos experimentales con resultados inciertos.
• Investigación de mercado en etapas tempranas.

Inversiones en Tecnología:

• Adquisición de software o herramientas nuevas.
• Implementación de sistemas de gestión empresarial.

Qué Hace que un Gasto sea Difícil de Justificar

Cuando un autónomo tiene gastos que no puede demostrar fácilmente pero que están totalmente relacionados con su actividad económica, puede deducirse un porcentaje que luego veremos, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

1. Estar en la modalidad de estimación directa simplificada respecto al IRPF.
2. Obtener beneficios con su actividad. Es decir, que los ingresos estén por encima de los gastos.
3. El importe neto de la cifra de negocio no puede haber superado los 600.000 € en el ejercicio anterior.

Con Banktrack, podrás gestionar tus gastos fácilmente, sin tener que guardar los tickets en el bolsillo. Y lo mejor de todo, no te dejarás ni un solo gasto por deducir. 

¿Quieres tener el control total de tus gastos? Con un software de gestión de gastos podrás identificar, gestionar y optimizar tus gastos de manera mucho eficiente.

Estas aplicaciones ofrecen muchas funciones, que van desde la captura de recibos hasta la generación de informes detallados, con el objetivo de dar una visión clara de la empresa y su posición financiera.

¿Cuál es el Porcentaje de los Gastos de Difícil Justificación?

Los gastos difíciles de justificar representan el 5% del rendimiento neto.

Para el ejercicio de 2023, el porcentaje cambió de forma transitoria del 5 % al 7 %.

Esto también afecta la declaración de renta de 2024 (resultado del 2023), donde se aplicará el 7% en lugar del 5%.

Además, los autónomos societarios tienen derecho a deducir sus gastos difíciles de justificar, pero en su caso, el monto se limita al 3 %.

Recuerda que en ningún caso es posible que las sumas deducidas por esta razón excedan los 2.000 euros anuales.

Cómo Calcular los Gastos de Difícil Justificación

A la hora de calcular el IRPF, la deducción de los gastos de difícil justificación supone un beneficio fiscal, que se aplica de forma automática a través de la declaración de la renta cuando comienza la campaña correspondiente.

Primero se calcula el rendimiento neto de la actividad, que es el resultado de dividir los ingresos por los gastos deducibles. 

Luego, sobre este resultado se aplica una reducción del 5% (3% en caso de autónomos societarios) por gastos que no tienen justificación.

Después de aplicar otras deducciones legalmente previstas, se obtiene el rendimiento neto disminuido.

Los 5 Gastos de Difícil Justificación más Comunes

Existen una serie de gastos que están a medio camino entre profesionales y privativos.

Gastos difíciles de clasificar son los que pueden deducirse a través de este beneficio fiscal que estamos explicando.

1. Gastos del vehículo
2. Gastos de suministro de la vivienda cuando se teletrabaja.
3. Factura telefónica.
4. Dietas y gastos de manutención.
5. Material de oficina

¿Cómo Afectan los Gastos de Difícil Justificación al Modelo 130?

Para cumplir con las obligaciones fiscales en tiempo y forma, es necesario presentar modelos específicos ante la Agencia Tributaria. Para presentar la declaración de renta, se utiliza el modelo 100. El cálculo de la deducción de gastos difíciles de justificar se realiza automáticamente en este caso.

No ocurre lo mismo con el modelo 130, que es el que han de presentar trimestralmente por el IRPF los empresarios y profesionales adscritos al régimen de estimación directa, y que liquida los gastos a cuenta. En este caso, debe declararse en la casilla 12 la deducción por gastos de difícil justificación.

6 Estrategias para Dominar los Gastos Complicados

1. Poner Objetivos Claros y Medibles

Antes de sacar la cartera, asegúrate de tener objetivos claros y medibles.

Algunas preguntas que te ayudarán a aclarar las cosas son:

• ¿Cómo este gasto contribuirá a los objetivos estratégicos de la empresa?
• ¿Qué resultados esperamos obtener con esta inversión?
• ¿Cómo mediremos el éxito de este gasto?

2. Priorizar los Gastos según el Retorno de la Inversión (ROI)

Como en un buffet libre, necesitas priorizar los gastos según el retorno de la inversión que prometen. Los platos que te llenan más son los que no debes cargar en tu bandeja. 

Aquellos gastos que ofrecen un ROI más jugoso deben recibir una atención especial, mientras que aquellos con un retorno más escuálido deben ser evaluados cuidadosamente antes de invertir en ellos.

3. Implementar un Riguroso Proceso de Aprobación

Establece un proceso de aprobación riguroso que haga que cada gasto se gane su lugar en la lista. 

Este proceso puede incluir la revisión de varios jefes, una presentación de PowerPoint digna de un premio y tal vez, un poco de malabares para entretener a la junta directiva.

Es decir, justifica la inversión y asegúrate de que no solo tu ves su rentabilidad.

4. Utilizar Métricas Tangibles para Evaluar el Impacto

No hagas conjeturas sobre el rendimiento de tus gastos. Utiliza métricas tangibles que te den una imagen clara de lo que está sucediendo.

Las métricas que deberías utilizar son:

• El retorno de la inversión (ROI)
• El coste por adquisición (CPA)
• El valor de vida del cliente (CLV)
• El tiempo de recuperación de la inversión (TIR)

Estas métricas te ayudarán a justificar tus gastos como un verdadero profesional.

5. Realizar Análisis de Coste-Beneficio

Antes de lanzarte a gastar dinero, asegúrate de realizar un análisis de coste-beneficio. 

Evalúa si la inversión propuesta generará un valor significativo para la empresa. Este análisis debe tener en cuenta tanto los costes directos como los beneficios potenciales, así como cualquier riesgo asociado con la inversión.

6. Mantener una Comunicación Transparente

La comunicación transparente con todas las partes interesadas es muy importante para justificar los gastos difíciles. Es importante tener a todas las partes informadas sobre los objetivos, el proceso de toma de decisiones y los resultados obtenidos.

Esto no solo fomentará la confianza y la transparencia dentro de la organización, sino que también facilitará la justificación de los gastos ante los interesados.