Mejores 7 apps de control de gastos para clínicas dentales en 2025

Estas son las mejores app de control de gastos para clínicas dentales:

1. Banktrack
2. Captio by Emburse
3. Expensya
4. Pleo
5. Jenji
6. N2F
7. Quipu

Dirigir una clínica dental en 2025 no solo implica atender bien a los pacientes y realizar tratamientos efectivos. También significa gestionar recursos con precisión, mantener la rentabilidad y controlar los costes en tiempo real.

Gastos como materiales odontológicos, servicios externos, sueldos, mantenimiento de equipos, publicidad, alquiler o software médico pueden acumularse rápidamente y afectar los márgenes si no se gestionan de forma centralizada. 

Sin una visión clara de los flujos de salida, es muy difícil tomar decisiones ágiles, reducir fugas o planificar el crecimiento.

Aquí es donde entran las apps de control de gastos: herramientas diseñadas para digitalizar la gestión financiera del día a día, facilitar la conciliación de pagos y permitir a las clínicas trabajar con orden, visibilidad y control. 

A continuación, analizamos las 7 mejores apps del mercado para clínicas dentales, comenzando con la más completa para este sector: Banktrack.

Mejores 7 Apps de control de gastos para clínicas dentales

1. Banktrack: control total de tesorería para clínicas dentales

Banktrack es mucho más que una herramienta de control de gastos. Es una plataforma de gestión de tesorería diseñada para dar visibilidad financiera total a empresas que necesitan agilidad, precisión y automatización.

Para una clínica dental, donde cada mes se gestionan decenas o cientos de movimientos bancarios, facturas, pagos a proveedores y cobros de pacientes, Banktrack se convierte en una herramienta indispensable para mantener el control sin depender de hojas de cálculo ni revisar cuentas a mano.

Sincronización bancaria segura y automática

Banktrack actúa como una app para gestionar todos los bancos. 

Se conecta con más de 120 bancos, tanto tradicionales como digitales, utilizando dos métodos validados:

• Open Banking (PSD2), cumpliendo la normativa europea.
• Acceso directo con token cifrado, sin almacenar claves.

La plataforma tiene solo acceso de lectura, lo que significa que no puede realizar operaciones bancarias ni intervenir en tus cuentas. Toda la información se descarga de forma cifrada y segura.

Dashboards visuales y personalizables

Banktrack permite crear paneles adaptados a cada usuario. Por ejemplo, puedes configurar un panel para ver:

• Gastos mensuales por categoría: material clínico, alquiler, laboratorio, marketing, etc.
• Ingresos previstos vs. reales.
• Flujo de caja diario o semanal.
• Saldos consolidados de tus cuentas.

Todo con visualización clara y en tiempo real.

Categorización de gastos por especialidad o área

Una de las funcionalidades más útiles para clínicas es la posibilidad de crear categorías personalizadas y asignar reglas automáticas para etiquetar cada gasto. Por ejemplo:

• Gastos asociados a ortodoncia.
• Costes operativos por cada sillón o box.
• Publicidad por canal: Google Ads, Instagram, flyers.

Esto te permite saber dónde estás invirtiendo más, qué tratamientos son más rentables y cómo ajustar los presupuestos clínicos.

Conciliación de facturas

Puedes subir las facturas desde tres vías:

• Arrastrándolas desde tu ordenador.
• Enviándolas por email.
• Escaneándolas por WhatsApp directamente desde tu móvil.

El sistema las asocia automáticamente a los movimientos bancarios, permitiéndote ver qué facturas ya han sido pagadas, cuáles están pendientes o si hay algún pago que no corresponde a una factura registrada.

Previsión de tesorería por escenarios

Puedes simular distintos escenarios de ingresos y gastos para prever la liquidez futura. Por ejemplo:

• ¿Qué ocurre si se retrasa el pago de un seguro?
• ¿Qué pasa si en julio tienes menos primeras visitas?
• ¿Cómo afecta un gasto extra en renovación de equipamiento?

Esto te permite anticiparte y tomar decisiones proactivas, en lugar de apagar fuegos a final de mes.

Informes y alertas multicanal

Banktrack permite configurar alertas por correo electrónico, WhatsApp, Slack, Telegram o SMS para notificarte cuando:

• Se supera un límite de gasto.
• Entra un pago inesperado.
• Se detecta un cargo duplicado.
• Bajan los saldos por debajo del umbral deseado.

Además, puedes generar informes automáticos para presentarlos a tu asesoría, socios o dirección clínica, con un sistema de drag and drop simple y flexible.

2. Captio by Emburse

Captio es una app muy sólida para gestionar gastos relacionados con empleados, compras, desplazamientos o dietas. En clínicas con personal administrativo o comercial que realiza gestiones fuera del centro, es especialmente útil.

Lo mejor:

• Registro de tickets y facturas desde el móvil.
• Cumplimiento legal para deducción fiscal.
• Flujos de aprobación por niveles.
• Integración con herramientas contables.

Si tu clínica tiene varios responsables que realizan compras, Captio te permite controlarlas con agilidad y transparencia.

3. Expensya

Expensya está diseñada para empresas que necesitan una gestión ágil de los gastos del equipo. Es ideal para clínicas medianas que necesitan delegar tareas de compra sin perder visibilidad.

Ventajas:

• OCR para escanear tickets de forma automática.
• Clasificación por proyecto o unidad de negocio.
• Flujos de aprobación y validación personalizables.
• Exportación directa a ERP o asesoría contable.

No incluye previsiones de tesorería ni dashboards financieros, pero funciona bien como sistema de recolección y control de gastos operativos.

4. Pleo

Pleo permite emitir tarjetas físicas o virtuales para empleados o responsables de área. Esto es muy útil para clínicas con personal que necesita hacer compras (material de oficina, impresiones, limpieza, marketing) sin usar dinero propio.

Características:

• Cada tarjeta tiene un límite definido y un uso controlado.
• Todos los gastos deben justificarse con ticket.
• Los movimientos se concilian automáticamente.

Es una herramienta interesante para evitar caja chica o reembolsos manuales en clínicas con varios empleados operativos.

Si aún así no te convence, estas son algunas de las mejores alternativas a Pleo.

5. Jenji

Jenji es una plataforma basada en inteligencia artificial para registrar y analizar gastos empresariales. Aunque no tiene funciones de tesorería, sí permite automatizar la recopilación de tickets y generar informes de gasto por categoría.

Útil para:

• Clínicas con varias ubicaciones.
• Profesionales que se desplazan entre sedes.
• Equipos administrativos que necesitan controlar y validar múltiples gastos semanales.

Soporta multimoneda y cuenta con cumplimiento fiscal para distintos países europeos.

6. N2F

N2F es una aplicación sencilla para digitalizar tickets y facturas desde el móvil. Incluye OCR, flujos de aprobación y exportación contable, aunque su foco está en clínicas más pequeñas.

Ventajas:

• Escaneo rápido desde app móvil.
• Archivo digital legal.
• Compatible con asesorías externas.

No es una herramienta de tesorería ni permite visualizar saldos bancarios, pero sí sirve para mejorar la trazabilidad del gasto interno.

7. Quipu

Quipu combina facturación, contabilidad ligera y gestión de gastos. Aunque no tiene previsiones de caja ni conciliación automática avanzada, es muy accesible para clínicas de pequeño tamaño.

Lo que ofrece:

• Registro de gastos con foto del ticket.
• Conciliación bancaria básica.
• Modelos fiscales automatizados.
• Integración con gestoría.

Una buena opción si estás empezando a digitalizar tu gestión financiera sin una estructura administrativa formal.

Conclusión: más control, más rentabilidad clínica

Una clínica dental eficiente no solo se mide por el número de pacientes o el éxito de sus tratamientos, sino también por su capacidad de controlar el dinero que sale. Los márgenes pueden parecer buenos, pero una mala gestión de gastos puede convertir una clínica rentable en una estructura frágil.

Las apps de control de gastos permiten registrar cada euro con agilidad, evitar errores, asignar responsabilidades y anticipar desviaciones. Y si además incorporan funcionalidades de conciliación bancaria, previsión de tesorería o alertas, se convierten en un aliado estratégico para la dirección clínica.

Entre todas, Banktrack destaca por su visión completa, desde la sincronización bancaria hasta la gestión avanzada de flujos, alertas y previsiones. Pero también hay opciones como Captio, Expensya o Pleo, que pueden cubrir necesidades más específicas de control operativo.

Elijas la que elijas, lo importante es no gestionar a ciegas. Y en 2025, no hay excusas para seguir haciéndolo sin tecnología.