Guía Completa de Verifactu para Agencias en España en 2025

En el ecosistema empresarial español, las agencias juegan un papel fundamental. Desde las agencias de viajes que gestionan reservas internacionales hasta las agencias de marketing que diseñan campañas globales, pasando por agencias de comunicación o de publicidad, todas tienen algo en común: emiten y reciben un alto volumen de facturas de manera constante.

La llegada del sistema Verifactu, impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT), supone un cambio decisivo en la forma en que estas empresas gestionan su facturación. A partir de 2025, las agencias deberán garantizar que cada factura emitida sea verificable, única, inalterable y trazable. Esto implica actualizar sus softwares de facturación y, en muchos casos, replantear sus procesos administrativos.

En esta guía completa explicamos qué es Verifactu, cómo afecta a las agencias, qué retos y beneficios supone, cómo implementarlo de manera eficaz y por qué herramientas como Banktrack se han convertido en aliadas estratégicas para el sector.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Verifactu es un estándar creado para luchar contra el fraude fiscal y garantizar la transparencia en la facturación. Se enmarca dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude.

Las características principales de Verifactu son:

• Inalterabilidad: una vez emitida, la factura no puede modificarse.
• Identificación única: cada factura lleva un hash digital que la hace irrepetible.
• Verificabilidad pública: incluye un código QR para comprobar su validez.
• Trazabilidad completa: se registra cada emisión con fecha, hora y numeración correlativa.
• Opción de envío a la AEAT: el software puede enviar cada factura en tiempo real o almacenarla de forma segura con sello digital.

Para las agencias, esto significa que cualquier factura emitida a un cliente, ya sea por un proyecto de marketing, una reserva de viaje o un servicio de comunicación, deberá cumplir con este estándar.

¿Por qué Verifactu afecta de lleno a las agencias?

Las agencias manejan una realidad particular que hace que Verifactu tenga un impacto profundo en su operativa:

1. Volumen de facturas elevado: Muchas agencias emiten decenas o cientos de facturas al mes, tanto a empresas como a particulares.
2. Diversidad de clientes y servicios: Una agencia de marketing puede facturar campañas digitales, gestión de redes y eventos; una agencia de viajes, billetes de avión, hoteles y paquetes turísticos; una de comunicación, proyectos de consultoría y prensa.
3. Proyectos en curso y facturación parcial: Es habitual que los proyectos se facturen en hitos (por ejemplo, un 50 % al inicio y un 50 % al final), lo que exige un control muy riguroso de correlación y trazabilidad.
4. Internacionalización: Muchas agencias trabajan con clientes en el extranjero, lo que obliga a gestionar divisas y cumplir con normativas fiscales internacionales.
5. Colaboración con terceros: Subcontratar proveedores es frecuente, y toda la facturación recibida también debe cuadrar con la emitida.

Verifactu se convierte, por tanto, en un catalizador que obliga a estas empresas a profesionalizar aún más su administración y digitalización.

5 Cambios clave que implica Verifactu para las agencias

1. Adaptación del software de facturación

Los programas tradicionales deben actualizarse o sustituirse por otros compatibles con Verifactu. Esto incluye PMS en agencias de viajes o ERPs en agencias de marketing.

2. Emisión de facturas verificables

Cada factura deberá generarse con hash, QR y numeración correlativa. No será posible emitir facturas manuales en Excel o Word, como aún ocurre en algunos pequeños despachos.

3. Registro seguro

Las agencias deberán almacenar todas las facturas en una base de datos que asegure su inalterabilidad y trazabilidad, lista para auditorías o inspecciones.

4. Flujo de trabajo más controlado

Los departamentos administrativos deberán coordinarse más estrechamente con los equipos de proyectos para garantizar que cada hito facturado cumpla con la normativa.

5. Comunicación con Hacienda

Las agencias podrán elegir si envían cada factura automáticamente a la AEAT o si almacenan la información y la entregan en caso de requerimiento.

5 Retos que afrontan las agencias con Verifactu

La implementación del sistema puede generar ciertos desafíos:

1. Coste inicial: la actualización de software y la formación del equipo requiere inversión.
2. Cambio cultural: ya no será posible modificar facturas “a posteriori” ni hacer ajustes informales.
3. Procesos más rígidos: los equipos deberán acostumbrarse a flujos de trabajo más estrictos.
4. Integración de herramientas: muchas agencias usan varias plataformas, lo que exige unificación para no duplicar registros.
5. Adaptación a clientes internacionales: se deberá garantizar que la facturación con divisas y normas específicas cumpla con los estándares españoles.

5 Ventajas de Verifactu para las agencias

Más allá de la obligación legal, Verifactu ofrece oportunidades claras para el sector:

1. Transparencia ante los clientes: al recibir facturas verificables, los clientes ganan confianza en la agencia.
2. Organización administrativa: la trazabilidad ayuda a tener un control más ordenado de ingresos y gastos.
3. Menor riesgo de sanciones: cumplir desde el primer día evita multas o conflictos con Hacienda.
4. Mejor relación con inversores: las agencias que buscan financiación podrán demostrar mayor profesionalización.
5. Digitalización obligada: supone un salto hacia sistemas más modernos, que además optimizan tiempos y recursos.

Fechas clave para agencias en España

• Julio de 2025: los nuevos softwares de facturación deben estar preparados para Verifactu.
• Enero de 2026: obligación para agencias constituidas como sociedades mercantiles.
• Julio de 2026: entrada en vigor para autónomos y pequeñas agencias.

Banktrack: la herramienta ideal para agencias

Entre las múltiples opciones de software adaptadas a Verifactu, Banktrack se posiciona como una solución especialmente útil para agencias. 

Su enfoque va más allá de cumplir con la normativa: ofrece control financiero total y previsión de tesorería, aspectos clave para negocios con proyectos en curso y clientes diversos.

Funcionalidades clave para agencias

• Facturación verificable: Emite facturas con hash, QR y leyenda legal, adaptadas a Verifactu.

• Integración con cuentas bancarias: Conecta con más de 120 bancos, sincronizando movimientos y conciliando automáticamente las facturas emitidas y recibidas.

• Previsión de tesorería por proyectos: Permite simular escenarios financieros: retrasos de clientes, inversión en campañas, contratación de personal o cambios en divisas.

• Alertas inteligentes: Notifica impagos, cobros duplicados o desviaciones en gastos previstos.

• Gestión multiempresa y multiproyecto: Perfecto para agencias con varias líneas de negocio o clientes internacionales, ya que organiza cada flujo por separado.
• Informes personalizables: Genera reportes claros para socios, gestores fiscales o clientes corporativos.

Beneficios prácticos

• Cumplimiento normativo automático con Verifactu.
• Reducción de carga administrativa, gracias a la conciliación automática.
• Mayor control del flujo de caja, fundamental en proyectos con pagos fraccionados.
• Capacidad de anticipación, evitando tensiones de liquidez.
• Escalabilidad, adaptándose al crecimiento de la agencia.

7 Pasos para que una agencia implemente Verifactu

1. Auditar su sistema actual de facturación.
2. Confirmar compatibilidad con Verifactu o migrar a un software adaptado.
3. Formar al equipo administrativo en la nueva normativa.
4. Configurar emisión de facturas con QR, hash y numeración correlativa.
5. Realizar pruebas piloto antes de la implantación oficial.
6. Decidir modalidad de envío (automático o bajo requerimiento).
7. Integrar una solución como Banktrack para complementar la gestión financiera.

Conclusión

Verifactu representa un antes y un después para las agencias en España. Lo que a primera vista puede parecer una obligación estricta es, en realidad, una oportunidad para modernizar los procesos internos, aumentar la confianza de los clientes y reducir riesgos fiscales.

Las agencias que se adapten con antelación no solo evitarán sanciones, sino que también ganarán eficiencia y competitividad. Herramientas como Banktrack permiten convertir el cumplimiento en una ventaja estratégica, ofreciendo a la vez facturación verificable, previsiones de tesorería y control de múltiples proyectos.

En un mercado cada vez más exigente, implementar Verifactu no debe verse como un simple trámite legal, sino como un paso hacia la profesionalización y el futuro de las agencias en España.