Rolling Forecast: adapta tu presupuesto a la realidad del mercado

¿Qué es el rolling forecast?

El rolling forecast (o pronóstico continuo) es una técnica de planificación financiera que utilizan las empresas para actualizar sus proyecciones financieras y presupuestos de manera regular, normalmente cada mes o trimestre.

Esto consigue, a diferencia de los pronósticos anuales estáticos, una visión más dinámica que permite adaptarse a los cambios que puedan surgir en el entorno empresarial o condiciones de mercado. 

Según un estudio de The Modern Finance Forum el 52% de las empresas no pueden planificar más allá de 6 meses.

Ventajas del Rolling Forecast

1. Actualización continua: se revisan y ajustan las proyecciones de ingresos, gastos y otros indicadores claves de rendimiento de forma periódica, lo que permite reflejar la realidad actual de la empresa. 
2. Horizonte temporal ampliado: a medida que se completa un periodo (mes o trimestre), se agrega un nuevo período al pronóstico, manteniendo un horizonte de tiempo constante (por ejemplo, proyectando 12 meses hacia adelante)
3. Flexibilidad y adaptación: un rolling forecast permite a las empresas reaccionar rápidamente ante los cambios en el mercado, como fluctuaciones económicas, cambios en la demanda de productos o nuevos competidores. 
4. Mejora en la toma de decisiones: al proporcionar información más actualizada y relevante los rolling forecasts facilitan una mejor toma de decisiones estratégicas y operativas.

Desventajas del Rolling Forecast

1. Mayor carga de trabajo: la implementación de rolling forecasts exige un mayor esfuerzo y dedicación del equipo, ya que se requiere recopilar y analizar datos de manera continua. Esto puede llevar a que los empleados sientan una presión adicional y tengan que gestionar múltiples tareas a lo largo del proceso de pronóstico.
2. Dependencia de datos precisos: para que los rolling forecasts sean efectivos tienes que contar con datos precisos y actualizados.  La calidad de las decisiones estratégicas depende directamente de la exactitud de la información utilizada. Si los datos son incorrectos o inconsistentes, se pueden tomar decisiones erróneas que afecten negativamente a la organización.
3. Posible resistencia al cambio: la introducción de un rolling forecast puede encontrar resistencia en los empleados y gerentes que están acostumbrados a métodos tradicionales de planificación.  Esta resistencia puede surgir del miedo a lo desconocido o la falta de comprensión sobre los beneficios del nuevo enfoque, lo que puede dificultar su implementación exitosa.

4. Limitaciones a largo plazo: al centrarse en actualizaciones y ajustes constantes, las organizaciones pueden caer en la trampa de priorizar resultados a corto plazo en lugar de mantener una visión estratégica a largo plazo. Esta falta de atención a los objetivos futuros puede limitar el crecimiento y desarrollo sostenible de la empresa.

2. Diferencias entre un rolling forecast y un presupuesto tradicional

1. Horizonte temporal

• Rolling forecast: se actualiza de manera continua, generalmente cada mes o trimestre. A medida que se completa un periodo, se agrega otro al final del horizonte de previsión (por ejemplo, si se pronostica para 12 meses, una vez que pasa un mes, se agrega el próximo).
• Presupuesto tradicional: suele ser un documento estático que cubre un año completo. Se elabora al inicio del año fiscal y no se ajusta con frecuencia.

2. Flexibilidad

• Rolling forecast: permite adaptarse a cambios en el entorno empresarial, como fluctuaciones en la demanda, cambios en costos o eventos imprevistos. La información es más actual y relevante.
• Presupuesto tradicional: es rígido y no se ajusta fácilmente a las condiciones cambiantes del mercado. Una vez aprobado, es difícil realizar modificaciones significativas.

3. Frecuencia de revisión

• Rolling forecast: requiere revisiones periódicas (mensuales, trimestrales) para mantenerse alineado con la realidad del negocio y los cambios del entorno.
• Presupuesto tradicional: generalmente se revisa anualmente y puede incluir revisiones menores en ocasiones, pero no de manera sistemática.

4. Propósito y enfoque

• Rolling forecast: se enfoca en la proyección futura y en cómo adaptarse a las variaciones del mercado. Se utiliza más para la planificación estratégica a largo plazo.
• Presupuesto tradicional: se centra en el control de costos y la asignación de recursos, asegurando que los gastos se mantengan dentro de lo planeado. Es más rígido y orientado al cumplimiento.

5. Participación en el proceso

• Rolling forecast: suele involucrar a más partes interesadas y fomentar una colaboración más amplia, ya que requiere inputs regulares de diferentes departamentos.
• Presupuesto tradicional: tiende a ser un proceso más centralizado y formal, con menos participación interdepartamental durante su creación.

6. Métodos de análisis

• Rolling forecast: utiliza técnicas de análisis más dinámicas y puede incorporar análisis de escenarios, proyecciones de tendencias y modelos predictivos.
• Presupuesto tradicional: se basa en datos históricos y proyecciones fijas, a menudo sin considerar diferentes escenarios futuros.

Para qué tipos de negocio es recomendable un Rolling Forecast

1. Empresas en entornos volátiles

Negocios que operan en industrias con alta incertidumbre, como tecnología, retail, o energía, se benefician del rolling forecast. La capacidad de ajustar pronósticos según cambios rápidos en la demanda, regulaciones o innovaciones tecnológicas permite a estas empresas mantenerse competitivas.

2. Startups y empresas en crecimiento

Las startups y empresas en fase de crecimiento suelen experimentar fluctuaciones significativas en sus ingresos y costos. Un rolling forecast les permite adaptarse rápidamente a cambios en la estrategia, la demanda del mercado y la inversión, facilitando una planificación más efectiva.

3. Sector de servicios

En industrias como servicios profesionales, consultorías o agencias de publicidad, donde los ingresos pueden ser menos predecibles, el rolling forecast proporciona una herramienta útil para ajustar la capacidad y la planificación de recursos en función de proyectos futuros y la carga de trabajo.

4. Negocios con proyectos a largo plazo

Empresas que trabajan en proyectos de larga duración, como la construcción o la ingeniería, encuentran en el rolling forecast una forma de evaluar constantemente el progreso, ajustar presupuestos y pronosticar flujos de efectivo a medida que se desarrollan los proyectos.

5. Compañías con variabilidad estacional

Negocios que experimentan estacionalidad, como turismo, comercio minorista durante las festividades, o agricultura, pueden beneficiarse de un rolling forecast para planificar mejor sus recursos y ajustar las operaciones en función de la demanda estacional esperada.

6. Empresas que buscan innovación continua

Organizaciones que están en constante búsqueda de innovación y desarrollo de productos, como farmacéuticas o empresas de tecnología, pueden utilizar el rolling forecast para evaluar el impacto de nuevos lanzamientos y ajustar sus estrategias financieras en consecuencia.

7. Empresas globales

Negocios que operan en múltiples mercados y enfrentan diferentes condiciones económicas, políticas y sociales se benefician de la flexibilidad del rolling forecast. 

Este enfoque permite ajustar las previsiones en función de las dinámicas locales y globales.

¿Cómo hacer un rolling forecast?

Implementar un Rolling Forecast implica seguir una serie de pasos sistemáticos para asegurarte de que el proceso sea efectivo y se adapte a las necesidades de tu negocio.

Aquí te dejo una guía práctica sobre cómo llevar a cabo un rolling forecast:

1. Define el horizonte temporal

Decide el periodo que abarcará tu pronóstico. Por ejemplo, muchas empresas optan por un horizonte de 12 meses, pero puedes elegir un plazo que se alinee con las necesidades de tu negocio. 

Lo importante es que, una vez que finalice un mes, se añada un nuevo mes al pronóstico.

2. Establecer un proceso de revisión regular

Define la frecuencia con la que se revisará y actualizará el rolling forecast. Esto puede ser mensual, trimestral o incluso semanal, dependiendo de la naturaleza de tu negocio y la rapidez con la que cambian las condiciones del mercado.

3. Recopilar datos históricos y reales

Analiza datos históricos para establecer patrones y tendencias. Estos datos servirán como base para tus pronósticos. Asegúrate de incluir métricas clave como ingresos, costos, ventas, y otros indicadores relevantes.

4. Involucrar a los stakeholders clave

Incluye a las partes interesadas relevantes en el proceso de elaboración del pronóstico. Esto puede incluir a líderes de diferentes departamentos como ventas, marketing, operaciones y finanzas. Su participación asegurará que el pronóstico refleje la realidad de toda la organización.

5. Utilizar métodos de pronóstico apropiados

Selecciona las técnicas de pronóstico que mejor se adapten a tus necesidades. Algunos métodos comunes incluyen:

• Análisis de tendencias: identificar y proyectar tendencias a partir de datos históricos.
• Modelos estadísticos: utilizar técnicas como la regresión o el suavizado exponencial.
• Métodos cualitativos: recoger opiniones de expertos y utilizar técnicas de juicio para ajustar las proyecciones.

6. Desarrollar el pronóstico

Elabora el pronóstico utilizando los datos recopilados y las técnicas elegidas. Asegúrate de incluir estimaciones sobre ingresos, costos, márgenes y otros aspectos clave del negocio. Este pronóstico debe ser realista y basado en datos concretos.

7. Revisar y ajustar el pronóstico regularmente

A medida que avanza el tiempo, revisa el pronóstico mensualmente o según la frecuencia que hayas definido. Compara los resultados reales con las proyecciones y ajusta el pronóstico según sea necesario para reflejar cambios en el mercado, el rendimiento y otros factores.

8. Comunicar resultados y ajustes

Una vez que se haya revisado y ajustado el pronóstico, es importante comunicar los resultados a todos los interesados. Asegúrate de que todos comprendan las razones detrás de los ajustes y cómo estos afectan las metas y estrategias del negocio.

Qué herramientas son necesarias para realizar un rolling forecast

1. Software de planificación financiera y presupuestaria

• Ejemplos: Banktrack, Anaplan, Oracle Hyperion, SAP BPC.
• Funcionalidad: estas plataformas permiten realizar pronósticos financieros, gestionar presupuestos y facilitar análisis en tiempo real. Ofrecen funcionalidades para crear modelos de pronóstico, actualizar datos fácilmente y generar informes.

2. Hojas de cálculo

• Ejemplos: Microsoft Excel, Google Sheets.
• Funcionalidad: aunque menos sofisticadas que el software especializado, las hojas de cálculo son herramientas versátiles que permiten crear modelos personalizados para el rolling forecast. Son útiles para análisis ad hoc y para pequeñas empresas que no requieren soluciones complejas.

3. Herramientas de Business Intelligence (BI)

• Ejemplos: Tableau, Power BI, Qlik.
• Funcionalidad: estas herramientas ayudan a visualizar datos de manera efectiva, permitiendo a las empresas analizar tendencias y patrones. Facilitan la creación de dashboards interactivos que muestran la información clave del rolling forecast.

4. Sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM)

• Ejemplos: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM.
• Funcionalidad: los CRM recopilan y analizan datos de ventas y clientes. Estos datos son fundamentales para las proyecciones de ingresos en el rolling forecast y ayudan a identificar tendencias de mercado.

5. Software de gestión de proyectos

• Ejemplos: Asana, Trello, Monday.com.
• Funcionalidad: ayudan a gestionar y hacer seguimiento de proyectos en curso. Son útiles para alinear recursos y actividades con las proyecciones del rolling forecast, especialmente en empresas que trabajan por proyectos.

6. Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)

• Ejemplos: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics.
• Funcionalidad: los sistemas ERP integran diferentes procesos de negocio y recopilan datos financieros, operativos y de recursos humanos. Facilitan el acceso a información crucial que puede influir en el pronóstico.

7. Herramientas de colaboración y comunicación

• Ejemplos: Slack, Microsoft Teams, Google Workspace.
• Funcionalidad: facilitan la comunicación entre equipos y la colaboración en tiempo real, lo que es fundamental para el proceso de elaboración del rolling forecast. Permiten compartir información y actualizaciones de manera efectiva.

8. Herramientas de análisis de datos

• Ejemplos: R, Python, MATLAB.
• Funcionalidad: para empresas que cuentan con un equipo de análisis de datos, estas herramientas permiten realizar análisis más sofisticados y crear modelos predictivos más avanzados que alimenten el rolling forecast.

9. Bases de datos y almacenamiento en la nube

• Ejemplos: Google Cloud, Amazon Web Services, Microsoft Azure.
• Funcionalidad: proporcionan almacenamiento seguro y accesible para los datos necesarios en el rolling forecast, lo que facilita la recopilación y análisis de grandes volúmenes de datos