Sistema Verifactu: qué es, cómo funciona y cuándo implementarlo

El sistema Verifactu representa un cambio fundamental en la forma en la que empresas, autónomos y profesionales gestionan y emiten sus facturas electrónicas en España. 

Impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) y enmarcado en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, este sistema busca aumentar la transparencia, combatir el fraude y acelerar la digitalización de la economía española.

A continuación, te explicamos en profundidad qué es Verifactu, cómo funciona, cuáles son sus ventajas, a quién afecta, y cómo puedes adaptarlo a tu empresa o actividad profesional sin fricciones.

¿Qué es el sistema Verifactu y cómo funciona?

Verifactu es un nuevo estándar de emisión y registro de facturas que garantiza que cada factura emitida sea única, verificable, no modificable y que esté disponible, si se desea, en tiempo real para la Agencia Tributaria. 

Su funcionamiento se basa en dos elementos técnicos:

1. La generación de un código hash (huella digital única) para cada factura, que asegura su inalterabilidad.
2. La inclusión de un código QR que permite verificar la autenticidad del documento mediante lectura directa.

Verifactu permite dos modalidades de funcionamiento:

• Con envío automático a la AEAT: cada factura se envía en el momento de su emisión.
• Sin envío automático: se almacena de forma segura con sello digital, y se entrega si es requerido.

Webinar: 'Ponte al día con Verifactu'

Diversas plataformas han organizado webinars gratuitos para preparar a empresas y autónomos ante la llegada de Verifactu. 

Estos eventos online explican qué cambios técnicos hay que aplicar, qué errores evitar, y cómo adaptar herramientas como Banktrack.

Participar en un webinar es una excelente forma de:

• Aclarar dudas con expertos fiscales y técnicos.
• Ver ejemplos reales de implementación.
• Conocer cómo lo están haciendo otras empresas similares a la tuya.

¿Cuáles son las características de este sistema?

• Inalterabilidad: no se puede modificar una factura una vez emitida.
• Identificación única: cada factura cuenta con su código hash.
• Verificabilidad pública: mediante un QR escaneable.
• Transparencia ante la AEAT: opcionalmente se puede enviar cada factura.
• Auditoría completa: se mantiene un registro técnico de todas las operaciones.

4 Ventajas propone este sistema en el proceso de facturación y antifraude

1. Ventajas globales

• Mejora la trazabilidad y control sobre el ciclo completo de facturación.
• Establece un sistema uniforme para empresas de cualquier sector.

2. Ventajas para los emisores de facturas

• Facilita la relación con Hacienda.
• Evita sanciones por duplicidades o errores en numeración.
• Reduce el margen de error humano y mejora la organización interna.

3. Ventajas para los receptores de facturas

• Reciben documentos verificados y válidos para deducciones fiscales.
• Menor probabilidad de errores o fraudes por parte de sus proveedores.

4. Ventajas para los consumidores

• Aumenta la confianza en empresas que utilizan sistemas verificables.
• Potencia el comercio justo y transparente.

¿Qué empresas y autónomos están obligados a implementarlo?

Están obligados:

• Todos los contribuyentes que emitan facturas y estén sujetos al IVA.
• Empresas con libros registro electrónicos de IVA.
• Profesionales que usen software de facturación, aunque solo emitan a particulares.

Exentos:

• Actividades fuera del ámbito del IVA o con exoneración administrativa.

¿Qué plazos se manejan para la implementación de este sistema?

• Grandes empresas (>8M € de facturación): julio de 2024.
• Autónomos y pymes: en algún punto de 2025, con 12 meses desde la publicación del reglamento definitivo.

Es recomendable no esperar hasta el último momento. Adaptarse cuanto antes permite probar, corregir errores y formar al equipo.

Actualidad y status del sistema Verifactu en 2025

En 2025, Verifactu ya está en fase avanzada de implementación. Las grandes compañías han terminado sus integraciones y las pequeñas están en proceso de transición. 

La AEAT sigue publicando notas técnicas y ejemplos de buenas prácticas. La mayoría de softwares líderes ya están preparados.

¿Cómo es el proceso de emisión de facturas verificables con el sistema Verifactu?

1. Se genera la factura desde un software compatible.
2. El sistema crea un hash y un código QR.
3. Se añade una leyenda indicando la conformidad con Verifactu.
4. Se registra internamente (y, si aplica, se envía a la AEAT).
5. El cliente recibe un PDF o XML con todos los elementos de verificación.

¿Qué requisitos son necesarios para la emisión?

• Tener un software actualizado con las especificaciones Verifactu.
• Contar con certificado digital vigente.
• Disponer de conexión segura a internet.
• Estar registrado correctamente ante Hacienda como emisor.

¿Cómo identificar las facturas Verifactu?

• Deben mostrar el código QR.
• Incluir la huella digital hash.
• Incorporar el texto “Factura verificable con Verifactu conforme a la Ley 11/2021”.
• Tener una numeración correlativa e ininterrumpida.

¿Cómo es el proceso de registro de facturación con Verifactu?

El software debe registrar:

• Fecha y hora exacta de emisión.
• Contenido íntegro de la factura.
• Hash generado.
• Identificador fiscal.

Estos registros se almacenan en una base de datos segura y deben estar disponibles para auditoría o revisión por la AEAT.

¿Se debe notificar a la AEAT los registros de facturación?

Dependerá de la modalidad elegida:

• En la modalidad con envío, la AEAT recibe cada factura al momento.
• En la modalidad sin envío, se conserva la trazabilidad con validez legal, y se presentan en caso de inspección.

7 Pasos para implementar el sistema Verifactu en tu empresa

1. Audita tu sistema de facturación actual.
2. Consulta con tu proveedor si ofrecen soporte Verifactu.
3. Adquiere un certificado digital si no lo tienes.
4. Configura el sistema para generar QR y hash.
5. Forma al personal administrativo.
6. Haz pruebas internas antes de activar la emisión oficial.
7. Define si harás envío automático o no.

Top 5 softwares de facturación adaptado a Verifactu

1. Banktrack

Banktrack es mucho más que un sistema de facturación. 

Es un software de tesorería integral que permite emitir facturas electrónicas verificables cumpliendo con Verifactu y, al mismo tiempo, gestionar la tesorería completa de la empresa.

Funciones clave:

• Emisión de facturas con código QR y hash.
• Conciliación bancaria con más de 120 bancos.
• Visualización de flujo de caja en tiempo real.
• Previsiones financieras por escenarios.
• Digitalización de tickets y facturas vía WhatsApp o correo electrónico.
• Generación automática de informes y alertas por SMS, Slack, Telegram y más.

Ideal para: pymes, despachos y empresas con operaciones financieras activas que buscan centralizar su control contable y fiscal. Banktrack también es perfecto para quienes gestionan múltiples cuentas bancarias y desean anticipar la tesorería.

2. Holded

Holded es un ERP completo en la nube que cubre facturación, contabilidad, CRM y gestión de proyectos. Se ha adaptado completamente al sistema Verifactu, permitiendo la generación automática de QR y hash en todas las facturas emitidas.

Funciones destacadas:

• Interfaz visual e intuitiva.
• Automatización de facturas, pagos y presupuestos.
• Integración con plataformas como Shopify, Stripe, Zapier o bancos.
• Gestión de stock, equipo y clientes desde un solo panel.

Ideal para: startups, agencias, ecommerce y pymes que buscan una solución todo en uno.

3. Quipu

Quipu es un software de facturación especialmente útil para autónomos y pequeños negocios que necesitan automatizar su día a día fiscal.

Incluye:

• Emisión de facturas adaptadas a Verifactu.
• OCR para escanear tickets y recibos.
• Conexión bancaria y conciliación automática.
• Generación de modelos fiscales como el 303 y el 130.

Ideal para: autónomos que desean cumplir con la ley, ahorrar tiempo y enviar documentación fácilmente a sus asesorías.

4. A3Factura

Desarrollado por Wolters Kluwer, A3Factura es una herramienta profesional pensada para empresas y despachos que ya trabajan con la suite A3ASESOR. Es totalmente compatible con Verifactu.

Funciones clave:

• Emisión de facturas estructuradas con hash y firma electrónica.
• Envío de facturas a gestorías integradas.
• Seguimiento y trazabilidad contable completa.
• Herramientas de control de vencimientos, cobros y pagos.

Ideal para: empresas que ya tienen procesos complejos de contabilidad y prefieren mantener todo dentro del ecosistema A3.

5. FacturaDirecta

FacturaDirecta ofrece una solución práctica, rápida y legal para emitir facturas electrónicas adaptadas a Verifactu. Su plataforma está enfocada en simplificar al máximo la facturación.

Ofrece:

• Plantillas editables y profesionalizadas.
• Control de cobros y pagos.
• Emisión y envío en segundos.
• Integración con gestorías o descarga de informes para presentación manual.

Ideal para: profesionales liberales y freelancers que buscan simplicidad sin renunciar al cumplimiento normativo.

Anticípate a la llegada de Verifactu con Banktrack

Banktrack es un software de gestión de gastos, diseñado para garantizar el cumplimiento total con el sistema Verifactu y la Ley Antifraude. 

Es una de las plataformas más completas del mercado para emitir facturas electrónicas verificables y centralizar la gestión financiera y fiscal de tu negocio desde una sola herramienta.

Cómo garantiza el cumplimiento:

• Emite facturas con hash y código QR conforme a los requisitos de Verifactu.
• Incluye leyenda legal en cada documento: “Factura verificable conforme a la Ley 11/2021”.
• Almacena los registros de emisión con fecha, hora e identificación única.
• Permite configurar la modalidad con o sin envío a la AEAT.
• Cumple con la trazabilidad técnica exigida por Hacienda.

Ventajas adicionales de usar Banktrack:

• Conciliación automática con movimientos bancarios.
• Envío de informes por múltiples canales.
• Previsiones de tesorería avanzadas.
• Seguridad de datos cifrada y validada.

Adelantarse con Banktrack te permite evitar errores, cumplir plazos y demostrar transparencia ante tus clientes y la administración. Es la herramienta ideal para preparar tu empresa sin complicaciones ni sorpresas legales.

Además, integra facturación, contabilidad, CRM y gestión documental.

Conclusión

Verifactu es una oportunidad para mejorar tu operativa, reducir errores, y tener tus facturas más organizadas, verificables y seguras. 

Adelantarse a su implementación permite una transición sin estrés y mejora tu imagen ante clientes y Hacienda.

No lo veas como una imposición, sino como una ventaja competitiva.

La Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal establece que todas las empresas deben usar software que no permita alterar las facturas tras su emisión. Verifactu nace como la respuesta técnica y legal a esta exigencia.