Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias: guía completa y ejemplos

La cuenta de pérdidas y ganancias es tan importante para una empresa como que gracias a esta podrás tener un informe condensado de todos los ingresos y gastos que ha tenido tu empresa en el último año.

Es una parte básica de una empresa y controlarla puede ser determinante para el éxito o fracaso de tu empresa.

En este artículo te contamos qué es, sus principales componentes y como calcularlo para tu empresa.

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias? 

La cuenta de pérdidas y ganancias, también conocida como estado de resultados, es un informe financiero que muestra los ingresos, gastos, beneficios y pérdidas de una empresa durante un período específico (como un mes, trimestre o año). 

Su objetivo es reflejar si la empresa ha obtenido ganancias o ha sufrido pérdidas en ese tiempo, proporcionando una visión clara de su rentabilidad y eficiencia.

Importancia de la cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias ayuda a:

• Determinar la rentabilidad del negocio.
• Identificar áreas donde los gastos pueden estar afectando las ganancias.
• Tomar decisiones informadas sobre crecimiento, inversión y recorte de costos.
• Evaluar la situación financiera de la empresa ante terceros, como bancos o inversores.

Diferencia entre una cuenta de pérdidas y ganancias de un balance general

La cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general son dos estados financieros clave que proporcionan información importante sobre la situación financiera de una empresa, pero tienen propósitos y enfoques diferentes. Algunos de ellos son:

1. Propósito

• Cuenta de pérdidas y ganancias: su objetivo es mostrar la rentabilidad de una empresa durante un período específico (mensual, trimestral o anual). Informa sobre los ingresos, costos y gastos, y revela si la empresa ha obtenido beneficios o ha incurrido en pérdidas en ese período.
• Balance general: su propósito es proporcionar una instantánea de la situación financiera de una empresa en un momento determinado. Muestra lo que posee (activos), lo que debe (pasivos) y el patrimonio neto de los propietarios. Es un informe estático que refleja la situación en una fecha específica.

2. Componentes

• Cuenta de pérdidas y ganancias: incluye ingresos, costos de ventas, gastos operativos, gastos financieros, impuestos y resultado neto. Se centra en las operaciones de la empresa durante un período de tiempo.
• Balance general: se compone de activos (lo que posee la empresa), pasivos (lo que debe) y patrimonio neto (la diferencia entre activos y pasivos, representando la inversión de los propietarios en la empresa). Se centra en la situación financiera en un momento determinado.

3. Periodicidad

• Cuenta de pérdidas y ganancias: se elabora para períodos de tiempo específicos (por ejemplo, mensualmente, trimestralmente o anualmente).
• Balance general: se presenta en una fecha concreta, como al final del año fiscal o al final de un trimestre.

4. Uso de la información

• Cuenta de pérdidas y ganancias: se utiliza principalmente para analizar la rentabilidad de la empresa, evaluar la eficiencia operativa y tomar decisiones sobre la gestión y estrategia del negocio.
• Balance general: se utiliza para evaluar la solvencia, liquidez y estabilidad financiera de la empresa. Es crucial para análisis de financiamiento, evaluación de riesgos y valoración de la empresa.

5. Relación entre ambos

Ambos estados financieros están interrelacionados. Por ejemplo, el resultado neto de la cuenta de pérdidas y ganancias se incorpora al patrimonio neto del balance general, afectando la salud financiera general de la empresa.

Como hacer una cuenta de pérdidas y ganancias

1. Recopilar la información financiera

Reúne los datos contables del periodo que vas a analizar, como ingresos por ventas, costos de producción, gastos operativos, impuestos, entre otros. Esto suele extraerse del libro mayor o de un sistema contable.

2. Estructura básica de la cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias se divide en varias secciones:

1. Ingresos: Todo lo que entra en la empresa por sus actividades normales, como:
2. Ingresos por ventas: El total de las ventas realizadas en el periodo.
3. Otros ingresos operativos: Otros ingresos derivados de la actividad principal, como comisiones, intereses operativos o rentas.
4. Coste de ventas (o costes directos): Son los gastos directamente relacionados con la producción de bienes o servicios, como materia prima y mano de obra directa.
5. Utilidad bruta = ingresos - coste de ventas
6. Gastos operativos: Gastos indirectos necesarios para la operación, que incluyen:
7. Gastos administrativos y generales: Sueldos, alquileres, suministros, etc.Gastos de ventas: Costos asociados con la comercialización de productos.
8. Resultado de explotación (EBIT): Resultado de restar los gastos operativos de la utilidad bruta.
9. Resultado de explotación = unidad bruta - gastos operativos
10. Ingresos y gastos financieros: Incluye los intereses ganados o pagados y otros ingresos o gastos financieros.
11. Resultado antes de impuestos = resultado de explotación + ingresos financieros - gastos financiero
12. Impuestos: Los impuestos aplicables sobre el beneficio antes de impuestos.
13. Beneficio Neto (o Pérdida Neta): Este es el resultado final después de restar los impuestos, que indica si la empresa tuvo una ganancia o pérdida neta en el periodo.
14. Beneficio neto = resultados antes de impuestos - impuestos

Ingresos y ventas

Para reflejar adecuadamente de dónde provienen los ingresos de una empresa, es esencial clasificarlos en diferentes categorías.

Esto permite distinguir los ingresos obtenidos por las ventas habituales de aquellos que tienen otra procedencia, lo cual ayuda a analizar mejor las fuentes de rentabilidad del negocio.

Aquí te indico algunas de las partidas más comunes, aunque el desglose puede variar según el tipo de empresa:

1. Ingresos y ventas

• Ventas Principales (Categoría 71): Son las ventas de productos o servicios que representan la actividad central del negocio.
• Servicios secundarios (Categoría 73): Ingresos derivados de actividades complementarias a las ventas principales.
• Otros ingresos (Categoría 78): Incluye ingresos puntuales que no se originan en las ventas, como rentas, comisiones, y beneficios por descuentos comerciales.

Gastos operativos y administrativos

En cuanto a los gastos, se recomienda detallar cada tipo para tener una visión clara de las erogaciones de la empresa. Esto no solo ayuda a visualizar los costes principales, sino también a gestionar eficientemente los recursos.

1. Costes y gastos

• Costos directos (categoría 61): Costos relacionados directamente con la producción o adquisición de bienes o servicios.
• Gastos Generales (Categoría 63): Incluye los servicios de terceros y otros gastos asociados a las operaciones del negocio.
• Gastos de Personal (Categoría 65): Salarios, sueldos y obligaciones sociales, como seguros y pensiones, que representan el coste laboral.
• 2. Amortizaciones y otros gastos (categoría 68): Gastos destinados a la depreciación de activos tangibles e intangibles.

Resultado operativo

Para determinar el resultado operativo, se resta el total de gastos del total de ingresos. Este resultado representa la ganancia o pérdida operativa de la empresa y es un indicador clave para evaluar la salud financiera y el desempeño del negocio en el periodo:

Resultado operativo = total de ingresos − total de gastos

1. ¿Cuál es la diferencia entre el beneficio bruto y el beneficio operativo?

El beneficio bruto se calcula restando el costo de ventas de los ingresos totales y mide la rentabilidad de las ventas.

El beneficio operativo se obtiene al restar los gastos operativos del beneficio bruto, y refleja la rentabilidad de las operaciones generales. Es importante porque ayuda a identificar la eficiencia en la producción y gestión de costos.

2. ¿Cómo se reflejan los gastos no recurrentes en la cuenta de pérdidas y ganancias?

Los gastos no recurrentes aparecen como partidas separadas en la sección de gastos. Son relevantes porque pueden distorsionar la rentabilidad habitual, por lo que los analistas suelen ajustarlos para obtener una imagen más clara de la rentabilidad operativa.

3. ¿Por qué son importantes las estimaciones contables en la cuenta de pérdidas y ganancias?

Las estimaciones contables son importantes porque permiten medir partidas financieras que no se pueden cuantificar con precisión.

Ejemplos incluyen provisiones para cuentas incobrables y depreciación de activos. Afectan tanto el beneficio neto como la posición financiera de la empresa.

4. ¿Cómo se utilizan las ratios financieras de la cuenta de pérdidas y ganancias para evaluar la salud financiera?

Las ratios financieras como el margen bruto, margen operativo y margen neto miden la rentabilidad en diferentes niveles.

Ayudan a identificar tendencias, comparar con competidores y evaluar la efectividad de las estrategias operativas y de precios.

Un descenso en estas ratios puede indicar problemas financieros que necesitan atención.