Mejores software de cuentas por pagar

En empresas medianas y grandes, donde el volumen de facturas y pagos puede alcanzar grandes cifras, la gestión manual de las cuentas por pagar se vuelve ineficiente, propensa a errores y difícil de escalar. 

Procesos desordenados, retrasos en los pagos y la falta de visibilidad sobre el estado financiero pueden generar problemas como rupturas con proveedores, multas por incumplimiento o desajustes en el flujo de caja.

Un software de cuentas por pagar es la solución para enfrentar estos desafíos. 

Este tipo de herramienta permite automatizar la recepción, validación y programación de pagos, asegurando precisión y cumplimiento en cada transacción. 

Además, proporciona un control centralizado y análisis en tiempo real para optimizar la toma de decisiones financieras.

En este artículo vamos a examinar y comparar alguno de los sistemas de software de cuentas mejor valorados por los usuarios. 

Mejores software de cuentas por pagar

1. Banktrack
2. Klippa
3. Precoro
4. Docuware
5. Rydoo

¿Qué es un software de cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son las obligaciones financieras que una empresa tiene con sus proveedores por bienes o servicios adquiridos a crédito. 

Representan un componente clave en la gestión financiera, ya que afectan directamente el flujo de caja, la relación con proveedores y el cumplimiento de plazos de pago.

Para gestionar estas obligaciones de manera eficiente, especialmente en empresas medianas con un volumen significativo de transacciones, un software de cuentas por pagar se convierte en una solución indispensable. 

Este tipo de herramienta automatiza la recepción y validación de facturas, facilita la programación de pagos y proporciona visibilidad en tiempo real del estado financiero, permitiendo a las empresas mantener un control riguroso sobre sus finanzas y optimizar recursos.

Con características avanzadas como la conciliación bancaria, generación de informes y cumplimiento normativo, un software de cuentas por pagar es esencial para mejorar la eficiencia operativa y garantizar una gestión financiera ordenada en empresas de mayor tamaño.

¿Por qué es importante contar con un software de cuentas por cobrar?

1. Retrasos en los pagos

Uno de los principales problemas es la demora en la recepción de pagos, lo que afecta el flujo de caja y puede llevar a problemas de liquidez. Un software automatiza el seguimiento de facturas, asegurando que los pagos se realicen en tiempo y forma.

2. Errores en la gestión de facturas

Los errores manuales en la creación o seguimiento de facturas pueden generar confusiones y disputas con los clientes. Un software minimiza estos errores mediante la automatización y validación de los datos.

3. Falta de visibilidad y control

Sin un sistema centralizado, es común perder el control sobre las cuentas por cobrar. Esto lleva a un aumento de pagos atrasados y una falta de claridad en la salud financiera. Un software ofrece una vista clara y detallada del estado de las facturas pendientes.

4. Carga administrativa excesiva

Gestionar manualmente las cuentas por cobrar puede ser tedioso y consumir mucho tiempo del equipo contable. Esto reduce la eficiencia operativa y aumenta los costos asociados. Un software automatiza estos procesos, liberando recursos y mejorando la productividad.

5. Gestión ineficaz de clientes morosos

La falta de seguimiento a clientes que retrasan sus pagos puede generar pérdidas significativas para la empresa. Un software identifica fácilmente a los clientes con pagos atrasados y permite implementar estrategias de cobranza más efectivas.

Los 5 mejores software de cuentas por pagar

Banktrack

1. Agregación bancaria

Banktrack permite la agregación bancaria, lo que significa que puedes consolidar todas tus cuentas bancarias en una sola plataforma.

Esto facilita la supervisión de todos los movimientos de efectivo, lo que mejora el control sobre los cobros y pagos, y evita la dispersión de información.

2. Conciliación de facturas con tecnología OCR

La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de Banktrack permite la conciliación automática de facturas.

Esta función escanea y extrae los datos de las facturas recibidas, asegurando que se comparen con los registros contables, lo que minimiza errores y mejora la precisión del proceso de cobro.

3. Calendario de cobros y pagos

Banktrack ofrece un calendario de cobros y pagos que te permite programar y visualizar todas las fechas clave relacionadas con las cuentas por cobrar.

Esto ayuda a gestionar los plazos de pago de manera efectiva y asegura que no se pierdan fechas importantes, evitando retrasos en el cobro de dinero.

4. Integración con ERPs de contabilidad

La integración con sistemas ERP de contabilidad facilita la sincronización de la información financiera entre Banktrack y otros sistemas utilizados por la empresa. Esto asegura una gestión fluida y coherente de las cuentas por cobrar y mejora la eficiencia operativa.

5. Soporte multidivisa

Si tu empresa tiene operaciones internacionales, el soporte multidivisa de Banktrack es una gran ventaja.

Permite gestionar cuentas por cobrar en diferentes monedas, lo que facilita el manejo de pagos y cobros internacionales sin la necesidad de sistemas adicionales.

6. Vistas de gastos en tiempo real

Banktrack ofrece monitorización del flujo de caja a tiempo real, lo que proporciona una visión clara de la situación financiera en cualquier momento.

Esta función es clave para identificar rápidamente cualquier problema de flujo de efectivo relacionado con las cuentas por cobrar y tomar decisiones informadas.

7. Informes detallados

La capacidad de generar informes detallados sobre las cuentas por cobrar permite a la empresa analizar el estado de las facturas, identificar tendencias y tomar medidas preventivas ante clientes morosos. Los informes también ayudan a optimizar las estrategias de cobro y a mejorar la eficiencia financiera.

Klippa

Klippa es una plataforma diseñada para automatizar la gestión de documentos y procesos financieros, particularmente útil para controlar las cuentas por cobrar.

• Gestión integral de gastos y facturas: Klippa combina el procesamiento de facturas con el control de gastos, todo en una plataforma unificada, lo que facilita la administración y reduce los errores.
• Tecnología OCR para extracción de datos: Klippa captura y extrae automáticamente los datos de las facturas, reduciendo el tiempo invertido en la entrada manual de datos.
• Aprobaciones personalizadas con reglas inteligentes: los flujos de trabajo de aprobación son totalmente configurables, permitiendo establecer reglas de negocio específicas para cada tipo de proceso, lo que optimiza el control y agiliza las aprobaciones.
• Asignación de tareas específicas: se pueden asignar responsabilidades a miembros del equipo para aprobar y procesar pagos, asegurando que cada tarea se ejecute de forma eficiente y responsable.
• Detección de fraude y almacenamiento seguro: Klippa incluye herramientas para detectar posibles fraudes en los documentos y asegura el almacenamiento en la nube, permitiendo acceso a los archivos durante hasta 10 años para auditorías futuras.

Precoro

Precoro es una solución centrada en la automatización de compras y la gestión de pagos, muy útil para empresas que desean simplificar la administración de sus cuentas por cobrar y por pagar.

1. Centralización de compras y pagos: Precoro centraliza las compras y las facturas asociadas, facilitando el control de las cuentas por cobrar y reduciendo la posibilidad de errores.
2. Automatización del flujo de trabajo: el software automatiza la creación de órdenes de compra y la verificación de facturas, lo que acelera el proceso de pago y mejora la eficiencia en la gestión de las cuentas.
3. Monitoreo de presupuestos: Precoro ofrece herramientas para hacer un seguimiento en tiempo real del presupuesto y los gastos, asegurando que los pagos a proveedores se ajusten a los planes establecidos.
4. Integración con ERPs: el software se sincroniza con sistemas de contabilidad y ERP, proporcionando datos actualizados y coherentes que facilitan la conciliación de las cuentas por cobrar.

Docuware

DocuWare es una plataforma de gestión documental que automatiza procesos y optimiza la gestión de cuentas por cobrar mediante la digitalización de documentos y flujos de trabajo eficientes.

• Aprobación flexible de documentos: permite diseñar flujos de aprobación adaptados a las necesidades específicas de cada empresa, facilitando el control sobre el proceso de validación de pagos y facturas.
• Captura y organización automática de datos: con DocuWare, los datos de documentos como facturas se capturan y organizan de manera automática, lo que elimina la necesidad de entrada manual y asegura una clasificación precisa.
• Almacenaje en la nube con alta seguridad: los documentos y facturas se almacenan de manera segura en la nube, asegurando su protección contra accesos no autorizados y garantizando que estén siempre disponibles cuando se necesiten.
• Colaboración eficiente en documentos: facilita la colaboración entre equipos mediante opciones que permiten realizar comentarios y editar documentos dentro de los flujos de trabajo, promoviendo una comunicación fluida y organizada.
• Integración con múltiples programas de contabilidad: DocuWare se conecta de manera sencilla con más de 500 sistemas de contabilidad y otras herramientas empresariales, asegurando que los procesos financieros se gestionen de forma coherente y sin interrupciones.

Rydoo

Rydoo es una plataforma de gestión de gastos que facilita el control de las cuentas por cobrar al automatizar el proceso de captura de facturas y pagos, mejorando la eficiencia en las finanzas de la empresa.

• Captura automatizada de facturas y recibos: Rydoo permite que los usuarios tomen fotos de los recibos y facturas, que luego se digitalizan automáticamente para su procesamiento. Esto agiliza la gestión de cuentas por cobrar y mejora la precisión.
• Aprobaciones y flujos de trabajo: la plataforma facilita la creación de flujos de trabajo personalizados para la aprobación de pagos y facturas, garantizando que todo el proceso se realice de manera rápida y correcta.
• Integración con sistemas contables: Rydoo se sincroniza con ERPs y sistemas de contabilidad, asegurando que las cuentas por cobrar estén actualizadas y alineadas con los registros financieros de la empresa.
• Informes y análisis en tiempo real: ofrece informes detallados que brindan visibilidad sobre el estado de las cuentas por cobrar, permitiendo a los equipos financieros tomar decisiones informadas para mejorar el flujo de caja.

Prueba Banktrack como tu software de cuentas por pagar

Gestionar las cuentas por pagar con Banktrack permite a las empresas optimizar sus procesos financieros ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales. 

Al integrar funciones clave como la conciliación de facturas, la programación de pagos y la integración con sistemas contables, Banktrack asegura un control más riguroso y un flujo de caja más saludable.

La capacidad de acceder a datos en tiempo real y generar informes detallados proporciona a las empresas una visión clara de su situación financiera, facilitando la toma de decisiones informadas. 

En definitiva, Banktrack no solo simplifica la gestión de las cuentas por pagar, sino que también fortalece la eficiencia operativa y la transparencia, contribuyendo al crecimiento sostenible de la empresa.

¿Qué beneficios consigues con Banktrack? 

Gestionar las cuentas por pagar de forma eficiente puede ser un desafío para muchas empresas, especialmente cuando se hace manualmente.

Banktrack ofrece una serie de beneficios clave que ayudan a resolver problemas comunes en este proceso:

1. Reducción de errores y mayor precisión

La conciliación de facturas puede estar plagada de errores humanos.

Con Banktrack, la tecnología OCR automatiza la captura de datos, eliminando las discrepancias y garantizando una mayor precisión en los registros financieros.

2. Ahorro de tiempo y mayor eficiencia

La automatización de tareas repetitivas como la validación de facturas permite que el equipo se enfoque en actividades estratégicas.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia operativa.

3. Mejor control sobre el flujo de caja

El calendario de pagos de Banktrack proporciona una visión clara de los pagos pendientes y sus fechas de vencimiento, lo que facilita la planificación financiera y minimiza el riesgo de pagos atrasados que puedan afectar la liquidez.

4. Seguridad y cumplimiento normativo

Banktrack asegura la protección de documentos y transacciones al almacenarlos de forma segura en la nube.

Además, ofrece trazabilidad en tiempo real, lo que simplifica el cumplimiento de normativas y previene fraudes.

5. Integración fluida con sistemas contables

La integración sencilla de Banktrack con ERPs y plataformas de contabilidad permite que los datos financieros estén siempre actualizados, evitando inconsistencias y mejorando la conciliación entre los sistemas.

6. Gestión simplificada de pagos internacionales

El soporte multimoneda de Banktrack facilita la gestión de pagos internacionales, reduciendo las complicaciones asociadas con la conversión de divisas y las tasas de cambio.

Preguntas y respuestas para elegir un software de cuentas por cobrar

1. ¿Qué funcionalidades esenciales debería tener un software de cuentas por cobrar?

El software debe permitir la automatización de facturas, el seguimiento de pagos pendientes, la conciliación de cuentas, la generación de informes detallados y la integración con otros sistemas contables o ERPs. 

También es importante que ofrezca recordatorios automáticos y alertas sobre pagos vencidos.

2. ¿Cómo puede un software de cuentas por cobrar mejorar el flujo de caja de mi empresa?

Un buen software de cuentas por cobrar facilita el seguimiento de las facturas pendientes y mejora la eficiencia en el proceso de cobro, lo que ayuda a reducir los ciclos de pago. 

Con la automatización, los cobros se gestionan de manera más rápida y precisa, lo que aumenta el flujo de efectivo.

3. ¿Es importante que el software tenga funciones de gestión de pagos recurrentes?

Sí, especialmente si tu empresa trabaja con clientes que realizan pagos regulares, como suscripciones o contratos a largo plazo. 

La capacidad de gestionar pagos recurrentes de manera automatizada facilita el proceso y reduce el riesgo de errores o pagos perdidos.

4. ¿El software debe integrarse con mi sistema ERP o software contable?

Sí, la integración con tu sistema ERP o contable es crucial para evitar duplicaciones de trabajo, garantizar la coherencia de los datos y agilizar los procesos. 

La integración automática permite una gestión más eficiente de las cuentas por cobrar sin necesidad de ingresar datos manualmente.

5. ¿Es útil que el software ofrezca soporte multimoneda?

Si tu empresa realiza transacciones internacionales o tiene clientes en diferentes países, es muy recomendable que el software ofrezca soporte multimoneda.

Esto facilita la gestión de pagos en diferentes divisas y te asegura que los datos sean correctos y estén actualizados.