Lo que Necesitas Saber sobre Verifactu para Hoteles en España

La industria hotelera en España es una de las más potentes de Europa, con millones de turistas cada año y un volumen de facturación que impacta directamente en la economía nacional. 

En este contexto, la gestión de facturas y tickets es un aspecto clave: reservas online, consumos en restaurantes, servicios de spa, actividades y mucho más generan documentos que deben registrarse de forma precisa.

Con la llegada del sistema Verifactu, los hoteles deben transformar su manera de emitir, registrar y almacenar facturas. Este cambio normativo, impulsado por la Agencia Tributaria, busca garantizar la transparencia y la trazabilidad en todos los procesos de facturación. 

Para el sector hotelero, que combina operaciones de alojamiento, restauración y servicios adicionales, el impacto es profundo.

En esta guía explicamos qué es Verifactu, cómo afecta a los hoteles, qué pasos deben seguir para implementarlo, los retos y beneficios de la transición, y cómo soluciones como Banktrack ayudan a cumplir con la normativa mientras mejoran la gestión financiera.

¿Qué es Verifactu y en qué consiste?

Verifactu es un nuevo estándar de emisión y registro de facturas en España. Está enmarcado en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Su función es garantizar que cada factura o ticket emitido sea:

• Inalterable: una vez generada, no puede modificarse.
• Única: cuenta con un hash digital que la identifica.
• Verificable: incorpora un código QR para comprobar su autenticidad.
• Trazable: cada operación queda registrada con sello digital y numeración correlativa.

Los hoteles, al igual que el resto de negocios sujetos al IVA, deberán utilizar software de facturación compatible con Verifactu, ya sea enviando cada factura en tiempo real a Hacienda o almacenándola con sello digital para presentarla cuando sea requerido.

¿Por qué afecta de manera especial a los hoteles?

Los hoteles generan un volumen de facturación mucho más complejo que un comercio o restaurante. En un mismo día pueden emitirse:

• Facturas de alojamiento: asociadas a reservas directas, agencias de viajes o plataformas online.
• Tickets de restauración: consumos en bares, buffets o restaurantes del hotel.
• Servicios adicionales: spa, actividades deportivas, traslados, lavandería, etc.
• Eventos corporativos: salones de conferencias, catering y paquetes especiales.

Esta diversidad de operaciones obliga a los hoteles a contar con un sistema robusto que centralice toda la facturación y cumpla con Verifactu de forma integral.

5 Cambios clave en la operativa hotelera

1. Adaptación del software de gestión hotelera

El PMS (Property Management System) que usan los hoteles deberá integrar compatibilidad con Verifactu. Esto implica que cada reserva, ticket o factura generada desde el sistema debe cumplir con las normas de inalterabilidad, hash y QR.

2. Integración con TPVs y otros módulos

Los hoteles suelen usar varios sistemas a la vez: PMS, TPVs de restauración, software de eventos, etc. Con Verifactu, todos ellos deben estar alineados para que no haya discrepancias ni duplicidades.

3. Registro y trazabilidad

Cada factura, ya sea de una habitación o de un café en el bar, debe quedar registrada con sello digital y numeración correlativa. Esto refuerza la transparencia, pero requiere un control exhaustivo.

4. Formación del personal

Recepcionistas, camareros, encargados de spa y personal administrativo deberán entender que los tickets ya no se pueden alterar y que cualquier corrección debe hacerse bajo las reglas del sistema.

5. Relación con agencias y plataformas

Los hoteles que trabajan con agencias de viajes online (OTAs) o touroperadores deben asegurarse de que la facturación generada por estas intermediarias también pueda integrarse de manera verificable.

5 Retos de los hoteles ante Verifactu

La transición a Verifactu presenta varios desafíos:

1. Volumen de facturación: en hoteles grandes, se generan miles de tickets diarios. Asegurar que todos sean verificables sin ralentizar el servicio es complejo.
2. Sistemas fragmentados: muchos hoteles usan distintos softwares que no siempre están integrados.
3. Costes de actualización: renovar PMS, TPVs y hardware supone una inversión importante.
   Cumplimiento en diferentes áreas: no solo afecta a alojamiento, sino también a restauración, eventos y servicios complementarios.
4. Conectividad: hoteles en zonas con mala conexión pueden tener dificultades para enviar facturas en tiempo real.

6 Ventajas de la implementación de Verifactu en hoteles

A pesar de los retos, los beneficios son claros:

1. Mayor confianza del cliente: las facturas verificables transmiten seriedad y profesionalidad.
2. Reducción de sanciones: el cumplimiento automático minimiza errores y multas.
3. Gestión centralizada: los hoteles pueden integrar todas sus áreas en un sistema unificado.
4. Control del fraude interno: al ser inalterables, se reduce el riesgo de manipulaciones.
5. Modernización tecnológica: obliga a los hoteles a renovar sistemas, ganando en eficiencia.

Mejor relación con Hacienda: la trazabilidad reduce conflictos en inspecciones.

Fechas clave para la hostelería y restauración

• Julio de 2025: los nuevos softwares de facturación deberán estar adaptados a Verifactu.
• Enero de 2026: obligación para sociedades mercantiles y hoteles de gran tamaño.
• Julio de 2026: entrada en vigor para autónomos y pequeños establecimientos turísticos.

Banktrack: la solución integral para hoteles

En este contexto, contar con un software Verifactu que combine cumplimiento normativo y gestión avanzada es fundamental. Banktrack se posiciona como una de las mejores opciones para hoteles que quieren ir más allá de la facturación y obtener control total de su tesorería.

Funcionalidades clave para hoteles

• Facturación verificable: Genera facturas y tickets adaptados a Verifactu con hash, QR y leyenda legal.

• Integración multiárea: Permite unificar en un solo panel los ingresos del alojamiento, restauración, eventos y servicios adicionales.
• Conciliación bancaria automática: Vincula cada factura con los movimientos bancarios, evitando descuadres.

• Previsión de tesorería por escenarios: Simula temporadas de alta y baja ocupación, inversiones en reformas o contratación de personal adicional.

• Alertas inteligentes: Notifica cobros duplicados, impagos, anomalías en gastos o balances por debajo de lo esperado.

• Gestión multiempresa: Ideal para cadenas hoteleras con varios establecimientos, ya que permite gestionar todas las operaciones desde un único sistema.
• Informes personalizados: Exporta reportes financieros para socios, inversores o gestorías, facilitando la toma de decisiones estratégicas.

Beneficios para el sector hotelero

• Control total de ingresos y gastos en todas las áreas del hotel.
• Cumplimiento garantizado con Verifactu y la Ley Antifraude.
• Ahorro de tiempo administrativo gracias a la automatización.
• Capacidad de anticipación para gestionar temporadas de alta demanda o crisis inesperadas.
• Escalabilidad: funciona igual de bien en un hotel boutique que en una cadena internacional.

7 Pasos para que un hotel se prepare para Verifactu

1. Auditar el PMS y los TPVs actuales.
2. Confirmar con el proveedor si ofrecen compatibilidad con Verifactu.
3. Formar al personal en los nuevos procedimientos.
4. Configurar el sistema para generar facturas verificables.
5. Realizar pruebas internas de emisión y conciliación de pagos.
6. Decidir entre modalidad con o sin envío automático a Hacienda.
7. Integrar herramientas como Banktrack para complementar la gestión financiera.

Conclusión

La llegada de Verifactu supone un cambio profundo en la forma en que los hoteles españoles gestionan sus facturas y tickets. Lejos de ser una simple obligación legal, se trata de una oportunidad para modernizar procesos, aumentar la transparencia y profesionalizar la gestión financiera.

Los hoteles que se adapten a tiempo no solo evitarán sanciones, sino que también disfrutarán de ventajas competitivas: mayor confianza de clientes e inversores, control integral de ingresos y gastos, y capacidad de anticipar escenarios financieros.

Soluciones como Banktrack permiten que la transición sea fluida, combinando cumplimiento normativo con funciones avanzadas de tesorería y previsión. En un sector donde cada detalle cuenta, adoptar un sistema como este no es solo cumplir con la ley, sino dar un paso hacia el futuro de la gestión hotelera en España.