Guía Verifactu para tiendas online en 2025

La nueva obligación Verifactu está transformando la forma en que los comercios digitales generan y registran sus facturas. 

Para las tiendas online, que operan con múltiples pasarelas de pago, ventas automatizadas, cientos de pedidos diarios y devoluciones frecuentes, este cambio no es menor: afecta cómo se facturan los pedidos, cómo se registran los datos en Hacienda y cómo se debe trabajar a nivel técnico y administrativo.

A diferencia de una tienda física, un ecommerce funciona 24/7, procesa pagos de distintas plataformas, genera facturas automáticamente, maneja cupones, abonos, rectificativas y gestiona clientes de múltiples países. 

El sistema Verifactu obliga a que esa información se genere, almacene y envíe de forma mucho más controlada, sin posibilidad de manipulación y con la trazabilidad intacta.

En esta guía encontrarás todo lo que una tienda online necesita saber para cumplir la normativa, evitar sanciones y adaptar su sistema de facturación sin fricciones.

Qué es Verifactu

Verifactu es el nuevo sistema de facturación certificado exigido por la Agencia Tributaria. Su objetivo es garantizar que todas las facturas emitidas por una empresa:

• Se generen de forma íntegra y sin alteraciones
• Se almacenen en un formato seguro y auditable
• Se envíen automáticamente a Hacienda en tiempo real (o cuasi real)
• Incluyan metadatos que permitan reconstruir cualquier operación

Para tiendas online, esto significa que cada pedido facturado, cada abono y cada rectificativa deberán pasar por un software certificado que cumpla estos requisitos.

Cómo afecta Verifactu a las tiendas online

Las tiendas online están entre los comercios más afectados por la nueva normativa. La razón es simple: su volumen de facturación y automatización es mucho mayor que el de una tienda tradicional.

Las obligaciones principales serán:

• Emisión automática de facturas Verifactu ante cada venta
• Envío a Hacienda en tiempo real o sincronización constante
• Bloqueo de manipulación: no se pueden borrar ni alterar facturas
• Registro de rectificativas para devoluciones
• Integración con ecommerce + ERP + bancos
• Auditoría total del sistema

Una tienda online que no actualice su software tendrá problemas para cumplir la normativa, especialmente si usa plantillas propias, facturación manual o sistemas antiguos.

Por qué las tiendas online necesitan adaptarse cuanto antes

El ecommerce es un entorno de alta rotación:

• Cientos o miles de pedidos al mes
• Pasarelas de pago distintas (Stripe, PayPal, Redsys…)
• IVA variable según país
• Devoluciones constantes
• Cupones, vales, compras internacionales
• Ventas automatizadas sin intervención humana

Todo esto requiere un sistema capaz de emitir facturas certificadas sin frenar el negocio.

Las principales razones para adaptarse cuanto antes son:

• Cumplir con la obligación legal
• Evitar sanciones económicas
• Automatizar un proceso que, si se llega tarde, será complejo
• Garantizar trazabilidad ante inspecciones
• Evitar errores al manejar altos volúmenes de datos
• Mantener la operativa del ecommerce sin interrupciones

Qué debe tener un software Verifactu para tiendas online

Para funcionar correctamente en un ecommerce, el software Verifactu debe incluir:

Integración automática con la tienda online

Debe conectarse con plataformas como:

• Shopify
• WooCommerce
• Magento
• Prestashop
• Tiendas a medida

Todo pedido debe traducirse en factura certificada sin intervención manual.

Conexión con pasarelas de pago

Un buen sistema debe registrar automáticamente cobros de:

• Stripe
• PayPal
• Redsys
• Klarna
• Apple Pay y Google Pay

Y asociarlos a la factura correspondiente.

Facturas y rectificativas para devoluciones

Las devoluciones son parte del día a día del ecommerce. El software debe generar:

• Factura rectificativa automática
• Vinculación con la operación original
• Registro como exige Verifactu

Control de impuestos y tipos de IVA

Especialmente importante en ecommerce con clientes internacionales.

Trazabilidad obligatoria

El sistema debe registrar:

• Fecha exacta de emisión
• Huella digital
• Secuencia de seguridad
• Identificador único
• Registro en cadena no manipulable

Panel financiero básico

Las tiendas onle necesitan ver:

• Ventas por día
• Facturación y rectificativas
• Ingresos por pasarela de pago
• Impuestos acumulados

Integración bancaria

Aunque no es obligatorio para Verifactu, es esencial para tener control real del negocio.

Qué ventajas aporta Verifactu a un ecommerce

Aunque pueda parecer una obligación complicada, Verifactu aporta beneficios importantes:

• Reduce errores contables
• Evita pérdidas de facturas por alto volumen
• Estandariza el proceso de facturación
• Mejora el control ante devoluciones y abonos
• Facilita auditorías y revisiones
• Incrementa la seguridad contra fraudes
• Ahorra tiempo administrativo
• Protege la información ante pérdidas o modificaciones

Cómo preparar tu tienda online para Verifactu en 6 pasos

Estos son los pasos recomendados:

1. Revisar la plataforma de ecommerce

Ver si usa facturación integrada o externa. Shopify, WooCommerce y Magento suelen requerir conectores adicionales.

2. Analizar cómo se generan las facturas actualmente

• ¿Se emiten solo si el cliente la pide?
• ¿Se generan manualmente?
• ¿Se generan automáticamente?

Con Verifactu todo debe estar automatizado.

3. Elegir un software certificado

Debe integrarse sin romper la operativa del ecommerce.

4. Configurar productos, impuestos y series

Todo debe ser coherente con lo que exige Hacienda.

5. Probar con pedidos reales y devoluciones

Lo más delicado de un ecommerce siempre son las devoluciones.

6. Migrar al flujo definitivo

Una vez probada la integración, se activa el modo Verifactu.

Cómo ayuda Banktrack a gestionar la parte financiera del ecommerce

Banktrack es mucho más que un software de facturación adaptado a Verifactu: es una plataforma completa de tesorería y control financiero que permite a una tienda online emitir facturas electrónicas verificables, cumplir con la Ley Antifraude y, al mismo tiempo, gestionar todos los flujos de dinero desde una sola herramienta.

Mientras otras soluciones se limitan a incluir el hash y el QR exigidos por Verifactu, Banktrack integra todo ese cumplimiento dentro de un sistema avanzado de tesorería pensado para ecommerce con alto volumen de ventas, devoluciones frecuentes, pagos multicanal y una liquidez que cambia día a día.

Te contamos por qué Banktrack es el software de gestión gastos nº1 para adaptar un ecommerce a Verifactu

Facturación certificada conforme a Verifactu

Banktrack permite emitir facturas electrónicas verificables cumpliendo todos los requisitos técnicos de la AEAT:

• Incluye la leyenda legal exigida por la Ley 11/2021.
• Genera la huella digital hash y el registro técnico obligatorio.
• Guarda todas las facturas en un sistema seguro y auditable.
• Funciona tanto con modalidad con envío automático a Hacienda como sin envío automático.
• Garantiza la inalterabilidad de cada factura emitida.

Para un ecommerce, donde las facturas se generan automáticamente tras cada pedido, este nivel de cumplimiento es imprescindible.

Conciliación bancaria automática con más de 120 bancos

Banktrack conecta todas las cuentas y pasarelas de pago del negocio, permitiendo:

• Conciliar ingresos de Stripe, PayPal, Redsys o Shopify Payments.
• Relacionar cada cobro con su factura Verifactu correspondiente.
• Detectar devoluciones, pagos dobles o errores bancarios en segundos.
• Clasificar ingresos y gastos sin intervención manual.

Esto elimina uno de los mayores dolores de cabeza en las tiendas online: cuadrar bancos con ventas reales.

Flujo de caja en tiempo real

En un ecommerce, facturar no es lo mismo que cobrar. Banktrack muestra en un panel claro:

• Ingresos reales por día
• Devoluciones y abonos
• Comisiones de pasarela
• Gastos de publicidad
• Pagos a proveedores
• Liquidez disponible

Esto permite ver si la tienda está creciendo o solo moviendo dinero.

Previsiones financieras por escenarios

Una tienda online necesita anticipar: el impacto de campañas de rebajas, picos de venta en fechas señaladas, devoluciones masivas, meses con menor margen, anualidades de stock o proveedores.

Banktrack permite simular escenarios y ver cómo afecta cada cambio a la liquidez del negocio. Algo que ningún software de facturación tradicional ofrece.

Digitalización automática de tickets y facturas de proveedores

Puedes enviar un ticket o factura por WhatsApp, email o foto, y Banktrack lo reconocerá automáticamente. Ideal para: compras de stock, embalaje y logística, envíos y devoluciones, gastos de marketing o software.

Todo queda contabilizado sin esfuerzo.

Informes y alertas inteligentes

Banktrack puede enviar alertas por:

• email
• SMS
• Slack
• Telegram

Con avisos como:

• “Tu liquidez bajará en 7 días”
• “Tienes un cobro pendiente de asociar”
• “Se ha recibido un pago duplicado”
• “Una factura ha sido rectificada en Verifactu”

Perfecto para ecommerce que gestionan muchas operaciones de forma automática.

Conclusión

Verifactu supone un cambio importante para las tiendas online, pero también una oportunidad para profesionalizar su sistema de facturación. La clave es contar con un software certificado que se integre de forma fluida con el ecommerce y automatice por completo la emisión de facturas, rectificativas y registros.

En paralelo, herramientas como Banktrack permiten controlar la parte financiera del negocio, gestionar cobros y pagos, anticipar periodos de baja liquidez y entender la rentabilidad real del comercio online.

El binomio perfecto para una tienda online en 2025 es: facturación Verifactu + control financiero con Banktrack.

Por qué Banktrack es la solución ideal para Verifactu en tiendas online

Porque combina cumplimiento legal + visión financiera + automatización total.

Para un ecommerce, esto significa: facturas siempre correctas y verificables, conexión real con bancos y pasarelas de pago, control del dinero que entra y sale, previsión de caja para evitar tensiones, total alineación con las exigencias de Hacienda.

Cumples con la normativa y, además, mejoras tu negocio.