Aprende a contabilizar una donación

La contabilización de donaciones es un proceso que realizan tanto las organizaciones sin fines de lucro como para empresas que realizan contribuciones caritativas o de apoyo a causas sociales.

Las donaciones representan transferencias voluntarias de recursos, ya sea en efectivo, bienes o servicios, y su correcto registro en los libros contables no solo es importante para cumplir con las obligaciones fiscales y normativas.

En este artículo, te contamos cómo contabilizar donaciones.

Al entender este proceso, podrás optimizar el impacto de las donaciones en tu contabilidad.

Qué es una donación

Una donación es el acto de dar algo de valor, como dinero, bienes, servicios o tiempo, a otra persona, organización o causa, sin esperar recibir nada a cambio. 

Las donaciones se hacen de manera voluntaria con el propósito benéfico o de ayuda.

Muchas empresas también contribuyen al bienestar social con donaciones o apoyando iniciativas que benefician a la sociedad, al medio ambiente o la comunidad en general.

Tipos de donaciones de responsabilidad social

Una empresa puede hacer una donación de muchas maneras, las más comunes son:

1. Donaciones en efectivo: transferencias monetarias directas a organizaciones benéficas, ONG o proyectos comunitarios. 
2. Donaciones en especie: provisión de productos, equipos o servicios de la empresa a organizaciones que los necesitan.
3. Programas de voluntariado corporativo: los empleados de la empresa dedican su tiempo y habilidades a proyectos comunitarios, respaldados por la empresa.
4. Patrocinios y alianzas estratégicas: financiamiento de eventos, programas educativos, investigaciones y otras actividades que beneficien a la comunidad. 
5. Desarrollo sostenible: inversiones en proyectos que promuevan la sostenibilidad ambiental y el desarrollo económico y social de las comunidades vulnerables.

Por qué hay que contabilizar las donaciones

• Legalidad: todas las organizaciones están obligadas a seguir las normativas contables establecidas, como las Normas internacionales de Información Financiera (NIIF) o los Principio de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
• Beneficios fiscales: muchas jurisdicciones permiten a las organizaciones deducir las donaciones de sus impuestos, para ello tienen que estar registradas.
• Auditorías y verificaciones: el registro de las donaciones te facilita las auditorías internas y externas, asegurándote de que las transacciones sean verificables y que cumplan con las normas contables y fiscales.

Requisitos para contabilizar una donación

La norma 18 de Plan General Contable, dedicada a subvenciones, donaciones y legados, establece que estas son las condiciones para la contabilización:

• Reconocimiento: las donaciones no reintegrables se registran como un incremento directo en los fondos propios de la empresa, sin pasar por la cuenta de resultados en un primer momento.
• Valoración: hay que valorar si son donaciones en efectivo, en especie o ambas. 
• Donaciones en efectivo: si la donación es en efectivo, el valor que se registra es la cantidad de dinero recibida. 
• Donaciones en especie: si son en bienes, el valor se determina por lo que esos bienes valdrían en el mercado. 
• Imputación a resultados: esto es registrar una donación en las cuentas contables que corresponden. Por ejemplo, si una empresa recibe una donación para apoyar la investigación y desarrollo de un producto, esta se registraría en una cuenta relacionada a proyectos e investigación.

Cuentas contables utilizadas para contabilizar una donación

• Cuenta 678 - ingresos por donaciones esporádicas: se utiliza para registrar los ingresos derivados de donaciones que la empresa recibe de manera ocasional.
• Cuenta 131 - deudas a largo plazo con entidades de crédito del grupo: se refiere a las obligaciones financieras a largo plazo que una empresa tiene con entidades de crédito pertenecientes al mismo grupo corporativo.
• Cuenta 746 - subvenciones a la explotación pendientes de aplicar al resultado del ejercicio: se utiliza para contabilizar las subvenciones recibidas que aún no se han aplicado al resultado del ejercicio.
• Cuenta 740 - impuestos sobre beneficios a corto plazo: esta cuenta se utiliza para registrar los impuestos sobre beneficios que la empresa espera pagar en el corto plazo, generalmente dentro del mismo ejercicio fiscal

Contabilizar donaciones realizadas

Cuando una empresa dona bienes, deben ser dados de baja en el registro contable para reflejar esta salida de activos del inventario.

En el caso de los donativos en efectivo, varía según la frecuencia de las donaciones. 

Las donaciones esporádicas se contabilizan en la cuenta 678, las habituales en la 659. 

Cuando una donación es en espacio, el tratamiento contable depende si están exentas o no de iva, si lo están, deberás registrarlo en la cuenta 477. Si no lo están en la cuenta subgrupo 67.

Las donaciones en especie exentas de IVA suelen ser aquellas relacionadas con actividades culturales o caritativas.

Contabilizar donaciones recibidas

Cuando la empresa recibe una donación, hay que registrar el dinero o los bienes recibidos al valor. 

Inicialmente esto se anota en el activo de la empresa, mientras que al lado del patrimonio neto se registra un aumento. 

Conforme vas utilizando los recursos donados, las cantidades se trasladan gradualmente a las cuentas de ingresos. 

Es importante gestionar cualquier amortización, ajuste de valor o baja del activo conforme a las normativas contables aplicables, que pueden implicar el traslado a cuentas específicas.

Ejemplo de cómo contabilizar una donación

Tech Innovate Ltd. una empresa de tecnología dedicada a la investigación avanzada, ha sido favorecida con una generosa donación para impulsar un proyecto innovador en inteligencia artificial. 

Un filántropo interesado en el avance tecnológico ha decidido contribuir con 15,000 euros para respaldar este ambicioso proyecto.

Cuando la donación llega, el departamento financiero de Tech Innovate tiene que registrarla meticulosamente en sus libros contable

Primero, actualizan su registro de caja o bancos, ingresando un débito de 15,000 euros. Esto aumenta el activo disponible de la empresa, reflejando la recepción de fondos.

Luego, para reflejar adecuadamente la naturaleza de estos fondos como ingresos dedicados a investigación, acreditan una cuenta específica designada como "Ingresos por donaciones". 

Este crédito de 15,000 euros asegura que el ingreso se registre correctamente y se distinga de otros flujos de efectivo o ingresos generados por la empresa.

Caja/Bancos                       15,000 x

Ingresos por donaciones        x          15,000

Con esta contabilización completa, Tech Innovate no solo asegura la transparencia financiera interna, sino que también prepara la base para informar correctamente sobre sus estados financieros anuales. 

Deducciones por donativo en una empresa

Las deducciones por donativos representan un incentivo fiscal para las empresas. Esto les permite reducir su carga impositiva al tiempo que contribuyen al bienestar social y comunitario. 

Beneficio fiscal directo

Las empresas pueden deducir el monto total de los donativos realizados a organizaciones benéficas calificadas de sus ingresos imponibles. 

Por ejemplo, si la empresa dona 10.000 euros con una tasa impositiva del 25% puede deducir su base imponible en 10.000 euros resultando un ahorro de 2.500 euros.

Límites y regulaciones

En España, las empresas que quieren beneficiarse de deducciones fiscales por donativos tienen que cumplir con regulaciones específicas por la Ley 49/2002, que regula el régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos. 

Según esta normativa, las donaciones pueden deducirse hasta el 35% del importe del donativo, pudiendo aumentar al 40% para donativos recurrentes a la misma entidad por al menos tres años.

El total de las deducciones por donativos y otras aportaciones no puede exceder el 10% de la base imponible del período impositivo correspondiente.

Para que los donativos sean deducibles, las empresas tienen que obtener un certificado expedido por la entidad beneficiaria que confirme su condición conforme a la Ley 49/2002.

Además, las empresas deben detallar los donativos realizados en la memoria de sus cuentas anuales, incluyendo información sobre las entidades beneficiarias, los montos donados y las deducciones fiscales aplicadas.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se registra una donación en los estados financieros?

Las donaciones se registran en el estado de resultados como ingresos, bajo una categoría específica como "Donaciones recibidas". Si una empresa realiza la donación, se registra como un gasto.

¿Cómo se registra una donación en el libro diario?

El asiento contable para registrar una donación recibida en efectivo podría ser:

• Débito: Bancos o Caja (activo)
• Crédito: Ingresos por donaciones (ingreso)

Para una donación realizada en efectivo:

• Débito: Gastos por donaciones (gasto)
• Crédito: Bancos o Caja (activo)

¿Es deducible una donación fiscalmente?

Sí, en muchos sistemas fiscales, las donaciones a organizaciones calificadas pueden ser deducibles de impuestos. Es importante verificar las leyes fiscales locales y mantener la documentación adecuada para respaldar la deducción.

¿Qué documentación se necesita para registrar una donación?

Para registrar una donación recibida, se debe tener un recibo o carta de agradecimiento de la entidad donante que indique el monto y la fecha de la donación. Para una donación realizada, se necesita una confirmación de la entidad receptora que detalle la misma información.

¿Cómo afecta una donación a los estados financieros de la empresa?

Las donaciones recibidas aumentan los ingresos, mientras que las donaciones realizadas incrementan los gastos. Esto puede afectar las utilidades netas y la posición financiera general de la empresa.

¿Se deben hacer revelaciones en los estados financieros sobre las donaciones?

Sí, es recomendable revelar en las notas a los estados financieros cualquier donación significativa, indicando el monto, la naturaleza de la donación y la entidad receptora o donante.

¿Cómo se registra una donación en especie?

Las donaciones en especie se registran al valor razonable de los bienes o servicios donados. El asiento contable para una donación recibida en especie podría ser:

• Débito: Activo (Inventario, Propiedades, etc.)
• Crédito: Ingresos por donaciones

Para una donación realizada en especie:

• Débito: Gastos por donaciones
• Crédito: Activo (Inventario, Propiedades, etc.)

¿Qué ocurre si una donación tiene restricciones?

Si una donación recibida tiene restricciones específicas sobre su uso, se debe registrar en una cuenta separada y cumplir con las condiciones impuestas por el donante. Las restricciones deben ser reveladas en las notas a los estados financieros.

¿Cómo se contabiliza el reembolso de una donación?

Si una donación recibida debe ser reembolsada, se registra como una disminución en los ingresos:

• Débito: Ingresos por donaciones
• Crédito: Bancos o Caja