Guía de Verifactu para Consultorías en España

El sector de las consultorías en España atraviesa un proceso de transformación digital acelerado. Firmas de consultoría en estrategia, fiscalidad, sostenibilidad, tecnología o recursos humanos trabajan con clientes nacionales e internacionales, gestionan proyectos de gran valor económico y emiten gran cantidad de facturas de forma recurrente. 

En este contexto, la implantación del sistema Verifactu supone un cambio fundamental en la manera en la que las consultorías emiten, registran y almacenan su facturación.

En 2025, todas las consultorías, desde los grandes despachos internacionales hasta las pequeñas firmas locales, deberán garantizar que sus facturas cumplan los estándares de inalterabilidad, verificabilidad y trazabilidad impuestos por la Agencia Tributaria (AEAT). 

En este artículo veremos en detalle cómo afecta Verifactu a las consultorías, cuáles son los principales retos, qué ventajas aporta y cómo soluciones como Banktrack permiten no solo cumplir con la normativa, sino también ganar control y eficiencia en la gestión financiera.

¿Qué es el sistema Verifactu?

El sistema Verifactu es un estándar creado para garantizar que todas las facturas emitidas en España sean seguras, verificables y trazables. Forma parte de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que busca reducir la economía sumergida y aumentar la transparencia en los procesos empresariales.

Características principales de Verifactu:

• Inalterabilidad: ninguna factura puede ser modificada después de su emisión.
• Identificación única: cada documento lleva un hash digital que lo hace irrepetible.
• Verificabilidad pública: todas las facturas incluyen un código QR que permite comprobar su autenticidad.
• Registro técnico: fecha, hora y numeración correlativa quedan registradas.
• Transmisión opcional a la AEAT: los softwares pueden enviar facturas en tiempo real o almacenarlas con sello digital hasta que Hacienda las requiera.

¿Por qué afecta especialmente a las consultorías?

Las consultorías tienen unas particularidades que hacen que Verifactu tenga un gran impacto en su operativa:

1. Facturación compleja y recurrente: Los servicios de consultoría suelen facturarse mensualmente, por hitos de proyecto o mediante contratos de larga duración. Esto exige un control estricto de correlación y trazabilidad.
2. Clientes internacionales: Muchas consultorías trabajan con empresas extranjeras, lo que implica facturación en divisas y normativa fiscal internacional.
3. Subcontrataciones y colaboraciones: Es habitual que una consultoría subcontrate a especialistas o colaboradores externos, generando múltiples facturas recibidas que deben conciliarse con las emitidas.
4. Volumen de datos: Aunque el número de facturas puede no ser tan elevado como en el sector retail, cada factura en consultoría suele tener un valor económico alto y una gran importancia estratégica.
5. Necesidad de confianza: Los clientes de consultorías esperan una gestión profesional y transparente. Las facturas verificables refuerzan esa imagen de rigor y cumplimiento.

5 Cambios que Verifactu introduce en las consultorías

1. Adaptación del software de facturación

Las consultorías deberán asegurarse de que sus ERPs o CRMs financieros sean compatibles con Verifactu, emitiendo facturas con hash, QR y numeración ininterrumpida.

2. Flujo de trabajo más estricto

Ya no será posible modificar facturas manualmente en Excel o programas no certificados. Todo el proceso quedará bajo las reglas del sistema.

3. Registro seguro y trazable

Cada emisión deberá almacenarse en bases de datos protegidas, con evidencias digitales disponibles para auditorías o inspecciones fiscales.

4. Integración con proyectos

Los softwares deberán permitir que la facturación se vincule a proyectos y contratos, garantizando que cada hito se facture de forma verificable.

5. Coordinación con gestorías

Muchas consultorías colaboran con asesorías fiscales externas. Con Verifactu, el envío de facturas a estas se simplifica mediante registros automáticos y auditables.

5 Retos que afrontan las consultorías

1. Coste de implementación: actualizar software y formar al equipo puede ser más caro.
2. Cambio cultural: las prácticas informales de corrección manual de facturas ya no serán posibles.
3. Integración de sistemas: muchas consultorías utilizan distintos softwares (ERP, CRM, contabilidad). Ahora deberán estar perfectamente alineados.
4. Gestión internacional: adaptar la facturación en divisas o bajo contratos internacionales a los estándares españoles puede requerir ajustes técnicos.
5. Cumplimiento inmediato: los plazos de implementación son cortos, lo que obliga a actuar con rapidez.

Ventajas de Verifactu para las consultorías

A pesar de los retos, Verifactu trae beneficios notables:

• Reputación reforzada: ofrecer facturas verificables transmite confianza y profesionalidad.
• Mejor organización interna: la trazabilidad ayuda a controlar ingresos, proyectos y plazos de facturación.
• Cumplimiento automático: reduce riesgos de sanciones y errores humanos.
• Digitalización acelerada: impulsa la adopción de sistemas modernos y eficientes.
• Mayor control del fraude interno: al no poder modificarse facturas, se reduce el riesgo de irregularidades.
• Mejor relación con Hacienda: menos conflictos en inspecciones y mayor previsibilidad fiscal.

Fechas clave para consultorías en España

• Julio de 2025: los nuevos softwares de facturación deberán estar preparados para Verifactu.
• Enero de 2026: obligación para consultorías constituidas como sociedades mercantiles.
• Julio de 2026: entrada en vigor para consultores autónomos y pequeñas firmas.

Banktrack: la solución ideal para consultorías

Entre las diferentes herramientas adaptadas a Verifactu, Banktrack destaca comoel  software Verifactu para consultorías. No se limita a garantizar la emisión de facturas verificables, sino que también ofrece funcionalidades de tesorería y previsión financiera especialmente valiosas en este sector.

Funcionalidades clave para consultorías

• Facturación compatible con Verifactu: Emite facturas con hash, QR y la leyenda legal requerida por la normativa.

• Conciliación bancaria automática: Vincula cada factura emitida y recibida con los movimientos bancarios en más de 120 entidades.

• Previsión de tesorería por escenarios: Permite simular retrasos de clientes, ampliaciones de proyectos o nuevas contrataciones y ver cómo afectan a la liquidez.

• Gestión multiempresa y multiproyecto: Ideal para consultorías que manejan varias líneas de negocio o proyectos simultáneos.
• Alertas inteligentes: Envía notificaciones sobre impagos, cobros duplicados o desviaciones en la tesorería prevista.

• Informes personalizados: Genera reportes claros y exportables para socios, clientes o auditores.

Beneficios concretos para consultorías

• Tranquilidad fiscal gracias al cumplimiento automático con Verifactu.
• Control integral de proyectos y clientes, vinculando facturación y tesorería.
• Ahorro de tiempo administrativo al reducir tareas repetitivas.
• Capacidad de anticipación, vital en proyectos a medio y largo plazo.
• Escalabilidad, adaptándose tanto a pequeños despachos como a consultorías internacionales.

7 Pasos para implementar Verifactu en una consultoría

1. Auditar el sistema actual de facturación y gestión.
2. Confirmar compatibilidad con Verifactu o migrar a un software adaptado.
3. Formar al equipo administrativo y a los consultores en los nuevos flujos de facturación.
4. Configurar la emisión con hash, QR y numeración correlativa.
5. Realizar pruebas piloto internas.
6. Decidir modalidad de envío (automático a AEAT o almacenamiento seguro).
7. Integrar herramientas como Banktrack para reforzar la gestión financiera y de tesorería.

Conclusión

El sistema Verifactu representa un cambio profundo para las consultorías en España. Aunque puede parecer una carga administrativa, es en realidad una oportunidad para mejorar procesos, reforzar la imagen profesional y ganar eficiencia en la gestión.

Las consultorías que se adapten a tiempo no solo evitarán sanciones, sino que estarán mejor preparadas para gestionar proyectos complejos, coordinarse con clientes internacionales y crecer de manera sólida.

Soluciones como Banktrack convierten el cumplimiento normativo en una ventaja competitiva, integrando facturación verificable, conciliación bancaria, previsiones financieras y control de proyectos.

En un sector donde la confianza y la transparencia son fundamentales, adoptar Verifactu no es solo cumplir con la ley: es un paso estratégico hacia la profesionalización y el futuro de las consultorías en España.