Las 7 mejores apps de control de gastos para hoteles

Estas son las mejores app de control de gastos para hoteles:

1. Banktrack
2. Captio by Emburse
3. Expensya
4. Pleo
5. Jenji
6. N2F
7. Quipu

La industria hotelera vive en una constante tensión entre ofrecer experiencias de alto nivel y mantener márgenes sostenibles. 

Con la inflación, la subida de costes operativos y la presión de la competencia online, controlar los gastos no es solo una tarea contable: es una estrategia de supervivencia.

En este contexto, las aplicaciones de control de gastos para hoteles se han convertido en herramientas clave para mantener la rentabilidad sin sacrificar calidad. 

Ya no se trata solo de registrar movimientos. Se trata de tener visibilidad, anticiparse a los desvíos y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.

En este artículo te explicamos cómo funciona una app de control de gastos enfocada al sector hotelero, qué funcionalidades debería tener, qué ventajas ofrece y cuáles son las mejores opciones del mercado en 2025.

Mejores 7 apps de control de gastos para hoteles en 2025

Aunque hay muchas apps de gestión financiera, pocas están realmente adaptadas a las necesidades del sector hotelero. Estas son las más recomendadas en 2025:

1. Banktrack: control de tesorería y gastos en una sola herramienta

Banktrack se ha consolidado como la app más completa para controlar los gastos de un hotel en 2025. 

A diferencia de otras plataformas más genéricas, Banktrack combina sincronización bancaria, conciliación de facturas, previsiones de tesorería y gestión avanzada de categorías, todo desde una interfaz visual, rápida y flexible.

¿Qué lo hace ideal para hoteles?

• Sincronización con más de 120 bancos, tanto tradicionales como digitales.

• Conexiones vía Open Banking (PSD2) o acceso directo con token cifrado.
• Solo acceso de lectura, sin riesgo de operaciones no autorizadas.
• Integración bancaria 100 % segura, validada por proveedores auditados por el Banco de España.

Control de múltiples centros de coste

Con Banktrack puedes dividir y visualizar los gastos por hotel, departamento, proyecto o categoría. 

Esto te permite entender con precisión cuánto estás gastando, por ejemplo, en lavandería del hotel de Barcelona, en reparaciones del hotel de Madrid o en reaprovisionamiento de minibar en una zona concreta del complejo.

Previsión de caja por escenarios

Banktrack no se limita a registrar. También te ayuda a anticipar. Puedes crear distintos escenarios de ingresos y gastos y ver cómo impactan en tu tesorería real. 

Así, si prevés una caída de reservas o un pico de inversión, puedes ajustar tu política de gasto a tiempo.

Conciliación automática con facturas

Puedes subir las facturas por email, desde tu ordenador o directamente escaneando con el móvil vía WhatsApp. 

El sistema las asocia automáticamente con los movimientos bancarios correspondientes, lo que permite una visión limpia de cobros, pagos y previsiones.

Alertas e informes personalizados

Banktrack te permite configurar alertas por SMS, correo, Slack, Telegram o WhatsApp. Puedes recibir notificaciones por gastos elevados, cargos duplicados, saldos bajos o desviaciones respecto al presupuesto. Todo configurable según el tipo de gasto o área del hotel.

Paneles visuales adaptables

Cada usuario puede tener un dashboard distinto. Por ejemplo, un director financiero puede tener una visión consolidada de todos los hoteles, mientras que un jefe de compras solo ve los gastos asignados a su área.

2. Captio by Emburse

Captio es una de las apps de gestión de tesorería más conocidas, especialmente entre empresas que necesitan controlar gastos de empleados o viajes corporativos. En hoteles, resulta útil cuando el personal debe registrar tickets, gastos de transporte, compras o dietas.

Ventajas destacadas:

• App móvil para capturar tickets con OCR.
• Flujos de aprobación por niveles.
• Integración con ERPs y herramientas contables.
• Cumple con la legislación fiscal de digitalización de gastos.

Ideal para hoteles con personal itinerante o varios departamentos que hacen compras descentralizadas. Menos enfocada en tesorería, pero potente para gastos de equipo.

3. Expensya

Expensya es otra solución muy potente para digitalizar el control de gastos empresariales. Ofrece OCR inteligente para registrar tickets y facturas, flujos de aprobación y categorización por proyecto o equipo.

Lo que la hace útil en hoteles:

• Gestión por centros de coste.
• Clasificación automática de gastos.
• Informes exportables para directivos o auditoría.
• Aprobaciones por rol y reglas.

Aunque no cubre previsiones de tesorería, es una opción sólida para hoteles medianos que quieren simplificar la recogida de gastos.

4. Pleo

Pleo funciona con tarjetas de empresa físicas o virtuales que permiten controlar en qué se gasta el dinero antes de que se gaste. Esto es especialmente útil para hoteles que quieren descentralizar las compras sin perder el control.

Funcionalidades clave:

• Tarjetas con límites definidos por usuario.
• Justificación de cada gasto desde la app.
• Conciliación bancaria automática.
• Visibilidad por equipo o proyecto.

Pleo es una opción moderna para hoteles donde varios empleados tienen autonomía para hacer pequeñas compras. Muy eficaz en mantenimiento, housekeeping o compras de último minuto.

5. Jenji

Jenji ofrece una solución con IA para digitalizar y automatizar la gestión de gastos, y tiene un enfoque claro en movilidad, lo cual la hace práctica para grupos hoteleros que operan en varios países.

Características destacadas:

• Soporte multimoneda y multidivisa.
• Captura de tickets desde móvil con OCR.
• Informes de gastos por actividad o centro.
• Cumplimiento normativo en diferentes regiones.

Útil si el grupo hotelero opera en entornos internacionales o quiere centralizar la política de control de gastos en múltiples mercados.

6. N2F

N2F es una aplicación ligera, centrada en la digitalización de gastos con OCR y validación automática. Ofrece integración contable y generación de informes, aunque es más limitada a nivel de previsión de tesorería.

Aplicación en hoteles:

• Control de gastos de equipo por categoría.
• Seguimiento por centro de coste.
• Archivos fiscales válidos para Hacienda.

Buena opción para hoteles pequeños o medianos que buscan digitalizar el proceso de validación y archivo de gastos sin implementar un sistema de tesorería completo.

7. Quipu

Quipu está pensado para mantener el control de gastos en pymes, pero algunos hoteles boutique o alojamientos rurales lo utilizan como sistema básico para controlar facturas y gastos.

Lo que ofrece:

• Facturación y control de gastos en la misma plataforma.
• Integración bancaria.
• Registro de gastos con justificantes.
• Informes mensuales simples.

No es una herramienta especializada en hoteles ni ofrece previsión de caja, pero puede ser suficiente si buscas algo asequible y fácil de usar.

¿No te acaba de convencer? Estas son algunas de las mejores alternativas a Quipu. 

¿Por qué los hoteles necesitan una app de control de gastos?

El sector hotelero combina varios centros de coste: alojamiento, restauración, lavandería, mantenimiento, eventos, proveedores, personal… Y cada uno de ellos genera gastos diarios que, si no se controlan en conjunto, pueden afectar gravemente a la rentabilidad global.

Esto se puede solucionar fácilmente con un plan de tesorería para un hotel con la mano de una app de control de gastos como Banktrack.

Los principales retos a los que se enfrentan los hoteles en cuanto a gastos son:

• Dificultad para tener una visión consolidada de los costes en tiempo real.
• Descoordinación entre departamentos en la gestión del presupuesto.
• Registro manual de gastos que llega tarde o con errores.
• Incapacidad para anticipar desvíos de presupuesto.
• Falta de herramientas para analizar la rentabilidad por área o servicio.

Una app de control de gastos bien implementada permite superar estos obstáculos mediante digitalización, automatización y visibilidad total.

Qué hace exactamente una app de control de gastos para hoteles

Una app de control de gastos para hoteles permite registrar, organizar, analizar y visualizar los gastos operativos del hotel en tiempo real, desde cualquier dispositivo. Pero no se limita a eso. Estas herramientas modernas incluyen funciones avanzadas como:

• Conexión con bancos y tarjetas de empresa para sincronizar pagos automáticamente.
• Categorización de gastos por departamento, centro de coste o proyecto.
• Comparación automática con el presupuesto asignado.
• Detección de anomalías o picos de gasto.
• Visualización del gasto acumulado, diario o por proveedor.
• Alertas por exceso de presupuesto o movimientos inusuales.
• Generación de informes por área, fechas o responsables.

En resumen: una app de control de gastos reemplaza los Excel fragmentados, centraliza toda la información y permite tomar decisiones más rápidas y acertadas.

6 Funcionalidades imprescindibles para el sector hotelero

No todas las apps de gestión de gastos sirven para un hotel. Este sector tiene particularidades que exigen funciones específicas. Estas son las que realmente marcan la diferencia:

1. Registro rápido y móvil

Muchos gastos hoteleros no pasan por oficina. Ocurren en recepción, cocina, mantenimiento o eventos. Por eso, una buena app debe permitir registrar un gasto desde el móvil en menos de un minuto, incluyendo la foto del ticket, categoría y proveedor.

Esto evita olvidos, agiliza la contabilidad y mejora el control.

2. Multiempresa y multidivisa

Los grupos hoteleros o cadenas necesitan controlar gastos de diferentes sedes. La app debe permitir gestionar varios hoteles en paralelo y operar en distintas monedas si hay operaciones internacionales.

3. Centros de coste personalizables

El gasto en un hotel no se analiza solo por partida contable. Se necesita saber cuánto gasta cada departamento o servicio, para evaluar su eficiencia y rentabilidad.

Por ejemplo:

• ¿Cuánto cuesta el servicio de habitaciones por mes?
• ¿Qué porcentaje del presupuesto de lavandería se gasta en eventos?

Una app bien diseñada permite crear centros de coste y subcategorías totalmente personalizables.

4. Integración con bancos y tarjetas

Para evitar registros duplicados y errores humanos, la app debe conectarse con las cuentas bancarias del hotel y extraer automáticamente los movimientos. Lo ideal es que también permita vincular tarjetas corporativas y conciliar los gastos con los tickets subidos.

5. Alertas y reglas de control

Una buena app permite definir reglas que activan alertas cuando ocurre algo inusual. Por ejemplo:

• Un gasto fuera de presupuesto.
• Un proveedor que ha duplicado su coste habitual.
• Un gasto aprobado fuera de horario o sin ticket.

Esto ayuda a detectar fraudes, errores o malas prácticas de forma inmediata.

6. Accesos y permisos por rol

En un hotel trabajan personas con distintos niveles de responsabilidad. La app debe permitir definir quién puede ver, registrar o aprobar gastos, de forma que cada departamento tenga su propio flujo de trabajo sin comprometer la seguridad o confidencialidad.

5 Ventajas de usar una app para controlar los gastos del hotel

Pasar de una gestión manual o por Excel a una app digitalizada transforma por completo la forma de trabajar del equipo financiero y operativo. Estas son las principales ventajas:

1. Visibilidad en tiempo real

Dejas de depender de informes mensuales o cierres contables tardíos. Sabes cada día cuánto se ha gastado, en qué, quién lo aprobó y si está dentro del presupuesto.

2. Menos errores y menos fraude

Al automatizar la entrada de datos y exigir documentación fotográfica o electrónica, se reducen los errores contables y las oportunidades de gasto indebido.

3. Toma de decisiones más rápida

Si sabes cuánto llevas gastado en cada área, puedes tomar medidas a tiempo: renegociar con proveedores, ajustar consumos o redistribuir presupuesto antes de que sea tarde.

4. Mejora del control interno

El simple hecho de implementar una app con flujos de aprobación y validación genera un efecto de orden en todo el equipo. Se gasta con más conciencia y responsabilidad.

5. Ahorro económico

Muchos hoteles detectan, solo en los primeros meses de uso, fugas de dinero, costes duplicados o gastos innecesarios que antes pasaban desapercibidos. La propia visibilidad genera ahorro.

Qué tener en cuenta antes de implementar una app de control de gastos

Antes de lanzarte a instalar cualquier herramienta, asegúrate de:

1. Definir qué necesitas controlar: no es lo mismo controlar el gasto de eventos que la gestión del día a día de la lavandería.
2. Involucrar a los equipos: si los usuarios no entienden la herramienta o no la ven útil, no funcionará.
3. Integrarla con tus sistemas actuales: evita duplicar procesos. Busca apps que se conecten con tu software de contabilidad o ERP.
4. Probar antes de contratar: la mayoría ofrece demos o pruebas gratuitas. Aprovecha para ver si se adapta a tu operativa real.

Conclusión: más control, más rentabilidad

Gestionar un hotel exige equilibrio: ofrecer calidad sin descuidar la rentabilidad. Pero no se puede controlar lo que no se mide. Una software de gestión de gastos permite ver en tiempo real dónde se va cada euro, quién lo gasta, con qué frecuencia y si se está saliendo del presupuesto.

Además, permite anticiparte a problemas de caja, redistribuir recursos entre departamentos y tomar decisiones rápidas sin esperar al cierre del mes.

No es una herramienta contable. Es una herramienta de gestión.

Y en 2025, ningún hotel que quiera competir en serio puede permitirse vivir sin ella.