Mejor Software de Gestión de Gastos en 2024

¿Conoces el mejor software de gestión de gastos en 2024 ya?

1. Banktrack - Tu app de control de gastos
2. Quipu
3. Factorial Expenses
4. Fuell
5. Payhawk

Este año te has propuesto tener un mayor control de gastos.

Pero, no es tan fácil como pensabas. ¿Te preguntas por dónde empezar?

En Banktrack, estamos aquí para ayudarte a simplificar el proceso y asegurarnos de que el control de tus gastos nunca vuelva a ser un problema.

A continuación, te enseñamos cuál es la mejor app de control de gastos para este 2024.

¿Qué es un Software de Gestión de Gastos?

El software de gestión de gastos permite automatizar, simplificar y rastrear gastos de manera eficiente. Desde la captura de recibos hasta el procesamiento de reembolsos, estas plataformas ofrecen una variedad de funciones para simplificar el proceso de gestión de gastos. Las funcionalidades clave incluyen:

• Seguimiento de Gastos: Registrar fácilmente los gastos y categorizarlos para tener una mejor organización.
• Escaneo de Recibos: Capturar recibos fácilmente utilizando tecnología OCR para una documentación precisa de gastos.
• Flujos de Aprobación: Implementar procesos de aprobación personalizables para garantizar el cumplimiento y el control.
• Capacidades de Integración: Integrarse con software de contabilidad y feeds bancarios para un flujo de datos sin problemas.
• Informes y Análisis: Generar informes y análisis para obtener información sobre los patrones de gasto.

Top 5 Mejores Apps de Control de Gastos

1. Banktrack

Backtrack es, sin duda, la mejor app de control de gastos para este 2024. Te explicamos por qué.

Banktrack destaca por su capacidad para crear tableros personalizados que integran vistas de diferentes cuentas bancarias, empresas y productos financieros.

Esta flexibilidad te permite acceder rápidamente a la información para gestionar tus gastos de manera más eficiente posible.

Puedes configurar tus propios tableros según tus necesidades, lo que te da un control total sobre tus finanzas.

Su capacidad para adaptarse a tus necesidades de categorización es realmente interesante. Con reglas avanzadas, puedes crear y personalizar categorías ilimitadas para organizar tus gastos e ingresos de manera precisa. Esta flexibilidad te permite tener un seguimiento detallado de tus finanzas y entender en qué estás gastando tu dinero.

Por si fuera poco, Backtrack también tiene informes y alertas personalizados. Banktrack te ofrece la posibilidad de crear informes personalizados y recibir alertas sobre tus gastos a través de diferentes canales, como WhatsApp, SMS, correo electrónico, Slack o Telegram.

Puedes configurar alertas para cargos duplicados, saldos bajos o cualquier otro aspecto importante para ti. Esta función te ayuda a mantener un control constante sobre tus finanzas y tomar decisiones informadas en todo momento.

Precios: Podrás utilizar Backtrack desde tan solo 16,58€ al mes!

Te presentamos todos los planes con todas sus funcionalidades:

Nuestro objetivo es que siempre tengas el control total de tus gastos.

Por eso, en nuestro plan más accesible, “Business Basic” ofrecemos la posibilidad de conectar hasta 10 cuentas bancarias, algo que no encontrarás tan fácilmente en otros servicios.

1. Quipu:

Quipu es una herramienta de pre-contabilidad diseñada específicamente para autónomos y pequeñas y medianas empresas (PYMEs).

Ofrece distintas características desde la facturación hasta la gestión de impuestos y bancos. 

Su punto fuerte se centra en automatizar las tareas contables y administrativas diarias de un negocio. Lo que destaca de Quipu es su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de alta precisión, que permite la digitalización precisa de tickets y gastos.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• Tecnología OCR de precisión para digitalización de tickets y gastos.
• Tres opciones para digitalizar tickets y facturas: vía web, app o mail.
• Integración total con la facturación para evitar software paralelo.
• Funcionalidad de tesorería para visualizar flujo de caja en tiempo real.

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• No permite crear tarjetas físicas o virtuales para empleados.
• Carece de sistema de aprobación de gastos por parte de managers.
• Acceso limitado para empleados, más centrado en equipo de contabilidad.
• No tiene una función específica para establecer límites de gasto por departamento.

Precios: Actualmente, Quipu tiene 4 planes con precios distintos según tus necesidades. El más básico empieza desde 13€ al mes con un pago anual, el cual podrás probar gratis durante 15 días.

1. Factorial Expenses:

Factorial Expenses es el módulo de gestión de gastos de la suite de recursos humanos de Factorial.

Es más conocido por su tecnología OCR avanzada, que ayuda la digitalización de tickets de gastos a través de la aplicación móvil. Los tickets digitalizados están certificados por la Agencia Tributaria, lo que garantiza su legalidad.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• Tecnología OCR avanzada
• Ofrece la posibilidad de generar tarjetas de gastos asociadas a proyectos o empleados, tanto físicas como virtuales, de forma instantánea.
• Capacidad de establecer límites de gasto en tarjetas, empleados o equipos, y activar o desactivarlas según sea necesario.

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• No integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que requiere el uso de software adicional cuando quieras usar estas funciones.
• La conciliación bancaria automática de gastos no está disponible
• La generación de informes personalizados puede no ser tan completa como se espera.

Precios: Factorial cuenta con dos planes distintos, Business y Enterprise.

• El precio del plan Business es de $6.2 por usuario al mes. Está pensado para pequeñas y medianas empresas que quieran automatizar los procesos de Recursos Humanos.
• El precio del plan Enterprise es de $8.35 por usuario al mes. Recomendado para empresas que busquen mejorar y automatizar sus procesos y bases de datos.

1. Fuell:

Fuell es una aplicación de gestión de gastos que combina tarjetas corporativas con un software de control avanzado.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• La capacidad de generar tarjetas de crédito físicas y virtuales ilimitadas
• Es compatible con varias ERP
• Tecnología OCR para la lectura automática de tickets, certificada por la Agencia Tributaria. 
• Capacidad para automatizar la recuperación del IVA y generar informes de gastos personalizados

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• No integra la facturación ni la gestión de tesorería, lo que puede requerir el uso de software adicional. 
• La tecnología OCR puede ser lenta en ocasiones
• Algunas partes del software pueden no ser tan intuitivas como se espera.

Fuell no proporciona información sobre sus precios y planes. Para conocer las tarifas, es necesario contactar directamente con el proveedor.

1. Payhawk:

Payhawk es una aplicación global de gestión de gastos que combina tarjetas de empresa con un software de seguimiento avanzado.

La principal funcionalidad es la capacidad que tiene para reembolsar gastos anticipados en la moneda local y realizar intercambios de moneda sin comisiones.

¿Cuáles son los principales beneficios?:

• Reembolso de gastos anticipados
• Intercambios de moneda sin comisiones

• Generación de tarjetas de crédito físicas y virtuales, y permite establecer límites de gastos personalizados
• Gestión multientidad, que permite a las empresas controlar el flujo de gastos de manera centralizada

¿Cuáles son sus limitaciones?:

• Payhawk no integra la facturación ni la gestión de tesorería
• Su precio puede ser elevado para algunas empresas o particulares

Precios: Factorial cuenta con tres planes distintos, Premium Cards, All–in-One Expense y Enterprise.

Podrás probar Payhawk durante 24 meses por $99 mensuales si eres una única empresa con menos de 50 empleados.

Factores a Considerar al Elegir un Software de Gestión de Gastos

Seleccionar el software adecuado de gestión de gastos es muy importante para optimizar tus operaciones financieras.

Considera los siguientes puntos para tomar la mejor decisión:

1. Escalabilidad y Flexibilidad

Elige un software que pueda crecer con tu negocio o tu actividad financiera personal y adaptarse a las necesidades.

Te recomendamos buscar una aplicación con unas características personalizables y planes de precios flexibles.

2. Experiencia del Usuario y Accesibilidad

Prioriza aplicaciones fáciles de usar y con accesibilidad móvil para garantizar una adopción generalizada entre los empleados.

El diseño intuitivo y la facilidad de uso son importantes para poder maximizar la productividad y minimizar los esfuerzos de capacitación.

3. Capacidades de Integración

Opta por un software que se integre fácilmente con tus sistemas existentes, como software de contabilidad, sistemas ERP y feeds bancarios.

La integración elimina la entrada manual de datos y facilita la visibilidad en tiempo real de los datos financieros.

4. Cumplimiento y Seguridad

Asegúrate de que el software cumpla con las regulaciones de la industria y cumpla con estándares de seguridad.

Funciones como encriptación de datos, permisos de usuario y registros de auditoría son importantes para proteger esta información.

Mejores Prácticas para Optimizar el Software de Gestión de Gastos

Para aprovechar al máximo el potencial de tu software de gestión de gastos, te recomendamos implementar las siguientes cosas:

1. Establecer Políticas y Directrices Claras

Define políticas de gastos completas que describan gastos permitidos, flujos de aprobación y requisitos de documentación. De esta manera, tendrás control total y conocimiento claro en todo momento.

Las directrices claras promueven la transparencia, evitan riesgos y garantizan el cumplimiento de las normas regulatorias.

2. Aprovechar las Funciones de Automatización

Aprovecha las funciones de automatización, como plantillas de gastos recurrentes, auto categorización y aprobaciones basadas en reglas.

La automatización reduce los errores manuales, acelera los tiempos de procesamiento y mejora la eficiencia.

3. Realizar Auditorías y Revisiones Periódicas

Audita regularmente los informes de gastos para identificar discrepancias, anomalías y posibles casos de fraude.

Realizar revisiones periódicas te permite hacer cumplir el cumplimiento de políticas, identificar oportunidades de ahorro y optimizar los patrones de gasto.

4. Capacitación y Soporte Continuos

Si buscas una aplicación para tener un mayor control de gastos para tu empresa, te recomendamos invertir en programas de capacitación para educar a los empleados sobre el uso efectivo del software. Esto ayudará a que la implementación sea mucho más rápida.

Ofrece soporte y recursos continuos para ofrecer consultas, solucionar problemas y fomentar la adopción en toda la organización.

Conclusión

Después de analizar todas las opciones, Banktrack destaca como la mejor aplicación de control de gastos para este año. ¿Por qué elegir Banktrack?

Tableros Personalizados:

Banktrack te permite crear tableros personalizados para integrar y visualizar fácilmente tus cuentas bancarias, empresas y productos financieros, dándote un control total sobre tus finanzas.

Categorías Adaptadas:

Con Banktrack, puedes personalizar tus categorías de gastos y tener un seguimiento detallado de tus ingresos y gastos, lo que te ayuda a entender mejor tus actividades financieras.

Informes y Alertas Personalizados:

Banktrack te ofrece la capacidad de generar informes personalizados y recibir alertas sobre tus gastos a través de diferentes canales, como WhatsApp, SMS, correo electrónico, Slack o Telegram, manteniéndote siempre informado.

Precio Accesible y Variedad de Planes:

Con una variedad de planes a precios competitivos, Banktrack se adapta a las necesidades y presupuestos de autónomos, pequeñas y medianas empresas, ofreciendo una solución accesible y efectiva para el control de gastos.

En resumen, si buscas una aplicación que te ofrezca flexibilidad, personalización y un control total sobre tus gastos, Banktrack es la elección perfecta para el control de gastos en 2024.

¡Únete a la comunidad de usuarios satisfechos de Banktrack y simplifica tu gestión financiera hoy mismo!