Por qué deberías entender las remesas bancarias (aunque no seas contable)

Si gestionas pagos o cobros de forma habitual en tu empresa, es muy probable que ya hayas oído hablar de las remesas bancarias.

Pero ¿sabes realmente qué son, cómo se usan y qué ventajas ofrecen?

Este post es una guía sencilla y práctica para entender cómo funcionan las remesas bancarias, por qué pueden ahorrarte tiempo (y dolores de cabeza) en la gestión de cobros y pagos, y cómo usarlas de forma segura y eficiente.

¿Qué es una remesa bancaria?

Una remesa bancaria es un conjunto de operaciones agrupadas (normalmente transferencias o domiciliaciones) que se envía al banco para procesar varios pagos o cobros a la vez. 

En lugar de hacerlos uno por uno, se crea un único archivo con todos los datos y el banco se encarga de ejecutarlos.

Imagina que tienes que cobrar 60 recibos mensuales a clientes o pagar 25 nóminas. En lugar de introducir cada operación manualmente, envías una remesa al banco y todo queda automatizado.

2 Tipos de remesas bancarias más comunes

1. Remesas de cobro

Se usan para cobrar recibos domiciliados a tus clientes. Funcionan a través del sistema SEPA, lo que permite cargar automáticamente el importe en la cuenta del cliente en la fecha acordada.

• Se identifican como SEPA Core Direct Debit (adeudos básicos)
• En empresas, puede usarse también la modalidad SEPA B2B para relaciones entre empresas con más seguridad jurídica para el acreedor

2. Remesas de pago

Permiten pagar múltiples transferencias (como nóminas, proveedores o devoluciones) en bloque.

• Se generan como transferencias SEPA agrupadas en un archivo XML
• Reducen errores y ahorran tiempo al evitar operaciones una a una

¿Qué necesitas para generar una remesa bancaria?

Aunque los detalles pueden variar según el banco, normalmente necesitas:

• Un software de tesorería que permita exportar el archivo en formato SEPA XML (por ejemplo, Banktrack)
• Los datos bancarios de cada cliente o proveedor (IBAN, nombre, importe, concepto…)
• Un sistema de firma electrónica o verificación en tu banca online para autorizar la operación

¿Qué ventajas ofrece trabajar con remesas?

• Ahorro de tiempo: no tienes que introducir manualmente cada transferencia o cobro
• Reducción de errores: todo parte de un archivo automatizado
• Mayor control y trazabilidad: puedes revisar todas las operaciones antes de ejecutarlas
• Integración contable: los softwares permiten asociar automáticamente cada pago o cobro a su factura correspondiente
• Optimización de la tesorería: puedes programar pagos para el último día posible o hacer cobros agrupados que mejoran el flujo de caja

¿Qué riesgos hay y cómo evitarlos?

• Errores de datos: un IBAN mal escrito puede causar rechazos. Verifica siempre tus bases de datos.
• Devoluciones: si un cliente no tiene fondos o rechaza el cargo, el banco revierte la operación.
• Plazos estrictos: los cobros SEPA tienen plazos de envío y cancelación. No dejes la remesa para el último momento.

Solución: trabaja con herramientas que validen los datos antes de generar el archivo y que te avisen de incidencias (Banktrack, por ejemplo, permite enviar alertas automáticas cuando una remesa falla).

¿Qué formato tienen las remesas SEPA?

Desde la entrada en vigor del sistema SEPA, las remesas deben enviarse en formato XML ISO 20022, estandarizado y compatible con todos los bancos europeos. 

La mayoría de softwares modernos ya lo generan automáticamente, sin que tengas que entender el código.

¿Cómo implementar remesas bancarias en tu empresa paso a paso?

Si nunca has trabajado con remesas, el proceso puede parecer técnico al principio, pero en realidad es muy simple si usas un software que las genere por ti. Aquí tienes una guía clara para empezar:

Paso 1: Elige un software que genere remesas SEPA

Asegúrate de que tu ERP o programa de facturación permita generar remesas en formato XML compatible con SEPA. Algunos ejemplos útiles:

Banktrack no es un ERP tradicional, es un software de gestión financiera moderna pensado para empresas que quieren dejar atrás las hojas de cálculo y ganar visibilidad, agilidad y control financiero en tiempo real.

¿Por qué destaca Banktrack?

Sincronización bancaria con +120 entidades

Banktrack permite conectar tus cuentas bancarias (tradicionales o neobancos) mediante Open Banking PSD2 o acceso directo, sin necesidad de compartir contraseñas. La sincronización es automática, y los movimientos se actualizan a diario.

Además, el acceso es solo de lectura. Banktrack no puede realizar operaciones bancarias, lo que refuerza la seguridad. Y todos los datos están encriptados y auditados por el Banco de España a través de sus proveedores certificados.

Dashboards personalizados

Una de las ventajas clave de Banktrack es la posibilidad de configurar vistas personalizadas para que tú o tu equipo visualicéis exactamente la información que necesitáis: saldos consolidados, ingresos, gastos, cobros pendientes o previsiones futuras.

Con apenas unos clics puedes filtrar por fechas, cuentas, categorías o etiquetas de proyecto. Esto convierte a Banktrack en una herramienta perfecta para gestionar remesas por bloques de facturas o clientes concretos.

Reglas automáticas y categorización inteligente

Puedes crear reglas para que Banktrack clasifique automáticamente tus ingresos y gastos por tipo, origen, departamento o cliente. Esto permite tener una visión clara del flujo de caja asociado a cada unidad de negocio y preparar tus remesas de pago o cobro de forma ordenada y sin duplicidades.

Informes y alertas por múltiples canales

Banktrack te permite programar informes personalizados que se envían por correo, WhatsApp, SMS, Slack o Telegram, con un diseño visual y editable por bloques.

Además, puedes configurar alertas automáticas cuando se detecten movimientos inusuales, cobros duplicados, saldos bajos o cualquier comportamiento que requiera tu atención.

Esto es especialmente útil cuando se gestionan remesas con fechas futuras, ya que puedes recibir avisos si alguno de los cobros falla o si la cuenta asociada tiene saldo insuficiente para completar los pagos.

Previsiones de tesorería por escenarios

Otra funcionalidad diferencial es la posibilidad de crear escenarios financieros: simulaciones de ingresos, gastos o inversiones para anticipar la liquidez futura y tomar decisiones más informadas.

Por ejemplo: puedes crear un escenario donde se cargan varias remesas de cobros el día 5, y simular qué ocurre si un cliente importante se retrasa en el pago o si se hace una inversión importante el mismo mes. Esto te da margen para actuar con antelación.

Conciliación de facturas con IA

Puedes subir facturas manualmente, por email o incluso por WhatsApp, y Banktrack las digitaliza y vincula automáticamente con los movimientos bancarios, permitiendo una conciliación ágil y precisa.

Así, cuando generas una remesa de cobros o pagos, ya sabes qué facturas están pendientes, cuáles han sido abonadas y qué partidas se deben volver a reclamar o revisar.

Paso 2: Prepara tu base de datos

Debes tener los siguientes datos actualizados para cada cliente o proveedor:

• Nombre completo o razón social
• IBAN y país
• Importe y concepto de cada operación
• Fecha de cobro o pago prevista
• Mandato SEPA (solo si es un cobro domiciliado)

El mandato es un documento que el cliente firma autorizando el cargo. Es obligatorio conservarlo en caso de remesas de cobro SEPA Core o B2B.

Paso 3: Genera y valida la remesa

Con tus datos listos, tu software te permitirá:

• Seleccionar los pagos o cobros incluidos
• Definir la fecha de ejecución
• Exportar un archivo XML con toda la información

Antes de enviarlo al banco, revisa el archivo (la mayoría de programas te muestran una vista previa). Así evitarás errores comunes como IBANs incorrectos o importes mal introducidos.

Paso 4: Sube el archivo a tu banca online

Accede a tu banca online empresarial y busca la sección de remesas o transferencias múltiples. Allí podrás subir el archivo XML, revisar las operaciones y firmar con tu clave o firma electrónica.

Una vez firmado, el banco procesará automáticamente todos los pagos o cobros en la fecha indicada.

4 Consejos para usar remesas como un profesional

1. Planifica con antelación: no esperes al último día para enviar la remesa. En los cobros SEPA, el banco necesita mínimo 1 o 2 días hábiles para procesar cada orden.
2. Agrupa por frecuencia: si cobras cuotas mensuales, programa una remesa fija cada mes. Si pagas proveedores cada 15 días, hazlo siempre el mismo día.
3. Automatiza alertas: usa herramientas como Banktrack para que te notifiquen si algún cobro falla o si una remesa ha sido rechazada.
4. Conciliación automática: vincula tu software a tu banco para que cada operación procesada se asocie directamente con su factura. Así no pierdes tiempo comprobando uno a uno.

5 Errores frecuentes al trabajar con remesas

Incluso con un buen sistema, es fácil cometer errores al principio. Algunos de los más comunes son:

1. No tener el mandato SEPA firmado: si haces un cargo sin autorización escrita, el cliente puede devolver el recibo hasta 13 meses después.
2. Usar datos bancarios desactualizados: asegúrate de verificar los IBANs, especialmente si tus clientes han cambiado de banco recientemente.
3. Olvidar la firma del archivo: subir el XML al banco no basta. Debes firmarlo digitalmente para que se procese.
4. Enviar una remesa duplicada: revisa bien el histórico para evitar volver a cobrar o pagar algo ya procesado.
5. No revisar fechas de vencimiento: si envías la remesa con fecha anterior al vencimiento, puede ser rechazada automáticamente.

¿Son seguras las remesas bancarias?

Sí, siempre que:

• Trabajes con software actualizado y bancos que cumplan con la normativa SEPA
• Conserves los mandatos firmados (en el caso de cobros)
• Protejas tu acceso a banca online con claves seguras y doble autenticación
• Revises los archivos antes de enviarlos

Además, como todo queda registrado en el sistema bancario, es muy fácil hacer seguimiento o reclamar cualquier incidencia con trazabilidad total.

Conclusión

Las remesas bancarias son mucho más que una herramienta contable. Son una palanca de eficiencia para cualquier empresa que quiera profesionalizar la gestión de cobros y pagos.

Te ahorran tiempo, reducen errores y te permiten tener una tesorería más ordenada.

Si todavía estás haciendo pagos manuales o cobrando uno a uno… probablemente estás perdiendo tiempo (y dinero) cada mes. Automatiza. Centraliza. Y gana control.