Informe de gastos: qué es, para qué sirve y cómo hacerlo bien

Gestionar los gastos de un negocio, grande o pequeño, no es una tarea glamurosa. 

Pero es absolutamente necesaria. El informe de gastos no solo es una hoja más en tu contabilidad, sino una herramienta estratégica para entender a fondo cómo se mueve tu dinero. 

En este artículo te explicamos qué es, por qué deberías prestarle más atención y cómo hacerlo de forma eficiente, sin perder horas ni dejarte los nervios.

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos es un documento que recoge de forma ordenada todos los pagos y desembolsos realizados por una persona, equipo o empresa durante un periodo determinado. 

Puede abarcar desde el gasto de una comida con un cliente hasta el pago de una suscripción de software o el coste de un billete de tren. El objetivo es tener visibilidad total sobre a dónde se va el dinero.

Este informe puede tener distintos niveles de complejidad. 

En una startup con tres personas quizás baste con un Excel compartido, mientras que en una empresa con varios departamentos puede ser necesario un sistema automatizado que centralice todos los justificantes, clasifique los gastos y permita generar informes a demanda.

¿Para qué sirve realmente un informe de gastos?

A veces se subestima su valor, reduciéndolo a “un trámite más” para rendir cuentas. Pero lo cierto es que el informe de gastos es mucho más que eso. Sirve para:

• Entender el comportamiento financiero de tu empresa con datos reales.
• Detectar patrones de gasto innecesarios o excesivos.
• Justificar pagos ante Hacienda, inversores o socios.
• Preparar presupuestos más ajustados a la realidad.
• Controlar mejor la tesorería.
• Evitar errores, duplicidades o pérdidas de documentos importantes.

En resumen, te da control. Y en la gestión de cualquier negocio, el control es poder: poder anticiparte, tomar decisiones más inteligentes y reducir riesgos financieros.

¿Quién debe hacer un informe de gastos?

Depende del tipo de organización. En empresas pequeñas puede hacerlo directamente el fundador o la persona encargada de la contabilidad. 

En entornos más grandes, lo habitual es que cada empleado o departamento presente su informe de gastos mensual o trimestral al equipo financiero.

También es fundamental para autónomos, que tienen que justificar sus deducciones en el IRPF y llevar un registro claro de sus gastos para evitar problemas con la Agencia Tributaria.

Y no olvidemos a las asesorías. Muchas veces son ellas las que reclaman este informe a sus clientes para poder presentar impuestos correctamente. Tenerlo actualizado y bien documentado facilita el trabajo de todos.

¿Qué debe incluir un buen informe de gastos?

Hay ciertos elementos que no pueden faltar si quieres que tu informe sea realmente útil:

• Fecha del gasto: imprescindible para ordenar cronológicamente los movimientos.
• Categoría: identificar si es un gasto de transporte, dietas, oficina, marketing, software, etc.
• Importe exacto: con el IVA desglosado, si aplica.
• Forma de pago: tarjeta, transferencia, efectivo, etc.
• Concepto o descripción: por qué se hizo ese gasto.
• Justificante: enlace o imagen de la factura o ticket correspondiente.
• Persona responsable: si aplica (especialmente en informes de equipo).

En empresas que trabajan por proyectos, también es habitual incluir el código de proyecto o cliente asociado al gasto. Esto permite analizar la rentabilidad por unidad de negocio.

Cómo hacer un informe de gastos sin perder la cabeza

Opción 1: Manual (Excel o Google Sheets)

Sigue siendo la opción más usada en pequeñas empresas o por autónomos. Es válida si el volumen de movimientos no es muy alto. Para que funcione, necesitas una plantilla clara, categorías bien definidas y disciplina para registrar cada gasto.

Ventajas: es gratis y flexible.

Inconvenientes: requiere mucho tiempo, propenso a errores y no es escalable.

Opción 2: Automatizada con software

Aquí es donde entran herramientas como Banktrack, que permiten automatizar el proceso casi por completo. 

Con Banktrack, por ejemplo, puedes conectar tus cuentas bancarias y ver todos los gastos en tiempo real, ya categorizados. Además, puedes enviar tus facturas por WhatsApp, email o subirlas desde el móvil, y la plataforma se encarga de digitalizarlas usando inteligencia artificial.

Esto reduce drásticamente el tiempo de gestión y elimina errores humanos. También puedes programar alertas, crear previsiones de tesorería y generar informes a medida que puedes compartir con tu gestor en un clic.

Si gestionas varios negocios, trabajas en una asesoría o llevas la contabilidad de varias sociedades, tener una herramienta como esta no es solo recomendable, es prácticamente obligatorio si no quieres vivir ahogado en papeles y excels.

4 Ejemplos reales de uso

1. Autónomos digitales: freelance que facturan a clientes en varios países y quieren llevar un control mensual de sus gastos en un software de gestión financiera, coworkings y transporte.
2. Startups tecnológicas: empresas con equipos pequeños pero con muchos movimientos mensuales en tarjetas de empresa, herramientas digitales, desplazamientos y dietas.
3. Agencias de marketing: que necesitan controlar gastos por cliente y justificar cada inversión.
4. Clínicas privadas: donde es clave anticipar vencimientos, gestionar pagos a proveedores sanitarios y tener previsión de caja.

En todos estos casos, el informe de gastos no es solo una formalidad. Es un espejo que muestra si el negocio va en la dirección correcta o no.

Consejo extra: previsión + análisis = salud financiera

No basta con registrar lo que ya has gastado. Un buen informe debe ayudarte también a prever lo que vas a gastar. 

Herramientas como Banktrack incluyen la posibilidad de crear escenarios financieros, proyectar ingresos y egresos, y anticipar si vas a tener un pico de gasto o un bache de liquidez.

Esto es oro para cualquier responsable financiero o autónomo que quiera dormir tranquilo a final de mes. No solo ves lo que ya ha pasado, sino lo que viene, y puedes actuar con tiempo.

Conclusión

El informe de gastos puede parecer una tarea aburrida, pero es una de las más importantes para cualquier actividad económica. Cuanto antes lo automatices y lo integres en tu operativa, antes ganarás en claridad, agilidad y control.

Dejarlo para el último momento, depender de la memoria o seguir con Excel sin control puede salirte caro. No solo en tiempo, también en dinero, en sustos fiscales y en decisiones mal tomadas.

Invertir en una buena herramienta para generar informes de gastos, como Banktrack, no es un lujo. Es una necesidad básica si quieres construir un negocio sano, sostenible y profesional.