Guía para el control de gastos en tu restaurante en 2025

¿Buscas información sobre cómo mantener un control de gastos para restaurantes?

Gastos de un restaurante

Los gastos más típicos de un restaurante son fundamentales para entender su estructura financiera y gestionar eficazmente las operaciones. Los principales gastos se dividen en categorías que abarcan desde los costos directos de la producción de alimentos hasta los gastos generales de operación. A continuación te detallo los gastos más comunes:

1. Costos de alimentos y bebidas

Estos son los gastos más relevantes y directos, ya que están relacionados con la adquisición de los ingredientes necesarios para preparar los platos y las bebidas que se sirven:

• Compra de ingredientes: Incluye carnes, vegetales, pescados, lácteos, panadería, etc. Es crucial controlar estos costos para mantener un margen de ganancia saludable.
• Compra de bebidas: Esto incluye tanto las bebidas alcohólicas (vinos, cervezas, licores) como no alcohólicas (jugos, refrescos, aguas). También es importante gestionar bien el inventario para evitar desperdicios.

2. Costos laborales:

Los salarios y beneficios del personal son uno de los gastos más grandes de un restaurante. El personal esencial incluye:

• Cocineros y chefs: Sueldos del personal de cocina, que es responsable de la preparación de los platos.
• Camareros y personal de sala: Salarios del personal que interactúa directamente con los clientes, toma pedidos y sirve la comida.
• Personal administrativo: Contabilidad, gestión de reservas, administración y personal de soporte.

3. Costos operativos:

Estos son los gastos relacionados con el funcionamiento diario del restaurante, tales como:

• Alquiler o renta del local: El costo mensual por el espacio donde opera el restaurante.
• Servicios básicos: Pagos por electricidad, agua, gas y otros servicios necesarios para el funcionamiento del restaurante.
• Mantenimiento y reparaciones: Gastos para mantener en buen estado los equipos de cocina, instalaciones y el mobiliario del local.

4. Marketing y publicidad:

El restaurante debe invertir en la promoción de su marca y atraer clientes. Estos gastos incluyen:

• Publicidad: Campañas publicitarias en medios tradicionales (radio, TV) o digitales (redes sociales, Google Ads).
• Material publicitario: Diseño y impresión de menús, flyers, carteles y otros materiales promocionales.

5. Equipamiento y suministros:

Para ofrecer un buen servicio y preparar los alimentos, un restaurante necesita una variedad de equipos y suministros, como:

• Utensilios de cocina: Ollas, sartenes, cuchillos, utensilios de cocina especializados, etc.
• Equipos de restauración: Hornos, refrigeradores, lavavajillas, cafeteras, etc. Estos son inversiones importantes que requieren mantenimiento regular.

6. Costos financieros:

Estos gastos están relacionados con las operaciones bancarias y la financiación del restaurante:

• Intereses de préstamos: Si el restaurante tiene deudas o préstamos, debe cubrir los pagos de intereses asociados.
• Comisiones bancarias: Cargos por transacciones financieras, como pagos con tarjeta, transferencias, o mantenimiento de cuentas.

7. Seguros:

Es imprescindible tener seguros que cubran el restaurante ante posibles riesgos, como daños a la propiedad, accidentes o responsabilidad civil:

• Pólizas de seguro: Incluye seguros para los locales, empleados y clientes, y seguros de responsabilidad civil.

8. Impuestos:

Los restaurantes deben cumplir con diversas obligaciones fiscales:

• Impuestos sobre las ventas: En muchos países, los restaurantes deben recaudar y pagar impuestos sobre las ventas de alimentos y bebidas.
• Impuestos laborales: Incluyen las contribuciones a la seguridad social y otros impuestos relacionados con el personal.

9. Otros gastos diversos:

Finalmente, pueden existir otros gastos menos previsibles que son parte de las operaciones diarias del restaurante, como:

• Gastos administrativos: Material de oficina, software de gestión, suscripciones a plataformas de reservas, etc.
• Desperdicio de alimentos: Pérdidas ocasionadas por alimentos que no se venden o que no se utilizan antes de que caduquen.

Como controlar y reducir los gastos de un restaurante con Banktrack

¿Como Banktrack puede ayudarte a reducir gastos en un restaurante?

No te lo contamos nosotros, te lo cuenta Niccolò con mas de 10 años de experiencia como chef decidió abrir su propio restaurante en Madrid.

Un software de tesorería como Banktrack le ha permitido a Nicco gestionar sus finanzas de manera automatizada.

Tal y como el dice, ¡Banktrack se ha convertido en un empleado más de su negocio!

¿Cuales son todas las funcionalidades de Banktrack que ayudan a los restaurantes?

1. Conciliación de facturas y pagos

Una de las formas más eficaces de reducir los costes en un negocio es evitando los pagos duplicados, errores o gastos innecesarios.

Banktrack automatiza la conciliación de facturas, permitiendo que el restaurante tenga un control preciso de las compras y pagos.

Se asegura de que todos los pagos sean correctos y estén alineados con las facturas reales. Te dejamos este artículo para que entiendas como funciona la conciliación bancaria,

De esta manera evitas pagos innecesarios o desajustes de facturación.

2. Monitorización de flujos financieros en tiempo real:

Con Banktrack, el restaurante puede monitorear todos sus flujos de efectivo en tiempo real, puedes unir todas tus cuentas y también transacciones manuales para tener efectivo y digital en el mismo espació, esto te permitirá detectar rápidamente cualquier movimiento inusual o gasto inesperado con una visualización de tu caja en tiempo real.

3. Previsiones de tesorería:

Banktrack ofrece herramientas para generar previsiones de tesorería a corto y largo plazo, lo que permite al restaurante anticipar futuros gastos e ingresos.

• Beneficio: Las previsiones financieras ayudan a planificar mejor las compras, la contratación de personal y la gestión de inventarios.
• Cómo reducir costos: Anticiparse a los gastos futuros permite al restaurante tomar decisiones informadas, como comprar ingredientes a granel cuando están a buen precio, ajustar horarios del personal para evitar sobrecostes laborales, o diferir pagos no urgentes.

4. Alertas y control de gastos:

Con las alertas personalizadas de Banktrack, el restaurante puede recibir notificaciones sobre gastos que superen un límite determinado.

Las alertas ayudan a evitar pagos tardíos, cargos por intereses o multas. También notifican cuando los gastos de un área específica (por ejemplo, alimentos o marketing) se están descontrolando.

5. Control de proveedores y negociaciones:

Banktrack facilita el control de las transacciones con los proveedores, lo que permite una gestión más eficaz de los pagos y negociaciones de precios.

Al tener un registro detallado de las compras, los pagos y las relaciones con los proveedores, el restaurante puede identificar oportunidades para negociar mejores precios o condiciones de pago.

Al monitorear constantemente los pagos a proveedores, el restaurante puede negociar descuentos por pagos anticipados, elegir proveedores más económicos o realizar compras más eficientes.

También tenemos un calendario de cobros y pagos para que puedas estar pendiente de cuando tienes que pagar a tus proveedores.

6. Generación de informes detallados:

Los informes detallados y personalizables de Banktrack proporcionan una visión clara de todas las áreas del restaurante, desde los costos de alimentos hasta los gastos de marketing, lo que permite identificar áreas de oportunidad para la reducción de gastos.

Los informes ayudan a identificar patrones en los gastos, permitiendo que el restaurante enfoque sus esfuerzos en áreas con mayor potencial de ahorro.

En su testimonio, Nico valora los dashboard como lo que más le está ayudando en la gestión de su negocio.

7. Optimización de pagos y flujos de caja:

Con Banktrack, los restaurantes pueden gestionar sus pagos de manera eficiente, programando pagos de proveedores, impuestos, salarios, etc., para asegurarse de que siempre haya liquidez disponible.

• Beneficio: El control de los pagos de forma organizada evita el endeudamiento innecesario y mejora la capacidad de negociar plazos más largos con los proveedores.
• Cómo reducir costos: Una gestión eficiente de los flujos de caja evita intereses por retrasos y permite aprovechar descuentos por pronto pago.

8. Análisis de márgenes de beneficio:

Banktrack permite realizar un análisis de los márgenes de beneficio, comparando los ingresos generados con los costos incurridos, lo que ayuda a detectar rápidamente áreas en las que los márgenes pueden mejorar.

• Beneficio: Al tener una visión clara de los márgenes de beneficio, el restaurante puede ajustar sus precios, rediseñar su menú o cambiar proveedores para mejorar la rentabilidad.
• Cómo reducir costos: Identificar márgenes bajos en productos específicos permite tomar decisiones informadas para reducir el costo de producción o mejorar las ventas.

Tips para ahorrar en un restaurante

1. Compra inteligente de insumos
2. Optimización del menú
3. Control del personal
4. Gestión de inventarios
5. Promoción de ofertas especiales
6. Control de gastos generales con un software de tesorería
7. Control de calidad
8. Implementación de tecnología
9. Capacitación continua de personal
10. Innovación en marketing
11. Evaluación regular de resultados.

Controlar los gastos de un restaurante no solo es una tarea tremendamente complicada sino que también es fundamental para el éxito de tu restaurante a largo plazo.

Desde la compra de ingredientes frescos hasta el personal, analizaremos cada dato financiero en detalle para darte las herramientas necesarias para mantener el equilibrio entre la calidad y la rentabilidad.

1. Compra inteligente de insumos

La calidad de los ingredientes es la base de cualquier restaurante exitoso.

Sin embargo, encontrar el equilibrio entre la calidad y el coste puede ser un todo un desafío. Aquí es donde entra en juego la compra inteligente de insumos.

La clave está en identificar proveedores confiables que ofrezcan productos de calidad a precios competitivos. Mira diferentes opciones y negocia precios al por mayor para maximizar tus ahorros sin comprometer la calidad de tus platos.

2. Optimización de menú

Un menú bien diseñado no solo satisface los gustos de los clientes, sino que también optimiza los costes operativos.

Al analizar el rendimiento de cada plato en términos de popularidad y rentabilidad, puedes identificar oportunidades para ajustar tu oferta.

Considera eliminar los platos con bajo rendimiento y promocionar aquellos con márgenes de beneficio más altos.

Además, utiliza ingredientes versátiles que puedan ser aprovechados en múltiples platillos para minimizar el desperdicio.

3. Control de personal

El personal representa una parte significativa de los costes operativos de un restaurante. 

Para optimizar este aspecto, es importante tener un control de personal eficiente.

Programa los horarios de manera eficiente, asegurándote de tener la cantidad justa de personal en cada turno para evitar costes innecesarios de mano de obra.

Además, invierte en capacitación para aumentar la productividad y reducir errores.

4. Gestión de inventarios

El inventario mal gestionado puede resultar en pérdidas financieras significativas.

Para evitar esto, es fundamental implementar un sistema de gestión de inventarios efectivo.

Realiza recuentos regulares para identificar desviaciones y pérdidas.

Utiliza un software especializado para rastrear el movimiento de inventario en tiempo real y establecer niveles de stock óptimos.

5. Promoción de ofertas especiales

Las ofertas especiales y promociones pueden ser una excelente manera de atraer clientes y aumentar las ventas, pero también pueden impactar los márgenes de beneficio si no se manejan adecuadamente.

Diseña promociones que impulsen las ventas de productos con márgenes más altos o que ayuden a mover inventario estancado.

Calcula cuidadosamente el impacto financiero de cada oferta para garantizar que sea rentable.

5. Control de gastos generales

Además de los costes directamente relacionados con la operación del restaurante, también es importante controlar los gastos generales.

Analiza tus facturas de servicios públicos, alquiler y otros gastos fijos para identificar áreas de ahorro potencial. Considera la posibilidad de renegociar contratos o buscar proveedores más económicos para reducir estos costes.

Te recomendamos buscar una app de control de gastos inteligente como Banktrack para ayudarte en este proceso.

6. Control de calidad

Mantener altos estándares de calidad es esencial para la reputación y el éxito a largo plazo de un restaurante. Sin embargo, esto no significa que debas comprometer tu presupuesto.

Busca formas creativas de mantener la calidad sin aumentar los costes. Esto puede incluir la capacitación del personal en técnicas de preparación eficientes o la optimización de los procesos de servicio para reducir el desperdicio.

7. Implementación de tecnología

La tecnología puede ser una aliada poderosa en la gestión de costes para restaurantes. 

Desde sistemas de punto de venta (POS) hasta software de gestión delivery, hay una amplia gama de herramientas disponibles para ayudarte a optimizar tus operaciones.

Investiga y selecciona las soluciones tecnológicas que mejor se adapten a las necesidades de tu restaurante. Automatizar tareas manuales y mejorar la eficiencia operativa puede conducir a ahorros significativos a largo plazo.

8. Capacitación continua del personal

El personal bien capacitado no solo mejora la calidad del servicio, sino que también puede contribuir a la eficiencia operativa y al control de costes.

Invierte en programas de capacitación continua que ayuden a tu equipo a desarrollar habilidades y conocimientos relevantes para sus roles.

Esto no solo mejorará la experiencia del cliente, sino que también optimizará tus operaciones internas.

9. Innovación en Marketing

El marketing efectivo puede ayudar a impulsar las ventas y aumentar la visibilidad de tu restaurante, pero también puede ser costoso. Para maximizar el retorno de tu inversión, es importante innovar en tus estrategias de marketing.

Explora opciones de marketing de bajo coste, como las redes sociales y el marketing de contenido, que pueden ofrecer un alto impacto a un coste mínimo. Además, aprovecha al máximo las oportunidades de marketing local para llegar a tu audiencia objetivo de manera efectiva.

10. Evaluación Regular de Resultados

El control de costes para restaurantes es un proceso continuo que requiere una evaluación regular de resultados y ajustes según sea necesario.

Establece métricas clave de desempeño y realiza análisis periódicos para identificar áreas de mejora. Estar atento a las tendencias del mercado y a los cambios en el comportamiento del consumidor te ayudará a mantener una ventaja competitiva y a asegurar la rentabilidad a largo plazo.

Otra característica beneficiosa para los restaurantes es la opción de recibir alertas personalizadas. Puedes configurar alertas para cargos duplicados, bajos saldos en cuentas bancarias, o cualquier otro aspecto financiero relevante.

Estas alertas te mantienen informado en tiempo real sobre los datos financieros de tu restaurante, lo que te permite tomar medidas rápidas para corregir cualquier problema.

Conclusión

El control efectivo de los gastos es fundamental para el éxito de cualquier restaurante.

Al implementar estrategias inteligentes para gestionar tus costes, puedes optimizar tus operaciones y asegurar una base financiera sólida para el crecimiento futuro.

Banktrack ofrece herramientas poderosas y flexibles para la gestión de gastos en restaurantes. Con su capacidad para personalizar paneles, categorizar gastos y recibir alertas personalizadas, es una opción invaluable para los propietarios y gerentes de restaurantes que desean mantener un control efectivo sobre sus finanzas.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es Banktrack y cómo puede ayudar a mi restaurante?

Banktrack es un software de gestión financiera diseñado para pequeñas y medianas empresas, incluidos los restaurantes.

Permite integrar diferentes cuentas bancarias, gastos operativos y métricas financieras específicas del negocio gastronómico en paneles personalizados.

Esto te ayuda a tener un control completo sobre tus finanzas y a tomar decisiones informadas para optimizar tus operaciones.

¿Qué hace que Banktrack sea único en comparación con otras herramientas de gestión financiera?

Una de las principales ventajas de Banktrack es su flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de un restaurante.

Puedes personalizar los paneles según tus gastos prioritarios en un momento dado, lo que te permite acceder rápidamente a la información relevante para la toma de decisiones financieras.

Además, Banktrack ofrece la posibilidad de categorizar los gastos de manera detallada y recibir alertas personalizadas para mantenerte informado sobre la salud financiera de tu restaurante.

¿Es Banktrack fácil de usar para alguien que no tiene experiencia en gestión financiera?

Sí, Banktrack está diseñado para ser intuitivo y fácil de usar, incluso para aquellos sin experiencia previa en gestión financiera.

Su interfaz amigable te guía a través de los diferentes procesos y funciones, lo que te permite aprovechar al máximo todas sus características sin dificultad.

¿Cómo de segura está mi información almacenada en Banktrack?

La seguridad de tus datos es una prioridad para Banktrack. Utilizan medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de extremo a extremo y protocolos de seguridad de datos estrictos, para proteger la información de tus cuentas bancarias y transacciones financieras.

Puedes confiar en que tu información estará segura y protegida en todo momento.