Gestión de deudas para una empresa: herramientas y cómo gestionarlo

¿Qué es la gestión de deudas?

La gestión de deudas en una empresa es el conjunto de estrategia, prácticas y procesos destinados a administrar, controlar y optimizar las obligaciones financieras de una organización. 

Esto incluye la planificación de pagos, la negociación con acreedores y la adopción de medidas para mantener la salud financiera y el flujo de caja de la empresa.

Cómo empezar a gestionar las deudas en una empresa

Realiza un diagnóstico financiero

Antes de tomar cualquier decisión, es muy importante que entiendas cual es la situación actual de deudas en tu empresa. A continuación, te explicamos una manera de poder hacerlo. 

• Realiza un inventario de deudas: haz una lista de todas las deudas de tu empresa, incluyendo los préstamos, líneas de crédito, cuentas por pagar y otras obligaciones financieras. Identifica el monto, la tasa de interés, el plazo y las condiciones de cada deuda.
• Analiza tu flujo de caja: revisa todos tus ingresos y gastos mensuales y determina cuánto dinero tienes disponible para poder pagar las deudas de la empresa sin que afecte a las operaciones esenciales. 
• Evalúa los activos: identifica activos que puedan ser vendidos o utilizados como garantía para reducir o renegociar deudas.
• Establece prioridades: no todas las deudas tienen el mismo nivel de urgencia o impacto. Es crucial determinar cuáles tienes que abordarse primero. 

Identifica las deudas más costosas

Prioriza las deudas con tasas de interés más altas para reducir el coste total del financiamiento.

• Evita incumplimientos: asegúrate de cumplir con los pagos mínimos obligatorios para evitar multas o daños al historial crediticio 
• Clasificar por impacto en la operación: da prioridad a las deudas relacionadas con proveedores o servicios críticos para la continuidad del negocio.

Crea un plan de pagos 

Diseña una estrategia clara para reducir las deudas de manera sostenible. 

• Presupuesto para el pago de deudas: define cuánto se puede destinar mensualmente al pago de deudas sin comprometer las operaciones. 
• Método de amortización:

Avalancha: paga primero las deudas con mayor tasa de interés

Bola de nieve: aborda las deudas más pequeñas para liberar recursos rápidamente.

• Plazos realistas: establece fechas específicas para reducir o liquidar cada deuda, considerando el flujo de caja proyectado. 

Negociar con acreedores

Las empresas tienen margen para renegociar términos con sus acreedores. Esto puede ser clave para aliviar la presión financiera.

• Renegocia plazos y tasa: solicita extensiones de plazos o reducción de tasas de interés.
• Reestructuración de deudas: en casos más críticos, considera negociar un plan de reestructuración formal con los acreedores.
• Consolidación de deudas: agrupar varias deudas en un solo préstamo con mejores condiciones puede simplificar la gestión y reducir costos.

Optimizar el flujo de caja

Mejorar la liquidez es esencial para cumplir con las obligaciones financieras.

• Reduce gastos innecesarios: identifica y elimina costos no esenciales.
• Aumenta ingresos: busca formas de acelerar la entrada de efectivo, como descuentos por pagos anticipados o la venta de inventarios excedentes.
• Negocia con proveedores: pide plazos de pago más amplios o mejores condiciones comerciales.

Considera asesoramiento profesional

Si la deuda es compleja o la empresa enfrenta dificultades importantes, es recomendable buscar ayuda externa.

• Asesor financiero: contrata a un experto para analizar las finanzas y proponer soluciones personalizadas.
• Agencias de reestructuración de deudas: estas organizaciones pueden facilitar negociaciones con acreedores o diseñar planes de pago efectivos.

Desarrollar una política de prevención de deudas

Una vez estabilizada la situación, implementa medidas para evitar futuras crisis.

Optimización del capital de trabajo: asegúrate de que los activos circulantes sean suficientes para cubrir los pasivos a corto plazo.

Estrategia de financiamiento: define criterios claros para tomar nuevas deudas y prioriza fuentes de financiamiento con costos bajos.

Educación financiera empresarial: capacita a los responsables financieros sobre gestión de riesgos y planificación estratégica.

Cómo tener una deuda saludable en una empresa

Evitar que una empresa tenga deudas no siempre es recomendable, un nivel controlado de la deuda puede ser beneficioso para financiar el crecimiento y aprovechar oportunidades. 

Pero, ¿cómo tener una deuda manejable que no comprometa la estabilidad económica de una empresa?

1. Evaluar la capacidad de endeudamiento de la empresa

Antes de tomar deudas, la empresa debe conocer cuánto puede manejar sin comprometer su operación.

Ratios clave para empresas

• Ratio deuda/capital: idealmente por debajo de 1.5 (por cada unidad de capital, 1.5 unidades de deuda).
• Cobertura de intereses: los ingresos operativos deben cubrir al menos 2-3 veces los costos de los intereses.

Análisis del flujo de caja: evalúa si el flujo de caja proyectado puede cubrir cómodamente los pagos de deuda.

3. Elegir términos de deuda adecuados

Es crucial negociar condiciones que favorezcan la estabilidad y el crecimiento.

• Tasas de interés competitivas: busca financiamiento con tasas bajas, a través de bancos, inversionistas o programas de apoyo gubernamental.
• Plazos ajustados al propósito: Corto plazo para cubrir necesidades operativas y largo plazo para inversiones de capital.
• Condiciones flexibles: opta por préstamos con posibilidad de pagos anticipados o renegociaciones.

4. Mantener el control sobre las deudas

Una gestión activa asegura que las deudas sean manejables en todo momento.

• Monitoreo constante: supervisa el estado de las deudas, los pagos realizados y el impacto en las finanzas generales.
• Priorizar el pago estratégico: da preferencia a las deudas con mayor interés o aquellas que puedan afectar la operación en caso de incumplimiento (como proveedores críticos).
• Evitar sobreendeudamiento: mantén las deudas en un nivel que no supere la capacidad financiera proyectada.

5. Usar la deuda como apalancamiento financiero

La deuda empresarial saludable puede ser una herramienta para acelerar el crecimiento.

• Apalancamiento bien calculado: utiliza deuda para proyectos que aumenten los ingresos o reduzcan costos a largo plazo. Ejemplo: usar financiamiento para abrir una nueva sucursal en un mercado estratégico con alta demanda.
• Medición del retorno: analiza el retorno sobre la inversión (ROI) antes de tomar una deuda.

6. Construir reservas financieras

Mantén un fondo de emergencia para mitigar riesgos y evitar caer en deudas innecesarias.

• Reservas de capital de trabajo: asegúrate de que los activos circulantes sean suficientes para cubrir los pasivos de corto plazo.
• Diversificación de ingresos: reduce la dependencia de un solo cliente o mercado para evitar problemas en caso de crisis.

7. Negociar cuando sea necesario

Si las condiciones financieras cambian, actúa antes de que la deuda se convierta en un problema.

• Renegociar términos: solicita tasas más bajas, plazos extendidos o una reestructuración si el flujo de caja lo requiere.
• Consolidación de deudas: agrupa varias deudas en una sola con mejores términos para simplificar la gestión.

8. Evitar financiar con deuda recurrente

Evita depender de deuda para cubrir costos operativos regulares como salarios, alquileres o materias primas.

• Alternativas al financiamiento recurrente: ajusta costos, mejora la eficiencia operativa o busca inversores en lugar de depender de préstamos para el día a día.

9. Transparencia financiera y educación interna

Asegúrate de que el equipo directivo comprenda el impacto y manejo de la deuda.

• Capacitación del personal financiero: proporciona herramientas y conocimientos para evaluar riesgos y planificar pagos.
• Transparencia con los socios: mantén informados a los accionistas y partes interesadas sobre el estado de las deudas y las estrategias para manejarlas.

10. Usa la deuda como una herramienta, no como un hábito

La deuda saludable impulsa el crecimiento, pero debe ser usada con moderación y propósito.

• Evalúa periódicamente: revisa el impacto de la deuda en la rentabilidad de la empresa.
• Planea la amortización anticipada: paga deudas antes de tiempo si la empresa genera suficiente flujo de caja.

Herramientas para gestionar las deudas de una empresas

Aquí tienes formas generales de gestionar las deudas de una empresa, sin entrar en detalles sobre el proceso, sino centrando la atención en los enfoques o métodos:

1. Uso de un software de tesorería

Un software especializado en tesorería ayuda a gestionar las deudas, optimizar el flujo de caja, y garantizar que los pagos se realicen de manera oportuna. 

Este tipo de herramienta permite tener visibilidad en tiempo real de las obligaciones financieras de la empresa, ayudando a mantener un control adecuado.

Como Banktrack te ayuda en la gestión de deudas

1. Control de flujo de caja en tiempo real: visión de las deudas

El control del flujo de caja en tiempo real es una de las principales características que Banktrack ofrece a las empresas.

Permite tener visibilidad instantánea sobre los ingresos y gastos de tu empresa, lo que incluye no solo los pagos regulares y entradas de efectivo, sino también las deudas y las obligaciones financieras a corto y largo plazo.

¿Cómo ayuda en la gestión de deudas?

• Visibilidad inmediata: Banktrack proporciona una vista detallada de las deudas actuales, mostrando montos pendientes, tasas de interés, fechas de vencimiento y la distribución de los pagos a lo largo del tiempo.
• Impacto en la liquidez: al tener acceso en tiempo real a las deudas y los flujos de caja, la empresa puede determinar si tiene suficiente liquidez para cumplir con los pagos próximos o si necesita tomar medidas (como solicitar un préstamo o posponer otros pagos) para evitar el sobreendeudamiento.

2. Previsiones de tesorería: Indicación de las cuotas de devolución

La funcionalidad de previsiones de tesorería es clave en la planificación financiera a corto y largo plazo. En Banktrack, puedes ingresar las cuotas de devolución de las deudas, lo que permite crear un pronóstico preciso de la disponibilidad de efectivo para cumplir con esas obligaciones.

¿Cómo ayuda en la gestión de deudas?

• Planificación de pagos: al ingresar las cuotas de devolución de las deudas, Banktrack permite visualizar de manera anticipada los pagos que se deben hacer en el futuro, permitiendo que la empresa se prepare adecuadamente para esos compromisos.
• Proyección financiera: las previsiones de tesorería incorporan estos pagos en su proyección del flujo de caja, ayudando a calcular cuándo habrá suficiente efectivo disponible para hacer frente a los compromisos financieros sin afectar otras áreas del negocio.
• Ajustes de estrategia: si las previsiones indican que no habrá suficiente flujo de caja en el futuro para cubrir las cuotas de deuda, los gerentes pueden tomar decisiones como negociar plazos más largos, realizar pagos parciales o buscar fuentes de financiamiento alternativas.

3. Calendario de cobros y pagos

El calendario de cobros y pagos es otra herramienta crucial para la gestión de deudas. Banktrack te permite organizar todas las fechas relevantes de cobros y pagos en un solo lugar, facilitando la programación de las deudas y otras obligaciones.

¿Cómo ayuda en la gestión de deudas?

• Organización clara: Al tener todos los pagos de deudas registrados en un calendario, puedes ver de manera ordenada las fechas y cantidades exactas que se deben abonar. Esto ayuda a priorizar los pagos y evitar confusiones.
• Control de vencimientos: Además de los pagos, puedes agregar los cobros esperados (como ingresos por ventas o cuentas por cobrar), lo que permite prever si el dinero estará disponible a tiempo para cubrir las deudas.
• Cumplimiento de pagos: Un calendario bien estructurado también ayuda a cumplir con los plazos de pago, lo que evita cargos por intereses adicionales o penalidades por pagos atrasados, manteniendo así la relación con los prestamistas o proveedores de crédito en buen estado.

2. Gestión interna de deudas

Implica un enfoque más tradicional donde el departamento de finanzas o tesorería de la empresa es responsable de la planificación, control y pago de las deudas. 

Se basa en el seguimiento manual o automatizado de las obligaciones y el flujo de caja.

3. Contratación de asesores financieros

Los asesores financieros especializados en la gestión de deudas pueden proporcionar orientación externa para optimizar la estructura de deuda, negociar con acreedores y ayudar a la empresa a evitar problemas de liquidez.

4. Consolidación de deudas

Consiste en agrupar todas las deudas de la empresa en un solo préstamo con mejores condiciones, lo que facilita la gestión, reduce los pagos mensuales y generalmente mejora las tasas de interés.

5. Reestructuración de deudas

Se refiere a la revisión y modificación de las condiciones de las deudas, como la extensión de los plazos de pago o la reducción de tasas de interés.

Esto se puede hacer a través de negociaciones directas con los acreedores o mediante un proceso formal de reestructuración financiera.

6. Externalización de la gestión de deudas

La externalización implica contratar a empresas especializadas en la gestión de deudas o cobranza para que manejen las obligaciones financieras. 

Esto puede ser útil cuando la empresa tiene dificultades para gestionar sus deudas internamente.

7. Planificación financiera estratégica

La creación de un plan financiero a largo plazo que considere la gestión de deudas, el control del flujo de caja y las proyecciones de pagos. 

Esta forma involucra integrar la deuda como parte de una estrategia más amplia de crecimiento y sostenibilidad financiera.

8. Negociación directa con acreedores

Implica la negociación individual de los términos de pago con los acreedores, como la reducción de la deuda, la extensión de los plazos de pago o la modificación de las condiciones financieras para hacer más manejable la deuda.

9. Uso de líneas de crédito a corto plazo

Las líneas de crédito son una herramienta flexible para gestionar las deudas a corto plazo, asegurando que la empresa tenga suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones sin recurrir a préstamos adicionales más costosos.

10. Fusión o venta de activos

En casos más extremos, la empresa podría optar por fusionarse con otra empresa o vender activos estratégicos para reducir su carga de deuda y mejorar su solvencia financiera.

Cada una de estas formas ofrece una manera distinta de gestionar las deudas, desde la utilización de tecnología hasta la intervención de expertos externos, pasando por la optimización de las condiciones financieras.

Preguntas y respuestas sobre la gestión de deudas

1. ¿Cómo evaluar si una empresa tiene una estructura de deuda saludable?

Se evalúa con ratios financieros como el ratio de deuda a capital (debe ser razonable), el ratio de cobertura de intereses (debe ser alto) y el flujo de caja libre (debe ser positivo y suficiente para cubrir deudas).

2. ¿Cuáles son los riesgos de usar excesiva deuda para financiar el crecimiento?

Los riesgos incluyen insolvencia si no se puede cumplir con los pagos, altos costos financieros por intereses y la pérdida de control estratégico si los prestamistas imponen condiciones.

3. ¿Qué es la reestructuración de deudas y cuándo es útil?

Es la renegociación de las condiciones de la deuda (como plazos o tasas de interés) para hacerla más manejable. Es útil cuando la empresa tiene dificultades para cumplir con sus obligaciones actuales.

4. ¿Cómo puede la empresa utilizar el apalancamiento de deuda de manera efectiva?

Utilizando deuda para financiar proyectos con altos rendimientos esperados, expansión estratégica o cuando las tasas de interés son bajas, manteniendo siempre el riesgo controlado