Factura digital: qué es y en qué se diferencia de la factura electrónica

Más allá de un simple cambio tecnológico, la digitalización de facturas trae consigo beneficios como la automatización de tareas repetitivas, la mejora en la conciliación bancaria y un control más preciso sobre los flujos de caja.

En este artículo, exploraremos cómo funciona este proceso, las herramientas clave involucradas y el impacto que tiene en la eficiencia operativa de las empresas modernas.

Que es una factura digital

La factura digital es el modelo de factura predominante en la actualidad, destaca por ser más cómodo, más seguro y más fiable.

Desde el año 2015, es obligatorio el uso de la factura digital si trabajas como proveedor en la administración pública tras la aplicación de la ley 25/2013.

La factura digital, es lo mismo que una factura de papel, es decir, es la forma que tenemos de justificar la entrega de bienes o prestación de servicios. La unica diferencia entre estas es que se transmite por medios electrónicos. 

Partes de una factura

• Número de factura
• Fecha de expedición 
• Denominación social, nombre y apellidos o razón. Número de identificación fiscal atribuido por la administración. 
• Domicilio de la persona o entidad que emite la factura y del destinatario. 
• Descripción de las operaciones
• Tipo impositivo (IVA) y porcentaje de retención del IRPF.
• Cuota tributaria
• Importe total que se debe pagar
• Fecha en la que se hayan realizado las operaciones que aparecen en el documento

Plus de factura digital 

• Que la factura sea legible 
• La autenticidad del origen de la factura. Garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona. 
• La integridad del contenido de la factura, es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado.

Digitalización de facturas con Banktrack

En Banktrack utilizamos tecnología como reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e inteligencia artificial para identificar, procesar y registrar automáticamente las facturas en el sistema, eliminando la necesidad de manejo manual.

Proceso de Digitalización:

1. Subida de facturas: Las facturas pueden ser enviadas de varias maneras:
2. Directamente al sistema mediante una función de "arrastrar y soltar". Por correo electrónico a una dirección personalizada. A través de servicios de mensajería como WhatsApp o Telegram. Conectando una cuenta de correo, como Gmail, para sincronización automática​.

1. Procesamiento automático: Una vez subidas, el sistema identifica automáticamente los datos clave, como fechas, montos y conceptos, para integrarlos en la plataforma. Esto incluye la asociación de facturas con transacciones bancarias registradas, facilitando la conciliación bancaria.
2. Gestión y consulta: Los usuarios pueden visualizar todas las facturas digitalizadas en un solo panel, organizarlas por categorías y acceder a reportes financieros personalizados. Además, es posible compartir fácilmente estos documentos con contadores o equipos de trabajo​

Beneficios:

• Ahorro de tiempo: Reduce las tareas manuales y minimiza errores humanos.
• Control financiero: Ofrece visibilidad en tiempo real del estado de pagos y cobros.
• Accesibilidad: La digitalización centraliza la gestión de documentos, accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.

Ventajas de digitalizar facturas

• Reducción de costes y ahorro de recursos: al digitalizar las facturas, se eliminan los gastos asociados a la impresión, el uso de papel, tinta y almacenamiento físico. 

También se reducen los costes de envío, ya que los documentos pueden ser compartidos electrónicamente a través de correos o sistemas digitales.

• Eficiencia en la gestión y el acceso: las facturas digitalizadas son fáciles de localizar gracias a sistemas de búsqueda automatizados, lo que elimina la necesidad de revisar manualmente archivos físicos. 

Esto agiliza las tareas administrativas y mejora la productividad.

• Mejora en la organización y almacenamiento: la digitalización permite almacenar grandes volúmenes de facturas en servidores o servicios en la nube, liberando espacio físico y facilitando una gestión centralizada de los documentos.
• Seguridad y respaldo: las facturas digitalizadas pueden protegerse con copias de seguridad y medidas de seguridad como encriptación o accesos restringidos, reduciendo el riesgo de pérdida, deterioro o acceso no autorizado.
• Cumplimiento legal y fiscal: en muchos países, las normativas fiscales aceptan o exigen facturas digitales, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones legales. Además, los sistemas electrónicos ayudan a evitar errores y duplicados.
• Sostenibilidad y cuidado del medio ambiente: reducir el uso de papel y recursos asociados contribuye a prácticas más ecológicas, disminuyendo la huella ambiental de las empresas.
• Facilidad de integración con sistemas contables: las facturas digitalizadas pueden integrarse con software de contabilidad, permitiendo una automatización de procesos como la conciliación de pagos, el registro de impuestos y el análisis financiero.
• Agilidad en auditorías y consultas: durante auditorías o revisiones, las facturas digitalizadas se pueden compartir y verificar rápidamente, lo que acelera estos procesos y reduce complicaciones.

Diferencia entre una factura digital y una factura electrónica

La factura electrónica tiene un formato estructurado, mientras que la factura digital es una factura que ha sido creada y almacenada en formato digital.

Es decir, una factura digital no siempre cumple con los requisitos legales que sí debe cumplir una factura electrónica.

Por ejemplo, un PDF o word no cumple con los requisitos que se define en la Ley Crea y Crece

Una factura en PDF o excel no tiene un formato estructurado, no está emitido por un programa de facturación certificado.

Es decir que entonces en la nueva ley Crea y Crece no es valida una factura digital si no que tiene que estar estructurado tal y como dice la factura electrónica.

Preguntas y respuestas comunes sobre digitalización de facturas

1. ¿Es posible integrar facturas digitalizadas con un ERP?

Sí, la mayoría de los sistemas ERP permiten importar datos desde soluciones de digitalización para automatizar contabilidad y reportes.

2. ¿Qué tan seguras son las facturas digitalizadas?

Usando almacenamiento cifrado, autenticación y auditorías regulares, las plataformas aseguran la protección contra accesos no autorizados.

3. ¿Qué normativas fiscales afectan la digitalización?

Depende del país; por ejemplo, en México se requiere CFDI, y en España, Facturae. Ambas demandan formatos específicos y firma electrónica.

4. ¿Puede la digitalización detectar fraudes?

Sí, los sistemas avanzados identifican irregularidades como datos duplicados, facturas falsas o inconsistencias fiscales.

5. ¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas digitalizadas?

Depende de las leyes locales; en muchos países, el período obligatorio es entre 5 y 10 años.