Cómo facturar a un cliente extranjero en 8 pasos en España

Estos son los 8 pasos para facturar a un cliente extranjero en España en 2026:

1. Identificar el país y el tipo de cliente
2. Determinar si se aplica IVA o no
3. Comprobar si el cliente tiene VAT o NIF-IVA válido
4. Aplicar correctamente el tipo impositivo
5. Incluir los datos obligatorios en la factura
6. Registrar la factura correctamente en la contabilidad
7. Cumplir con las obligaciones informativas
8. Usar un software que facilite la facturación internacional

A la hora de expandir un negocio a otros países, entender cómo facturar a un cliente extranjero es esencial para evitar errores y cumplir correctamente con las obligaciones fiscales internacionales. 

Cada país tiene su propia legislación tributaria, y emitir una factura sin seguir los requisitos adecuados puede generar problemas contables y sanciones económicas.

Los procesos de facturación internacional implican manejar distintos tipos de cambio, impuestos aplicables (como el IVA intracomunitario) y formatos de factura adaptados al país de destino. 

Por eso, disponer de una estructura contable organizada y automatizada ayuda a simplificar el trabajo, reducir errores y ahorrar tiempo en cada operación, además de facilitar el análisis financiero y controlar el cash flow en operaciones internacionales.

Gracias a la digitalización, hoy es posible gestionar la facturación internacional desde plataformas en la nube, conectadas con bancos y herramientas de contabilidad. Esto permite emitir facturas precisas, en el idioma y moneda adecuados, garantizando una gestión eficiente y profesional de las ventas al exterior.

En este artículo te explicaremos qué pasos seguir para facturar correctamente a un cliente extranjero, qué aspectos legales y fiscales debes tener en cuenta y qué herramientas tecnológicas pueden ayudarte a optimizar todo el proceso.

Cómo facturar a un cliente extranjero en 8 pasos

Facturar a clientes en otros países requiere planificación, precisión y conocimiento fiscal. 

Seguir un proceso estructurado te permitirá evitar errores, cumplir con la normativa internacional y mantener una contabilidad clara y actualizada. A continuación, te mostramos los 8 pasos clave para facturar correctamente a un cliente extranjero.

1. Identificar el país y el tipo de cliente

El primer paso es determinar dónde se encuentra el cliente y qué tipo de entidad es: empresa, profesional autónomo o particular. 

Esta información es esencial, ya que de ella dependerá la aplicación del IVA, las obligaciones fiscales y el tratamiento contable de la operación.

Si el cliente pertenece a la Unión Europea (UE), se aplican las normas de operaciones intracomunitarias. Si está fuera de la UE, la factura se considerará una exportación y estará sujeta a reglas diferentes.

2. Determinar si se aplica IVA o no

No todas las facturas internacionales incluyen IVA. En operaciones intracomunitarias entre empresas, por ejemplo, el IVA no se repercute, siempre que ambas tengan un NIF-IVA válido registrado en el sistema VIES.

Por el contrario, si el cliente es un particular dentro de la UE, puede aplicarse el IVA del país de destino o el IVA español, dependiendo de la operación. En el caso de exportaciones fuera de la UE, las facturas están exentas de IVA.

3. Comprobar si el cliente tiene VAT o NIF-IVA válido

Antes de emitir la factura, es fundamental verificar que el cliente dispone de un VAT o NIF-IVA válido en el sistema europeo VIES. Este número identifica a las empresas que operan dentro de la Unión Europea y garantiza que la operación se registre como intracomunitaria.

Si el número no es válido, la operación se considerará nacional y deberás aplicar el IVA correspondiente en España.

4. Aplicar correctamente el tipo impositivo

El tipo de IVA dependerá del tipo de cliente, país y servicio o producto ofrecido. Aplicar un tipo erróneo puede suponer problemas fiscales o la necesidad de rectificar facturas emitidas.

En la mayoría de los casos, las operaciones entre empresas europeas con NIF-IVA válido están exentas de IVA, mientras que los servicios digitales o de consumo a particulares pueden requerir impuestos del país de destino bajo el régimen OSS (One Stop Shop).

5. Incluir los datos obligatorios en la factura

Una factura internacional debe contener todos los datos exigidos por la normativa española y europea:

• Datos completos del emisor y del cliente (nombre, dirección y NIF o VAT).
• Descripción detallada del producto o servicio.
• Importe total, tipo impositivo (si procede) y divisa utilizada.
• Fecha de emisión y número de factura correlativo.
• Mención a la exención del IVA, si aplica (por ejemplo, “operación intracomunitaria exenta de IVA, art. 25 Ley 37/1992”).

Incluir esta información garantiza la validez legal de la factura y facilita su registro contable.

6. Registrar la factura correctamente en la contabilidad

Una vez emitida, la factura debe registrarse en los libros contables y de IVA conforme a la normativa vigente. Es importante distinguir entre operaciones nacionales, intracomunitarias y de exportación, ya que cada tipo tiene un tratamiento fiscal distinto.

Registrar correctamente estas operaciones asegura la coherencia de los informes financieros y simplifica el cumplimiento de obligaciones tributarias futuras, además de contribuir a una mejor gestión de tesorería en empresas que operan con clientes internacionales.

7. Cumplir con las obligaciones informativas

En España, las empresas que realizan operaciones internacionales deben presentar declaraciones específicas, como el modelo 349, donde se informan las operaciones intracomunitarias.

También puede ser necesario declarar las exportaciones y servicios extracomunitarios según el tipo de operación. Cumplir con estas obligaciones evita sanciones y demuestra el correcto cumplimiento fiscal ante la Agencia Tributaria.

8. Usar un software que facilite la facturación internacional

Para gestionar la facturación internacional de manera eficaz, es recomendable utilizar un software contable especializado. Estas herramientas automatizan tareas como la aplicación de tipos impositivos, la conversión de divisas y el registro automático de facturas en la contabilidad.

En este ámbito, soluciones como Banktrack aportan un valor diferencial. Este sistema permite a los usuarios ser más productivos y rápidos en su trabajo, al integrar múltiples canales de comunicación como correo, llamadas o WhatsApp en un solo entorno. 

Gracias a esta omnicanalidad, las empresas pueden reunir más información y tomar decisiones estratégicas con mayor eficacia.

Además, Banktrack se instala sobre cualquier CRM, sin sustituirlo, lo que facilita una implementación práctica, rápida y sin cambios estructurales. 

De esta forma, las compañías pueden optimizar su gestión comercial y contable sin interrumpir su actividad habitual.

Extra: cómo hacerlo más rápido y con trazabilidad usando Banktrack

Cuando una empresa gestiona operaciones internacionales, la rapidez y la trazabilidad en los procesos de facturación son esenciales para mantener la eficiencia y el control financiero, especialmente en la tesorería de una empresa.

Aquí es donde Banktrack se convierte en una herramienta diferencial frente a los sistemas tradicionales.

A diferencia de otros programas, Banktrack no sustituye el CRM, sino que se instala sobre él, integrándose sin alterar la estructura existente. Esta característica lo hace fácil de implementar y muy práctico, ya que centraliza toda la información y comunicación en un solo entorno.

Una de sus principales ventajas es su capacidad de integrar múltiples canales como correo electrónico, llamadas y WhatsApp dentro de una única plataforma. 

Gracias a esta omnicanalidad, los equipos pueden seguir la trazabilidad completa de cada interacción con el cliente, desde la primera comunicación hasta la emisión de la factura.

Esto significa que todas las acciones, mensajes y datos quedan registrados y accesibles en tiempo real, facilitando la colaboración entre departamentos y eliminando la necesidad de revisar correos o historiales dispersos. 

El resultado es una gestión más rápida, coordinada y transparente.

Además, Banktrack impulsa la productividad de los usuarios, permitiéndoles trabajar de forma más ágil y con menos errores. 

La automatización de tareas repetitivas y el acceso inmediato a la información relevante optimizan cada paso del proceso contable y comercial, influyendo directamente en el ciclo de conversión de efectivo.

Principales ventajas de usar Banktrack en la facturación internacional:

• Trazabilidad total: todas las interacciones con el cliente quedan registradas y organizadas.
• Omnicanalidad real: llamadas, correos y WhatsApp en un mismo entorno.
• Mayor productividad: los equipos trabajan más rápido y con información actualizada.
• Integración sencilla: se instala sobre el CRM existente sin necesidad de sustitución.
• Visión estratégica: los datos se centralizan para tomar decisiones más eficaces.

En definitiva, Banktrack acelera el proceso de facturación internacional al unificar la comunicación, automatizar tareas y garantizar la trazabilidad total. 

Con esta herramienta, las empresas pueden gestionar sus operaciones globales con precisión, eficiencia y plena visibilidad.

Errores comunes al facturar a un cliente extranjero

Emitir una factura a un cliente fuera de España requiere cuidado y conocimiento de la normativa aplicable. Sin embargo, es habitual cometer errores que afectan la validez fiscal o el control contable de las operaciones. Conocerlos es el primer paso para evitarlos.

Uno de los fallos más comunes es no identificar correctamente el país y el tipo de cliente. 

Este punto determina si la operación se considera intracomunitaria o extracomunitaria, así como la aplicación del IVA. Una clasificación incorrecta puede generar sanciones o ajustes posteriores.

Otro error frecuente es no comprobar el número VAT o NIF-IVA del cliente en el sistema VIES. Si no se valida correctamente, la factura puede perder su validez fiscal o ser rechazada por las autoridades tributarias.

También es habitual no incluir toda la información obligatoria en la factura, como la divisa utilizada, la exención del IVA o la descripción detallada del servicio. 

Estos datos son necesarios para garantizar que la factura cumpla con los requisitos legales internacionales y para comprender correctamente la diferencia entre cobros y pagos en la contabilidad de operaciones exteriores.

Por último, muchas empresas no registran las facturas en la contabilidad de forma adecuada o no declaran las operaciones intracomunitarias en el modelo 349. Esto puede generar inconsistencias en la gestión fiscal y aumentar el riesgo de inspecciones.

Una correcta planificación financiera ayuda a evitar muchos de estos errores, ya que permite anticipar necesidades de liquidez, detectar desajustes y tomar decisiones informadas. 

Entender cómo hacer una previsión de tesorería es clave para mantener el control financiero en operaciones internacionales.

Por qué Banktrack facilita la facturación a clientes extranjeros

La facturación internacional implica gestionar distintos tipos de IVA, divisas y normativas fiscales, además de mantener una comunicación fluida con los clientes en diferentes países. 

En este contexto, Banktrack se posiciona como una herramienta que simplifica y acelera todo el proceso, ayudando a las empresas a trabajar de forma más eficiente, organizada y estratégica.

Una de las claves del éxito de Banktrack es su capacidad para integrar múltiples canales de comunicación como correo electrónico, llamadas y WhatsApp dentro de una misma plataforma. Gracias a esta omnicanalidad, los equipos pueden centralizar toda la información relacionada con cada cliente, garantizando una trazabilidad completa desde el primer contacto hasta la emisión y seguimiento de la factura.

Además, Banktrack permite a los usuarios ser más productivos y rápidos en su trabajo, ya que automatiza procesos y elimina tareas repetitivas. 

Esto resulta especialmente útil cuando se manejan clientes internacionales, donde el control de tiempos, divisas y documentación es fundamental para evitar errores.

Otra ventaja diferencial es que Banktrack no sustituye al CRM, sino que se instala sobre él, aprovechando la estructura ya existente en la empresa. De esta forma, no requiere migraciones complejas ni cambios en los flujos de trabajo, lo que facilita una implementación práctica y sin interrupciones.

Principales beneficios de usar Banktrack en la facturación internacional:

• Omnicanalidad real: integra todos los canales de comunicación con los clientes extranjeros.
• Trazabilidad total: permite seguir cada interacción y documento emitido.
• Mayor productividad: los equipos trabajan más rápido y con menos errores.
• Instalación sencilla: se adapta a cualquier CRM sin reemplazarlo.
• Decisiones estratégicas: ofrece información centralizada y actualizada en tiempo real.

En definitiva, Banktrack transforma la forma de gestionar la facturación internacional, combinando automatización, visibilidad y control total. Su enfoque integral permite que las empresas amplíen su alcance global sin complicar sus procesos contables ni administrativos.

Ventajas de usar un software para facturar a clientes extranjeros

Contar con un software especializado en facturación internacional ofrece grandes ventajas frente a los métodos manuales o las hojas de cálculo. Estas herramientas permiten automatizar tareas, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo en cada país.

Una de las principales ventajas es la aplicación automática del tipo impositivo correcto, según el país y el tipo de operación. 

Los programas avanzados también realizan la conversión de divisas, emiten facturas en varios idiomas y se adaptan a los formatos fiscales internacionales, lo que agiliza enormemente el trabajo.

Además, muchos softwares permiten integrar la facturación con la contabilidad y la banca online, ofreciendo una visión completa de los ingresos, pagos y flujo de caja.

Esto facilita la conciliación automática de facturas y movimientos bancarios, evitando errores y duplicidades, y sirve como base para una correcta previsión de tesorería.

Otra ventaja clave es la disponibilidad en la nube, que permite acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo. Esto mejora la colaboración entre equipos, especialmente en empresas con presencia en varios países.

En resumen, usar un software contable y de facturación internacional permite optimizar el tiempo, asegurar la trazabilidad y mejorar la precisión fiscal, ofreciendo a las empresas una gestión más ágil, profesional y alineada con la normativa global.

Preguntas frecuentes (FAQs)

¿Cómo facturar a un cliente extranjero sin IVA desde España?

Para facturar a un cliente extranjero sin IVA desde España, primero debes identificar si se trata de una operación intracomunitaria o extracomunitaria. 

Si el cliente es una empresa dentro de la UE y tiene un NIF-IVA válido en el sistema VIES, la factura estará exenta de IVA. 

En cambio, si el cliente está fuera de la Unión Europea, se considera exportación de bienes o servicios y también está exenta, siempre que puedas justificar la salida de la mercancía o la prestación desde España.

¿Cómo ayuda facturar a clientes extranjeros al análisis de ventas?

La facturación internacional ofrece una visión más completa del negocio, permitiendo analizar las ventas por país, moneda o tipo de cliente. Esta información ayuda a detectar mercados más rentables, patrones de compra y oportunidades de expansión. Además, facilita la creación de estrategias comerciales basadas en datos reales, optimizando la toma de decisiones en entornos globales.

¿Puede la facturación internacional mejorar la prospección de clientes?

Sí. Al gestionar facturación internacional, las empresas acceden a información valiosa sobre sus mercados exteriores, lo que les permite identificar clientes potenciales, segmentos más activos y zonas con mayor demanda. 

Una facturación bien estructurada también mejora la credibilidad y profesionalidad ante nuevos socios o distribuidores internacionales.

¿Qué errores debo evitar al facturar a un cliente extranjero?

Entre los errores más comunes destacan no verificar el número VAT o NIF-IVA del cliente, aplicar un tipo de IVA incorrecto o omitir datos obligatorios en la factura, como la divisa o la mención de exención fiscal. 

También es importante registrar correctamente la factura en la contabilidad y cumplir con las obligaciones informativas, como el modelo 349 en operaciones intracomunitarias.

¿Cómo se protegen los datos y se cumple el GDPR al facturar a clientes extranjeros?

Los programas de facturación modernos garantizan el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) mediante el cifrado de la información, control de accesos y copias de seguridad automáticas. 

Además, aseguran que todos los datos personales y financieros se gestionen con transparencia, confidencialidad y consentimiento informado, cumpliendo con los estándares europeos de protección de datos.