Guía completa sobre la gestión de facturas en una empresa

La gestión de facturas es el proceso de administración, control y organización de las facturas emitidas y recibidas por una empresa o autónomo. 

Su objetivo principal es garantizar un registro ordenado de las transacciones comerciales, asegurar el cumplimiento de obligaciones fiscales y mantener un flujo de caja saludable.

Elementos clave en la gestión de facturas

1. Emisión y recepción de facturas 

La empresa genera facturas por los productos o servicios vendidos, asegurando que contengan los datos fiscales y legales correctos.

Al recibir facturas de proveedores, se verifica su autenticidad y se registra en el sistema contable.

2. Registro y archivo 

Cada factura debe contabilizarse correctamente en los libros de ingresos y gastos, clasificándose por fecha, proveedor o categoría.

Es fundamental archivar las facturas en formato físico o digital para cumplir con auditorías y obligaciones fiscales.

3. Seguimiento y control de pagos

Se deben establecer mecanismos para monitorear los plazos de pago y evitar retrasos en cobros y pagos a proveedores. 

Implementar recordatorios o alertas ayuda a reducir impagos y mejorar la liquidez del negocio.

4. Conciliación bancaria 

Consiste en comparar los registros contables con los movimientos bancarios para identificar discrepancias, como pagos no reflejados o errores en montos. 

Este proceso ayuda a mantener una contabilidad precisa y evitar problemas financieros.

Tipos de facturas

1. Factura ordinaria

Es la factura estándar y más común utilizada en transacciones comerciales, tanto entre empresas como con consumidores.

Características:

• Es la factura completa que incluye todos los datos fiscales necesarios: nombre, dirección, NIF/CIF de las partes, descripción de los productos o servicios, precios, desgloses de impuestos (como el IVA), entre otros.
• Es obligatoria en operaciones de venta de bienes o prestación de servicios que superen los 400 euros (IVA incluido) o si el cliente la solicita.
• Debe ser emitida por el vendedor en todos los casos donde no se aplique otro tipo de factura más simplificado.

2. Factura simplificada (o ticket factura)

Es una versión simplificada de la factura, también conocida como "ticket factura". Se utiliza generalmente para transacciones de menor importe o ventas al por menor.

Características:

• Es utilizada principalmente para operaciones de menos de 400 euros (IVA incluido) o ventas en comercios donde el cliente no requiere una factura completa.
• Contiene menos información que una factura ordinaria. Normalmente, incluye solo el nombre del vendedor, NIF, descripción del bien o servicio, y el total con IVA.
• No es obligatorio desglosar el IVA en todos los casos, aunque es recomendable hacerlo. Puede usarse para pequeñas compras en tiendas o establecimientos donde no se necesiten detalles fiscales complejos.

3. Factura Proforma

Es una factura preliminar que no tiene valor fiscal ni obliga a realizar un pago, simplemente sirve como presupuesto o cotización de una transacción futura.

Características:

• Se utiliza para detallar las condiciones de venta, el precio de los productos o servicios, y otros términos comerciales antes de realizar la venta.
• No se trata de una factura real, por lo que no tiene validez fiscal y no se considera una operación concluida.
• No incluye IVA ni otros impuestos, ya que no se trata de una operación finalizada.
• Su principal uso es como referencia para que el cliente tenga una idea clara de las condiciones comerciales antes de confirmar la compra.

4. Factura Rectificativa

Es una factura que se emite para corregir errores u omisiones en una factura previamente emitida.

Características:

• Se utiliza cuando hay un error en la factura original, como un importe incorrecto, una cantidad equivocada o datos fiscales incorrectos.
• Debe hacer referencia a la factura que se está corrigiendo, indicando el número de la factura original y el motivo de la rectificación.
• La factura rectificativa también debe incluir los ajustes correspondientes de IVA o de otros impuestos, si es necesario.
• Es una obligación fiscal corregir errores mediante una factura rectificativa y no simplemente hacer ajustes o anulaciones sin la debida documentación.

5. Factura Recapitulativa

Este tipo de factura se utiliza para resumir todas las operaciones realizadas con un cliente o proveedor durante un período determinado (normalmente mensual).

Características:

• Se emite cuando se han realizado varias operaciones de forma continua o en intervalos cortos y se desea hacer un resumen de todas ellas en una única factura.
• Es común en situaciones donde hay ventas frecuentes con un mismo cliente y se prefiere consolidar todos los cobros en una sola factura.
• Incluye el detalle de las transacciones, pero agrupadas por categorías o por períodos de tiempo.
• Se suele usar en ventas recurrentes o suscripciones, y permite simplificar la facturación.

6. Factura electrónica

Es una factura que se emite, recibe y almacena de forma digital, cumpliendo con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria de España.

Características:

• Se emite en formato electrónico, generalmente en XML u otro formato aprobado por la Agencia Tributaria, lo que facilita su validación y almacenamiento.
• En muchos casos, las empresas están obligadas a emitir facturas electrónicas, especialmente cuando se trata de transacciones con la Administración Pública o de una cierta magnitud.
• La factura electrónica debe cumplir con los requisitos de autenticidad e integridad establecidos por la legislación fiscal española, lo que significa que debe ser firmada electrónicamente o validada mediante otros mecanismos.
• Tiene la misma validez legal que una factura en papel, y su principal ventaja es la reducción de costes, mayor eficiencia y facilidad para su gestión y almacenamiento.

Proceso para gestionar una factura

1. Emisión de la factura

• Obligación de emitir factura: en España, las empresas y profesionales tienen la obligación de emitir una factura cuando realizan una operación que implique la entrega de bienes o la prestación de servicios, salvo en algunos casos de operaciones con consumidores finales o pequeñas transacciones.
• Datos obligatorios en la factura:
• Nombre, apellidos o razón social, NIF/CIF de la empresa o autónomo y del cliente (si es aplicable).
• Descripción detallada de los productos o servicios.
• Importe total y desglose de impuestos, principalmente el IVA.
• Número de factura (se debe seguir una numeración secuencial).
• Fecha de emisión.
• Lugar de la operación, cuando sea necesario.

2. Registro de la factura

Registro contable: todas las facturas deben ser registradas contablemente en los libros de la empresa o autónomo, independientemente de si se ha realizado el pago o no.

• Las facturas emitidas se registran en el libro de ventas.
• Las facturas recibidas (de proveedores) se registran en el libro de compras.

Clasificación: las facturas deben clasificarse según el tipo (factura de venta, factura recibida, rectificativa, etc.) y según el cliente o proveedor. Este registro contable facilita la gestión y control fiscal.

3. Envío de la factura

Métodos de envío: las facturas pueden enviarse de forma física o electrónica, según las preferencias del cliente y la normativa vigente.

• Factura electrónica: la facturación electrónica se está convirtiendo en la norma para muchas empresas, sobre todo en operaciones con la Administración Pública o en transacciones con un valor significativo.
• Factura en papel: para operaciones pequeñas o ventas al por menor, la factura puede enviarse en formato físico, aunque esto está siendo cada vez menos frecuente.

4. Revisión y validación de facturas

• Verificación de datos: es fundamental que las facturas emitidas y recibidas sean revisadas y validadas para asegurarse de que toda la información es correcta. Esto incluye la correcta aplicación de los impuestos, la correcta descripción de los bienes o servicios y los datos fiscales de ambas partes.
• Control de IVA: asegúrate de que el IVA esté correctamente desglosado y sea el adecuado según el tipo de producto o servicio que se esté facturando.

5. Archivado de facturas

• Plazo de conservación: según la legislación fiscal española, las facturas deben conservarse durante 4 años desde el último día del plazo para presentar la autoliquidación o declaración correspondiente, ya sea el IVA o el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), por ejemplo.
• Método de archivo: las facturas pueden archivarse de forma física o electrónica, pero en el caso de las facturas electrónicas, se recomienda almacenarlas en un sistema adecuado que garantice su integridad y autenticidad.
• Sistema de archivo electrónico: muchas empresas optan por soluciones digitales (como programas de contabilidad o sistemas ERP) que permiten almacenar y gestionar las facturas de manera más eficiente y conforme a la normativa.

6. Control de pagos y vencimientos

• Seguimiento de pagos: es fundamental llevar un control sobre los pagos pendientes de las facturas emitidas, así como sobre los plazos de pago de las facturas recibidas. Esto permite optimizar la tesorería de la empresa y evitar problemas de liquidez.
• Avisos de vencimiento: muchas empresas establecen sistemas de alertas para avisar cuando una factura está próxima a vencer.
• Registro de pagos: los pagos de facturas deben registrarse adecuadamente en la contabilidad. Es importante asociar el pago con la factura correspondiente para evitar duplicados o confusión.

7. Declaración de impuestos

• IVA: las empresas deben presentar periódicamente sus declaraciones del IVA, que incluyen las facturas emitidas y recibidas en ese periodo. La cantidad de IVA recaudado en las facturas emitidas (ventas) se compensa con el IVA soportado en las facturas recibidas (compras), y el saldo se paga o se solicita como devolución.
• La autoliquidación del IVA se realiza trimestralmente o anualmente, dependiendo del régimen fiscal de la empresa.
• IRPF: los autónomos también deben tener en cuenta las retenciones de IRPF en las facturas emitidas (especialmente en el caso de profesionales) y declarar estos ingresos en sus declaraciones trimestrales o anuales.

8. Factura rectificativa (en caso de errores o ajustes)

• Emisión de una factura rectificativa: si se detecta un error en una factura previamente emitida, se debe emitir una factura rectificativa para corregir la información.
• Corrección del IVA: si el error afecta al IVA, la factura rectificativa debe reflejar la corrección correspondiente y ajustarse en la declaración fiscal.

Automatización del proceso de gestión de facturas

La automatización de la gestión de facturas es un proceso que utiliza tecnología para optimizar, agilizar y hacer más eficiente todo lo relacionado con la emisión, recepción, registro, control y archivo de las facturas dentro de una empresa.

 Este proceso no solo reduce los errores humanos, sino que también mejora el cumplimiento normativo, ahorra tiempo y facilita el acceso a los datos necesarios para la toma de decisiones financieras. 

¿Cómo funciona la automatización de la gestión de facturas?

1. Emisión automática de facturas

Las facturas electrónicas pueden generarse automáticamente al finalizar una transacción. Esto se puede lograr mediante software de facturación que, tras registrar la venta o prestación de un servicio, genere la factura de forma instantánea.

La plantilla de factura se completa automáticamente con la información del cliente, productos/servicios vendidos, precios y descuentos, impuestos (como el IVA), lo que reduce la posibilidad de cometer errores.

Este proceso puede integrarse directamente con el sistema de ventas o el software de punto de venta (TPV) para emitir las facturas de forma instantánea al momento de la compra o transacción.

2. Recepción automática de facturas

En el caso de las facturas recibidas de proveedores, la automatización puede ayudar a extraer los datos clave de los documentos sin necesidad de intervención manual. Los programas de automatización utilizan tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que escanean las facturas, leen la información y la ingresan automáticamente en el sistema contable.

A través de la integración con plataformas de facturación electrónica (como el Sistema de Suministro Inmediato de Información - SII para el IVA en España), las facturas recibidas y emitidas se pueden intercambiar de forma electrónica y automatizada con la Agencia Tributaria.

3. Conciliación de pagos

Los sistemas automatizados permiten conciliar automáticamente las facturas emitidas con los pagos recibidos y las facturas recibidas con los pagos realizados. Esto implica que, al registrar un pago, el sistema automáticamente actualiza el estado de las facturas relacionadas y genera las correspondientes alertas de vencimiento.

También puede incluir la conciliación bancaria, integrando los extractos bancarios con las facturas, lo que mejora la precisión y reduce los errores de contabilización.

4. Registro contable automático

Las soluciones de automatización integran el registro de las facturas en los libros contables de manera automática. Los datos fiscales de la factura (IVA, IRPF, retenciones, etc.) se registran en las cuentas correspondientes sin intervención manual.

Esto es especialmente útil para empresas con volumen alto de transacciones, ya que permite un flujo de trabajo mucho más eficiente en cuanto a la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

5. Almacenamiento y archivado digital

Una vez emitida o recibida la factura, se almacena automáticamente en un sistema digital que facilita la organización y la búsqueda de documentos.

Los sistemas de gestión documental permiten almacenar las facturas de manera segura, y cumplen con las normativas de conservación de documentos fiscales (por ejemplo, la obligación de mantener las facturas durante 4 años en España).

Los sistemas de archivo electrónico también pueden ofrecer funcionalidades de búsqueda avanzada para acceder rápidamente a las facturas pasadas, lo que facilita la auditoría interna y las verificaciones fiscales.

Gestión de recordatorios y alertas

El software automatizado puede enviar recordatorios automáticos sobre el vencimiento de pagos, tanto para las facturas emitidas como para las recibidas. También puede generar alertas cuando las facturas no han sido pagadas a tiempo o cuando el cliente se retrasa en el pago.

Las notificaciones de vencimiento también pueden ser enviadas por correo electrónico, lo que reduce el riesgo de impagos.

Como Banktrack te ayuda en la gestión de facturas

Banktrack optimiza la conciliación bancaria mediante la digitalización de las facturas con tecnología OCR.

Esta herramienta captura automáticamente los datos clave de las facturas (como número, fecha, importe) y los asocia a los movimientos bancarios correspondientes.

1. Conciliación automática: los pagos recibidos se vinculan de forma automática con las facturas pendientes, ya sea para conciliaciones completas o parciales, asegurando que todo esté alineado entre el sistema contable y los extractos bancarios.
2. Descarga de archivos de conciliación: después de realizar la conciliación, se puede descargar un archivo detallado con toda la información de las facturas conciliadas, lo que facilita el seguimiento y las auditorías.
3. Calendario de cobros y pagos: Banktrack también integra un calendario que organiza los cobros y pagos programados, enviando alertas y recordatorios sobre los vencimientos, lo que ayuda a optimizar el flujo de caja y evitar impagos.

Preguntas y respuestas sobre la gestión de facturas

1. ¿Qué medidas se deben tomar para asegurar la validez fiscal de una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida fiscalmente, debe cumplir con los requisitos de la AEAT(Agencia Tributaria) en cuanto a formato (XML), ser firmada electrónicamente, y ser conservada de forma segura.

2. ¿Cómo se realiza la conciliación bancaria automática en tiempo real?

Utilizando herramientas de gestión que conectan directamente con la cuenta bancaria, las transacciones se importan automáticamente y se comparan con las facturas, permitiendo la conciliación inmediata y sin intervención manual.

3. ¿Qué es una factura rectificativa y cuándo es necesaria?

Una factura rectificativa es una factura emitida para corregir errores en una factura anterior, como un monto incorrecto o una tasa de IVA errónea, y es necesaria cuando existe una discrepancia que debe ser rectificada para cumplir con la normativa fiscal.

4.  ¿Cómo se gestionan las facturas en divisas extranjeras y su conversión en contabilidad?

Las facturas en divisas extranjeras se gestionan utilizando el tipo de cambio oficial del día de la transacción. 

El software contable debe convertir el importe a la moneda local y registrar la ganancia o pérdida por tipo de cambio al momento del pago o recepción.