Qué es la tesorería en una empresa y cómo funciona

En una empresa, el departamento de tesorería es el encargado de gestionar los recursos financieros asegurando que esta tenga siempre fondos suficientes para hacerse cargo de todas las obligaciones a corto y medio plazo.

Una de las problemáticas más frecuentes en una empresa es la gestión inadecuada de sus fondos. 

Suele ocurrir en empresas que crecen y no tienen el tiempo, las herramientas o las habilidades que se necesitan para hacerse cargo de esto. 

Inevitablemente esto puede llevar a pedir créditos innecesarios o, en el peor de los casos, a la quiebra. 

En este artículo te contamos en detalle qué es la gestión de tesorería, quién debe ocuparse según el tamaño de la empresa y la importancia de tener un departamento de tesorería.

Concepto de tesorería y diferencias con la contabilidad

La tesorería se refiere al conjunto de procesos relacionados con la administración, control y planificación de los recursos financieros en una empresa o entidad.

El objetivo es garantizar que la empresa disponga de fondos para cumplir con sus obligaciones a corto y medio plazo.

La tesorería engloba las siguientes funciones: 

• Gestión de liquidez: es decir, asegurar que la empresa tenga efectivo para sus compromisos inmediatos: salarios, impuestos, proveedores etc.
• Control de ingresos y gastos: monitorizar las entradas y salidas de dinero y tratar de mantener el flujo de caja equilibrado
• Planificación financiera: realizar previsiones del flujo de caja a corto, medio y largo plazo para poder anticiparse a las necesidades de tu empresa.
• Relación con los bancos: manejo de cuentas bancarias, negociar líneas de crédito, préstamos etc.
• Inversiones: administración de los excedentes de tesorería, tratar de maximizar la rentabilidad de estos.

Su diferencia con la contabilidad radica en que una buena gestión de tesorería asegura que la organización tenga fondos disponibles para sus operaciones diarias. 

Por otro lado, la contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y analizar las transacciones de la empresa y que toda esa información esté bien estructurada.

La tesorería entonces se orienta en el presente y futuro de la empresa, mientras que la contabilidad abarca el pasado y el análisis global de las finanzas.

Cómo funciona un departamento de tesorería en una empresa

En el pasado, el perfil del tesorero debía encargarse de numerosas tareas manuales que, desde la perspectiva actual y gracias a los avances tecnológicos, se consideran innecesarias. 

Hoy en día, con el apoyo de herramientas eficientes, este rol puede centrarse en el análisis del flujo de caja y en el diseño de estrategias para asegurar una óptima salud financiera de la empresa, dejando atrás labores repetitivas como la transferencia manual de datos a Excel.

¿Cuáles son entonces las habilidades necesarias para un tesorero? 

• Analisis financiero: que sea capaz de proyectar y planificar el flujo de efectivo a corto, medio y largo plazo. De aquí, tomar decisiones en inversiones y financiamiento.
• Riesgos financieros: que sea capaz de mitigar riesgos relacionados con tipos de  cambio, tasas de interés y exposición a mercados globales.
• Relación con stakeholders: que cuide las relaciones y sea capaz de coordinar con bancos, inversiones y otros actores para gestionar líneas de crédito, préstamos e instrumentos financieros.
• Transformación digital: que sea capaz de encontrar métodos y herramientas que ayuden a optimizar los procesos financieros con información más fiable.

Herramientas para el departamento de tesorería

1. Sistemas de gestión de tesorería (TMS - Treasury Management Systems)

Automatizan la gestión del flujo de caja, previsiones, pagos y control de riesgos.

Gracias a estos software puedes controlar todas tus cuentas bancarias desde un mismo sitio, crear previsiones de tesorería basadas en datos reales y hacer conciliaciones bancarias rápidamente gracias a la IA.

2. Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

integran la tesorería con otras áreas como contabilidad, finanzas y compras para un control global. Facilitan la planificación, gestión de efectivo y seguimiento en tiempo real. 

3. Soluciones de gestión de pagos

Centralizan y automatizan los procesos de pago, mejorando la seguridad y eficiencia. Ayudan a cumplir con normativas y facilitan la integración con sistemas bancarios.

7. Software para inversiones y financiamiento

Facilitan la gestión de portafolios de inversión, cálculo de rendimientos y manejo de deudas. Permiten realizar análisis detallados de estrategias financieras.

8. Plataformas de comunicación bancaria

Centralizan la comunicación entre la empresa y los bancos, facilitando transacciones y monitoreo. Garantizan seguridad y eficiencia en las operaciones.

9. Soluciones de automatización robótica de procesos (RPA)

Automatizan tareas repetitivas como conciliaciones y reportes, liberando tiempo para análisis estratégico. Incrementan la precisión y reducen costos operativos.

10. Aplicaciones móviles y plataformas de monitoreo en tiempo real

Ofrecen acceso inmediato al estado financiero de la empresa desde cualquier lugar. Permiten controlar flujos de efectivo y realizar transacciones con rapidez.

Preguntas y respuestas sobre la tesorería en una empresa

1. ¿Cómo ayuda la tesorería a mejorar la rentabilidad de la empresa?

La tesorería mejora la rentabilidad optimizando el uso del efectivo disponible, invirtiendo excedentes en instrumentos financieros rentables y reduciendo costos financieros mediante una gestión eficiente de deuda. 

También implementa estrategias para minimizar riesgos y mejorar la eficiencia en los pagos y cobros.

2. ¿Qué indicadores clave (KPIs) utiliza la tesorería para medir su desempeño?

Entre los indicadores más importantes se encuentran:

• Días de cobro pendiente (DSO): mide el tiempo promedio para cobrar las facturas.
• Liquidez inmediata: relación entre efectivo disponible y obligaciones a corto plazo.
• Rotación de flujo de caja: evalúa la frecuencia de generación de efectivo en un período.
• Riesgo de exposición cambiaria: mide la vulnerabilidad de la empresa a fluctuaciones en divisas.

3. ¿Cómo gestiona la tesorería los riesgos financieros en mercados globales?

La tesorería utiliza estrategias de cobertura (hedging) para mitigar riesgos asociados a tipos de cambio, tasas de interés y precios de materias primas. 

Esto incluye instrumentos financieros como contratos forward, swaps y opciones. 

Además, realiza un monitoreo constante del entorno macroeconómico y emplea herramientas tecnológicas para analizar y anticipar impactos potenciales.

4. ¿Qué papel juegan las herramientas tecnológicas en la tesorería moderna?

Las herramientas tecnológicas son esenciales para automatizar procesos, centralizar la información y mejorar la toma de decisiones. 

Sistemas como los TMS y ERPs permiten gestionar el flujo de caja, realizar conciliaciones automáticas y analizar riesgos en tiempo real. 

Además, soluciones de big data y análisis predictivo ayudan a identificar tendencias y oportunidades, optimizando el desempeño financiero.

5. ¿Cómo asegura la tesorería que cumple con las leyes y regulaciones?

La tesorería implementa controles internos, realiza auditorías y usa sistemas que supervisan las operaciones financieras. 

Además, se mantiene al día con las normativas locales e internacionales, adaptando sus procesos para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias.