Las 7 mejores apps de control de gastos para psicólogos y terapeutas en 2025

Estas son las mejores apps de control de gastos para psicólogos y terapeutas:

1. Banktrack
2. Quipu
3. Holded
4. Fintonic Empresas
5. Contasimple
6. Xero
7. Expensify

Los psicólogos y terapeutas, ya trabajen de forma independiente o en clínicas privadas, comparten un reto común: gestionar bien sus gastos para mantener la rentabilidad.

Entre alquiler de consulta, material, software de videoterapia, publicidad, seguros profesionales y pagos a colaboradores, el control financiero puede volverse complejo.

Y más aún si se combina con la necesidad de cumplir con obligaciones fiscales y llevar una agenda saturada de pacientes.

Por eso, cada vez más profesionales de la salud mental utilizan apps de control de gastos. Estas herramientas permiten automatizar la clasificación de gastos, obtener informes claros y prever el impacto de nuevas inversiones, como alquilar otra sala o contratar a un asistente.

A continuación, analizamos las 7 mejores apps para psicólogos y terapeutas en 2025.

Las 7 mejores apps para psicólogos y terapeutas en 2025

1. Banktrack

El software de gestión de gastos más completo para previsiones de tesorería y control total

Banktrack está diseñada para ir más allá del registro de gastos. Ofrece a psicólogos y clínicas de terapia una visión integral de su tesorería presente y futura.

Funcionalidades clave:

• Conexión con más de 120 bancos para ver todos los movimientos en un único panel.

• Clasificación automática de gastos: alquiler de consulta, software, formación, publicidad, material terapéutico.
• Previsiones de tesorería por escenarios: ¿qué pasa si reduces pacientes en verano?, ¿o si alquilas una segunda sala?

• Conciliación automática de facturas (subida por email, WhatsApp o drag-and-drop).

• Alertas de pagos duplicados, vencimientos y saldos bajos.

• Informes exportables para gestoría o asociaciones profesionales

Ideal para: psicólogos autónomos con volumen de pacientes estable, clínicas con varios terapeutas y gabinetes en crecimiento.

2. Quipu

Simplicidad para profesionales individuales

Quipu es perfecto para psicólogos que no quieren complicarse con herramientas complejas.

Ventajas:

• Escaneo de tickets y facturas mediante OCR.
• Conexión bancaria básica.
• Modelos fiscales automáticos (IVA, IRPF).
• Panel intuitivo, ideal para no contables.

Ideal para: psicólogos que trabajan solos o en pequeños gabinetes y necesitan control básico.

3. Holded

ERP completo para clínicas de psicología y centros multidisciplinares

Aunque no es específico de salud, Holded permite integrar facturación, contabilidad y control de gastos en un solo software.

Funcionalidades:

• Facturación a pacientes y mutuas.
• Registro de gastos clasificados automáticamente.
• Conexión con bancos.
• Informes de resultados y tesorería.

Ideal para: clínicas con varios psicólogos, logopedas o fisioterapeutas que quieren un sistema integral.

4. Fintonic Empresas

Control bancario simple y rápido

Fintonic es muy conocida en el ámbito personal, pero su versión para empresas ofrece también control de gastos con integración bancaria.

Funcionalidades:

• Conexi
• ón con cuentas bancarias.
• Clasificación automática de movimientos.
• Recomendaciones de ahorro y optimización.

Ideal para: psicólogos autónomos que quieren ver rápidamente ingresos y gastos sin complicaciones.

5. Contasimple

Cumplimiento fiscal sin complicaciones

Contasimple está pensado para quienes priorizan estar al día con Hacienda.

Funcionalidades:

• Libros de IVA automáticos.
• Generación de modelos fiscales.
• Clasificación de gastos deducibles.
• Gestión sencilla de facturas y pagos.

Ideal para: terapeutas autónomos que quieren asegurar el cumplimiento legal sin perder tiempo.

6. Xero

Gestión avanzada para consultas con ingresos internacionales

Si ofreces terapia online a pacientes en otros países, Xero es una buena opción gracias a su capacidad multimoneda.

Funcionalidades:

• Dashboards financieros en tiempo real.
• Conexión con bancos internacionales.
• Multimoneda para cobros y pagos globales.
• Integración con software de reservas y CRM.

Ideal para: terapeutas online con pacientes fuera de España o que facturan en varias divisas

7. Expensify

Control de gastos por colaborador

Si en tu gabinete trabajan varios psicólogos o terapeutas, Expensify ayuda a controlar los gastos de cada profesional.

Funcionalidades:

• Escaneo de tickets por cada miembro del equipo.
• Reembolsos automáticos.
• Integración con contabilidad.

Ideal para: clínicas o gabinetes con varios colaboradores que gestionan gastos propios.

6 Retos financieros en la práctica de psicólogos y terapeutas

Llevar un gabinete o consulta privada implica afrontar gastos muy específicos que pueden desbordar a un profesional si no están bien organizados:

1. Alquiler y mantenimiento de consulta: una de las partidas fijas más altas.
2. Licencias de software de terapia online y gestión de pacientes: Zoom, plataformas HIPAA/GDPR compliant, CRM sanitario.
3. Publicidad y captación de pacientes: desde campañas en Google Ads hasta redes sociales.
4. Formación continua: cursos, másteres y congresos.
5. Honorarios de colaboradores externos: terapeutas asociados, supervisores o coaches.
6. Seguros profesionales y colegiación: gastos imprescindibles para ejercer.

Una app de control de gastos ayuda a visualizar qué parte de los ingresos se consume en cada categoría, facilitando la planificación.

¿Por qué las previsiones son clave en el sector salud mental?

A diferencia de otros negocios, los psicólogos y terapeutas pueden tener fluctuaciones de ingresos y demanda a lo largo del año:

• Verano y vacaciones: muchos pacientes interrumpen sus sesiones.
• Septiembre-enero: suelen aumentar las consultas por cambios de rutina y objetivos personales.
• Eventos inesperados: bajas por salud, mudanzas de pacientes, cambios de horarios.

Con una app que incluya previsiones de tesorería, el profesional puede:

• Anticipar meses con menos pacientes y ajustar el gasto.
• Evaluar si es buen momento para alquilar una segunda sala o invertir en publicidad.
• Evitar tensiones de liquidez incluso en épocas de baja actividad.

Cómo elegir la mejor app para psicólogos y terapeutas

Antes de seleccionar una herramienta, conviene tener en cuenta:

1. Nivel de simplicidad: ¿quieres solo registrar ingresos/gastos o también facturar, prever tesorería y generar informes fiscales?
2. Trabajo individual o en equipo: si eres autónomo, una app ligera basta; si gestionas una clínica con varios terapeutas, necesitas algo más completo.
3. Integración con bancos y gestorías: clave para ahorrar tiempo y evitar errores.
4. Cumplimiento normativo: asegúrate de que la app es compatible con facturación electrónica y respeta normativas como GDPR.
5. Precio y escalabilidad: empieza con un plan básico, pero con opción de crecer a medida que aumenten pacientes o colaboradores.

5 Beneficios de usar una app de control de gastos en psicología y terapia

1. Visión clara de la rentabilidad → saber cuánto ingresas por paciente y cuánto gastas en mantener la consulta.
2. Más tiempo para lo importante → menos horas de administración, más foco en los pacientes.
3. Previsiones de tesorería → anticipar meses de baja demanda (vacaciones, verano) y planificar inversiones.
4. Cumplimiento fiscal garantizado → evitar sanciones gracias a informes automáticos y actualizados.
5. Mejor toma de decisiones → saber si es viable alquilar un espacio más grande, contratar un asistente o invertir en publicidad.

Conclusión

Un psicólogo o terapeuta en 2025 no puede limitarse a “guardar facturas en una carpeta”. La clave está en digitalizar el control de gastos y anticiparse con previsiones.

La digitalización no solo reduce errores y tiempo administrativo, también convierte la gestión financiera en un apoyo estratégico para tu desarrollo profesional.