Mejores 7 apps de control de gastos para academias y centros educativos en 2025

Estas son las mejores apps de control de gastos para academias y centros educativos:

1. Banktrack
2. Quipu
3. Pleo
4. Expensya
5. Captio
6. N2F
7. Rydoo Expense

Gestionar una academia o centro educativo no es solo impartir clases y matricular alumnos. 

Cada mes hay que hacer frente a alquiler, nóminas, licencias digitales, material didáctico, campañas de marketing, eventos escolares y mucho más. Aunque los ingresos pueden ser estables, los gastos tienden a ser irregulares y difíciles de prever.

En este contexto, una mala gestión financiera puede poner en riesgo la sostenibilidad de un proyecto educativo, incluso si tiene éxito académico. 

Por eso, cada vez más responsables de academias están recurriendo a soluciones digitales que les ayuden a controlar los gastos, anticipar desviaciones y optimizar la tesorería.

En este artículo, analizamos las mejores apps de control de gastos para academias y centros educativos en 2025 y cómo pueden ayudarte a profesionalizar tu gestión sin necesidad de conocimientos contables.

Mejores 7 apps de control de gastos para academias y centros educativos

1. Banktrack

Banktrack se ha posicionado como el software de gestión de tesorería más completo en centros educativos. Es intuitiva, flexible y pensada para entornos con flujos de ingresos y gastos complejos como academias con varias líneas de negocio.

Principales ventajas para academias:

• Conexión con más de 120 bancos, tanto tradicionales como digitales.

• Clasificación de gastos por sede, curso, profesor o tipo de servicio mediante reglas personalizadas.
• Conciliación automática de facturas (por email, arrastrar o vía WhatsApp).

• Informes financieros en tiempo real enviados por email, Slack o Telegram.
• Alertas sobre anomalías en la tesorería.

• Previsiones de escenarios: ideal para anticipar épocas de baja matrícula o expansión.
• Dashboards personalizables: cada director de sede o área puede ver su propio panel.

Ideal para: academias con múltiples centros, cursos variados o una gestión avanzada.

2. Quipu

Quipu es una solución todo en uno con enfoque en autónomos y pymes. Combina facturación, impuestos y control de gastos.

• Conexión bancaria básica.
• Registro automático de gastos por OCR.
• Declaraciones fiscales automatizadas.
• Emisión de facturas a alumnos y seguimiento de cobros

3. Pleo

Pleo permite asignar tarjetas virtuales o físicas a cada departamento o profesor, lo que facilita el control descentralizado del gasto.

• Límites por usuario o equipo.
• Notificaciones en tiempo real.
• Justificación de gastos desde la app.

Recomendado para: academias con plantilla amplia o centros multicurso.

4. Expensya 

Si tu centro organiza actividades extraescolares, viajes o congresos, Expensya ayuda a centralizar los gastos asociados.

• OCR avanzado para tickets.
• Flujos de aprobación.
• Informes por tipo de actividad.

5. Captio

Captio es muy útil si necesitas homologación fiscal en la digitalización de tickets y facturas.

• Validez ante Hacienda.
• Flujos de aprobación internos.
• Control total del ciclo de gasto.

Ideal para academias que justifican subvenciones o trabajan con administración pública.

6. N2F

N2F es una herramienta básica que permite digitalizar gastos de forma rápida.

• OCR funcional para tickets.
• Clasificación sencilla.
• Exportación de informes.

Buena opción como paso previo a una solución más robusta.

7. Rydoo Expense

Rydoo es una solución más corporativa, pensada para universidades privadas o academias de gran tamaño.

• Integración con ERP.
• Aprobaciones por jerarquía.
• Informes comparativos por sede, unidad o actividad.

Por qué es clave controlar los gastos en centros educativos

Muchos gestores se enfocan en aumentar matrículas o mejorar la experiencia educativa, pero descuidan la parte financiera, lo cual genera cuellos de botella que podrían evitarse. Sin un control adecuado del gasto:

• Se pierde visibilidad sobre la rentabilidad de cada curso o actividad.
• Se acumulan pagos innecesarios en licencias, suscripciones o proveedores.
• No se detectan a tiempo desviaciones en los costes operativos.
• Se dificulta planificar contrataciones o nuevas aperturas.

Implementar una app que automatice el control de gastos te permite:

• Visualizar el flujo de caja en tiempo real.
• Clasificar automáticamente los gastos por categoría.
• Generar informes financieros sin depender de hojas de cálculo.
• Planificar escenarios y prever momentos críticos del año escolar.

¿Cómo elegir la mejor app de control de gastos para tu academia?

Antes de elegir una app, debes tener claros estos puntos:

• ¿Necesitas previsión de caja o solo seguimiento?
• ¿Gestionas varias sedes o solo una?
• ¿Tus cursos tienen diferentes presupuestos por proyecto?
• ¿Trabajas con bancos, gestoría externa o en la nube?

Si tu academia tiene múltiples cursos, matrículas y pagos a proveedores, necesitas algo más que una hoja Excel. Banktrack destaca precisamente por darte una visión global, automatizada y personalizable.

7 Beneficios a largo plazo de usar una app como Banktrack

1. Menos errores administrativos

Al automatizar la conciliación de facturas, la categorización de gastos y la generación de informes, se reduce drásticamente la posibilidad de errores humanos. 

Esto es especialmente importante en academias que manejan múltiples conceptos de cobro (matrículas, mensualidades, materiales, talleres, etc.), donde una cifra mal introducida puede generar desajustes contables o conflictos con alumnos y familias.

2. Más control sobre ingresos y pagos

Banktrack permite visualizar de forma centralizada todos los movimientos bancarios, incluyendo pagos recibidos, cuotas pendientes y facturas emitidas. 

Esto facilita la detección de impagos, permite dar seguimiento automático a cobros atrasados y mejora el flujo de caja. Además, puedes ver el estado financiero de cada sede o proyecto educativo por separado.

3. Previsión financiera para cada etapa del curso académico

Con la funcionalidad de previsión de tesorería, los centros pueden anticiparse a periodos de mayor o menor ingreso, como las vacaciones escolares o el cierre de inscripciones. 

Esto permite tomar decisiones con tiempo: ajustar promociones, abrir nuevas convocatorias o reorganizar gastos internos.

4. Ahorro de tiempo en tareas repetitivas

Al automatizar la clasificación de movimientos, el envío de recordatorios de pago y la generación de informes para la dirección o el área contable, el equipo administrativo gana tiempo para tareas de mayor valor. 

Esto no solo mejora la productividad interna, sino que permite dedicar más recursos a la atención personalizada del alumnado y la mejora de la oferta educativa.

5. Mejora en la relación con proveedores y alumnos

Una gestión financiera clara y ágil permite pagar a tiempo, negociar mejores condiciones con proveedores y evitar tensiones por facturas duplicadas o retrasos.

Del lado del alumnado (o sus familias), poder contar con una facturación precisa y notificaciones automatizadas mejora la transparencia y genera mayor confianza en la institución.

6. Toma de decisiones basadas en datos reales

Banktrack proporciona una visión clara del estado financiero, lo que facilita a los directores o coordinadores académicos tomar decisiones estratégicas con base en datos actualizados. 

Desde abrir nuevas formaciones hasta contratar personal docente o invertir en tecnología educativa, todo puede fundamentarse en la realidad económica del centro.

7. Escalabilidad sin caos administrativo

A medida que una academia crece en número de alumnos o abre nuevas sedes, los procesos manuales tienden a colapsar. Con Banktrack, la gestión de tesorería y gastos puede escalar sin necesidad de duplicar personal ni cambiar de sistema.

Criterios clave para elegir un software financiero educativo

Antes de elegir una app de control de gastos para tu academia, considera estos puntos:

• Integración bancaria automática: imprescindible para no depender de exportaciones manuales.
• Clasificación personalizada de gastos: por departamento, tipo de curso, sede, etc.
• Previsión de tesorería: para planificar inversiones, vacaciones escolares o campañas.
• Conciliación de facturas: escaneo rápido y asociación automática a pagos.
• Alertas financieras: sobre saldos bajos, pagos duplicados o cobros retrasados.
• Facilidad de uso: el personal administrativo debe poder usarla sin formación técnica.

Conclusión: profesionaliza tu centro educativo con datos y control

Gestionar bien una academia va más allá de llenar aulas. También se trata de administrar los recursos con inteligencia, de prever los picos y bajadas de actividad, y de construir una estructura económica estable que te permita crecer.

Apps como Banktrack ofrecen un salto cualitativo frente a las hojas de Excel o el control manual. 

Automatizan procesos, detectan desviaciones y permiten tomar decisiones informadas, liberando al equipo directivo para que se enfoque en lo que realmente importa: ofrecer una formación de calidad.

Si todavía estás controlando tus gastos de forma manual, es el momento de cambiar. Elige la app que mejor se adapte al tamaño y necesidades de tu academia y empieza a construir una gestión más profesional desde hoy mismo.