Guía para emitir una factura electrónica en Madrid en 2025

Si eres autónomo o empresa que opera en Madrid, emitir facturas electrónicas será obligatorio a partir de 2025 según la Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu. 

Esta obligación no solo aplica si trabajas con la Administración Pública, sino también si emites facturas a otras empresas o profesionales.

En esta guía te explicamos paso a paso cómo emitir una factura electrónica en Madrid, qué requisitos debes cumplir, qué software puedes usar y cómo adaptarte a tiempo para cumplir con la normativa sin complicaciones.

¿Quién está obligado a emitir factura electrónica en Madrid?

Obligación para:

• Autónomos que facturen a empresas o profesionales (B2B).
• Empresas de cualquier tamaño o sector.
• Profesionales que trabajen con organismos públicos (Ayuntamiento de Madrid, Comunidad de Madrid, hospitales, universidades, etc.).

No aplica (por ahora) a:

• Autónomos que solo trabajen con particulares (B2C).

8 Requisitos legales de una factura electrónica válida

Debe incluir:

1. Nombre o razón social del emisor y receptor.
2. NIF/CIF de ambas partes.
3. Número y fecha de factura.
4. Descripción detallada del servicio o producto.
5. Base imponible, tipo de IVA y total.
6. IRPF si aplica.
7. Medio y condiciones de pago.
8. Firma electrónica (en el caso de facturas estructuradas).

¿Qué formatos son válidos?

• PDF simple: solo si va firmado electrónicamente o emitido desde software homologado.
• FacturaE (XML estructurado): obligatorio para Administraciones Públicas.
• UBL, Peppol BIS: utilizados por empresas tecnológicas o internacionales.

¿Cómo se presenta una factura electrónica a la Administración en Madrid?

1. Genera tu factura en formato FacturaE (XML).
2. Firma digitalmente con tu certificado.
3. Sube el archivo a través de:
4. Plataforma FACe (Estado).
5. Portal del Ayuntamiento de Madrid.
6. Plataforma de la Comunidad de Madrid.

Consulta siempre el punto de entrada requerido por tu cliente público.

Requisitos técnicos para emitir facturas electrónicas

• Certificado digital válido (FNMT o DNIe).
• Conexión estable a internet.
• Software adaptado a FacturaE, Verifactu y firma digital.
• Un método de almacenamiento seguro por al menos 4 años.

Top 5 software recomendado para facturar en Madrid

1. Banktrack

Banktrack es mucho más que un sistema de facturación.

Es una plataforma integral de control financiero, ideal para autónomos y empresas que quieren simplificar la gestión de sus cobros, pagos y previsiones sin perder de vista el cumplimiento fiscal.

Funcionalidades clave:

• Emisión de facturas electrónicas adaptadas a Verifactu.
• Sincronización con más de 120 bancos (Open Banking y acceso directo).
• Digitalización de tickets y facturas mediante email o WhatsApp.
• Reglas automáticas para categorizar ingresos y gastos.
• Creación de escenarios financieros para prever picos de liquidez o retrasos de cobros.
• Alertas configurables para saldos bajos, cobros significativos o duplicados.
• Dashboards personalizables con KPIs, filtros por proyectos, y consolidación multiempresa.
• Conciliación automática de facturas y movimientos bancarios.

Ideal para: empresas y autónomos madrileños que trabajan con organismos públicos (Comunidad de Madrid, Ayuntamiento de Madrid) o que necesitan control avanzado de tesorería.

2. B2Brouter

Especializado en relaciones con la Administración Pública. Este software de gestión de gastos está pensado para enviar y recibir facturas estructuradas con seguridad y trazabilidad.

Qué ofrece:

• Envío y validación de FacturaE.
• Firma digital integrada.
• Acceso directo a FACe y otras plataformas públicas.
• Estado en tiempo real de cada factura enviada (aceptada, rechazada, en revisión).
• Historial completo y generación de copias legales archivadas.

Ideal para: proveedores habituales de la Administración en Madrid, como empresas de servicios, construcción, TIC o consultoría.

Ventaja extra: cuenta con versión gratuita para volúmenes bajos.

3. Quipu

Quipu está diseñado para que los autónomos lleven el control total de su facturación y contabilidad sin necesidad de conocimientos técnicos.

Incluye:

• Facturas electrónicas en PDF y XML.
• Modelos fiscales (303, 130, 390, etc.) listos para presentar.
• Integración bancaria y OCR para gastos.
• Control de vencimientos y pagos.
• Panel de control con gráficos e informes útiles para la declaración trimestral.

Ideal para: autónomos madrileños que buscan agilidad, cumplimiento fiscal y conexión fluida con su gestor.

4. A3Factura

Solución de Wolters Kluwer pensada para usuarios que ya trabajan con gestorías que utilizan A3ASESOR.

Lo más destacado:

• Generación de FacturaE firmada.
• Registro legal seguro y seguimiento de facturas.
• Conexión directa con la gestoría para informes, balances y modelo fiscal.
• Gestión documental integrada.

Ideal para: despachos profesionales, asesorías fiscales o empresas con procesos administrativos avanzados.

5. FacturaDirecta

FacturaDirecta es una de las herramientas más sencillas para autónomos que buscan cumplir la normativa sin complicaciones.

Lo que ofrece:

• Plantillas profesionales con personalización.
• Facturación en PDF y estructurada.
• Envío de facturas con aviso de lectura y control de cobros.
• Panel simple con todo lo necesario para facturar rápido.

Ideal para: profesionales liberales, freelancers o pequeños comercios de Madrid que buscan emitir facturas legales sin esfuerzo.

5 Errores comunes al emitir facturas electrónicas en Madrid

A pesar de que emitir facturas electrónicas parece sencillo, muchos autónomos y empresas cometen errores que pueden derivar en sanciones, rechazos o retrasos en los pagos. 

A continuación, te explicamos los fallos más habituales para que puedas evitarlos desde el primer momento.

1. Enviar la factura a la plataforma equivocada

En Madrid, la Comunidad y el Ayuntamiento tienen portales distintos para la recepción de facturas electrónicas. Si la factura no se remite correctamente al punto de entrada requerido (por ejemplo, FACe o el portal propio del Ayuntamiento), el sistema puede rechazarla automáticamente o demorar su validación.

Consejo: confirma con tu cliente a qué plataforma debes enviarla antes de emitirla.

2. No firmar electrónicamente las facturas dirigidas a organismos públicos

Las facturas en formato FacturaE deben ir firmadas digitalmente con un certificado válido. Muchas veces se rechazan facturas por omitir este paso obligatorio.

Solución: utiliza un software que incluya firma electrónica integrada o asegúrate de firmar el archivo XML antes de subirlo.

3. Errores en el número de factura

Ocurre cuando no se respeta la numeración correlativa o se utilizan números duplicados, lo que genera inconsistencias fiscales.

Buena práctica: usa series diferenciadas para cada año o tipo de cliente (público, privado, internacional).

4. No conservar las facturas correctamente

La normativa obliga a conservar todas las facturas durante al menos 4 años, pero algunos profesionales eliminan archivos al cambiar de ordenador o software.

Consejo: utiliza soluciones como Banktrack, A3Factura o Quipu que incluyen archivado automático y recuperación segura de documentos.

5. Usar software no adaptado a Verifactu o FacturaE

No todos los programas generan facturas válidas según la normativa española. Utilizar un sistema que no genere FacturaE correctamente puede causar rechazos continuos por parte de las plataformas oficiales.

Solución: asegúrate de que el software que elijas esté actualizado con los requisitos de la Ley Crea y Crece y sea compatible con Verifactu y XML.

Conclusión

Madrid es una de las regiones más activas en procesos administrativos digitales. Adaptarte pronto a la factura electrónica te dará una ventaja competitiva y te ahorrará errores.

Elige un buen software, automatiza tareas y cumple con la normativa sin dolores de cabeza. Empieza ahora y lleva tu facturación al siguiente nivel.