Los mejores programas de facturación: guía comparativa

¿Qué es un programa de facturación?

Un software de facturación es una herramienta digital diseñada para gestionar de manera eficiente las operaciones relacionadas con la facturación de una empresa.

Es utilizado por empresas de todos los tamaños y sectores para automatizar y simplificar la emisión, control y seguimiento de facturas, de esta manera mejora la organización financiera de una empresa y garantiza el cumplimiento de la ley.

En este artículo vamos a contarte los beneficios que trae para una empresa el contar con un software de facturación así como comparar 5 opciones de programas de facturación. 

Indicaremos también cual se ajusta mejor según qué necesidades.

Mejores programas de facturación 

1. Banktrack 
2. Quickbooks
3. FacuraDirecta
4. Freshbooks
5. Holded

¿Por qué son los mejores programas de facturación?

Elegir el mejor programa de facturación puede marcar una gran diferencia en la gestión de las finanzas de tu empresa. 

Un buen software no solo automatiza la gestión de facturas, sino que también ayuda a optimizar procesos, garantizar el cumplimiento fiscal y mejorar la organización financiera. 

En este artículo, analizaremos cinco de las mejores opciones disponibles en el mercado: Banktrack, QuickBooks, FacturaDirecta, FreshBooks y Holded.

Cada uno de estos programas destaca por sus características únicas, diseñadas para satisfacer las necesidades de diferentes tipos de empresas, desde autónomos y pequeñas empresas hasta negocios en expansión. 

A continuación, explicaremos qué los hace sobresalir y cómo pueden adaptarse a tus necesidades empresariales:

• Banktrack: ofrece una integración completa de facturación y gestión financiera con conciliación bancaria en tiempo real.
• QuickBooks: proporciona una solución integral de contabilidad y facturación, ideal para pequeñas y medianas empresas.
• FacturaDirecta: facilita la facturación electrónica y el cumplimiento fiscal local, diseñado para autónomos y pymes.
• FreshBooks: permite facturación, seguimiento de tiempo y gestión de proyectos, ideal para freelancers y pequeñas empresas.
• Holded: ofrece un ecosistema empresarial completo con facturación, inventarios, CRM y gestión de proyectos, todo en una plataforma.

Criterios de comparación

• Facilidad de uso.
• Funcionalidades principales.
• Precios y planes.
• Integraciones con otros sistemas.
• Opiniones de los usuarios.

3. Funcionalidades de los programas de facturación seleccionados

1. Banktrack

Banktrack es una plataforma centrada en la gestión financiera de las empresas, con un enfoque especial en la conciliación bancaria y el seguimiento de flujos de caja. 

No se enfoca directamente en la creación de facturas, sino en la automatización y el control de las transacciones bancarias y el flujo de dinero dentro de la empresa, lo que facilita la gestión financiera diaria.

Principales funcionalidades:

• Conciliación bancaria: se conecta con las cuentas bancarias de la empresa para conciliar automáticamente los pagos y cobros, ahorrando tiempo en el proceso manual.
• Gestión de flujos de caja: permite monitorear en tiempo real los ingresos y egresos, ayudando a mantener un control más claro sobre la liquidez de la empresa.
• Dashboard personalizado: visualización clara de las métricas financieras clave, con acceso rápido a información importante sobre cobros y pagos pendientes.
• Calendario de cobros y pagos: planificación de pagos futuros y gestión de cobros, asegurando que no se pasen fechas críticas y evitando problemas de liquidez.
• Alertas y recordatorios: configuración de alertas para pagos y cobros pendientes, lo que ayuda a evitar retrasos y optimizar la gestión del flujo de caja.

Reseñas de Banktrack sobre facturación a través de Google maps:

El software cuenta con una puntuación de 4’9/5 estrellas donde destacan la calidad de atención al cliente.

Los usuarios lo describen como un software sencillo donde controlar todos los movimientos bancarios de una empresa y asociarlos a sus facturas correspondientes.

2. QuickBooks

QuickBooks es un software integral de contabilidad y facturación, diseñado para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a gestionar sus finanzas de manera eficiente.

Con una interfaz amigable, facilita la creación de facturas y el seguimiento de los pagos, mientras automatiza varios procesos contables.

Principales funcionalidades de facturación:

• Generación de facturas personalizadas: permite crear facturas profesionales y personalizadas con el logotipo de la empresa y los datos específicos del cliente.
• Facturación recurrente: configuración de facturas recurrentes para suscripciones o pagos periódicos, lo que ahorra tiempo en la creación manual de facturas.
• Cálculo automático de impuestos: calcula automáticamente los impuestos aplicables, como el IVA, según la ubicación del cliente o las regulaciones locales.
• Seguimiento de pagos: visualiza el estado de las facturas (pagadas, pendientes o vencidas) y realiza un seguimiento de los pagos pendientes de forma clara.
• Envío de facturas electrónicas: permite enviar las facturas directamente al correo electrónico del cliente y recibir notificaciones cuando sean visualizadas.
• Recordatorios automáticos: configura alertas para los clientes con pagos atrasados y envía recordatorios automáticos para facilitar el cobro.

QuickBooks a través de Capterra tiene una puntuación de 4,3/5 valorando positivamente la facilidad de uso que tiene, y la relación calidad-precio. En general, muy buenas opiniones, lo único que han destacado como negativo es que quizás el precio es alto para las pequeñas empresas.

3. FacturaDirecta

FacturaDirecta es un software de facturación orientado a autónomos y pequeñas empresas, principalmente en el mercado hispano.

Ofrece una interfaz sencilla y funcionalidades específicas para facilitar la facturación electrónica y el cumplimiento de las normativas fiscales locales.

Principales funcionalidades de facturación:

• Emisión de facturas personalizadas: permite crear facturas con un diseño limpio y profesional, adaptando la información a las necesidades de cada cliente.
• Factura electrónica: cumple con las normativas fiscales locales (como el SII en España) y permite la emisión de facturas electrónicas, asegurando su validez ante las autoridades fiscales.
• Gestión de clientes: registro y seguimiento de datos de clientes, con historial completo de facturación y pagos.
• Cálculo automático de impuestos: el sistema calcula y aplica automáticamente los impuestos de acuerdo con las normativas locales (IVA, IRPF, etc.).
• Facturación recurrente: configura facturas periódicas para clientes que requieren pagos recurrentes, como suscripciones o contratos a largo plazo.
• Informes y estadísticas: generación de informes de ventas, ingresos y resumen de impuestos, lo que facilita la contabilidad y la declaración fiscal.

No hay muchas opiniones sobre FacturaDirecta.

4. FreshBooks

FreshBooks es un software de facturación y gestión de proyectos ideal para freelancers y pequeñas empresas. 

Destaca por su facilidad de uso y su enfoque en la facturación basada en el tiempo invertido en proyectos o tareas específicas.

Principales funcionalidades de facturación:

• Creación de facturas profesionales: permite crear facturas con detalles completos, como descripción de servicios, tarifas y tiempo invertido, y enviarlas directamente por correo electrónico.
• Facturación por horas: funcionalidad destacada para freelancers y empresas que facturan por horas trabajadas, con la opción de registrar el tiempo de trabajo y convertirlo automáticamente en una factura.
• Pagos en línea: integración con plataformas de pago como PayPal y Stripe, lo que facilita que los clientes paguen directamente desde la factura.
• Facturación recurrente: configuración de facturación automática para clientes con pagos recurrentes, como suscripciones mensuales o contratos a largo plazo.
• Cálculo automático de impuestos: aplica automáticamente los impuestos correspondientes a cada factura, según la ubicación del cliente y las regulaciones fiscales locales.
• Recordatorios automáticos: envía recordatorios de pago para facturas vencidas y gestiona de manera automática los cobros pendientes.

A través de Capterra los usuarios han calificado Freshbooks con una puntuación de 4'5/5 destacando la facilidad de uso. Aún así la mayor parte de los comentarios negativos se centran en la dificultad que tiene para poder realizar la conciliación bancaria.

5. Holded

Holded es una plataforma de gestión empresarial todo en uno, que ofrece funcionalidades de facturación, contabilidad, CRM y gestión de inventarios.

Está diseñada para empresas en crecimiento que necesitan un control integral de sus operaciones.

Principales funcionalidades de facturación:

• Creación de facturas y presupuestos: permite emitir facturas personalizadas, así como presupuestos profesionales que pueden convertirse fácilmente en facturas una vez aprobados por el cliente.
• Automatización de facturación: configura facturas recurrentes para clientes suscritos a servicios o con acuerdos contractuales a largo plazo.
• Gestión de impuestos: calcula y aplica automáticamente los impuestos, como IVA, IRPF, u otros impuestos locales, según el tipo de producto o servicio y la ubicación del cliente.
• Integración de métodos de pago: soporta métodos de pago en línea como Stripe y PayPal, facilitando pagos rápidos y seguros directamente desde la factura.
• Control de pagos y cobros: realiza un seguimiento del estado de las facturas, desde las pendientes hasta las pagadas, y genera alertas para evitar retrasos.
• Informes de facturación: generación de reportes detallados de ventas, ingresos, facturación por cliente y otras métricas clave, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
• Integración con otras herramientas: se integra con plataformas de e-commerce como Shopify, WooCommerce y otros sistemas de pago y ventas.

Holded está valorado a través de Trustpilot con un 4,5/5 es uno de los ERP mejor valorados del mercado, aunque algunos de los usuarios lo valoren como caro.

¿Que factores hay que tener en cuenta a la hora de elegir un programa de facturación?

1. Usabilidad y facilidad de uso

La herramienta debe ser intuitiva para garantizar que tú y tu equipo puedan utilizarla sin dificultades.
Preguntas que deberías hacerte:

• ¿Es fácil de aprender y manejar para usuarios sin experiencia técnica?
• ¿Cuenta con una interfaz clara y accesible desde cualquier dispositivo?
• ¿Ofrece acceso desde la nube para trabajar de forma remota?

3. Integración con otros sistemas

La integración con otras herramientas es clave para evitar duplicación de datos y optimizar procesos.
Preguntas que deberías hacerte:

• ¿Puede conectarse con mi software de contabilidad o gestión de inventarios?
• ¿Es compatible con plataformas de pago como Stripe o PayPal?
• ¿Facilita la conciliación bancaria mediante conexión con mi banco?

4. Seguridad y soporte técnico

La protección de datos y el acceso a soporte son fundamentales para evitar interrupciones en tu negocio.
Preguntas que deberías hacerte:

• ¿Protege adecuadamente los datos de clientes y mi empresa?
• ¿Cumple con normativas de protección de datos como GDPR?
• ¿Ofrece soporte técnico rápido y disponible en mi idioma?

Beneficios de usar un programa de facturación

1. Ahorro de tiempo: un programa de facturación automatiza tareas repetitivas como la emisión de facturas, el cálculo de impuestos o el envío de recordatorios de pago. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas y permite que te enfoques en actividades más estratégicas para tu negocio.

2. Reducción de errores: la facturación manual puede dar lugar a errores en cálculos, impuestos o detalles de cliente. Un programa de facturación asegura precisión en las cifras y el cumplimiento de las normativas fiscales, minimizando riesgos de errores que puedan generar sanciones o inconvenientes con tus clientes.

3. Mejora en la gestión financiera: permite un control más eficiente del flujo de caja, con reportes en tiempo real sobre ingresos, pagos pendientes y facturas vencidas. Además, algunas herramientas ofrecen integración con bancos y sistemas de contabilidad para un seguimiento completo de la situación financiera.

4. Profesionalismo y confianza: la posibilidad de emitir facturas personalizadas y bien diseñadas refuerza la imagen profesional de tu negocio frente a los clientes. Además, el uso de métodos modernos como la facturación electrónica transmite confianza y facilita el pago.

Preguntas y respuestas frecuentes de usuarios que eligen un programa de facturación

1. ¿Un programa de facturación es útil para pequeñas empresas o autónomos?

Sí, es especialmente útil. Permite automatizar tareas como la creación de facturas, el cálculo de impuestos y el seguimiento de pagos, ahorrando tiempo y mejorando la organización, incluso para negocios pequeños.

2. ¿Es necesario tener conocimientos técnicos para usar un programa de facturación?

No, la mayoría de los programas están diseñados con interfaces intuitivas y fáciles de usar, lo que permite que cualquier persona los maneje sin conocimientos avanzados.

3. ¿Se puede integrar el programa de facturación con mi software de contabilidad?

Sí, muchos programas ofrecen integraciones con herramientas contables, CRM, plataformas de pago e incluso bancos, para centralizar la gestión financiera.

4. ¿Qué pasa si necesito emitir facturas en varios idiomas o monedas?

Algunos programas permiten emitir facturas en distintos idiomas y monedas, lo que resulta ideal para empresas que trabajan con clientes internacionales.