La mejor app para guardar facturas y tickets

Tareas que deberían considerarse sencillas como la gestión de los tickets y las facturas, acaban convirtiéndose en un martirio. Sobre todo para aquellas empresas que gestionan un gran volumen de tickets y facturas.

No hacer bien esta tarea termina pasando factura (nunca mejor dicho) a la hora de tener que enviar toda la información a tu gestor o realizar tareas contables.

En este artículo te contamos como la tecnología puede ayudarte a automatizar este proceso reduciendo considerablemente el tiempo y los errores a 0 con una mención a los 5 mejores software para guardar tickets y facturas actuales.

Beneficios de tener una app para guardar tickets y facturas

1. Optimización de procesos administrativos

• Permite digitalizar y centralizar el almacenamiento de facturas y tickets, eliminando el uso de papel y facilitando la gestión documental.
• Reduce el tiempo que el personal dedica a organizar y buscar facturas físicas, agilizando tareas administrativas y mejorando la productividad.

2. Mejor control financiero

• Facilita el seguimiento y control de gastos empresariales en tiempo real, lo que permite a los responsables financieros tener visibilidad de las transacciones y monitorear el presupuesto.
• Con categorías y etiquetas, es más fácil analizar áreas específicas de gasto y tomar decisiones basadas en datos.

3. Cumplimiento fiscal y normativo

• La digitalización de facturas facilita cumplir con los requisitos de auditoría y normativa fiscal, al garantizar que todos los documentos necesarios están organizados y disponibles para su revisión.
• Algunas apps cumplen con regulaciones como el almacenamiento seguro y el formato legal de los archivos, lo cual es crucial en muchos países para la validez de los documentos digitales.

4. Acceso rápido y centralizado a documentos

• Al contar con una plataforma centralizada, cualquier persona autorizada en la empresa puede acceder a los documentos cuando los necesite, ya sea para verificaciones internas, análisis de costos o consultas específicas.
• El acceso rápido permite responder con agilidad a auditorías o solicitudes de documentación.

5. Control y reducción de fraude

• Facilita la revisión y validación de facturas, evitando duplicados o documentos falsos. Esto ayuda a reducir riesgos de fraude interno o externo en la empresa.

6. Ahorro en costos operativos

• Disminuye los costos de impresión, almacenamiento físico y archivo de documentos, además de reducir el espacio requerido para archivos físicos.
• Al eliminar el papel y adoptar un sistema digital, las empresas también contribuyen a sus objetivos de sostenibilidad, reduciendo el consumo de recursos.

7. Facilita el reembolso de gastos

• Para las empresas que gestionan gastos de empleados, permite que los empleados registren sus tickets y facturas directamente en la app, agilizando el proceso de reembolso.
• La digitalización de los comprobantes también facilita la revisión por parte del departamento de finanzas, asegurando que cada gasto esté justificado y aprobado.

8. Análisis y reportes financieros

• Muchas aplicaciones permiten generar informes detallados de gastos, categorizados por proyecto, departamento o tipo de gasto, facilitando el análisis financiero.
• La posibilidad de obtener reportes en tiempo real ayuda a la toma de decisiones estratégicas, así como al control y ajuste del presupuesto empresarial.

9. Integración con sistemas contables y ERP

• Algunas aplicaciones de gestión de facturas y tickets se integran fácilmente con software contable o de gestión empresarial (ERP), sincronizando automáticamente los datos y agilizando el trabajo contable.
• La integración evita la duplicación de datos y errores en la contabilidad, asegurando que los datos se mantengan actualizados y coherentes en todos los sistemas.

La mejor app para guardar facturas y tickets

Ya sabes que necesitas un software que te gestione y mantenga en orden tus facturas y tickets pero, ¿cómo elegir la que mejor se adapte a tus necesidades entre tanta demanda?

1. Banktrack 

Banktrack es un software de gestión de gastos para empresas, asesoría y holding además del control de flujo de caja permite gestionar los cobros y pagos de tu empresa eliminando errores y pérdidas.

Si a final de trimestre te sientes abrumado en la gestión de facturas, te contamos cómo Banktrack se carga todo este trabajo ayudándote a ahorrar tiempo y dinero:

Digitalización de facturas

Con Banktrack, puedes digitalizar todas tus facturas y almacenarlas en un solo lugar de manera segura y ordenada. 

Este proceso elimina la necesidad de acumular documentos físicos, reduciendo el riesgo de pérdida o deterioro de documentos importantes. 

Además, al tener todas las facturas disponibles en formato digital, se facilita enormemente la búsqueda y el acceso a información histórica, ya sea para auditorías, revisiones de presupuesto o cumplimiento fiscal.

Asocia facturas a transacciones

Una de las funcionalidades más destacadas de Banktrack es la capacidad de asociar cada factura a la transacción bancaria correspondiente. 

Esto significa que puedes vincular cada gasto o ingreso con su factura específica, lo que te permite llevar un control exhaustivo de todas las transacciones y la documentación asociada. Esto no solo simplifica la conciliación bancaria, sino que también proporciona una mayor transparencia financiera, permitiendo detectar errores o duplicados y evitando posibles fraudes o discrepancias en la contabilidad.

Exporta todas a la vez

La funcionalidad de exportación masiva de facturas permite ahorrar tiempo y recursos, ya que facilita la descarga de todos los documentos de una sola vez en lugar de hacerlo individualmente.

Esta opción es especialmente útil durante el cierre mensual o trimestral, o al preparar documentación para auditorías o presentaciones fiscales. 

Con Banktrack, puedes generar exportaciones en diversos formatos, permitiendo su fácil integración en sistemas contables externos, hojas de cálculo, o software de análisis financiero para una evaluación más profunda de los datos.

Banktrack permite la gestión multiusuario, es decir, tus empleados podrán enviar los tickets de gastos a Banktrack que permitirá asociarlo a transacciones y conocer en qué gastan tus empleados.

2. Expensify

Expensify permite escanear recibos y facturas con tecnología OCR, generando informes de gastos automáticamente. 

También cuenta con una función de reembolso para empresas, donde los empleados pueden enviar sus tickets y la administración puede revisarlos y aprobarlos.

• Ventajas: es intuitiva y permite el seguimiento de gastos en tiempo real. Se integra con sistemas contables como QuickBooks y Xero.
• Ideal para: empresas de todos los tamaños y personas que viajan mucho por trabajo.

3. QuickBooks Self-Employed

Esta versión de QuickBooks está diseñada para freelancers y trabajadores independientes. Permite organizar recibos, separar gastos personales de los empresariales, y preparar la información para declaraciones fiscales.

• Ventajas: incluye funciones de captura de recibos mediante fotos y se sincroniza con la versión completa de QuickBooks. También ayuda con el cálculo de impuestos estimados.
• Ideal para: freelancers y autónomos que necesitan una solución asequible y fácil de usar para gestionar sus recibos y preparar impuestos.

4. Invoice2go

Aunque Invoice2go está diseñado principalmente para facturación, también permite registrar y organizar recibos y tickets. 

Tiene una interfaz sencilla para generar y organizar facturas y gestionar los pagos.

• Ventajas: Fácil de usar para pequeñas empresas y freelancers, con opciones para organizar recibos y vincularlos a clientes específicos o proyectos.
• Ideal para: Freelancers y pequeñas empresas que necesitan una solución sencilla para facturación y gestión de tickets en un solo lugar.

5. Shoeboxed

Shoeboxed permite escanear y organizar recibos y facturas. 

Tiene una opción de envío de documentos físicos, donde ellos escanean y organizan los documentos, enviando una copia digital al usuario.

• Ventajas: la opción de digitalización de recibos físicos es ideal para quienes tienen muchos documentos en papel. También se integra con herramientas como QuickBooks y Evernote.
• Ideal para: empresas y autónomos con grandes volúmenes de recibos físicos que necesitan una solución de digitalización completa.

Preguntas y respuestas sobre apps para guardar tickets y facturas

Para elegir entre las distintas apps para guardar tickets y facturas estas son algunas preguntas que deberías hacerte: 

1. ¿Permite el acceso multiusuario y la gestión de aprobaciones?

Para empresas con múltiples empleados que generan gastos, es clave que la app permite la colaboración multiusuario y flujos de aprobación. 

Apps como Banktrack permiten a los empleados enviar sus recibos, y a los gerentes aprobar o rechazar los gastos de forma rápida y segura.

2. ¿Cuánto estoy dispuesto a invertir en esta herramienta?

• ¿Prefiero una app gratuita con funciones básicas o estoy dispuesto a pagar por funciones avanzadas?
• ¿Existen planes de suscripción que se ajusten a mi presupuesto y volumen de uso?

3. ¿Qué tan detallados son los reportes que puede generar la app?

• ¿Puedo ver los gastos por categoría, fecha o proyecto?
• ¿La app ofrece información útil que me ayude a optimizar mis finanzas o presupuestos?

4. ¿Qué ventajas adicionales me ofrece la app frente a métodos tradicionales de almacenamiento de facturas?

• ¿La app me permite ahorrar espacio físico y organizar mejor mis documentos?
• ¿Facilita mi preparación de impuestos y cumple con las normativas de auditoría?