Como contabilizar suministros para tu empresa

Los suministros, que abarcan una amplia gama de bienes como materiales de oficina, equipos de producción y productos de limpieza, son esenciales para el funcionamiento diario de una empresa.

En otros artículos te hemos explicado como contabilizar multas, donaciones o amortizaciones.

En este artículo vamos a enseñarte como contabilizar suministros.

A pesar de su importancia, su contabilización a menudo se subestima o se maneja de manera incorrecta, lo que puede llevar a inconsistencias en los registros financieros y afectar la precisión de los estados financieros.

Este proceso no solo implica registrar las adquisiciones de estos bienes, sino también gestionar adecuadamente su uso y almacenamiento, garantizar una valoración precisa y realizar ajustes necesarios para reflejar su consumo o deterioro.

Contabilizar suministros: que son y diferencia con otros activos

La clasificación de los suministros en una empresa es esencial para gestionar adecuadamente los recursos y asegurar una contabilidad precisa. 

Estos serían los suministros generales en una oficina: 

Contabilizar suministros de oficina

Estos suministros son esenciales para las operaciones diarias de oficina y son utilizados por el personal administrativo y de gestión. Incluyen:

• Papelería: papel, cuadernos, carpetas, sobres, etiquetas, etc. Contabilizar herramientas pequeñas también es importante.
• Material de escritura: lápices, bolígrafos, marcadores, rotuladores, correctores, etc.
• Equipos de oficina: los suministros de oficina incluyen grapadoras, perforadoras, tijeras, cintas adhesivas, clips, etc.
• Artículos tecnológicos: cartuchos de tinta, toners, baterías, dispositivos de almacenamiento (USBs, discos duros externos), etc.
• Mobiliario y equipamiento: sillas, escritorios, estanterías, lámparas, etc. También debes contabilizar productos de limpieza.

Contabilizar suministros de producción

Estos suministros son fundamentales para el proceso de producción de bienes y servicios. Son utilizados en la fabricación, ensamblaje y otras actividades productivas. Incluyen:

• Materias primas: materiales básicos necesarios para la producción, como metales, plásticos, textiles, madera, etc.
• Componentes y partes: piezas o partes que se ensamblan para crear productos finales, como tornillos, cables, circuitos, etc.
• Herramientas y equipos de producción: máquinas, herramientas manuales, equipos de soldadura, dispositivos de control de calidad, etc.
• Suministros de embalaje: Cajas, etiquetas, cintas de embalaje, materiales de relleno, etc.

Contabilizar suministros de mantenimiento y reparación

Estos suministros son utilizados para mantener y reparar equipos, instalaciones y maquinaria. Son cruciales para garantizar la operatividad y prolongar la vida útil de los activos de la empresa. Incluyen:

• Herramientas de mantenimiento: llaves, destornilladores, alicates, martillos, etc.
• Repuestos y componentes de reemplazo: piezas de repuesto para maquinaria, componentes eléctricos, filtros, sellos, etc.
• Materiales de lubricación y mantenimiento: aceites, lubricantes, grasas, limpiadores industriales, etc.
• Equipos de seguridad y protección: guantes, cascos, gafas de seguridad, mascarillas, etc.

Contabilizar suministros de limpieza

Estos suministros son utilizados para mantener un ambiente limpio y seguro en el lugar de trabajo. Son fundamentales para la higiene y el bienestar de los empleados. Incluyen:

• Productos de limpieza: detergentes, desinfectantes, limpiadores multiusos, desengrasantes, etc.
• Equipos de limpieza: escobas, mopas, aspiradoras, cubos, etc.
• Artículos de higiene personal: jabón, papel higiénico, toallas de papel, dispensadores, etc.
• Artículos descartables: guantes desechables, bolsas de basura, pañuelos, etc.

Categorías de gastos y activos

En contabilidad, los suministros que se consumen durante el ciclo operativo de la empresa se registran generalmente como gastos. Aquí se incluyen:

Gastos operativos

• Gastos de oficina: gastos relacionados con suministros de oficina como papel, bolígrafos, cartuchos de tinta, etc. 
• Gastos de producción: Incluyen suministros directamente utilizados en la producción de bienes o servicios, como materias primas y componentes. 
• Gastos de mantenimiento y reparación: Gastos relacionados con el mantenimiento rutinario y la reparación de equipos e instalaciones, tales como repuestos y materiales de lubricación. 
• Gastos de limpieza e higiene: Incluyen productos de limpieza y artículos de higiene utilizados para mantener la limpieza y seguridad del ambiente de trabajo.

Gastos generales y administrativos (G&A)

Gastos generales de operación: gastos relacionados con el funcionamiento general de la empresa, incluyendo suministros de oficina y otros que no están directamente vinculados a la producción o venta de productos.

Categorías de activos

Los suministros que no se consumen inmediatamente y tienen una vida útil más prolongada pueden clasificarse como activos. Estos activos se dividen en las siguientes categorías:

Activos circulantes

• Inventario de suministros: Los suministros que se almacenan y están destinados a ser utilizados en un futuro cercano, como materias primas, productos en proceso, y productos terminados. Se contabilizan como parte del activo circulante en el balance general.
• Activos disponibles para la venta: en algunos casos, si los suministros forman parte de productos terminados que se destinarán a la venta, estos se incluyen en el inventario de productos acabados.

Activos fijos (propiedad, planta y equipo)

• Equipos de producción y herramientas: Suministros que son utilizados como activos fijos, como maquinaria, herramientas y equipos duraderos. Estos se deprecian a lo largo de su vida útil.
• Equipos de oficina: mobiliario y equipos de oficina como escritorios, sillas, ordenadores y otros dispositivos electrónicos que tienen una vida útil más prolongada y se capitalizan como activos fijos.

Activos diferidos

Costos Prepagados: Incluyen suministros comprados y pagados por adelantado, como seguros de equipos o alquileres de equipos de oficina, que se registran como activos diferidos y se amortizan durante el período correspondiente.

Cuentas contables para contabilizar suministros

Cuenta 628 - suministros 

La cuenta 628 de contabilidad se utiliza para registrar los gastos incurridos en la adquisición de suministros que se consumen en la operación diaria de la empresa, pero no se almacenan como inventario. Por ejemplo, materiales de oficina, productos de limpieza y otros consumibles.

Ejemplo

Debe: 628 suministros 

Haber: 410 acreedores por prestación de servicios o 572 bancos, según si se compra a crédito o se paga a contado.

Cuenta 410 - acreedores por prestación de servicios

La cuenta 410 se utiliza cuando la empresa adquiere suministros y estos se compran a crédito, la obligación de pago se registra en esta cuenta. Posteriormente, cuando se paga al proveedor, la cuenta se salda.

Ejemplo

Registro de una compra de suministros a crédito:

Debe: 628 suministros 

Haber: 410 acreedores por prestación de servicios

Cuenta 572 - bancos e instituciones de crédito

La cuenta 572 registra los pagos realizados desde la cuenta bancaria de la empresa. Cuando se paga por los suministros adquiridos, el pago se registra en esta cuenta.

Ejemplo

Registro de una compra de suministros a crédito: 

Debe: 410 acreedores por prestación de servicios 

Haber: 572 bancos 

Cuenta 629 - otros servicios exteriores 

La cuenta 629 puede utilizarse para registrar costos relacionados con servicios externos que se contratan en relación con los suministros, como puede ser el servicio de entrega de los mismos, o servicios de gestión y mantenimiento relacionados con los suministros.

Ejemplo contable

Debe: 629 otros servicios exteriores

Haber: 410 acreedores por prestacion de servicios o 572 bancos 

Cuenta 602 - compras de otros aprovisionamientos 

La cuenta 602 se utiliza para registrar compras de materiales y suministros que no son materia prima directa pero son necesarios para la operación. Puede incluir embalajes, herramientas pequeñas y otros suministros de apoyo en la producción. 

Ejemplo

Debe: 602 compras de otros aprovisionamientos

Haber: 410 acreedores por prestación de servicios o 572 bancos 

Como Banktrack puede ayudarte

La gestión y contabilización adecuada de los suministros es crucial para mantener el control de los costos y la eficiencia operativa.

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5 preguntas frecuentes sobre contabilizar suministros

1. ¿Cómo se ajusta la contabilización de suministros cuando se aplica el método de costo estándar?

El método de costo estándar implica registrar suministros a un costo predeterminado. Al final del período, se comparan los costos estándar con los costos reales.

Las diferencias se ajustan mediante variaciones de costos, que se registran en cuentas específicas para analizar y controlar desviaciones.

2. ¿Qué impacto tiene la contabilización de suministros en los análisis de costos y márgenes de contribución?

La correcta contabilización de suministros afecta directamente el cálculo del costo de bienes vendidos (COGS) y, por ende, los márgenes de contribución.

Un error en la asignación de suministros puede distorsionar el análisis de costos y llevar a decisiones incorrectas sobre precios y estrategias de reducción de costos.

3. ¿Cómo se contabilizan los suministros de producción en el contexto de la contabilidad de costos por órdenes de trabajo?

En la contabilidad de costos por órdenes de trabajo, los suministros se asignan a órdenes específicas en función de su uso.

Se registran como parte del costo de producción para cada orden, lo que permite una precisión en el cálculo del costo de cada proyecto y facilita el análisis de rentabilidad por orden.

4. ¿Cuál es el tratamiento contable para los suministros obsoletos o deteriorados en los estados financieros?

Los suministros obsoletos o deteriorados se deben ajustar al valor de mercado neto realizable, reconociendo una pérdida por deterioro.

Esta pérdida se registra como un gasto en el estado de resultados, reduciendo el valor de los inventarios en el balance general para reflejar la realidad económica.

5. ¿Cómo afecta la contabilización de suministros en un entorno de inventario perpetuo frente a un inventario periódico?

En un entorno de inventario perpetuo, los suministros se actualizan en tiempo real con cada transacción, proporcionando una visión precisa del inventario disponible y su costo.

En un sistema periódico, los suministros se ajustan al final del período contable, lo que puede provocar desfases temporales en la visibilidad del costo y el inventario.