Cómo hacer un presupuesto de tesorería paso a paso

Hacer un presupuesto de tesorería. ¿Suena aburrido? Bueno, puede ser, pero te sorprenderías de lo útil que puede resultar.

Piénsalo como la hoja de ruta de tu dinero. El presupuesto de tesorería es esa herramienta que te permite prever tus flujos de efectivo, evitando que te encuentres en la situación de "¡Oh no, ¿dónde se fue todo mi dinero?!"

¿Qué es el Presupuesto de Tesorería?

El presupuesto de tesorería es una herramienta financiera que permite a las empresas proyectar sus flujos de efectivo y planificar sus necesidades financieras a corto plazo.

Se trata de una parte muy importante de la gestión financiera, ya que proporciona una visión clara de la liquidez de la empresa y ayuda a prever y evitar posibles problemas de liquidez.

Por qué es Importante el Presupuesto de Tesorería

¿Por qué deberías darle importancia? El presupuesto de tesorería es importante por varias razones:

1. Gestión de Liquidez

El presupuesto de tesorería permite a las empresas gestionar su liquidez de manera efectiva al prever los ingresos y gastos futuros.

Es decir, puede ayudarte a evitar situaciones de falta de efectivo y garantiza que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones financieras en todo momento.

No quieres quedarte sin dinero para seguir creciendo, ¿no?

2. Toma de Decisiones Informadas

Al tener una visión clara de los flujos de efectivo futuros, los líderes empresariales pueden tomar decisiones financieras informadas.

Esto incluye decidir cuándo invertir, solicitar financiamiento o realizar ajustes en el gasto para optimizar el rendimiento financiero de la empresa.

Sin esto, digamos que vas un poco a ciegas.

3. Planificación Financiera

El presupuesto de tesorería es una herramienta esencial para la planificación financiera a corto plazo.

Permite a las empresas anticiparse a las necesidades de efectivo y prepararse para períodos de ingresos bajos o gastos inesperados.

Si esto te resulta interesante y quieres saber más, puedes leer este otro artículo sobre cómo hacer una proyección financiera para tu negocio.

4 Pasos para Hacer un Presupuesto de Tesorería

1. Recopilación de Datos

El primer paso en la elaboración del presupuesto de tesorería es recopilar datos que necesitas sobre los ingresos y gastos previstos.

¿Esto qué incluye?

• Estimaciones de ventas
• Costes operativos
• Pagos de préstamos
• Impuestos
• Cualquier otro flujo de efectivo relevante

2. Proyecciones de Ingresos

Con base en las ventas proyectadas y otras fuentes de ingresos, se pueden hacer proyecciones detalladas de los ingresos esperados durante el período presupuestario.

¿Recuerdas nuestro artículo de proyecciones financieras? Pues eso.

3. Estimación de Gastos

Se deben identificar y estimar todos los gastos previstos, incluidos los costes operativos, salarios, pagos de deudas, impuestos y cualquier otro desembolso financiero.

Esto es importante para poder anticipar cualquier gasto. Una herramienta que puede ser muy útil para automatizar esto es un software de gastos.

4. Análisis de Diferencias

Una vez que se hayan establecido las proyecciones de ingresos y gastos, es importante analizar cualquier diferencia entre los flujos de efectivo esperados y los previstos. 

Esto permite identificar posibles desviaciones y tomar medidas correctivas si es necesario.

Herramientas para Hacer un Presupuesto de Tesorería

Cuando se trata de realizar un presupuesto de tesorería, es crucial contar con las herramientas adecuadas que faciliten el proceso y aseguren la precisión de los cálculos. En este artículo, exploraremos dos de las herramientas más comunes utilizadas para este propósito: las hojas de Excel y los software específicos de tesorería.

Hojas de Excel

Las hojas Excel son una opción muy popular y ampliamente utilizada para la creación de presupuestos de tesorería.

Estas hojas de cálculo, creadas con el software Microsoft Excel, ofrecen una serie de pros y cons:

Ventajas:

• Flexibilidad: Las hojas de Excel permiten organizar y analizar datos de manera eficiente en filas y columnas, lo que ofrece una gran flexibilidad en la creación y manipulación de presupuestos de tesorería.
• Amplia disponibilidad: Microsoft Excel es ampliamente utilizado en entornos empresariales, lo que hace que las hojas de Excel estén fácilmente disponibles y sean accesibles para la mayoría de los usuarios de computadoras.

Desventajas:

• Errores humanos: Al depender de la entrada manual de datos, las hojas de Excel están sujetas a errores humanos, lo que puede resultar en cálculos incorrectos y presupuestos imprecisos.
• Limitaciones de formato: Las hojas de Excel pueden tener limitaciones en cuanto a la cantidad de información que se puede ingresar en una sola celda, lo que puede dificultar la entrada de datos detallados y complejos.
• Falta de automatización: Aunque Excel ofrece algunas herramientas de automatización, muchas tareas necesarias para crear y mantener un presupuesto de tesorería deben realizarse manualmente, lo que puede ser propenso a errores y consumir mucho tiempo.
• Colaboración insuficiente: La colaboración en tiempo real en hojas de Excel puede ser complicada, especialmente cuando varias personas están trabajando en el mismo presupuesto de tesorería en diferentes archivos, lo que puede dificultar la actualización y precisión de los datos.
• Dificultad para el seguimiento de cambios: Realizar un seguimiento de los cambios realizados en una hoja de Excel puede ser complicado y no suele contar con un sistema de control de versiones integrado, lo que dificulta entender cómo afectan esos cambios al presupuesto general.

Software de Tesorería

Como hemos podido ver, las hojas de Excel pueden tener muchas desventajas, sobre todo para negocios que prefieren ahorrar tiempo y recursos para centrarse en sus operaciones estratégicas.

Es por esta razón por la que los software específicos de tesorería han ganado popularidad en los últimos años. ¿La razón? Sus características avanzadas y capacidades de automatización lo hacen una mejor opción.

Algunas de las ventajas de utilizar un software de tesorería son:

• Automatización: Los software de tesorería están diseñados para automatizar gran parte del proceso de presupuestación. Estos sistemas pueden hacer previsiones precisas basadas en información histórica y tendencias del mercado, lo que minimiza los errores y agiliza el proceso de presupuestación.

• Integración con sistemas empresariales: Estos software suelen estar integrados con los sistemas de contabilidad de la empresa, lo que permite que los datos estén disponibles en tiempo real y se retroalimenten entre sí. Esta integración facilita el proceso de presupuestación y garantiza la precisión de los datos.
• Mayor precisión: Los software de tesorería suelen incluir herramientas y funciones de análisis y modelado financiero avanzado, lo que permite una mayor precisión en la elaboración de presupuestos. Estas herramientas permiten simular escenarios hipotéticos y evaluar el impacto de diferentes decisiones financieras en la situación de tesorería de la empresa.
• Accesibilidad y seguridad de los datos: La mayoría de los software de tesorería son sistemas online, generalmente en la nube, lo que significa que los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Además, estos sistemas suelen incluir medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos financieros confidenciales de la empresa.
• Facilidad de uso: Los software de tesorería suelen ser intuitivos y fáciles de usar, lo que significa que no se requiere un conocimiento especializado de finanzas para utilizarlos. Además, suelen incluir una amplia gama de tutoriales y recursos de formación para ayudar a los usuarios a comprender y utilizar las funciones del software.

Ahora que entiendes el concepto y entiendes su importancia ¿Quieres hacer un presupuesto de tesorería pero no sabes por dónde empezar?

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4 Estrategias para Optimizar el Presupuesto de Tesorería

Existen varias estrategias que las empresas pueden implementar para optimizar tu presupuesto de tesorería:

1. Reducción de Costes

Identificar áreas donde se puedan reducir los costes operativos puede ayudar a mejorar la liquidez de la empresa.

Esto puede incluir renegociar contratos con proveedores, optimizar procesos internos o eliminar gastos innecesarios.

2. Mejora de la Gestión de Inventarios

Una gestión eficiente de inventarios puede tener un impacto significativo en el presupuesto de tesorería.

Mantener niveles de inventario adecuados (es decir, lo justo y necesario) y evitar el exceso de inventario puede liberar efectivo y mejorar la liquidez de la empresa.

3. Negociación de Condiciones de Pago

Negociar plazos de pago más largos con proveedores y condiciones de pago favorables con clientes puede ayudar a equilibrar los flujos de efectivo y mejorar la posición de tesorería de la empresa.

4. Diversificación de Fuentes de Ingresos

Diversificar las fuentes de ingresos puede ayudar a reducir la dependencia de un solo canal de ingresos y mejorar la estabilidad financiera de la empresa a largo plazo.

Conclusiones

La gestión eficiente del presupuesto de tesorería es muy importante para la salud financiera y el éxito a largo plazo de cualquier empresa.

Al implementar estrategias de optimización y mantener una planificación financiera rigurosa, las empresas pueden garantizar una gestión financiera sólida y evitar problemas de liquidez.

Además, el uso de un software de tesorería especializado puede ayudar a crear presupuestos mucho más precisos y eficientes, ahorrando tiempo y recursos.