Factura electrónica: qué es y que beneficios tiene

¿Que es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel y se utiliza para respaldar la entrega de bienes y servicios. 

Este tipo de factura se genera, se envía y se recibe por medios electrónicos, sin necesidad de ser impresa, aunque puede imprimirse si se requiere.

¿Qué características tiene una factura electrónica?

1. Formato digital: se emite y recibe en formato electrónico, comúnmente en formatos como XML, PDF, entre otros. 
2. Firma digital: debe incluir una firma digital o electrónica avanzada, que garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del documento.
3. Autorización del Fisco: en muchos países, las facturas electrónicas deben ser autorizadas por la administración tributaria correspondiente antes de ser enviadas al cliente. 
4. Almacenamiento electrónico: tanto el emisor como el receptor deben conservar una copia de la factura en formato digital durante el periodo que establezca la legislación fiscal de cada país. 
5. Intercambio electrónico de datos (EDI): se puede enviar a través de plataformas de intercambio electrónico de datos o sistemas de facturación electrónica que facilitan su distribución y recepción. 

Beneficios de la factura electrónica vs factura tradicional

• Eficiencia y reducción de costes: elimina costes de papel, impresión y envío.
• Rapidez en el procesamiento: permite una gestión más rápida y eficiente de las facturas facilitando su almacenamiento y recuperación. 
• Seguridad: la firma digital asegura la autenticidad y la integridad de la factura
• Impacto ambiental: reduce el uso de papel y contribuye a la conservación del medio ambiente
• Cumplimiento fiscal: facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya que muchos sistemas de facturación electrónica están integrados con las autoridades fiscales.

¿Qué implica la Ley Crea y Crece de la factura electrónica?

En septiembre de 2022 fue aprobada la Ley Crea y Crece, que trata de la regulación para la factura electrónica en el sector privado para luchar contra el fraude fiscal y que se alinee con la normativa europea. 

Puntos clave de la Ley 18/2022 en relación con la facturación electrónica

1. Obligatoriedad para todas las empresas y autónomos

la ley establece que todas las empresas y autónomos deben emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales, independientemente de su tamaño. 

Esta obligación se extiende tanto a las transacciones entre empresas (B2B) como a las realizadas con la administración pública.

2. Plazos de implementación

Grandes empresas (aquellas con un volumen de negocio superior a los 8 millones de euros): La obligatoriedad de la factura electrónica se aplica a partir de la publicación de la ley.

Pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos: Se estableció un plazo de 12 meses desde la publicación del reglamento que desarrolla la ley para implementar la factura electrónica.

3. Estándares de la ley de facturación electrónica

• Interoperabilidad y estándares: La ley también especifica que las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos estándares de interoperabilidad para garantizar que puedan ser utilizadas por cualquier empresa o autónomo, independientemente de la plataforma o software de facturación que utilicen.
• Acceso gratuito a la facturación electrónica: La normativa establece que las pymes y autónomos deben tener acceso gratuito al software necesario para emitir y recibir facturas electrónicas, como parte del esfuerzo por fomentar la digitalización y evitar costes adicionales.
• Sanciones por incumplimiento: La ley prevé sanciones para aquellas empresas que no cumplan con la obligación de emitir o recibir facturas electrónicas, aunque estas sanciones están sujetas a la implementación completa de la normativa.

4. ¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica en España?

2024-2025: se espera que para finales de 2024 o durante 2025 las grandes empresas comiencen a adoptar la factura electrónica obligatoriamente, dependiendo de cuándo se publique el reglamento definitivo.

2025-2026: las pymes y autónomos tendrían que cumplir con esta obligación en algún momento durante 2025 o en 2026, dependiendo de la fecha exacta de publicación del reglamento.

2026-2027: autónomos y personas físicas serán obligados a informar a sus proveedores sobre el estado de sus facturas, ya sean recibidas, pagadas u otros.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Hacer una factura electrónica en España implica seguir un proceso específico que incluye ciertos requisitos legales y técnicos. A continuación, te explico los pasos generales para crear una factura electrónica:

1. Elegir una plataforma o software de facturación electrónica

• Utiliza un software de facturación electrónica homologado o una plataforma en línea que cumpla con la normativa española (como FacturaE, SII, o plataformas privadas como Holded, Billin, etc.).
• Asegúrate de que el software que elijas permite generar facturas en el formato exigido y cumple con las especificaciones legales, incluyendo la firma digital.

2. Cómo hacer una factura electrónica

• Datos del emisor: incluye tu nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, y datos de contacto.
• Datos del receptor: nombre o razón social del cliente, NIF/CIF, dirección fiscal, y datos de contacto.
• Número de factura: asigna un número de factura que debe ser único y correlativo.
• Fecha de emisión: indica la fecha en la que se emite la factura.
• Descripción de los bienes o servicios: detalla los productos o servicios vendidos, incluyendo cantidad, precio unitario, y total.
• Base Imponible: calcula la base imponible, es decir, el importe total sin impuestos.
• Impuestos: aplica el IVA u otros impuestos aplicables, indicando el tipo de IVA y su importe.
• Total a pagar: incluye el total a pagar, sumando la base imponible y los impuestos.
• Método de pago: especifica las condiciones de pago, como la forma y el plazo.

3. Firmar la factura electrónica

• Firma electrónica: la factura debe estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad. Esto se realiza mediante un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida (como la FNMT en España).
• Formato de la factura: el formato estándar para facturas electrónicas en España es FacturaE (un formato XML). También pueden utilizarse otros formatos, siempre que se asegure la autenticidad e integridad de la factura.

4. Enviar la factura electrónica

• Envío: la factura electrónica debe ser enviada al destinatario a través del canal acordado (correo electrónico, plataforma de facturación, etc.). Es importante asegurarse de que el cliente pueda recibir y procesar facturas electrónicas.
• Conservación: las facturas electrónicas deben ser almacenadas de manera segura y accesible durante al menos 4 años, según la normativa fiscal española.

5. Recepción y validación

• Recepción: si eres el receptor de una factura electrónica, deberás disponer de un sistema que permita recibir, leer, y almacenar la factura en formato electrónico.
• Validación: comprueba la validez de la firma electrónica y la conformidad de los datos. Si la factura no cumple con los requisitos, debe ser rechazada y solicitada una nueva.

Como Banktrack puede ayudarte con la facturación electrónica

Con Banktrack podrás gestionar tus cobros y pagos de manera eficiente para tener un control absoluto de tus facturas.

¿Como funciona?

1. Podrás importar tus facturas cargándolo directamente desde el fichero, rellenando los datos manualmente o enviándolo directamente desde Email, Whatsapp o Telegram, la Inteligencia Artificial de Banktrack la importará y leerá los datos automáticamente sin que tengas que preocuparte de nada ✅
2. Una vez se ha importado la factura tendrás que validarla, comprobando que todos los datos estén bien ✅
3. Podrás asociar tus facturas a transacciones para un mayor control de tu flujo de caja y marcarla como 'conciliada' para marcar que está pagada ✅

Beneficios de la conciliación automática de facturas con Banktrack

1. La integración de Banktrack con los extractos bancarios permite realizar la conciliación en tiempo real, asegurando que las transacciones se registren de manera oportuna y precisa.
2. La plataforma ayuda a identificar rápidamente cualquier discrepancia entre las facturas emitidas y los pagos recibidos, facilitando la resolución de problemas y la corrección de errores.
3. Banktrack minimiza errores y retrasos en la conciliación reduce el riesgo de cargos por pagos tardíos y otros costes financieros asociados con la gestión ineficiente de facturas.
4. Permite analizar tendencias en los pagos y facturación, facilitando la identificación de patrones y la mejora de la gestión financiera.

Preguntas y respuestas frecuentes sobre la facturación electrónica

1. ¿Qué formatos de factura electrónica son aceptados en España?

En España, el formato estándar para la factura electrónica es FacturaE, un formato XML que cumple con la normativa del país. 

También se aceptan otros formatos siempre que cumplan con los requisitos de integridad y autenticidad, como PDF con firma electrónica. 

Sin embargo, FacturaE es el formato recomendado para la interoperabilidad, especialmente en transacciones con la administración pública.

2. ¿Cómo afecta la facturación electrónica a las relaciones comerciales internacionales? 

Las empresas que operan internacionalmente deben asegurarse de que su sistema de facturación electrónica cumpla no solo con la normativa española, sino también con los requisitos legales de los países con los que comercian.

Esto puede implicar la adopción de formatos y estándares reconocidos internacionalmente, como UBL (Universal Business Language) o PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine).

3. ¿Qué ocurre si mi cliente no acepta facturas electrónicas?

A partir de la fecha en la que la facturación electrónica sea obligatoria, todos los actores (empresas y autónomos) están legalmente obligados a aceptar facturas electrónicas. 

Si un cliente se niega a aceptarlas, está incumpliendo la normativa, y podrías solicitar que se ajuste a la ley o consultar un asesor legal para proceder de acuerdo a las regulaciones vigentes.

4. ¿Cómo se gestionan las facturas electrónicas en caso de impago o devoluciones?

En caso de impago, la gestión de la factura electrónica sigue el mismo proceso que con una factura en papel, pudiendo iniciar acciones legales si es necesario. 

Para devoluciones, se debe emitir una factura rectificativa electrónica, que debe referenciar la factura original y detallar las correcciones pertinentes. 

Esta factura rectificativa también debe cumplir con los requisitos de firma electrónica y formato.

5. ¿Cómo se debe almacenar una factura electrónica y por cuánto tiempo?

Las facturas electrónicas deben ser almacenadas electrónicamente en un formato que garantice su legibilidad, autenticidad e integridad durante el período de conservación, que es de 4 años según la normativa española. 

Es recomendable utilizar sistemas de almacenamiento que permitan la recuperación fácil y segura de las facturas en caso de inspección fiscal.

6. ¿Qué sucede si hay un error en una factura electrónica ya emitida?

Si detectas un error en una factura electrónica emitida, no puedes modificarla directamente. Debes emitir una factura rectificativa electrónica que corrija el error de la original.

Esta factura debe cumplir con todos los requisitos de una factura normal, incluyendo la firma electrónica, y debe hacer referencia clara a la factura original que está corrigiendo.

7. ¿Es necesario un certificado digital para emitir facturas electrónicas?

Sí, para asegurar la autenticidad e integridad de una factura electrónica es necesario firmar electrónicamente con un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida (como la FNMT en España). 

Este certificado garantiza que la factura no ha sido alterada y que proviene del emisor que la firma.

8. ¿Cómo se integra la facturación electrónica con el Suministro Inmediato de Información (SII)?

La facturación electrónica puede integrarse con el SII, el sistema de la Agencia Tributaria que requiere la comunicación en tiempo real de las facturas emitidas y recibidas. 

Al generar una factura electrónica, los datos se pueden transmitir directamente al SII, cumpliendo así con la obligación de informar a Hacienda en un plazo de 4 días hábiles desde la emisión de la factura.

9. ¿Qué sanciones se pueden aplicar por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria?

El incumplimiento de la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas puede conllevar sanciones administrativas. 

Aunque el detalle de las sanciones específicas puede variar, generalmente incluyen multas económicas. 

Además, no cumplir con esta obligación puede resultar en la pérdida de acceso a subvenciones públicas o a contratos con la administración.

10. ¿Cómo afecta la facturación electrónica a la deducción del IVA?

La factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel para la deducción del IVA, siempre que cumpla con todos los requisitos formales, incluyendo la firma electrónica y el contenido obligatorio. 

Es crucial que las facturas electrónicas se conserven adecuadamente para ser presentadas en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria.