Cómo controlar cada euro con un informe de gastos hosteleros

La hostelería es uno de los sectores con más movimiento financiero diario. Compras de última hora, turnos variables, tickets, proveedores, cambios de precios, nóminas, imprevistos. 

En este entorno tan dinámico, tener un informe de gastos actualizado, claro y bien estructurado no es una opción: es una herramienta de supervivencia.

Un bar, restaurante o cadena de cafeterías puede parecer rentable si miras solo la caja. Pero el verdadero margen, la rentabilidad real, solo aparece cuando tienes todos los gastos bien contabilizados y clasificados. Aquí es donde entra en juego el informe de gastos.

¿Qué es un informe de gastos hosteleros?

Es un documento que recoge todos los desembolsos realizados por tu negocio hostelero en un periodo concreto. 

Desde compras de alimentos, bebidas, limpieza o mantelería, hasta gastos de personal, alquiler, energía, delivery, marketing, herramientas de gestión o reparaciones.

A diferencia de otros sectores, el gasto en hostelería es muy volátil y puede variar mucho de una semana a otra. Por eso no basta con llevar una contabilidad básica: necesitas visibilidad en tiempo real.

¿Para qué sirve un informe de gastos en hostelería?

Un informe de gastos no es solo para cumplir con Hacienda o enviarle algo al gestor. Su verdadero valor está en ayudarte a tomar decisiones diarias:

• ¿Estás pagando de más por productos que podrías negociar mejor?
• ¿Se están acumulando turnos con poca rentabilidad?
• ¿Puedes ajustar los precios de carta a tus márgenes reales?
• ¿Te está costando más abrir los lunes que lo que ingresas?
• ¿Hay servicios que conviene subcontratar en lugar de asumir internamente?

Con un buen informe de gastos puedes responder a estas preguntas con datos, no con suposiciones.

¿Qué debe incluir un informe de gastos para bares, restaurantes o cafeterías?

El desglose ideal debería cubrir al menos las siguientes categorías:

• Compras de materia prima: alimentos, bebidas, productos frescos, congelados, licores, etc.
• Gastos de personal: nóminas, cotizaciones, horas extra, refuerzos puntuales.
• Suministros: agua, luz, gas, electricidad, productos de limpieza.
• Renta y servicios: alquiler del local, mantenimiento, seguros, reparaciones.
• Gastos financieros: comisiones bancarias, TPVs, financiación.
• Marketing y plataformas: campañas en redes, delivery, Booking, ElTenedor, etc.
• Software y gestión: herramientas como TPV, reservas online, contabilidad o control de stock.

Cada uno de estos apartados debe ir acompañado de:

• Fecha del gasto
• Proveedor
• Importe con y sin IVA
• Método de pago
• Justificante o factura
• Categoría contable

Y si gestionas varios locales, conviene añadir el identificador del establecimiento para poder comparar rendimientos.

Cómo hacer el informe sin volverse loco

Opción 1: A mano (pero con orden)

Puedes usar Excel o Google Sheets si tienes un volumen moderado de gastos y el negocio es pequeño. Lo ideal es usar una plantilla estructurada que clasifique automáticamente los gastos por categoría y permita obtener totales semanales y mensuales.

El gran problema aquí es la carga administrativa: conservar tickets, transcribirlos, evitar errores, cuadrar el IVA… y todo esto mientras atiendes una sala llena o resuelves imprevistos en cocina.

Opción 2: Con software que automatiza (y ahorra tiempo)

Aquí es donde herramientas como Banktrack marcan la diferencia. Este tipo de software de tesorería permite conectar tus cuentas bancarias y tarjetas de empresa para ver todos tus gastos en tiempo real. 

Los categoriza automáticamente y te permite subir facturas escaneadas o enviarlas por WhatsApp.

En el caso específico de la hostelería, esto permite:

• Detectar gastos duplicados en proveedores
• Medir el impacto real del delivery en tu rentabilidad
• Tener control sobre los pagos fraccionados a distribuidores
• Comparar gasto por turno, día o local
• Generar informes para tus socios o gestoría en segundos

Además, puedes programar alertas (por ejemplo, si el gasto en materia prima supera un umbral) y prever la tesorería de cara a los meses de temporada baja.

¿Por qué es tan fácil perder el control del gasto en hostelería?

Porque el día a día manda. Estás resolviendo problemas en cocina, cubriendo a un camarero que no ha venido, renegociando con el proveedor de cerveza o cuadrando caja a la una de la madrugada. 

Y los pequeños gastos, las compras urgentes, los tickets sueltos... se acumulan sin darte cuenta.

Esto es lo que pasa en la práctica:

• Tickets que no se justifican y se pierden
• Compras en efectivo que no quedan registradas
• Duplicidad de proveedores por descoordinación entre turnos
• Finanzas personales mezclados con los del negocio
• Falta de control sobre plataformas externas que cobran comisiones

El informe de gastos es la herramienta para ordenar todo eso. Pero necesita ser fácil de mantener. Si te cuesta hacerlo, dejarás de hacerlo. Por eso lo ideal es automatizar el proceso lo máximo posible.

5 Casos reales donde tener un informe te salva

1. Detectar un sobrecoste mensual en un proveedor de carne que había subido sus precios sin avisar
2. Evitar abrir los domingos por la tarde tras comprobar que los gastos operativos  superaban los ingresos
3. Renegociar el alquiler con datos claros sobre el impacto que tiene en la rentabilidad
4. Reasignar turnos de personal para evitar solapamientos en franjas con poca actividad
5. Poner freno al gasto en publicidad en redes al ver que no tenía retorno real

Conclusión

Tener una buena carta, una atención excelente o un local bonito no sirve de nada si no sabes a dónde va tu dinero. 

El informe de gastos es el radar que te permite detectar errores, fugas y oportunidades de mejora. Y en hostelería, donde el margen a veces es cuestión de céntimos, no puedes permitirte no tenerlo.

No esperes a final de mes. Empieza a controlar tus gastos desde ya. Y si quieres ahorrar tiempo, automatizar y ganar claridad, herramientas como Banktrack pueden ser la diferencia entre sobrevivir o escalar tu negocio con seguridad.