¿Cómo controlar la facturación mensual de una empresa, teniendo varios bancos?

¿Sabías que el 60% de las empresas no tienen el control de sus facturas mensuales? Esto se debe a que muchas empresas tienen varios bancos y no saben cómo controlar la facturación mensual de todos ellos.

La facturación mensual, puede ser un proceso complicado y estresante. Sin embargo, existen algunos trucos y consejos que pueden ayudarlo a controlar su facturación y ahorrar dinero.

Si eres dueño de una pequeña o mediana empresa, entonces sabes que el olvido de pagar una factura puede costar caro, tanto en términos de dinero como de tiempo. No te preocupes, en este post de Banktrack, te vamos a enseñar a tener el control de facturas mensual.

Recuerda que si en tu equipo varias personas gestionan los bancos, puedes darles visibilidad de los movimientos sin tener que dar las credenciales bancarias, simplemente recibirán informes y alertas de tus compras o ingresos, directamente en el Email, WhatsApp o Telegram. Crea una cuenta gratis aquí.

Hay empresas que pagan cada 30 días y otras que realizan los pagos cada 60 días.

Tanto los autónomos como las pequeñas empresas tienen que estar al tanto de los gastos que se van produciendo, pero al realizarse con tanto margen, muchas de las veces es complicado saber de donde pertenece ese pago.

Si bien no podemos evitar todas las facturas inesperadas, podemos controlar mejor nuestra facturación mensual mediante el uso de herramientas.

Problemas por no tener el control de tus facturas

El problema principal que puede tener no tener un control de las facturas es que pierdas de vista las que están pendientes de cobro y pago. Puede derivar en varios problemas:

• Cobros tardíos o impagos: sin un seguimiento adecuado, es fácil que algunas facturas por cobrar queden olvidadas o se retrasen. Esto puede desencadenar en que el dinero no llegue en el momento previsto y afecte al flujo de caja.
• Pagos duplicados o erróneos: si no llevas un buen control, puedes terminar pagando dos veces una misma factura o realizar pagos incorrectos. Esto puede generar conflictos con proveedores o empleados.
• Dificultad en la planificación financiera: si no tienes el control de tus facturas, será difícil proyectar ingresos y gastos futuros. Así no podrás tomar decisiones informadas, como invertir en el crecimiento o negociar mejores condiciones con proveedores.
• Problemas fiscales: sin un control adecuado de las facturas, pueden surgir problemas en la declaración de impuestos, llevando a errores, multas o sanciones.

Ventajas de controlar la facturación mensual

Es importante controlar la facturación mensual, ya que de esta forma se puede ahorrar dinero. Al controlar la facturación mensual, se pueden identificar los gastos que se pueden reducir o eliminar. También se puede analizar el impacto de cambios en el presupuesto mensual o anual.

Asimismo, al tener una visión clara de la situación mensual, se pueden tomar decisiones de forma más eficiente para mejorar la rentabilidad de la empresa a largo o corto plazo. Una de las ventajas que presenta el control de la facturación es:

• Optimizar el flujo de trabajo. Liberas tiempo y te olvidas de tener que buscar los pagos y gestionar el desorden. Por lo que tienes las facturas al alcance.
• Mayor control y menos riesgo de facturas impagadas. Haz un seguimiento del estado de tus facturas y verifica en tiempo real cuáles han sido pagadas.
• Mejoras la gestión de tu empresa. Ten todo en un único lugar, podrás manejar de forma eficiente sin la necesidad de invertir tiempo.

¿Cómo manejar la facturación de una empresa?

Es una pregunta que muchos empresarios se hacen. La facturación es un proceso importante para todas las compañías, autónomos o PYME. Sin embargo, muchas veces el manejo de la facturación puede ser un desafío notable en la estructura económica de la empresa. Si no se factura correctamente, se pueden perder muchos clientes potenciales y atraer la visita de Hacienda. Cosa que todos prefieren evitar a toda costa.

No pierdas de vista los movimientos bancarios

Es importante en una empresa, saber y tener controlados todos los movimientos bancarios que se producen a lo largo de los meses, sobre todo si dispones de varias cuentas corrientes.

La herramienta perfecta es Banktrack👑, en donde podrás unificar todas tus cuentas bancarias de diferentes entidades, en un mismo lugar. Ahorrando tiempo y teniendo controlado todas las transacciones.

Lo común, y seguro que estás haciendo ahora mismo, es entrar a tu entidad bancaria online y gestionar desde sus plataformas los extractos que se han producido a lo largo del mes. Para ver las facturas que se han producido.

Es un proceso lento y tedioso, sobre todo si tienes varias cuentas bancarias y estas son de entidades totalmente distintas.

Tienes que buscar donde se encuentran cada una de las opciones de descarga en formato excel, que se descargue correctamente y que te deje acceder al mes o a todo el año completo si necesitas atraer toda la información para la declaración trimestral ya que muchos bancos te limitan la visualización a tres meses.

Con Banktrack recibirás, según tus preferencias, un informe personalizado que te muestra todas las actividades y productos bancarios asociados a Banktrack.

Cabe destacar que Banktrack también tiene la posibilidad de exportar todas tus transacciones en formato Excel o PDF. Para que tengas unificados los movimientos de todas tus cuentas bancarias.

Además, podrás escanear facturas.

Nuestra herramienta leerá toda la información automáticamente a través de la IA, una vez hecho, podrás marcarla como pagada o pendiente de pago y asociarla a transacciones de tu cuenta.

De esta manera lo tendrás todo en una misma vista y tener el control de tus facturas ya no será un reto.

Esto incluyen saldos y/o transacciones de productos bancarios individuales: cuentas, tarjetas de débito, tarjetas de crédito y prepago, préstamos, hipotecas, fondos mutuos, depósitos, etc.

Por tanto, todas las actividades realizadas durante este periodo quedarán reflejadas en un documento PDF que podrás recibir por Email, WhatsApp, Telegram, Slack o SMS para ver cuánto has gastado, cuánto has ganado y cuánto tienes disponible en tu cuenta.

Si deseas obtener más información sobre los informes, tenemos este artículo: Cómo configurar los informes en Banktrack.

Haz un seguimiento de tus facturas pagadas

Hay varias formas de controlar las facturas una de ellas es mediante plantillas de Excel.

Existen plantillas adaptadas a tus necesidades. Es una forma gratuita, visual y ordenada de todas las gestiones, para que tengas el control total. A continuación te damos un par de plantillas que utilices según tus requisitos :

• Modelo simple de factura
• Seguimiento de tarjeta de crédito
• Conciliación bancaria
• Ratios financieras
• Flujo de caja
• Amortización de la deuda
• Presupuesto anual
• Control de gastos con gráfico

Pero al ser una funcionalidad que implica dedicación para gestionar y transferir datos, nosotros recomendamos utilizar Banktrack para el control de tus facturas.

Banktrack, que te permite realizar un seguimiento de tus transacciones financieras mediante WhatsApp, Email y Telegram.

Siempre estarás al día de las finanzas de tu empresa y podrás tomar las medidas adecuadas.

Con esta herramienta ahorraras tiempo, sin la necesidad de tener que acceder a todas las entidades bancarias que tengas. Por lo que tendrás en un mismo espacio clasificada por etiquetas personalizada toda tu información financiera.

Ante todo, puedes configurar alertas para que te notifiquen cuando suceda algo inusual. Es la forma más eficiente de realizar un seguimiento de lo que sucede con tu banco.

Un ejemplo de cómo implementar una alerta es, configurarla para detectar comportamientos de gasto superiores a 700€. De esa manera, recibirás notificaciones sobre tus canales favoritos y podrás realizar un seguimiento de gastos, detectar actividades inusuales y actuar rápidamente frente a imprevistos.

Muchos usuarios usan alarmas similares para evitar un gran pánico a fin de mes. Uno de nuestros usuarios dijo que activó las alertas de micropagos en algún momento: "Ahora puedo consultar micropagos específicos", dijo.

Si quieres saber más sobre alertas, tenemos este artículo: Configuración de alertas en Banktrack.

Introduce en las facturas una secuencia numerada

Empecemos con lo básico.

Aunque es posible que ya lo sepas, vale la pena recordar que la clave de la eficiencia es el orden, y eso significa aprender a numerar las facturas para que estén en orden cronológico para que no se pierdan entre la multitud.

Cada factura tiene su propio número, que debe ser único dentro del ejercicio y debe coincidir con la fecha de emisión de dicha factura. Si lo prefieres, puedes agregar series para distinguir la factura. Has de encontrar la forma que te sea más visual y rápida de identificarlas para luego a la hora de realizar la contabilidad te sea mucho más fácil contabilizarlas.

Así pues, en la siguiente imagen te mostramos un ejemplo de numeración en la factura.

Utiliza programas de contabilidad o facturación automáticos

Afortunadamente, con la tecnología de hoy, hay muchas maneras de mantener el control de todas las facturas de tu empresa.

Aquí te decimos cuáles son las mejores apps y recursos para tener todo bajo control en este futuro el 2024.

Una aplicación de facturación permite controlar y realizar ciertas modificaciones desde cualquier lugar.

Estas aplicaciones de facturación brindan una ayuda a la hora de ser versátiles y rápidos, en la creación y modificación de facturas o presupuestos.

Con estas herramientas podrás gestionar todo tipo de facturas electrónicas mientras estés comiendo, desde el taxi o caminando por la calle.

Al tener agregados los datos de los clientes, crear facturas sera muy facil desde cualquier lado. Esto te ayudará a no perder el tiempo y ser más productivo.

A continuación te dejamos tres aplicaciones muy útiles:

Quipu

Quipu se centra en tareas administrativas rutinarias de autónomos, convirtiéndolas en automáticas. Puedes acceder mediante la web o la app que tienen disponible tanto para sistemas operativos Android como iOS. El objetivo de Quipu es ahorrar tiempo al usuario, creando y gestionando facturas electrónicas.

Este programa de contabilidad generalmente puede realizar acciones similares a:

• Crear presupuestos y facturas electrónicas.
• Gestiona impuestos.
• Registrar con gráficos: ingresos, gastos, impuestos, vencimientos, etc.
• Añadir y consultar los datos de clientes y proveedores.
• Almacenar en la nube los documentos creados y enviarlos por email, imprimir, etc.

A3factura

A3factura es un programa de facturación sencillo, funcional e intuitivo para pequeñas y medianas empresas. Es un software en la nube que te permite crear facturas, presupuestos y gestionar modelos fiscales con facilidad.

Con esta herramienta de facturación puedes:

• Conéctate con tu asesor. Invita a tu asesor a conectarse a tu información de facturación desde su propio programa de contabilidad, sin ningún coste adicional.
• Crear y envía de forma fácil facturas, presupuestos, tickets, excels, ...
• Agiliza tu gestión de facturas. Tendrás en la nube todas las gestiones de forma segura.
• Accede desde diferentes dispositivos. Puedes iniciar sesión desde el ordenador o desde el móvil.
• Aprovecha tus datos. Gestiona y controla tus datos para sacarle el máximo partido.
• Obtén gráficos de los ingresos, gastos, impuestos, vencimientos, etc.
• Puedes añadir los datos y consultar información de clientes y proveedores.

Invoice2go

Invoice2go es de las apps más descargadas de la App Store y PlayStore.

Esta herramienta un poco más limitada y con menos acciones que la anterior, es para aquellos que priorizan usar su teléfono y crear facturas con este método.

La aplicación está perfectamente diseñada para crear y redactar facturas de forma eficaz.

Este programa de facturación puede:

• Emitir facturas y presupuestos.
• Lleva un registro de gastos y ventas.
• Permite realizar cobros en línea mediante Paypal o Stripe.

Además si eliges Banktrack, como herramienta de complemento para las notificaciones bancarias, puedes elegir por qué canales serás notificado, puedes elegir Email, WhatsApp, Telegram o SMS.

Puedes personalizar los canales para recibir notificaciones de transferencias bancarias. Esto hace que sea fácil de manejar y proporciona claridad en la vida cotidiana.

En lugar de esperar a que el banco te envíe notificaciones sobre depósitos o transferencias, puedes usar WhatsApp o Telegram para encontrar toda tu información financiera a través de canales distintos a la app del banco.

Si quieres saber más, también tenemos un artículo: Cómo recibir todos tus movimientos bancarios en tu movil.

Comparte información valiosa de forma segura

Es importante delegar funciones a tus trabajadores. Por ello facilitar información contable, así como los movimientos bancarios que se han realizados es fundamental para el buen desarrollo dentro de la empresa.

Con Banktrack puedes compartir información con tus empleados pero sin dar las credenciales bancarias.

Como detallamos en este artículo, con Banktrack puedes dar visibilidad a tus empleados sobre los movimientos y gastos que tu eliges que vean, de todos los bancos que tengas.

Si quieres compartir tus movimientos bancarios a tus trabajadores, sin la necesidad de tener que dar tú contraseñas bancarias, recomendamos utilizar Banktrack. Con esta herramienta podrás dar visibilidad de tus cuentas bancarias, pero sin el control que supone dar acceso a la propia plataforma de la entidad bancaria. Puedes crearte una cuenta gratis hoy.