Mejores 7 apps de control de gastos para Notarías en 2025

Estas son las mejores apps de control de gastos para ONGs:

1. Banktrack
2. Holded
3. Quipu
4. Anfix
5. Sage 50cloud
6. Contasimple
7. Akaunting

En el mundo de las notarías, donde la gestión financiera debe ser precisa, segura y conforme a exigencias legales, controlar los gastos y mantener una tesorería clara es clave. 

Ya no es viable depender de hojas de cálculo manuales o sistemas contables genéricos que no se adaptan a la operativa diaria de una notaria. 

Por eso, presentamos las mejores apps de control de gastos para notarías en 2025, con un análisis profundo de sus funcionalidades, beneficios y aplicación real en el sector.

Mejores 7 apps de control de gastos para Notarías

1. Banktrack

El software de gestión de gastos más completo para gestión financiera y control de tesorería en notarías.

Banktrack se posiciona como la opción más robusta y adaptada a la realidad de las notarías, por su enfoque en la sincronización bancaria, previsión financiera y conciliación de gastos.

Funcionalidades destacadas:

• Sincronización bancaria segura: permite conectar más de 120 entidades bancarias mediante Open Banking o acceso directo, garantizando acceso sólo de lectura.

• Consolidación de cuentas: ideal para notarías con varias oficinas o cuentas bancarias dedicadas a diferentes tipos de operaciones.
• Previsión de tesorería por escenarios: simula escenarios como cambios en volúmenes de escrituras, pagos de suplidos o ajustes fiscales para anticipar decisiones clave.

• Conciliación de facturas: permite subir facturas directamente desde email, WhatsApp o drag & drop y vincularlas automáticamente con movimientos bancarios.

• Informes personalizables y alertas: puedes configurar notificaciones por correo, WhatsApp o Slack para detectar saldos críticos, cobros pendientes o gastos duplicados.

• Clasificación de gastos por categorías o servicios notariales: desde gastos de gestión documental hasta costos operativos de oficina, todo queda registrado y segmentado.

Ventajas para una notaria:

• Mejora el control de ingresos por honorarios.
• Facilita la conciliación de suplidos.
• Proporciona trazabilidad para auditorías externas.
• Ahorra tiempo al personal administrativo.

Precio: desde 39 €/mes con prueba gratuita. Una inversión razonable para notarías que quieren profesionalizar su gestión interna.

2. Holded

Plataforma de gestión empresarial muy usada por despachos profesionales. Permite la emisión de facturas, control de gastos y seguimiento contable de forma visual y sencilla.

• Facturación automatizada
• Integración bancaria
• Cuadro de mandos financiero

3. Quipu

Recomendada para notarías pequeñas o medianas. Permite digitalizar tickets, controlar gastos y colaborar con asesorías contables externas.

• Escaneo de recibos y tickets
• Clasificación automática por categorías
• Informe mensual de tesorería

¿No te convence esta opción? Aquí te dejamos algunas alternativas a Quipu.

4. Anfix

Muy utilizada en entornos regulados. Anfix se conecta a bancos y digitaliza todos los movimientos. Su fortaleza es la automatización y la compatibilidad con gestorías.

• Digitalización de gastos y facturas
• Acceso compartido con asesorías
• Gestión de impuestos y previsiones

5. Sage 50cloud

Solución más corporativa, ideal para notarías con estructuras complejas. Integra contabilidad, facturación y gestión de tesorería en una misma plataforma.

• Módulo de contabilidad avanzada
• Integración con Excel
• Seguridad en la nube y soporte profesional

6. Contasimple

App sencilla para control de ingresos y gastos, más orientada a autónomos pero útil para notarías unipersonales o recién abiertas.

• Plantillas de facturación
• Informes básicos
• Integración con bancos

7. Akaunting

Plataforma gratuita de código abierto. Ideal si la notaria quiere tener control total sobre sus datos financieros y alojamiento propio.

• Multiusuario
• Personalizable
• Multimoneda y multiempresa

5 Beneficios a largo plazo de usar una app como Banktrack en notarías

1. Reducción de errores administrativos

Minimiza fallos en registros de pagos, duplicados y desviaciones presupuestarias. Automatizar la conciliación mejora la fiabilidad de los cierres contables.

2. Mayor trazabilidad y cumplimiento normativo

Toda acción financiera queda registrada y documentada. Esto es vital para auditorías, fiscalizaciones o controles de colegios notariales.

3. Ahorro de tiempo operativo

Desde la generación de informes hasta la categorización de gastos, la automatización libera al personal de tareas repetitivas.

4. Mejor relación con proveedores y clientes

Las alertas sobre pagos y la integración de facturas ayudan a mantener una relación fluida con terceros.

5. Planificación financiera realista

Gracias a las previsiones por escenarios, una notaria puede anticipar meses con menor actividad o identificar oportunidades para ajustar tarifas.

5 Criterios para elegir la mejor app para una notaría

Elegir la aplicación adecuada para gestionar los gastos en una notaría no es una decisión menor.

Al tratarse de una actividad fuertemente regulada, con operaciones financieras complejas y múltiples actores implicados, clientes, entidades financieras, registros públicos, organismos tributarios, es fundamental que la herramienta cumpla con una serie de requisitos clave. 

Estos son los principales criterios que toda notaría debería considerar antes de implementar una app de control financiero:

1. Cumplimiento con la normativa de protección de datos

Las notarías manejan información sensible a diario: escrituras, poderes, testamentos, datos de identificación, cuentas bancarias, entre otros. 

Por tanto, la app debe garantizar el cumplimiento estricto de la normativa vigente en protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa. Esto implica, entre otras cosas:

• Asegurar la encriptación de los datos almacenados.
• Disponer de accesos restringidos por roles.
• Garantizar la trazabilidad de las acciones del usuario.
• Utilizar proveedores de servicios que estén auditados y autorizados por organismos oficiales.

Una aplicación que no cuente con estas garantías puede suponer no solo un riesgo de seguridad, sino también una posible sanción administrativa grave.

2. Capacidad de categorizar ingresos y gastos por tipo de servicio

El control de los ingresos y gastos debe poder adaptarse a la estructura de una notaría. 

Esto significa que la herramienta debe permitir clasificar las operaciones por tipo de servicio (actos jurídicos documentados, escrituras, actas, copias, pólizas, etc.) o por cliente, lo que facilitará:

• Analizar la rentabilidad de cada línea de actividad.
• Evaluar el rendimiento económico de los diferentes servicios notariales.
• Justificar ante Hacienda u organismos de supervisión la trazabilidad de las operaciones.

Una categorización bien implementada también facilita la toma de decisiones estratégicas sobre precios, personal o áreas de mejora.

3. Integración bancaria con múltiples cuentas

La mayoría de notarías operan con varias cuentas bancarias: cuenta cliente, cuenta de provisiones, cuenta operativa, etc. 

Por eso es imprescindible que la app pueda integrarse fácilmente con todos los bancos utilizados y sincronizar automáticamente los movimientos de cada cuenta. Esta funcionalidad permite:

• Automatizar la conciliación bancaria.
• Evitar errores en la gestión de provisiones de fondos.
• Controlar en tiempo real la tesorería de la notaría.
• Detectar cobros duplicados o imprevistos antes de que generen problemas.

Las mejores herramientas incluyen agregadores bancarios seguros, con tecnología PSD2 y conexiones directas con entidades locales e internacionales.

4. Facilidad de uso para personal sin perfil contable

El equipo de una notaría no siempre incluye un contable o financiero especializado. Muchas veces, son los propios administrativos o auxiliares quienes se encargan del control de gastos, facturación y archivo de recibos. Por ello, la app seleccionada debe ser sencilla, intuitiva y permitir:

• Clasificar y subir facturas rápidamente.
• Consultar el estado de los cobros y pagos sin conocimientos técnicos.
• Generar informes financieros sin tener que recurrir a hojas de cálculo.

La facilidad de uso es clave para que el software no se convierta en una carga operativa, sino en un verdadero apoyo diario.

5. Escalabilidad según el volumen de operaciones

Cada notaría tiene una realidad diferente: algunas trabajan con un número reducido de escrituras al mes, mientras que otras operan en ciudades grandes con cientos de actos semanales. 

Por eso, la app debe ser flexible y escalable, adaptándose al volumen de trabajo y permitiendo crecer sin necesidad de migrar a otra herramienta. Esto incluye:

• Posibilidad de añadir usuarios conforme crece el equipo.
• Compatibilidad con nuevas sedes o delegaciones.
• Integración con otros sistemas como CRM, plataformas de firma electrónica o gestores documentales.
• Capacidad para generar informes personalizados por volumen, tipología o temporalidad.

Una solución que no escala adecuadamente se convierte en una barrera al crecimiento. Lo ideal es apostar desde el principio por una herramienta que no solo resuelva el presente, sino que acompañe a la notaría en su evolución futura.

Conclusión

La transformación digital también ha llegado a las notarías. En 2025, contar con una app de control de gastos como Banktrack deja de ser un lujo para convertirse en una necesidad operativa.

Mejora el control interno, reduce riesgos, optimiza el tiempo del equipo y contribuye a una mayor transparencia financiera.

No se trata solo de "llevar bien las cuentas", sino de tomar decisiones mejor informadas, adaptarse a entornos regulatorios exigentes y ofrecer un servicio más profesional y eficiente.

Elegir la herramienta adecuada puede marcar una diferencia radical en la gestión diaria de una notaria moderna.