Las 7 mejores apps de control de gastos para despachos de abogados en 2025

Estas son las mejores apps de control de gastos para despachos de abogados:

1. Banktrack
2. Holded
3. Quipu
4. Contasimple
5. Fintonic Empresas
6. Xero
7. Expensify

Un despacho de abogados no solo necesita ganar casos y clientes, también debe ser impecable en su gestión financiera. 

Entre alquiler de oficinas, nóminas de socios y asociados, suscripciones a bases de datos jurídicas, gastos de representación, viajes y proveedores externos, el control de gastos es clave para la rentabilidad.

En 2025, los despachos que no usan herramientas digitales corren el riesgo de perder eficiencia, cometer errores fiscales o no anticipar tensiones de liquidez. 

Por eso, cada vez más bufetes están incorporando apps de control de gastos con previsiones de tesorería, capaces de dar una visión clara y en tiempo real de la salud financiera del negocio.

En este artículo revisamos las 7 mejores apps para controlar gastos en despachos de abogados en 2025.

Las 7 mejores apps de control de gastos para despachos de abogados

1. Banktrack

La más completa para previsiones de tesorería en despachos legales

Banktrack es mucho más que una app de gastos: es un software de tesorería integral que ayuda a bufetes a anticipar pagos, controlar honorarios y mantener liquidez para crecer con seguridad.

Funcionalidades destacadas:

• Conexión con más de 120 bancos para ver todos los movimientos en un único panel.
• Clasificación automática de gastos: nóminas, alquiler de oficina, bases de datos jurídicas, marketing, viajes.

• Previsiones de tesorería por escenarios: ¿qué pasa si se retrasa el pago de un cliente corporativo? ¿o si aumentas plantilla?
• Conciliación automática de facturas (subida por email, WhatsApp o arrastrar archivo).

• Alertas de pagos duplicados, vencimientos y saldos bajos.

• Informes exportables para gestoría, socios y auditores.

• Visión multiempresa, útil para grupos de despachos o bufetes con varias sedes.

Ideal para: despachos medianos y grandes que buscan control real y capacidad de anticipación financiera.

2. Holded

ERP con gestión de gastos, facturación y proyectos

Holded permite a despachos de abogados centralizar facturación, contabilidad y gastos en un solo software.

Funcionalidades:

• Registro de gastos e ingresos por caso o cliente.
• Facturación y gestión de presupuestos.
• Integración con bancos.
• Informes financieros básicos.

Ideal para: bufetes que quieren una solución todo en uno.

3. Quipu

Control simple para pequeños despachos

Quipu es una app ligera que facilita el día a día administrativo de abogados autónomos o despachos pequeños.

Funcionalidades:

• Escaneo de tickets y facturas con OCR.
• Conexión bancaria para ver movimientos.
• Modelos fiscales automáticos.
• Panel intuitivo para perfiles no contables.

Ideal para: abogados autónomos o bufetes pequeños que quieren simplicidad.

4. Contasimple

Cumplimiento normativo y registro de gastos

Contasimple facilita la clasificación de gastos deducibles y la generación de modelos fiscales.

Funcionalidades:

• Libros de IVA automáticos.
• Registro y clasificación de gastos profesionales.
• Emisión de facturas electrónicas.
• Informes fiscales listos para Hacienda.

Ideal para: despachos que priorizan el cumplimiento normativo sin complejidad.

5. Fintonic Empresas

Visión rápida de bancos y gastos

Fintonic conecta cuentas bancarias y clasifica los movimientos de forma automática.

Funcionalidades:

• Control bancario centralizado.
• Clasificación por categorías (alquiler, marketing, suministros).
• Alertas de saldos bajos o gastos inusuales.

Ideal para: bufetes pequeños que buscan un control simple y visual de gastos.

6. Xero

Gestión avanzada y multimoneda

Xero es un software global con dashboards financieros muy potentes, especialmente útil si el despacho trabaja con clientes internacionales.

Funcionalidades:

• Integración con bancos internacionales.
• Gestión multimoneda.
• Informes de rentabilidad por cliente o área.
• Dashboards en tiempo real.

Ideal para: bufetes internacionales o con clientes en el extranjero.

7. Expensify

Gestión de gastos por socio o asociado

Cuando varios abogados realizan gastos individuales (viajes, representación, comidas de trabajo), Expensify es muy útil.

Funcionalidades:

• Escaneo de tickets y recibos por empleado.
• Reembolsos automáticos.
• Integración con software contable.

Ideal para: despachos con socios y asociados que generan gastos independientes.

6 Retos financieros específicos de los despachos de abogados

Gestionar las finanzas de un bufete no es lo mismo que hacerlo en un comercio o en una startup. El sector legal tiene particularidades que hacen imprescindible contar con un buen sistema de control de gastos:

1. Retrasos en cobros: Muchos clientes corporativos o institucionales pagan a 60 o incluso 90 días. Este desfase puede generar tensiones de liquidez si no se planifica bien la tesorería.
2. Altos costes fijos: Los despachos suelen estar en ubicaciones céntricas con alquiler elevado, además de pagar licencias de software jurídico (bases de datos, gestión de expedientes), seguros de responsabilidad civil y cuotas colegiales.
3. Honorarios variables y estructura compleja: No todos los profesionales cobran lo mismo: socios, asociados, paralegales y consultores externos. Además, algunos trabajan por proyecto, lo que complica la previsión de pagos.
4. Elevados gastos de representación y marketing: Viajes, comidas de trabajo, networking y patrocinios forman parte de la estrategia comercial de muchos bufetes, y pueden disparar los gastos si no se controlan.
5. Estacionalidad en la carga de trabajo: Algunos meses del año concentran mayor facturación (ej. cierre fiscal, épocas de concursos o fusiones), mientras que en verano la actividad suele bajar, afectando al flujo de caja.
6. Cumplimiento fiscal y normativo: Los despachos deben ser impecables en su gestión contable y fiscal, tanto por normativa como por imagen reputacional. Un error en IVA, IRPF o retenciones puede dañar la confianza de clientes y autoridades.

7 Ventajas de usar apps de control de gastos en despachos de abogados

Adoptar una herramienta de control financiero no es un gasto extra, sino una inversión en orden, eficiencia y crecimiento.

1. Ahorro de tiempo y reducción de carga administrativa

Secretarias y personal de apoyo ya no necesitan dedicar horas a archivar facturas y cuadrar cuentas. Las apps automatizan gran parte del proceso, liberando tiempo para tareas de mayor valor.

2. Transparencia y confianza entre socios

Todos los socios del bufete pueden acceder a la misma información financiera en tiempo real. Esto evita malentendidos y genera confianza en la gestión económica compartida.

3. Anticipación de tensiones de liquidez

Con previsiones de tesorería, el despacho puede prever si en un trimestre habrá desfase entre cobros y pagos. Esto da margen para negociar con clientes, ajustar inversiones o buscar financiación.

4. Cumplimiento legal sin errores

Las apps generan automáticamente libros de IVA, modelos fiscales y registros exigidos por Hacienda. Así, el despacho evita sanciones y mantiene su reputación intacta.

5. Control de gastos de representación

Viajes, comidas y reuniones de negocio se registran y clasifican al instante, lo que permite ver qué porcentaje del presupuesto se destina a este tipo de gastos.

6. Mejora de la rentabilidad

Al clasificar y analizar los gastos, el bufete detecta pagos duplicados, proveedores caros o costes innecesarios que pueden recortarse sin afectar la operativa.

7. Capacidad de crecimiento con seguridad

Un despacho que controla sus gastos y proyecta escenarios de tesorería puede tomar decisiones estratégicas, abrir una nueva sede, contratar más abogados, invertir en marketing, con datos reales en la mano.

Conclusión

En 2025, un despacho de abogados ya no puede permitirse gestionar sus gastos de manera manual o con hojas de cálculo dispersas. El nivel de competencia y la exigencia de los clientes obligan a los bufetes a ser tan rigurosos con sus finanzas como lo son con sus casos.

Las apps de control de gastos con previsiones de tesorería ofrecen a los despachos tres ventajas clave:

• Orden y transparencia interna: todos los socios y equipos acceden a la misma información clara y fiable.
• Prevención de riesgos financieros: anticiparse a retrasos en cobros o a meses con menor facturación.
• Rentabilidad sostenible: reducir gastos invisibles, optimizar recursos y tomar decisiones de crecimiento sin comprometer la caja.

En resumen: la digitalización financiera no es un lujo, es una herramienta estratégica que protege la liquidez, impulsa la confianza y asegura el crecimiento de los despachos de abogados.