Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir en 2026

En la contabilidad diaria de cualquier empresa, tarde o temprano aparece una situación muy común: has recibido un servicio o una mercancía, sabes que existe el gasto, pero todavía no tienes la factura en tu poder.

Esta circunstancia, conocida como factura pendiente de recibir, debe gestionarse correctamente para que la contabilidad refleje la realidad económica del negocio.

Si no se registra adecuadamente, el resultado del ejercicio puede quedar distorsionado, el cierre contable será incorrecto y pueden generarse problemas fiscales, especialmente en materia de IVA.

En esta guía te explico en profundidad cómo contabilizar facturas pendientes de recibir en España, qué cuentas utilizar, cómo tratar el IVA, ejemplos prácticos completos y cómo herramientas como Banktrack ayudan a automatizar este proceso.

El principio de devengo: la base de todo

El tratamiento contable de las facturas pendientes de recibir se fundamenta en el principio de devengo, uno de los pilares del Plan General de Contabilidad (PGC).

Este principio establece que:

• Los gastos deben registrarse cuando se producen.
• No importa cuándo se paguen.
• Tampoco importa cuándo se reciba la factura.

Es decir, si has recibido un servicio en diciembre, ese gasto pertenece a diciembre, aunque la factura llegue en enero.

Esto es especialmente importante en el cierre del ejercicio. Si no registras esos gastos, estarás mostrando un beneficio superior al real.

¿Qué son exactamente las facturas pendientes de recibir?

Son gastos ya realizados o devengados para los que:

• Existe una obligación de pago.
• El bien o servicio ya se ha recibido.
• Pero aún no se ha emitido o recibido la factura formal.

Ejemplos típicos:

• Servicios profesionales finalizados a final de mes.
• Compras de mercancía entregadas pero facturadas días después.
• Suministros pendientes de facturación.
• Servicios recurrentes cuyo documento llega en el mes siguiente.

Cuentas contables implicadas

El Plan General de Contabilidad establece cuentas específicas para estos casos.

Cuentas transitorias

• 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar
• 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar

Ambas son cuentas de pasivo corriente.

La diferencia es sencilla:

• 4009 → Compras vinculadas a la actividad (mercaderías, materias primas).
• 4109 → Servicios exteriores o gastos no ligados directamente a mercancías.

Otras cuentas relacionadas

• 6XX Cuentas de gasto.
• 472 Hacienda Pública, IVA soportado.
• 400 Proveedores.
• 410 Acreedores por prestación de servicios.
• 572 Bancos.

Proceso contable paso a paso

La contabilización se realiza en tres fases.

Fase 1: Registro del gasto por devengo

Cuando sabes que existe el gasto, aunque no tengas la factura, debes registrarlo.

Si es una compra de mercancía:

Debe:

• 600 Compras de mercaderías
• 472 IVA soportado

Haber:

• 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir

Si es un servicio:

Debe:

• 62X Servicios exteriores
• 472 IVA soportado

Haber:

• 4109 Acreedores, facturas pendientes de recibir

Aquí se reconoce el gasto en el ejercicio correcto.

Fase 2: Recepción de la factura

Cuando llega la factura formal, se reclasifica la deuda:

Debe:

• 4009 o 4109

Haber:

• 400 o 410

No se vuelve a registrar el gasto porque ya se contabilizó en la fase 1.

Fase 3: Pago

Cuando se paga la factura:

Debe:

• 400 o 410

Haber:

• 572 Bancos

El tratamiento del IVA: punto crítico

Aquí es donde muchos se equivocan.

Contablemente, el IVA se registra en el momento del devengo.

Pero fiscalmente, solo puedes deducir el IVA cuando tengas la factura.

Esto genera un desfase temporal.

Ejemplo:

• Gasto devengado en marzo.
• Factura recibida en abril.

El gasto pertenece a marzo. El IVA se deduce en el trimestre en el que se recibe la factura.

Por eso es imprescindible llevar un control exhaustivo.

Ejemplo práctico completo

Supongamos:

• 20 de diciembre: recepción de mercancía por 4.000 €.
• 28 de diciembre: servicio profesional por 2.000 €.
• IVA 21%.
• Facturas recibidas en enero.

31 de diciembre: registro por devengo

Compra de mercancía:

Debe:

• 600 Compras → 4.000 €
• 472 IVA soportado → 840 €

Haber:

• 4009 → 4.840 €

Servicio profesional:

Debe:

• 623 Servicios profesionales → 2.000 €
• 472 IVA soportado → 420 €

Haber:

• 4109 → 2.420 €

Total gasto imputado al ejercicio: 6.000 €.

Enero: recepción de facturas

Debe:

• 4009 → 4.840 €

Haber:

• 400 → 4.840 €

Debe:

• 4109 → 2.420 €

Haber:

• 410 → 2.420 €

Ahora el IVA podrá deducirse en el trimestre correspondiente.

5 Errores frecuentes

1. No registrar el gasto si no hay factura.
2. Deducir el IVA antes de recibirla.
3. No reclasificar correctamente las cuentas 4009 o 4109.
4. Olvidar estos ajustes en el cierre del ejercicio.
5. No llevar control de facturas pendientes.

Estos errores distorsionan resultados y pueden generar problemas en inspecciones.

Impacto en el cierre contable

En el cierre anual, este proceso es clave para:

• Mostrar una imagen fiel.
• No inflar artificialmente el beneficio.
• Ajustar correctamente el resultado del ejercicio.
• Evitar contingencias fiscales futuras.

Cuanto mayor es la empresa, más crítico es este control.

8 Ventajas de una buena gestión de facturas pendientes

Una correcta contabilización y control aporta:

1. Cumplimiento normativo sólido.
2. Menor riesgo fiscal ante inspecciones.
3. Ahorro de tiempo administrativo.
4. Mejor visión real de los costes.
5. Decisiones financieras más informadas.
6. Cierres contables más fiables.
7. Mayor control de obligaciones pendientes.
8. Planificación fiscal más precisa.

Una empresa que controla bien estas partidas no se lleva sorpresas.

Cómo ayuda Banktrack en este proceso

Aquí es donde la automatización marca la diferencia.

Banktrack no es solo un software de facturación. Es una plataforma que conecta facturación, tesorería y previsiones financieras en tiempo real.

En el caso de facturas pendientes de recibir, aporta ventajas clave:

Detección automática de gastos pendientes

Cuando se conecta la banca:

• Detecta movimientos bancarios recurrentes.
• Identifica proveedores habituales.
• Señala pagos sin factura asociada.
• Ayuda a localizar posibles gastos devengados no registrados.

Conciliación inteligente

Relaciona automáticamente:

• Facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Movimientos bancarios.
• Pagos parciales.
• Anticipos.

Esto permite detectar si existe un gasto devengado aún no formalizado.

Paneles de obligaciones pendientes

Permite visualizar:

• Gastos estimados pendientes de factura.
• Proveedores recurrentes.
• Vencimientos futuros.
• Impacto en liquidez.

Control del IVA pendiente de deducir

Identifica facturas registradas pero aún no formalizadas, ayuda a evitar deducciones indebidas y reduce errores en liquidaciones trimestrales.

Previsión de tesorería real

Si sabes que tienes gastos pendientes aunque no haya factura:

• Puedes proyectar mejor tu flujo de caja.
• Evitar tensiones de liquidez.
• Planificar pagos estratégicamente.

Automatización del cierre mensual

Con dashboards financieros:

• Puedes revisar gastos estimados.
• Comparar meses.
• Detectar desviaciones.
• Cerrar ejercicios con mayor seguridad.

Esto reduce drásticamente errores humanos y dependencia de hojas Excel.

Diferencia entre control manual y automatizado

Control manual:

• Revisión uno a uno.
• Riesgo de olvidar gastos.
• Cuadrar con Excel.
• Mayor margen de error.

Control automatizado con Banktrack:

• Integración bancaria en tiempo real.
• Alertas inteligentes.
• Categorización automática.
• Visión global de la tesorería.
• Análisis predictivo.

La diferencia en eficiencia es enorme.

Casos reales donde es crucial

• Empresas con alto volumen de proveedores.
• Negocios con servicios recurrentes.
• Empresas que cierran ejercicio con muchas operaciones en diciembre.
• Pymes que quieren evitar sustos fiscales.
• Negocios con crecimiento rápido.

Cuanto mayor es el volumen, más importante es automatizar.

Impacto en auditorías

Una mala gestión de facturas pendientes puede provocar:

• Ajustes contables significativos.
• Requerimientos de información.
• Sanciones por deducciones indebidas.
• Descuadres en resultados.

Un control adecuado demuestra rigor contable.

Conclusión

Contabilizar facturas pendientes de recibir no es un simple trámite técnico. Es una obligación contable clave para cumplir el principio de devengo y garantizar que los estados financieros reflejen la realidad económica de la empresa.

Registrar el gasto cuando se produce, utilizar correctamente las cuentas 4009 y 4109, controlar el IVA y reclasificar adecuadamente son pasos imprescindibles para una contabilidad sólida.

Sin embargo, en un entorno empresarial cada vez más digital y complejo, el control manual ya no es suficiente.

Automatizar la detección, conciliación y previsión de gastos mediante una plataforma como Banktrack permite:

• Reducir errores.
• Mejorar la precisión financiera.
• Tener visibilidad completa de la tesorería.
• Cerrar ejercicios con tranquilidad.
• Tomar decisiones basadas en datos reales.

La diferencia entre una contabilidad reactiva y una contabilidad estratégica está en el control. Y el control empieza por gestionar correctamente incluso aquello que todavía no tiene factura.