Guía para emitir una factura electrónica en Barcelona en 2025

Si eres autónomo o empresa y facturas en Barcelona, es fundamental que conozcas las obligaciones legales sobre facturación electrónica que entran en vigor con la Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu. 

A partir de 2025, emitir facturas electrónicas ya no será una opción, sino una obligación legal en la mayoría de los casos.

Esta guía te explica cómo cumplir con la normativa desde Barcelona, tanto si trabajas con clientes privados como si colaboras con instituciones públicas como el Ayuntamiento de Barcelona, la Generalitat de Catalunya o empresas públicas catalanas.

¿Quién está obligado a emitir factura electrónica en Barcelona?

Están obligados:

• Todos los autónomos que emitan facturas a empresas o profesionales (B2B).
• Todas las empresas, independientemente de su tamaño.
• Profesionales que trabajen con organismos públicos (Ayuntamiento de Barcelona, Generalitat de Catalunya, hospitales, universidades, etc.).

No están obligados por ahora:

• Autónomos que solo trabajen con clientes particulares (B2C).

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica válida?

Una factura electrónica debe incluir:

1. Datos fiscales del emisor y receptor (nombre/razón social y NIF/CIF).
2. Número de factura único y correlativo.
3. Fecha de emisión.
4. Descripción detallada del producto o servicio.
5. Base imponible.
6. Tipo de IVA aplicado.
7. Retención de IRPF (si aplica).
8. Importe total.
9. Plazo y método de pago.
10. Firma electrónica (en el caso de facturas estructuradas).

¿Qué formatos son aceptados?

• PDF (solo válido si lleva firma digital o ha sido emitido con software autorizado).
• FacturaE (XML): obligatorio para trabajar con la Administración Pública.
• UBL / Peppol BIS: ampliamente usado en entornos empresariales europeos.

¿Cómo se presenta una factura electrónica a la Administración Pública en Barcelona?

1. Genera la factura en formato FacturaE.
2. Firma digitalmente con tu certificado electrónico.
3. Sube la factura a la plataforma correspondiente:

Plataformas habituales:

• FACe (Estado).
• e.FACT (Generalitat de Catalunya y Ayuntamiento de Barcelona).
• Portales específicos de universidades o empresas públicas catalanas.

¿Qué necesitas para facturar electrónicamente?

• Certificado digital (FNMT, IDCat, DNIe...).
• Un software compatible con FacturaE, Verifactu y firma electrónica.
• Internet estable.
• Conocimiento básico de fiscalidad o colaboración con un gestor.

Top 5 Software recomendado para facturar en Barcelona

1. Banktrack

Banktrack es el mejor software de tesorería para autónomos y empresas que buscan centralizar su facturación electrónica con un control total de sus finanzas. 

Siendo fácil e intuitivo, permite gestionar gastos en tan solo dos clics, visualizar el flujo de caja en tiempo real y tomar decisiones estratégicas.

• Sincronización bancaria: Su agregador bancario permite conectar más de 120 bancos, tanto tradicionales como neobancos, mediante dos métodos seguros: Open Banking (PSD2) y acceso directo. Banktrack nunca accede a tus fondos: solo tiene lectura de movimientos. Las contraseñas no se almacenan y los datos están cifrados en todo momento.

• Dashboards personalizables: Ofrece vistas consolidadas de todas tus cuentas, empresas o productos financieros en una sola interfaz. Puedes añadir bloques de información, KPIs o filtros por categoría para analizar tus datos como prefieras.

• Categorías y reglas personalizadas: Banktrack permite crear taxonomías a medida para clasificar tus movimientos financieros por proyecto, equipo o línea de negocio. Así puedes segmentar tus gastos, mejorar el control operativo y obtener informes detallados.
• Informes y alertas por múltiples canales: La plataforma permite enviar informes financieros atractivos vía WhatsApp, email, Slack, SMS o Telegram. Puedes configurar alertas para detectar cargos duplicados, saldos bajos o ingresos relevantes.

• Previsiones de tesorería: Banktrack ofrece escenarios financieros personalizables. Puedes anticipar picos de gasto, caídas de ingresos o retrasos de cobros y ver cómo afectan a tu liquidez antes de que ocurran. Esto es especialmente útil si trabajas con la Administración Pública en Cataluña, donde los plazos pueden ser largos.
• Conciliación automática de facturas: Puedes subir facturas con drag-and-drop, enviarlas por email o escanearlas con WhatsApp. El sistema las asocia automáticamente a tus movimientos bancarios, simplificando el seguimiento de cobros y pagos.

2. B2Brouter

B2Brouter es uno de los líderes en facturación electrónica para proveedores de las Administraciones Públicas. 

Está plenamente integrado con las plataformas e.FACT (Generalitat), FACe y Peppol, lo que lo convierte en una opción imprescindible si emites facturas a organismos públicos.

Entre sus ventajas:

• Generación y validación de FacturaE.
• Envío directo a e.FACT o FACe con seguimiento del estado de cada factura.
• Gestión de rechazos y reenvíos con trazabilidad.
• Plan gratuito disponible para autónomos con poco volumen de facturas.

Si eres proveedor habitual de organismos públicos catalanes, este software es prácticamente obligatorio para agilizar la gestión.

3. Quipu

Quipu es muy popular entre autónomos y pequeñas empresas catalanas. Su fortaleza está en automatizar el día a día de tu negocio: facturación, impuestos, contabilidad ligera y conexión con gestorías.

Incluye:

• Emisión de facturas en PDF y XML estructurado.
• OCR para tickets y gastos.
• Modelos 303, 130 y 390 listos para Hacienda.
• Integración bancaria.
• Acceso compartido para asesorías.

Ideal para quienes quieren un sistema todo en uno sin complicarse, pero cumpliendo la normativa al detalle.

4. FacturaDirecta

FacturaDirecta es una de las soluciones más sencillas y legales para autónomos que no quieren complicaciones. 

Está adaptado a la normativa española y permite emitir facturas rápidamente desde cualquier dispositivo.

Funciones destacadas:

• Plantillas profesionales con tu logo y datos fiscales.
• Emisión de facturas en PDF o estructuradas.
• Envío por email con control de cobros.
• Entorno fácil e intuitivo.

Muy útil si trabajas con pocos clientes y buscas algo ágil, económico y legal.

5. A3Factura

A3Factura es una solución profesional desarrollada por Wolters Kluwer, ideal para empresas o autónomos que trabajan con gestorías. 

Permite la emisión de facturas electrónicas firmadas digitalmente, adaptadas a los requisitos de Verifactu y compatibles con e.FACT.

Características clave:

• Firma electrónica integrada.
• Envío directo a gestoría vía A3ASESOR.
• Control de vencimientos, cobros y pagos.
• Almacenamiento seguro en la nube.

Recomendado si ya trabajas con una asesoría que use herramientas A3 o necesitas control documental completo.

4 Consejos para emitir facturas electrónicas en Barcelona

1. Verifica si tu cliente trabaja con e.FACT o usa un portal propio

Antes de emitir tu factura, pregunta siempre al departamento administrativo o de contratación cuál es el punto de entrada de facturas. 

En Barcelona, muchas entidades públicas utilizan e.FACT, el sistema de la Generalitat de Catalunya, pero otras pueden tener portales independientes. 

Enviar la factura al portal equivocado puede suponer retrasos en el cobro o incluso el rechazo automático del documento.

2. Guarda copias digitales seguras de todas tus facturas durante al menos 4 años

La ley exige conservar las facturas electrónicas por un mínimo de cuatro años, aunque si estás sujeto a operaciones intracomunitarias el plazo puede ampliarse. 

Usa un sistema de almacenamiento seguro en la nube con copia de seguridad, y si tu software lo permite (como Banktrack o A3Factura), habilita el archivado automático por ejercicio fiscal.

3. Si trabajas con la Generalitat, asegúrate de que tu factura esté firmada y en formato FacturaE

Todas las instituciones dependientes de la Generalitat exigen facturas estructuradas en formato FacturaE (.xsig o .xml) con firma electrónica reconocida. 

Asegúrate de tener un certificado digital válido, como el idCAT o el de la FNMT. El software que uses debe permitir esta firma y generar la factura conforme a las especificaciones técnicas exigidas por e.FACT.

4. Consulta con tu gestor si necesitas adaptar tu facturación a la nueva normativa antes de que sea obligatorio

Aunque la ley entra plenamente en vigor para autónomos y pymes durante 2025, es recomendable anticiparse. 

Tu gestor puede ayudarte a elegir el software de gestión financiera adecuado, verificar que tus facturas cumplen todos los requisitos y definir un calendario de adaptación progresivo. 

Además, si trabajas con varios tipos de clientes (B2B, B2C, públicos), tu sistema deberá diferenciar los procesos y formatos.

Conclusión

Barcelona es uno de los entornos más avanzados en digitalización de procesos administrativos. 

Si trabajas en la ciudad, anticiparte a la normativa de factura electrónica es fundamental para mantener tu operativa en orden.

Empieza ahora a usar un software adaptado, revisa tus procesos y prepárate para emitir tus facturas en formato electrónico de forma segura, legal y automatizada.